蘇永立
Excel工作表在醫(yī)院藥品庫(kù)存數(shù)據(jù)管理中的應(yīng)用
蘇永立
目的 規(guī)范藥品帳物管理,提高工作效率及準(zhǔn)確性。方法 利用Excel工作表的排序、篩選、分類匯總、Vlookup函數(shù)、&鍵、選擇性粘貼等功能,補(bǔ)充醫(yī)院信息系統(tǒng)不足。結(jié)果 實(shí)現(xiàn)我院藥品采購(gòu)計(jì)劃由“藥庫(kù)的以出定入”為“全院的以銷定入”,使藥品采購(gòu)更加科學(xué)、規(guī)范,減少了藥品積壓、滯銷,提高了工作效率;同時(shí)對(duì)全院藥品使用情況進(jìn)行分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決藥品帳物管理中存在的問題。結(jié)論 利用Excel工作表可進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)院藥品采購(gòu)、庫(kù)存管理,提高工作效率。
Excel工作表;藥品;數(shù)據(jù)管理
我院信息系統(tǒng)已使用多年,雖然能實(shí)現(xiàn)藥品的一些回顧性查詢、分析功能,但由于醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)的開發(fā)設(shè)計(jì)存在一定的局限性,不能滿足醫(yī)院藥品管理的需求[1]。為促進(jìn)藥品管理的不斷提升,藥學(xué)部堅(jiān)持每月盤點(diǎn),以HIS為基礎(chǔ),利用Excel工作表強(qiáng)大的計(jì)算、分析功能,實(shí)現(xiàn)了藥品的數(shù)據(jù)管理,取得了一定的成效,現(xiàn)報(bào)道如下。
1.1 每月藥品數(shù)據(jù)采集 從HIS系統(tǒng)導(dǎo)出當(dāng)月相關(guān)數(shù)據(jù),包括上月末各藥房與藥庫(kù)盤點(diǎn)庫(kù)存表、本月末各藥房與藥庫(kù)盤點(diǎn)庫(kù)存表、本月各藥房從藥庫(kù)領(lǐng)藥明細(xì)表、本月各藥房銷售明細(xì)表。要求格式統(tǒng)一,內(nèi)容包括藥品編碼、藥品名稱、規(guī)格、劑型、最小單位、轉(zhuǎn)換系數(shù)、包裝單位、數(shù)量、進(jìn)價(jià)、售價(jià)、生產(chǎn)廠家。
1.2 利用Excel工作表將采集數(shù)據(jù)加工為藥品信息匯總表 創(chuàng)建藥品信息匯總表,將采集數(shù)據(jù)內(nèi)容“復(fù)制”到藥品信息匯總明細(xì)表中,調(diào)整采集數(shù)據(jù)信息與匯總表結(jié)構(gòu)一一對(duì)應(yīng);在“藥品名稱”前插入一列,利用“&鍵 ”將藥品名稱與規(guī)格合并填充為“藥品名稱&規(guī)格”,保證每一種藥品信息的唯一性,按“藥品名稱&規(guī)格”排序;利用Vlookup函數(shù)將匯總表中除數(shù)量之外的單元格信息進(jìn)行一一填充;利用“分類匯總”,以“藥品名稱&規(guī)格”為分類字段,進(jìn)行匯總;將“數(shù)量”與“藥品名稱&規(guī)格”列之外的內(nèi)容選擇“插入單元格”下移一行;利用“復(fù)制”與“選擇性粘貼”中“數(shù)值”將匯總表粘貼至一個(gè)新的Excel工作表中;采用“自動(dòng)篩選”對(duì)表中分類匯總結(jié)果進(jìn)行取舍,即得出最終藥品信息匯總明細(xì)表。
1.3 藥品信息匯總表的應(yīng)用 ①藥品采購(gòu)計(jì)劃的生成:假如要求醫(yī)院所有藥品存量保證使用2個(gè)月,計(jì)劃數(shù)量=各藥房銷售之和×2-各藥房與藥庫(kù)盤點(diǎn)之和,通過(guò)人為適當(dāng)調(diào)整即生成藥品采購(gòu)計(jì)劃表;②利用Excel工作表計(jì)算的強(qiáng)大功能,可以計(jì)算出每種藥品當(dāng)月實(shí)際銷售與實(shí)際消耗差異,通過(guò)“排序”功能,及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬物不符的藥品,并進(jìn)行分析,做出決策,杜絕藥品管理漏洞;③各藥房可利用藥品信息匯總表中關(guān)于本藥房的藥品信息,對(duì)本單位當(dāng)月藥品使用情況進(jìn)行分析,驗(yàn)證日常管理效果,及時(shí)調(diào)整管理策略。
通過(guò)近兩年的實(shí)踐證實(shí),利用Excel工作表在藥品采購(gòu)中采用“以銷定入”,實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院藥品總量的有效控制,降低了醫(yī)院藥品總庫(kù)存量,減少了藥品積壓與過(guò)期,每月近效期藥品品種由原來(lái)的50種左右減少至現(xiàn)在的10種以下,近效期藥品金額降至原來(lái)的10%~20%,使近效期藥品管理變得簡(jiǎn)單、有序;由于采購(gòu)計(jì)劃考慮周到,減少了采購(gòu)次數(shù),補(bǔ)充采購(gòu)計(jì)劃由原來(lái)的每月10次減少至現(xiàn)在的1~3次,補(bǔ)充采購(gòu)計(jì)劃金額降至原來(lái)的30%以內(nèi),提高了工作效率,使整個(gè)藥品供應(yīng)環(huán)節(jié)更加順暢;每月及時(shí)對(duì)藥品的庫(kù)存、銷售情況進(jìn)行分析,易發(fā)現(xiàn)藥品管理存在的問題,特別是藥品的流失、調(diào)換等,利于促進(jìn)藥品帳物管理方法的改進(jìn)。
HIS大都是通過(guò)藥庫(kù)藥品庫(kù)存設(shè)定上下限的辦法[2-3],預(yù)警并確定采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量,或是通過(guò)藥庫(kù)某一時(shí)間段發(fā)放藥品數(shù)量確定藥品計(jì)劃數(shù)量,由于各藥房庫(kù)存量采購(gòu)員并不清楚,導(dǎo)致有些藥品藥房可能存量較大,但藥庫(kù)存量少,采購(gòu)后藥品積壓;也有可能是藥庫(kù)雖然有一定數(shù)量的庫(kù)存,藥房存量很少,不能滿足藥房1個(gè)月的需求,不得不做出補(bǔ)充采購(gòu)計(jì)劃,甚至出現(xiàn)藥品缺貨。通過(guò)以上方法使各藥房藥品存量與近期銷售情況清晰可見,避免了藥品采購(gòu)的盲目性,保證了藥品計(jì)劃量的準(zhǔn)確性,減少藥品積壓過(guò)期與計(jì)劃不周造成的藥品斷檔,同時(shí)有效降低了醫(yī)院藥品總庫(kù)存,在降低藥品管理成本與付款壓力方面的積極作用更為明顯,實(shí)現(xiàn)了“以銷定入”的科學(xué)管理手段。
河南省洛陽(yáng)東方醫(yī)院為擁有1 100張床位的三級(jí)綜合醫(yī)院,在用藥品1 400余種,以往雖然采取每個(gè)藥架固定到人的方法,每月對(duì)6個(gè)月內(nèi)失效藥品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、反饋、處理,耗費(fèi)很大精力,但仍有部分藥品以過(guò)期告終,多數(shù)原因歸結(jié)于采購(gòu)環(huán)節(jié),故從采購(gòu)環(huán)節(jié)抓起不失為一個(gè)可行有效的管理辦法。
綜上所述,該方法適用于HIS系統(tǒng)不能滿足需求的醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品管理,操作簡(jiǎn)單、實(shí)用,只要充分利用Excel工作表函數(shù),設(shè)計(jì)好操作思路,均能達(dá)到預(yù)期的效果。
[1] 曾明儀,黃春.Microsoft Excel工作表在醫(yī)院藥品管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)藥房,2009,20(1):43-43.
[2] 袁進(jìn),李賢文,季波,等.醫(yī)院藥房庫(kù)存管理中藥品上下限設(shè)定及影響因素探討[J].中國(guó)藥房,2005,16(13):984-984.
[3] 汪榮軍.解決醫(yī)院藥房“缺藥”問題的幾點(diǎn)建議[J].中國(guó)藥房, 2006,17(23):1778-1778.
R95
A
1673-5846(2014)07-0190-02
河南省洛陽(yáng)東方醫(yī)院,河南洛陽(yáng) 471003