趙益民（國家圖書館 北京 100081）

1 引 言

我國圖書館經(jīng)歷了從古代藏書樓到近代圖書館及現(xiàn)代圖書館的形態(tài)演變，中國國家圖書館（以下簡稱國家圖書館）也在皇室藏書和傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，逐漸具備了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的新形態(tài)，其相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理機(jī)制隨著技術(shù)的應(yīng)用、職能的拓展也不斷進(jìn)行著調(diào)整。日益變化的信息類型、信息數(shù)量以及信息獲取方式和社會(huì)需求，使國家圖書館的業(yè)務(wù)流程和管理機(jī)制面臨著新的考驗(yàn)。

在100余年的發(fā)展歷程中，國家圖書館通過組織職能的劃分、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理流程的設(shè)計(jì)及職責(zé)權(quán)利的分配等一系列業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，響應(yīng)外部環(huán)境需求，實(shí)現(xiàn)自身社會(huì)價(jià)值。在這個(gè)過程中，國家圖書館的組織結(jié)構(gòu)不斷完善，逐漸建立起整套業(yè)務(wù)管理機(jī)制。

國家圖書館的業(yè)務(wù)管理機(jī)制是組織內(nèi)部業(yè)務(wù)要素相互作用的過程和方式，其包括為了開展業(yè)務(wù)活動(dòng)而進(jìn)行的館內(nèi)相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分配及規(guī)章制訂等內(nèi)容。業(yè)務(wù)管理機(jī)制的有效性決定著國家圖書館社會(huì)職能的發(fā)揮效率，是組織運(yùn)作的基本保障。

在針對(duì)國家圖書館的眾多研究成果中，學(xué)者關(guān)注的對(duì)象多以具體業(yè)務(wù)為主，雖然涵蓋了戰(zhàn)略規(guī)劃[1]、資源建設(shè)[2]、信息服務(wù)[3]、人力資源[4]、組織管理[5]等方面，但如何優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、合理設(shè)置業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、強(qiáng)化社會(huì)職能、提升運(yùn)行績效、提升管理思想及構(gòu)筑哲學(xué)基礎(chǔ)等問題，卻鮮有學(xué)者涉及。系統(tǒng)思想的薄弱，限制了當(dāng)前研究針對(duì)業(yè)務(wù)管理機(jī)制的考察與思考，不利于圖書館管理理論的健全與完善?！秶覉D書館“十二五”規(guī)劃綱要》提出：“根據(jù)中央關(guān)于文化體制改革的要求，深化內(nèi)部機(jī)制改革，建立充滿生機(jī)和活力的管理體制和運(yùn)行機(jī)制。根據(jù)事業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程與組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖書館建設(shè)與圖書館傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合?！盵6]可以看出，對(duì)國家圖書館的業(yè)務(wù)管理機(jī)制進(jìn)行研究，同樣也是組織自身的發(fā)展需要。

2012年，筆者進(jìn)入國家圖書館，師從周和平館長，開始博士后學(xué)習(xí)研究。2013年下半年，筆者通過個(gè)別訪談、集體座談、現(xiàn)場考察及電話回訪等方式，針對(duì)國家圖書館的12個(gè)業(yè)務(wù)部門、86個(gè)業(yè)務(wù)科組（指國家圖書館各部門下設(shè)的科級(jí)單位）展開了全面的調(diào)研。調(diào)研中，筆者通過與工作人員的充分交流，以及對(duì)工作流程進(jìn)行觀察、體驗(yàn)，收集了大量的第一手資料，其主要包括每個(gè)業(yè)務(wù)部門、科組的職能分配、工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程、崗位設(shè)置及人員配給等情況。

在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合國家圖書館的館史資料和相關(guān)研究成果，本文對(duì)該館業(yè)務(wù)管理機(jī)制進(jìn)行梳理和剖析，力求揭示出歷史演進(jìn)的規(guī)律和現(xiàn)實(shí)存在的問題，并提出相應(yīng)的解決方略。

2 業(yè)務(wù)管理的機(jī)構(gòu)建制

2.1 建制歷程

1909年9月9日清宣統(tǒng)皇帝御批興建京師圖書館，收藏典籍于北京廣化寺，國家圖書館的業(yè)務(wù)管理機(jī)制由此創(chuàng)立。在100多年的歷史發(fā)展過程中，國家圖書館藏書的業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置由簡單到復(fù)雜，有的隨社會(huì)形勢和需求的變化而調(diào)整、撤銷；有的則逐漸固定下來，形成延續(xù)至今的核心業(yè)務(wù)組織。通過對(duì)大量史料的研究，我們能夠追尋國家圖書館以往機(jī)構(gòu)建制的演進(jìn)歷程，認(rèn)識(shí)國家圖書館的業(yè)務(wù)管理體系是如何從初創(chuàng)走向不斷完善的。

本研究參考了大量的相關(guān)史料，內(nèi)容涉及1916年的《京師圖書館暫行辦事規(guī)則》[7]，1929年的《國立北平圖書館組織大綱》[8]，20世紀(jì)80年代的《北圖通訊》[9]、《北京圖書館通訊》[10]，90年代的《北京圖書館館史資料匯編》[11]與收編入《中國國家圖書館館史資料長編》[12]和《中國國家圖書館館史》[13]的國家圖書館檔案以及歷年的國家圖書館年報(bào)、年鑒等。從歷史的縱向來看，國家圖書館業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置經(jīng)歷了由簡到繁的發(fā)展過程，其總體的發(fā)展態(tài)勢是部門隨功能的完備而增加，科組隨業(yè)務(wù)的細(xì)化而增多。

國家圖書館在最初的“京師圖書館”時(shí)期，業(yè)務(wù)部門只有目錄、庋藏、總務(wù)三課（“課”是當(dāng)時(shí)的機(jī)構(gòu)名稱，相當(dāng)于現(xiàn)在的“處”或“部”），沒有多層管理的機(jī)制，機(jī)構(gòu)設(shè)置單一。1916年“京師圖書館”按國家規(guī)定正式接受國內(nèi)出版物的呈繳本，是國家圖書館開始履行其主要職能的重要標(biāo)志[14]。在20世紀(jì)20年代開始的“國立北平圖書館”時(shí)期，業(yè)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)有了很大的發(fā)展和變化，除了采訪、編纂、閱覽等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門外，還增加了善本、金石、輿圖等特色館藏業(yè)務(wù)部門，更在每個(gè)業(yè)務(wù)部門中設(shè)置了數(shù)量不等的“組”，細(xì)化了管理結(jié)構(gòu)。迄今為止歷時(shí)最長的“北京圖書館”時(shí)期始于建國初，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展與需求，既出現(xiàn)過蘇聯(lián)研究室之類的具有時(shí)代特征的業(yè)務(wù)部門，也有縮微復(fù)制、自動(dòng)化發(fā)展等信息技術(shù)催生的業(yè)務(wù)部門，還有國際連續(xù)出版物數(shù)據(jù)中心、中國圖書館服務(wù)公司等戰(zhàn)略環(huán)境變化的產(chǎn)物。1998年底改名國家圖書館后，業(yè)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)一步完善。截至2014年，國家圖書館形成了館長領(lǐng)導(dǎo)下的科層制管理體系，業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)不僅包括13個(gè)業(yè)務(wù)部門，還包括業(yè)務(wù)部門下設(shè)的89個(gè)業(yè)務(wù)科組，還有一些因工作需要臨時(shí)組建的項(xiàng)目組。

縱觀整個(gè)業(yè)務(wù)管理組織的發(fā)展歷程，隨著服務(wù)職能的拓展和強(qiáng)化，服務(wù)理念逐漸轉(zhuǎn)變，國家圖書館的業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)也不斷做出調(diào)整。一些傳統(tǒng)的部門經(jīng)過合并和撤銷，已不復(fù)存在；信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)需求的變化也促使一些新興的部門應(yīng)運(yùn)而生。同時(shí)，也有一些部門或科組通過改變名稱調(diào)整職能，不斷地適應(yīng)著時(shí)代的變革。

國家圖書館在業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)建制的演進(jìn)歷程中，首先表現(xiàn)出機(jī)構(gòu)數(shù)量的遞增和名稱的延續(xù)與演變。業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)從建館之初的目錄、庋藏、總務(wù)三課發(fā)展到目前的13個(gè)業(yè)務(wù)部門、89個(gè)業(yè)務(wù)科組。其規(guī)模有了很大幅度的增長，精細(xì)化的任務(wù)分工也對(duì)協(xié)同合作提出了更高的要求。機(jī)構(gòu)名稱既有對(duì)傳統(tǒng)采訪、閱覽等稱謂的傳承，又有由編纂到編目的演變。課、部、室，股、組等機(jī)構(gòu)設(shè)置充分體現(xiàn)出不同的時(shí)代特征，中心、秘書處等新興機(jī)構(gòu)的創(chuàng)立則反映出國家圖書館在全國圖書館行業(yè)引領(lǐng)方面的地位與作用。

其次，業(yè)務(wù)部門的設(shè)立順應(yīng)著社會(huì)的需求和技術(shù)的發(fā)展。滿蒙藏文室、日本研究室、蘇聯(lián)研究室、電子信息部、發(fā)展研究院等先后組建，也不斷改組或撤消，對(duì)政府和公眾的信息需求做出及時(shí)地響應(yīng)。數(shù)字信息的比重加大和信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使相關(guān)部門應(yīng)運(yùn)而生，國家圖書館先后設(shè)置了自動(dòng)化部、數(shù)字圖書館管理處、數(shù)字資源部、信息技術(shù)部等與數(shù)字圖書館相關(guān)的機(jī)構(gòu)，其調(diào)整幅度也最大。

第三，機(jī)構(gòu)設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)呈現(xiàn)出以流程為導(dǎo)向、以語種來區(qū)分、以學(xué)科進(jìn)行細(xì)化的特點(diǎn)。20世紀(jì)80年代，采訪部和編目部被重組為中文采編部和外文采編部，形成的“采編合一”模式一直延續(xù)至今。更早組建的報(bào)刊資料部則于2008年被撤銷，職能被劃歸到相應(yīng)的采編部門，完成了由載體向流程和語種轉(zhuǎn)變的業(yè)務(wù)分工調(diào)整。參考咨詢部與立法決策服務(wù)部由合并到拆分，職能劃分標(biāo)準(zhǔn)由服務(wù)對(duì)象轉(zhuǎn)到學(xué)科領(lǐng)域，下設(shè)的科組也由全國人大與政協(xié)服務(wù)組、中央與國家機(jī)關(guān)服務(wù)組等，改為社科咨詢、科技咨詢、教科文衛(wèi)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、內(nèi)務(wù)司法、外交與國防等組。

第四，機(jī)構(gòu)設(shè)置的“分”與“合”交替演變。在分工細(xì)化和職能集約兩種管理理念的作用下，業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)在拆分與合并之間不斷進(jìn)行調(diào)整。最為典型的例子是最初的閱覽部設(shè)參考、閱覽、庋藏三組，解放初期另建下設(shè)庋藏股的保管部，但很快又合并為下設(shè)閱覽、庋藏組的閱覽參考部，到80年代再被拆分為閱覽部和典藏部，目前又被歸并為典藏閱覽部。同樣地，采訪部和編目部也經(jīng)歷了若干次類似的反復(fù)調(diào)整，下設(shè)的科組更涉及來自數(shù)字資源等部門的交叉重組。在職能和分工不斷細(xì)化的大背景下，國家圖書館也出現(xiàn)過一些機(jī)構(gòu)的大幅合并，如早期的金石、輿圖等部門于1951年歸并到特藏部，該部隨后又與善本部合并為善本特藏部。最終，相關(guān)的科組全部歸入古籍館。

可以看出，業(yè)務(wù)管理機(jī)制的完善是一個(gè)曲折往復(fù)的過程。有的機(jī)構(gòu)在演進(jìn)歷程中表現(xiàn)出持續(xù)探索的態(tài)勢，如圖書館現(xiàn)代技術(shù)研究所由研究院劃歸自動(dòng)化部，再被歸并到信息網(wǎng)絡(luò)部，同時(shí)伴隨著由一個(gè)科組到部門組織的建制轉(zhuǎn)變。又如，古文獻(xiàn)研究所成立數(shù)年后，先于2004年被撤銷，再于2008年被恢復(fù)，又于2011年被更名為學(xué)科研究室。較短時(shí)間內(nèi)的諸多變化，預(yù)示著探索、完善的道路還將繼續(xù)走下去。

2.2 組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀

國家圖書館目前的業(yè)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)包含外文采編部、典藏閱覽部等13個(gè)業(yè)務(wù)部門，下設(shè)國內(nèi)出版物呈繳組、西文圖書采訪組等89個(gè)業(yè)務(wù)科組。另有少量臨時(shí)性項(xiàng)目組（如社會(huì)教育部的中國記憶項(xiàng)目組），或非正式建制的內(nèi)部科組（如參考咨詢部文獻(xiàn)提供組被拆分為文獻(xiàn)傳遞組和館際互借組）。

為了更加清晰地識(shí)別與分析機(jī)構(gòu)的設(shè)置狀況，本研究將組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置依據(jù)歸納為讀者類型、管理流程、文獻(xiàn)類型及專項(xiàng)職能四種類型。有的機(jī)構(gòu)按照多項(xiàng)原則進(jìn)行設(shè)置（如外文采編部）既按文獻(xiàn)類型與中文采編部區(qū)分，又在管理流程層面上與典藏閱覽部并列，多個(gè)依據(jù)并不矛盾，這反映出多維度的機(jī)構(gòu)設(shè)置原則。

從筆者實(shí)證調(diào)研的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，業(yè)務(wù)部門的設(shè)置，最大的考慮因素是管理流程，如典藏閱覽部、參考咨詢部；其次是文獻(xiàn)類型，如數(shù)字資源部、古籍館；最小的考慮因素是專項(xiàng)職能，如國家古籍保護(hù)中心辦公室、社會(huì)教育部。值得注意的是，沒有按讀者類型設(shè)置的業(yè)務(wù)部門。

業(yè)務(wù)科組的設(shè)置依據(jù)比較全面，考慮到了讀者類型、管理流程、文獻(xiàn)類型、專項(xiàng)職能等諸多因素。調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，與部門設(shè)置一樣，管理流程的比重最大，達(dá)到40%?？平M的設(shè)置依據(jù)增加了13%的讀者類型的考慮因素，這是與部門設(shè)置最大的區(qū)別。有20余個(gè)科組采用超過一個(gè)的設(shè)置依據(jù)，表現(xiàn)出比部門更加細(xì)化和復(fù)雜的設(shè)置原則。在這一點(diǎn)上，擁有多個(gè)設(shè)置依據(jù)的部門占總體的16.67%，科組的此項(xiàng)比重則為24.42%。

3 業(yè)務(wù)管理的職能分配與基本流程

3.1 職能分配

組織結(jié)構(gòu)由職能決定，機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理取決于自身承擔(dān)的基本職能。國家圖書館的業(yè)務(wù)職能被分配到每個(gè)部門，再細(xì)化、落實(shí)到各個(gè)科組。多年來的機(jī)構(gòu)調(diào)整，實(shí)質(zhì)上就是職能分配標(biāo)準(zhǔn)不斷調(diào)整的結(jié)果。為了更加透徹地分析各部門和科組在職能分配中的復(fù)雜關(guān)系，除了管理流程、讀者類型、文獻(xiàn)類型及專項(xiàng)職能四大機(jī)構(gòu)設(shè)置依據(jù)外，本研究還確立了業(yè)務(wù)流程、文獻(xiàn)語種、文獻(xiàn)載體、服務(wù)對(duì)象及服務(wù)范圍等多個(gè)維度，每個(gè)維度再細(xì)分出若干職能模塊，如業(yè)務(wù)流程包括采訪、編目、典藏、外借、閱覽、咨詢等項(xiàng)，筆者試圖從不同層面剖析機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理的機(jī)理。

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，所有科組中，涉及文獻(xiàn)加工處理流程（采訪、編目）的比例最大，其次是閱覽和咨詢，比例最小的科組是典藏與外借。比例最高的采訪與比例最低的外借之間，差距超過26個(gè)百分點(diǎn)。其他流程以信息技術(shù)為主，也包含修復(fù)、攝編等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。采訪流程含呈繳、接收地方館報(bào)送與捐贈(zèng)、數(shù)字化、縮微制作等業(yè)務(wù)，編目流程含分類、著錄、加工（裝訂）等業(yè)務(wù)。

目前的科組設(shè)置，數(shù)量上側(cè)重以文獻(xiàn)加工處理為主的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)外借工作的科組基本只有一個(gè)。具有典藏職能的科組數(shù)量雖然不多，但工作人員數(shù)量近200人，一些大型科組還以“片”細(xì)分，實(shí)際規(guī)模很大。

涉及中文文獻(xiàn)（含我國少數(shù)民族文字）的科組占總體比例的49.43 %，涉及外文文獻(xiàn)的科組占總體比例的36.78%，二者差距不足13%。在全面入藏中文文獻(xiàn)的背景下，這樣的文獻(xiàn)語種比例，從科組設(shè)置上表現(xiàn)出對(duì)外文文獻(xiàn)建設(shè)的重視。

處理紙質(zhì)文獻(xiàn)（圖書、報(bào)刊）的科組占總體的比例高達(dá)69%，遠(yuǎn)高于數(shù)字（25%）、縮微（14%）等類型。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)占據(jù)了較大的工作量，涉及紙質(zhì)文獻(xiàn)的業(yè)務(wù)流程遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他的文獻(xiàn)類型。

就比例而言，為個(gè)人提供服務(wù)的科組比為機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的科組多出一倍，面向館內(nèi)和館外的科組數(shù)量基本一致。科組的設(shè)置表明，相對(duì)機(jī)構(gòu)用戶來說，面向個(gè)體讀者的信息服務(wù)是國家圖書館的工作重點(diǎn)；行業(yè)管理、統(tǒng)籌、服務(wù)等業(yè)務(wù)在館內(nèi)外兼顧得較為均衡。

總體而言，有相當(dāng)一部分的部門和科組采用了多個(gè)設(shè)置依據(jù)和多個(gè)職能分配標(biāo)準(zhǔn)，表現(xiàn)出業(yè)務(wù)分工細(xì)化的特征?？v觀國家圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置歷程，其職能分配由籠統(tǒng)到具體、管理權(quán)限由粗放到精細(xì)的趨勢愈加明顯，預(yù)計(jì)這種業(yè)務(wù)管理機(jī)制將成為圖書館未來發(fā)展的一個(gè)主流方向。

3.2 基本流程

國家圖書館的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)聯(lián)系緊密的整體，各部門、各科組之間存在著不同復(fù)雜程度的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。本研究選取文獻(xiàn)信息流作為主要的業(yè)務(wù)流程鏈條，對(duì)鏈條上的機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)致地考察。順著文獻(xiàn)信息的流向，我們可以揭示出很多科組之間的上下游關(guān)系，展現(xiàn)從采訪到編目，再到加工、典藏，最后到閱覽的、以文獻(xiàn)加工處理和服務(wù)為主要工作對(duì)象的基本流程。

為更加明晰國家圖書館復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)及其運(yùn)作流程，本研究將業(yè)務(wù)流程界定為擁有共同工作對(duì)象的機(jī)構(gòu)（主要指科組）之間的關(guān)聯(lián)，即上下游的關(guān)系，其取決于科組間的核心業(yè)務(wù)內(nèi)容的一致性。間接性的，如技術(shù)支持、系統(tǒng)維護(hù)、文獻(xiàn)利用之類的關(guān)聯(lián)則不被視為業(yè)務(wù)流程中的上下游關(guān)系。根據(jù)這個(gè)前提限定，每個(gè)科組都能明確自己的上游或下游機(jī)構(gòu)。有的科組因工作的獨(dú)立性較強(qiáng)，沒有直接的上游或下游科組，而有的則與其他諸多科組發(fā)生著密切的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。

調(diào)研數(shù)據(jù)表明，上游數(shù)最多的10個(gè)科組分別是文獻(xiàn)典藏二組、文獻(xiàn)典藏一組、文獻(xiàn)數(shù)字化組、文獻(xiàn)典藏三組、參考書組、古籍善本特藏典閱組、數(shù)字資源服務(wù)組、應(yīng)用系統(tǒng)管理組、西文圖書編目組和中文圖書書目數(shù)據(jù)組。其中，典藏閱覽部占了40%，而且名列前五位，數(shù)字資源部占了30%；古籍館、外文采編部、中文采編部等部門的科組擁有最多的上游資源，表現(xiàn)出較大的流程終端的特點(diǎn)。下游數(shù)最多的10個(gè)科組分別是中文圖書加工組、數(shù)字資源采訪組、西文圖書編目組、臺(tái)港澳文獻(xiàn)采編組、學(xué)位論文與臺(tái)港澳文獻(xiàn)閱覽組、少數(shù)民族語文組、俄文圖書采編組、東文圖書采編組、中文報(bào)刊采編組和國內(nèi)出版物呈徼組。其中，中文采編部占50%，外文采編部占40%，與采編部在文獻(xiàn)信息流中的前置地位非常相符；值得注意的是，如果將這兩個(gè)部門的科組的上下游數(shù)量累加起來，得到的上游科組和下游科組的數(shù)量分別是54和42，差距很大，這表明在業(yè)務(wù)流程中，上游科組分配得較為均勻，但下游科組則非常集中，大量的業(yè)務(wù)流程最后都匯集于少數(shù)的科組中。

在整個(gè)流程中，最密集的業(yè)務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)在采編部門和典閱部門的各科組之間。數(shù)字資源部，尤其是其中的文獻(xiàn)數(shù)字化組，因其職能的特殊性，與其他科組的關(guān)系也較為密切。另外，古籍館的很多科組雖然屬于“全流程”運(yùn)作，但與部門內(nèi)外的各典閱科組之間也存在著較多的業(yè)務(wù)往來。參考咨詢部、研究院、展覽部、國家古籍保護(hù)中心辦公室等部門因業(yè)務(wù)的獨(dú)立性和特殊性，在文獻(xiàn)信息處理的流程中，與其他部門的關(guān)聯(lián)不大。

4 關(guān)于業(yè)務(wù)管理機(jī)制的幾點(diǎn)思考

經(jīng)過100多年的發(fā)展，國家圖書館已形成一套組織結(jié)構(gòu)健全、職能分工明確、工作流程清晰的業(yè)務(wù)管理機(jī)制。面對(duì)日新月異的信息技術(shù)、多元化的信息需求、全球化的戰(zhàn)略環(huán)境及變革性的管理理念，現(xiàn)有的管理機(jī)制是否能夠從容應(yīng)對(duì)？管理活動(dòng)的傳統(tǒng)與創(chuàng)新如何協(xié)調(diào)處理？管理機(jī)制的哲學(xué)基礎(chǔ)如何確立？尚有很多問題值得我們從管理哲學(xué)的層面進(jìn)行深入的思考。

4.1 業(yè)務(wù)管理理論依據(jù)：機(jī)械論還是有機(jī)論？

盡管現(xiàn)行的層級(jí)制在東西方之間存在著協(xié)作與控制的傾向性區(qū)別，但均以科學(xué)管理作為理論基礎(chǔ)。兩個(gè)多世紀(jì)以前，基于牛頓力學(xué)的機(jī)械論描繪了具有線性關(guān)聯(lián)的世界圖景?？茖W(xué)管理以此為依據(jù)，對(duì)組織做出簡單、明晰的定義，管理活動(dòng)也被界定為規(guī)則和可預(yù)測的過程。20世紀(jì)初以來，機(jī)械論范式開始轉(zhuǎn)向以生物學(xué)、生態(tài)學(xué)研究為主要依據(jù)的有機(jī)論范式。從相對(duì)論、量子力學(xué)到當(dāng)今的系統(tǒng)科學(xué)運(yùn)動(dòng)、復(fù)雜性科學(xué)的興起，加上創(chuàng)造進(jìn)化論、過程哲學(xué)、建設(shè)性后現(xiàn)代主義等的主張，包括管理學(xué)在內(nèi)的科學(xué)研究范式正經(jīng)歷著一場極為重要的轉(zhuǎn)換。

在以泰勒、法約爾、韋伯等人為代表的傳統(tǒng)組織理論影響下，眾多企事業(yè)單位確立了權(quán)力依職能和職位進(jìn)行分工和分層、以規(guī)章制度為管理規(guī)范的組織體系和管理方式。國家圖書館同樣采用科層制的業(yè)務(wù)管理機(jī)制，至今，已建立起由部門和科組組成的垂直性、計(jì)劃—控制型的組織結(jié)構(gòu)，清晰的角色和職務(wù)設(shè)計(jì)，明確的責(zé)權(quán)線性關(guān)系，構(gòu)成了整個(gè)業(yè)務(wù)管理機(jī)制。隨著耗散結(jié)構(gòu)論、協(xié)同學(xué)、超循環(huán)理論、混沌學(xué)等一系列復(fù)雜性科學(xué)的興起，世界被描繪成一幅無序、隨機(jī)、不可逆及不規(guī)則的復(fù)雜圖景，非線性、整體性、過程、權(quán)變等思維極大地沖擊著經(jīng)典科學(xué)的機(jī)械論。很多組織開始從關(guān)系、整體和過程的角度出發(fā)，根據(jù)變化頻繁的復(fù)雜環(huán)境進(jìn)行組織設(shè)計(jì)和管理。基于傳統(tǒng)機(jī)械唯物史觀和牛頓絕對(duì)因果律的管理活動(dòng)的理論根基開始動(dòng)搖，組織被看作是一個(gè)有生命力的自我組織的系統(tǒng)，非線性的自組織行為受到關(guān)注[15]。對(duì)圖書館領(lǐng)導(dǎo)而言，培養(yǎng)綜合思維以提供明確的整體設(shè)想比尋求解決問題的全部答案更為重要。在沒有強(qiáng)制意識(shí)的情況下也能取得預(yù)期的績效，則是優(yōu)秀館員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)。對(duì)國家圖書館業(yè)務(wù)管理機(jī)制而言，其組織形式和管理方法或許更應(yīng)考慮員工的工作性質(zhì)和訴求。組織機(jī)構(gòu)和管理層次的劃分，員工培訓(xùn)和定員定崗，以及績效考核與工資報(bào)酬，都應(yīng)從業(yè)務(wù)性質(zhì)、管理目標(biāo)、人員素質(zhì)等方面進(jìn)行一致性的綜合考慮、靈活設(shè)計(jì)，不宜千篇一律、一成不變。

理論范式的轉(zhuǎn)變帶來了提高組織適應(yīng)性，建立有生命力機(jī)體的組織變革。未來國家圖書館業(yè)務(wù)管理的一種可能模式是超出泰勒科學(xué)管理的框架，采用柔和的、有機(jī)的管理理念。由此，組織形式從垂直轉(zhuǎn)向扁平，組織機(jī)制從命令、控制轉(zhuǎn)向自組織，組織結(jié)構(gòu)從等級(jí)架構(gòu)轉(zhuǎn)向強(qiáng)調(diào)水平關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)體系，一系列的變化可能隨之發(fā)生。

正如管理的重要任務(wù)是在組織與個(gè)體、意愿與行為之間找到適宜的平衡，多元化的理論范式應(yīng)該更加適合管理機(jī)制的構(gòu)建。經(jīng)驗(yàn)豐富的圖書館應(yīng)該能夠同時(shí)兼容多種不同的運(yùn)作方式，而不是固守其中任意一種管理模式，需要將組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)工作的復(fù)雜程度及環(huán)境的變化速度盡量匹配。動(dòng)態(tài)、不確定的環(huán)境中，有機(jī)式的組織結(jié)構(gòu)比較適合；常規(guī)、穩(wěn)定的環(huán)境中，機(jī)械式的運(yùn)作則更為有效[16]。顯然，國家圖書館可以考慮對(duì)研究與開發(fā)部門采用有機(jī)式的結(jié)構(gòu)，對(duì)負(fù)責(zé)文獻(xiàn)加工、儲(chǔ)藏的部門采用機(jī)械式的管理。對(duì)于業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中無序和有序的轉(zhuǎn)化、確定性和隨機(jī)性的統(tǒng)一、穩(wěn)定性和不穩(wěn)定性的結(jié)合及自組織過程的復(fù)雜性，決策與管理者都應(yīng)具備深刻的認(rèn)識(shí)。

4.2 業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)思想：職能分工還是流程再造？

如果說復(fù)雜性科學(xué)對(duì)經(jīng)典科學(xué)進(jìn)行了顛覆式的批判，后現(xiàn)代組織理論的代表人物邁克爾·漢默（Michael Hammer）等人于20世紀(jì)80年代末提出的業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）則徹底改變了組織的自審視角。組織不再把自己看作是一系列被清晰界定的職能，而是視為面向客戶的流程的集合。

流程是為完成特定任務(wù)或?qū)崿F(xiàn)特定目標(biāo)而進(jìn)行的一系列相關(guān)活動(dòng)的有序組合，BPR變革了科學(xué)管理的基本原則。國家圖書館擁有以文獻(xiàn)信息收集、加工、貯藏、服務(wù)等環(huán)節(jié)為主、以其他職能實(shí)施活動(dòng)為輔的流程。盡管業(yè)務(wù)活動(dòng)的主體是各級(jí)部門、科組，但流程設(shè)計(jì)是職能分工的基礎(chǔ)，也為部門設(shè)置提供了依據(jù)。國家圖書館絕大多數(shù)業(yè)務(wù)工作依靠各部門、各科組合作完成，它們之間合作完成的具有各種復(fù)雜指向的工作就是業(yè)務(wù)流程。這種過程思維的轉(zhuǎn)向勢必打破傳統(tǒng)組織的靜態(tài)結(jié)構(gòu)，主張消除任何不能夠給讀者帶來價(jià)值的活動(dòng)。同時(shí)，其更加關(guān)注跨職能部門的、面向讀者和用戶的業(yè)務(wù)流程，以此拓展過去各自獨(dú)立的各種任務(wù)的水平空間，使業(yè)務(wù)工作顯得更加靈活、有效。

由于傳統(tǒng)的職能分工式模式已植根于組織的方方面面，業(yè)務(wù)管理流程的重組和再造無疑是個(gè)艱巨的工程。國家圖書館至少需要同步開展重新塑造組織文化、重新設(shè)計(jì)工作方式、重新建立考評(píng)體系等工作。這方面，日本企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)值得借鑒，它們解決職能專業(yè)化問題的方法，不是取消職能部門而代之以跨職能的團(tuán)隊(duì)，而是不斷地讓管理人員在不同的職能部門之間輪崗、調(diào)動(dòng)，借此獲得更寬闊的視野，也建立起各自跨職能的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)然，隨著與外部專家和其他組織建立起網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，組織和環(huán)境之間的界限會(huì)變得模糊，流程將無限延伸，管理機(jī)制也將變得更加富有彈性。

盡管精細(xì)化的組織建制表現(xiàn)出較高的科學(xué)性，但多年來，國家圖書館一些主要業(yè)務(wù)部門的設(shè)置總在“分”與“合”之間進(jìn)行往復(fù)選擇。從提高工作效率和專業(yè)性的角度出發(fā)，細(xì)化后的組織如何協(xié)同合作、確保流程暢通，可能才是需要考慮的關(guān)鍵問題。同時(shí)，國家圖書館的行業(yè)引領(lǐng)職能意味著更多外向型的協(xié)調(diào)性機(jī)構(gòu)的創(chuàng)建，需要對(duì)館內(nèi)機(jī)構(gòu)的職能劃分、流程規(guī)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重構(gòu)。

4.3 業(yè)務(wù)管理基本模式：剛性管理還是柔性管理？

傳統(tǒng)的“剛性”管理模式以組織權(quán)威為基礎(chǔ)，以組織制度和職責(zé)權(quán)力為手段，管理者的作用主要在于命令、監(jiān)督和控制?！叭嵝浴惫芾砟Ｊ絼t以共同的價(jià)值觀和組織文化為基礎(chǔ)，建立在員工對(duì)組織的行為規(guī)范、規(guī)章制度的認(rèn)知、理解和內(nèi)化的基礎(chǔ)上，管理者的作用主要是啟發(fā)、引導(dǎo)和支持。兩種模式孰優(yōu)孰劣，至今仍存爭議。

組織結(jié)構(gòu)只是為組織活動(dòng)提供一種保障，只有通過組織行為，才能考察管理機(jī)制的有效性。與復(fù)雜的結(jié)構(gòu)性解決方案相比，國家圖書館應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)行為變革的關(guān)注。其可以嘗試在“剛性”結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，建立矩陣和網(wǎng)絡(luò)式的新型結(jié)構(gòu)，而不是依賴于重新排列組合原有的層級(jí)結(jié)構(gòu)，通過在部門內(nèi)改善團(tuán)隊(duì)合作和部門之間建立共享知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)“柔性”管理。需要組建臨時(shí)性項(xiàng)目組的非長期性業(yè)務(wù)工作在國家圖書館中不斷涌現(xiàn)，這需要通過整合信息資源、調(diào)配相關(guān)人員共同完成。矩陣式的項(xiàng)目管理模式具備較高的靈活性，能在短期內(nèi)集結(jié)人力、物力，將對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)流程的不利影響降到最低程度。

“柔性”的管理需要“通過核心價(jià)值將相互獨(dú)立的參與者連接起來，應(yīng)要求合作，而不是控制；要求實(shí)驗(yàn)和適應(yīng)，而不是毫無法則”[17]。這種強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、想象及創(chuàng)新的自組織在圖書館中并不能自發(fā)地形成，決策者必須選擇控制結(jié)果的主要規(guī)則，比較理想的做法是在管理控制和自我組織之間保持一種適度的平衡和一致性。

在國家圖書館內(nèi)部，不同的員工對(duì)管理模式的適應(yīng)性也不一致。對(duì)創(chuàng)造性要求較低、樂于從事衡量標(biāo)準(zhǔn)容易量化的工作，卻不愿參與問題的決策并承擔(dān)責(zé)任的館員，適用剛性管理模式。對(duì)愿意承擔(dān)對(duì)革新有較高要求的工作，希望獲得更多的自治責(zé)任和發(fā)揮個(gè)人創(chuàng)造性機(jī)會(huì)的館員，則適用柔性管理模式。管理實(shí)踐中，兩種管理模式相互影響、相互滲透。剛性管理通過規(guī)章制度的約束成為業(yè)務(wù)管理工作的前提和基礎(chǔ)，柔性管理如同人性化的“潤滑劑”，確保剛性管理的績效實(shí)現(xiàn)。國家圖書館的業(yè)務(wù)管理以何種模式為主，取決于館員素質(zhì)、工作性質(zhì)及組織文化。

4.4 業(yè)務(wù)管理戰(zhàn)略路徑：靈活多樣還是保持穩(wěn)定？

為了免受戰(zhàn)略變革的沖擊，組織通常僅選擇“適應(yīng)理性”，對(duì)慣例進(jìn)行緩慢的調(diào)整，形成足夠強(qiáng)的“組織滯緩”[18]。一方面，國家圖書館的戰(zhàn)略周期需要與國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的五年規(guī)劃同步，需要保持一定的穩(wěn)定性；另一方面，由于戰(zhàn)略規(guī)劃的制定是個(gè)復(fù)雜的過程，實(shí)施又需要繁瑣的程序，最初的決策很可能隨著環(huán)境的變化而過時(shí)。而且，戰(zhàn)略發(fā)展環(huán)境的變化時(shí)而劇烈，時(shí)而緩慢，使得國家圖書館業(yè)務(wù)管理機(jī)制的調(diào)整很難完全與其保持同步。為了適應(yīng)環(huán)境，“尋找正確戰(zhàn)略”的概念正被“戰(zhàn)略靈活性”的思想所替代，高效的戰(zhàn)略路徑要求既能設(shè)定一個(gè)明確而寬泛的戰(zhàn)略方向，又能根據(jù)社會(huì)需求的變化和新的發(fā)展機(jī)遇的出現(xiàn)而不斷地調(diào)整、適應(yīng)。

國家圖書館現(xiàn)行的業(yè)務(wù)管理機(jī)制是長期實(shí)踐的結(jié)果，已相對(duì)成熟，具備相當(dāng)?shù)摹叭蒎e(cuò)”能力。在慣性思維和養(yǎng)成習(xí)性的作用下，人們能在很大程度上接受目前的部門和科組設(shè)置。真正制約工作效率的是現(xiàn)有機(jī)構(gòu)間的一些流程優(yōu)化、信息暢通、制度完善等方面的問題，這些問題的解決屬于改良式的管理機(jī)制演進(jìn)，與變革式的大幅調(diào)整相比，具備成本低、風(fēng)險(xiǎn)小、操作易、阻力少等優(yōu)勢。

國家圖書館的戰(zhàn)略體系中，應(yīng)該有個(gè)金字塔型的結(jié)構(gòu):最上層是作為核心信念集中體現(xiàn)的使命，它是組織存在的理由、終極目標(biāo)及最基本的社會(huì)職能的概括性陳述，高度抽象地闡明國家圖書館戰(zhàn)略發(fā)展的宗旨、哲學(xué)、信念、方向及原則。第二層是作為國家圖書館未來預(yù)期描述的愿景，它是對(duì)遠(yuǎn)景目標(biāo)的方向性陳述，指引著國家圖書館的中長期發(fā)展航向，用于指導(dǎo)制定戰(zhàn)略規(guī)劃，向利益相關(guān)者傳達(dá)預(yù)期效益信息，清晰地展現(xiàn)競爭優(yōu)勢，并強(qiáng)調(diào)組織的運(yùn)作規(guī)則。第三層是作為戰(zhàn)略實(shí)施方案的戰(zhàn)略目標(biāo)體系，由各級(jí)大小目標(biāo)和各自包含的具體行動(dòng)方案與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)組成。使命因其作為組織最基本和持久的信仰而不宜輕易改變，以確保其文化黏合劑的長久功效。愿景可隨戰(zhàn)略周期的更替而進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，以此形成更為合理的心理契約，促使戰(zhàn)略實(shí)施保持高效。目標(biāo)體系則應(yīng)該根據(jù)戰(zhàn)略環(huán)境的變化而進(jìn)行定期或不定期的修訂，為業(yè)績?cè)u(píng)估和資源配置提供科學(xué)、及時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)。

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