李波
摘 要:Excel軟件作為辦公自動化軟件系統(tǒng)的重要組成部分,其發(fā)揮的功能性作用十分明顯。教師研究了Excel軟件在辦公自動化應(yīng)用中的價值和現(xiàn)況,同時結(jié)合Excel軟件具體的操作方法對其使用技巧進(jìn)行了說明,最后闡述了Excel軟件帶動下的辦公自動化的美好前景。
關(guān)鍵詞:Excel軟件;辦公自動化;微軟;計算機(jī)
Excel軟件是微軟公司推出的office辦公系列套件的一部分,主要以處理表格數(shù)據(jù)、數(shù)學(xué)函數(shù)等信息為主體,在社會各行各業(yè)中的應(yīng)用十分廣泛。Excel軟件作為辦公自動化的重要組成部分與推動力量,其應(yīng)用的范圍與程度一致備受關(guān)注。
一、Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用現(xiàn)狀與價值
Excel軟件作為一款功能強(qiáng)大的辦公軟件,在各類企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、學(xué)校及學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、工業(yè)廠礦、微小企業(yè)等辦公及運營過程中都發(fā)揮著極為重要的作用。不難發(fā)現(xiàn),Excel軟件自身豐富多彩的應(yīng)用功能與快捷便利的操作技巧也是其迅速引起關(guān)注的重要因素。當(dāng)前,Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用主要呈現(xiàn)出三個特點。首先,眾多企事業(yè)單位以及廣泛應(yīng)用Excel軟件,并將其作為數(shù)據(jù)處理尤其是財務(wù)數(shù)據(jù)管理的重要工具;其次,作為推動辦公自動化的重要組成軟件,Excel軟件具備強(qiáng)大的分解與拆分功能,可以滿足不同用戶群體的需求,可以為企業(yè)發(fā)展、財務(wù)管理、精細(xì)化操作提供全方位的服務(wù),深受各級企業(yè)的歡迎;再者,Excel軟件的容量很大,能夠保存與傳輸海量的信息,甚至辦公人士的青睞。綜合來看,當(dāng)前Excel軟件在辦公自動化過程中扮演著極為重要的角色,而且必將發(fā)揮出愈發(fā)重要的作用。
Excel軟件在辦公自動化中的推動與引領(lǐng)的作用,體現(xiàn)了新時期企業(yè)發(fā)展的一個基本方向,即追求辦公、經(jīng)營與管理的精細(xì)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。從這個角度看,Excel軟件的最大價值恰恰是軟件應(yīng)用提供的管理思路與操作內(nèi)涵,這才是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展最為核心的要素,也是企業(yè)保持長遠(yuǎn)競爭力的關(guān)鍵所在。所以,Excel軟件代表的操作精神與管理精細(xì)化的內(nèi)涵是其最大的價值所在,亦是其推動辦公自動化趨勢的核心力量。
二、Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧探析
前面我們已經(jīng)提到,在辦公自動化過程中合理應(yīng)用Excel軟件往往可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)資料的精細(xì)化管理,進(jìn)而提升企業(yè)的整體管理水平,這也是Excel軟件的價值所在?,F(xiàn)在,我們不妨以Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用細(xì)節(jié)及技巧為例,對上述問題進(jìn)行說明。
(1)辦公自動化應(yīng)用工作表的信息處理。在我們處理的工作表中的大量數(shù)據(jù)時,有時輸入下面的記錄數(shù)據(jù)看不到上面的表頭,常常將數(shù)據(jù)輸錯位置,這時我們可以采用凍結(jié)窗格的辦法,將表頭的內(nèi)容始終顯示在窗口的上面,方法如下:選中表頭下面的一行數(shù)據(jù),單擊“窗口”|“凍結(jié)窗格”命令,這樣,上面的表頭部分內(nèi)容就被凍結(jié),下面的數(shù)據(jù)可以隨意利用滾動條來查看,這樣輸入數(shù)據(jù)時,表頭部分始終會顯示在窗口的上面,就不至于輸錯位置。
所以,大凡此類的工作表的相關(guān)操作是Excel軟件在辦公過程中強(qiáng)大功能的一個體現(xiàn)而已,其廣泛的應(yīng)用技巧和范圍是當(dāng)下眾多企業(yè)所最需要的。信息的處理、數(shù)據(jù)的管理與一系列的標(biāo)準(zhǔn)化流程的應(yīng)用是Excel軟件在辦公自動化中最顯著的特征,也是作為企業(yè)管理工具的一個基本優(yōu)勢。前面我們提到的在企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)管理中Excel軟件的多元化應(yīng)用,正是基于Excel軟件數(shù)學(xué)屬性的判別與應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理的方式。無論Excel軟件的更新如何變化,其對于辦公自動化要求的把握是不變的,這也是未來企業(yè)信息化建設(shè)的一個主要方向。
(2)數(shù)據(jù)處理中的刪除操作細(xì)則。在企業(yè)繁雜的數(shù)據(jù)處理與管理中,往往出現(xiàn)關(guān)于數(shù)據(jù)刪除方面的工作內(nèi)容。一旦出現(xiàn)這方面的情況,Excel軟件的優(yōu)勢就可以立馬顯現(xiàn)出來。Excel軟件具備大批量數(shù)據(jù)處理的能力,而且可以將其應(yīng)用于數(shù)據(jù)的定量、定性的刪除中。當(dāng)然,數(shù)據(jù)的大批量刪除如此的快捷、便利,只是Excel工作表諸多功能的一個縮影。借助刪除功能的強(qiáng)大優(yōu)勢,正好可以反映出Excel軟件在辦公自動化進(jìn)程中的良好應(yīng)用前景。
例如在涉及大量數(shù)據(jù)的刪除工作時,可以采取這樣的步驟。首先打開要刪除空行的工作表,在工作表的數(shù)據(jù)項最后一列再添加一列,如“刪除空行”列,在該列的下面兩個單元格中分別輸入“1”“2”兩個數(shù)字,選中這兩個單元格,拖動下面的填充句柄,一直拖動到數(shù)據(jù)末尾,這樣就在該列中順序填入了整數(shù)。然后單擊“數(shù)據(jù)”|“排序”菜單項,會彈出一個對話框,在彈出對話框的“主要關(guān)鍵詞”中選擇數(shù)據(jù)表中的除“刪除空行”列以外其他列,排序順序選擇“降序”,單擊“確定”按鈕,這時所有空行都會集中到表的底部,并且都變成相鄰行了,在行標(biāo)號處選中這些連續(xù)的空行,單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”,這些空行就都被刪除掉了。再以“刪除空行”列進(jìn)行重新排序,排序的順序為“升序”,這時數(shù)據(jù)又恢復(fù)成原來的順序,最后將“刪除空行”一列刪除……
三、Excel軟件在辦公自動化應(yīng)用中的趨勢
現(xiàn)在隨著辦公自動化時代的到來,越來越多的企業(yè)將信息化建設(shè)與辦公自動化緊密結(jié)合起來,這無疑給企業(yè)的科學(xué)管理和可持續(xù)發(fā)展帶來了契機(jī)。展望未來,辦公自動化的大趨勢是很難逆轉(zhuǎn)的,而Excel軟件的多元化應(yīng)用也必將呈現(xiàn)出不同的特色。微軟目前在世面應(yīng)用最廣的Excel軟件分別為Excel 2003和Excel 2007,而隨著軟件更新的加速和軟件功能的逐漸提升,辦公自動化的未來更加令人期待。
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(遼寧省瓦房店市職業(yè)教育中心)