劉文軍

(太原師范學院 人事處， 山西 太原 030012)

長期以來，行業(yè)檔案管理觀念落后、服務意識欠缺，檔案設施建設相對滯后，管理體制缺乏科學規(guī)劃，因此，提升服務水平，創(chuàng)新服務機制，提高管理效率，加快裝備建設，以推動人力資源帶動高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，成為新時期高校人事檔案管理工作的新舉措。

一、人員素質亟待有效提升

信息化條件下，人事檔案管理工作對管理人員素質提出了更高的要求，他們不僅要更新觀念、強化服務意識、掌握基本的管理知識，還應該具備計算機等技術知識。因而，各高校加強了對人事檔案人員的培養(yǎng)力度，提高其綜合素質，以適應人事檔案信息化的需要。

(一)存在問題

1.思維觀念脫節(jié)

長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動，觀念與時代的脫節(jié)帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。

2.知識結構單一

受知識水平和技術能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經濟時代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。

(二)改進路徑

1.更新觀念，提高服務質量

認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念，用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量，全心全意為人民服務。主動適應動態(tài)服務，拓展利用服務渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動服務為主動服務、靜態(tài)服務為動態(tài)服務。創(chuàng)新服務水平，提升服務質量，實現(xiàn)資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務轉變，堅持科學發(fā)展觀，強化標準化意識，服務現(xiàn)實社會。

2.樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能

樹立人本理念，注重機制創(chuàng)新，從控制向服務轉變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現(xiàn)個人的自身價值。打造人文化管理機制，創(chuàng)新人事管理改革和建設思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉變。

3.創(chuàng)新思維，提升素質

首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強、專業(yè)化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質，即政治理論素質、業(yè)務知識素質和科學文化素質，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關的計算機及互聯(lián)網操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領導實行科學決策提供強有力的依據。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項的崗位業(yè)務培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質，包括理論知識素質、心理素質、業(yè)務素質，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用計算機技術，掌握分析處理技術，編制有關軟件。高校應加大高層次統(tǒng)計人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機制急需科學發(fā)展

應盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。

(一)存在問題

1.管理意識滯后

人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術相對落后，大多是重管理，輕服務，管理水平不高。

2.信息資源管理分散

目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現(xiàn)資源共享，無法有效實行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進路徑

1.創(chuàng)新服務，轉換角色

需求決定服務。實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化、規(guī)范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換，檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應對人事檔案信息的各項需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術相結合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價值，實現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強有力的服務支撐。

2.剛柔相濟，科學發(fā)展

柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉變?yōu)槿藗兊淖杂X行動，它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛柔相濟，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業(yè)心和責任感，以平易近人的服務態(tài)度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現(xiàn)服務至上的理念，保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統(tǒng)計有助于實現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學校人事決策提供科學保障和依據，保證“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網絡化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現(xiàn)信息化，加快信息化建設步伐，實現(xiàn)人事信息的共享。對人事信息數(shù)據庫進行完善，利用現(xiàn)代化設備和數(shù)字化技術，對檔案信息進行動態(tài)管理和維護，加強開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實現(xiàn)檔案管理科學發(fā)展。

三、環(huán)境服務有待完善創(chuàng)新

經濟基礎決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺，營造符合人性化服務環(huán)境，來適應網絡時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。

(一)存在問題

1.基礎投入不足

隨著信息數(shù)字化的來臨，高校人事檔案建設相形見絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎設施建設滯后，檔案室面積狹小、設備簡陋，多數(shù)達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

2.技術裝備落后

在人事檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)了技術與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調等，增設檔案庫房，引進先進技術設備及管理軟件，及時建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進路徑

1.加大信息化建設投入力度

物質基礎是項目建設的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準確的人事檔案信息數(shù)據庫，配備先進的計算機等硬件設備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設施，構建高標準、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2.打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺

面對電子技術、互聯(lián)網、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數(shù)字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據丟失或泄密的可能性，嚴格管理權限，認真維護數(shù)據庫。為此，應依托現(xiàn)有校園網絡平臺，構建網絡化平臺，建立人事管理信息化基礎數(shù)據庫，實現(xiàn)從手工檢索到計算機檢索的轉變，實現(xiàn)人事檔案管理的微機化、網絡化，實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據資源共享。在數(shù)字化平臺發(fā)展進程中，由于對技術因素的過度強調，也出現(xiàn)了人文關懷失落的問題，因此，構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結語

21世紀，互聯(lián)網把世界帶進了一個數(shù)字化的時代，全球網絡間逐步融合，信息資源實現(xiàn)了共享。十八大報告明確提出了包括文化在內的政治、經濟、社會、生態(tài)“五位一體”戰(zhàn)略，充分顯示出國家層面對文化建設的高度重視。檔案管理作為文化的重要組成部分方興未艾，廣大檔案管理者要樹立信心、堅定信念。面對網絡環(huán)境，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字化平臺越來越走向融合發(fā)展，對高校檔案管理及其管理者提出了更高要求。因此，改善管理、完善設施、提高服務、增強管理人員的信息獲取和網絡資源應用能力，對于全力打造數(shù)字化檔案管理信息平臺至關重要。