路 璟

關(guān)于開放遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍有效管理的思考

路 璟

開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理是一項(xiàng)具體細(xì)致而又繁瑣的業(yè)務(wù)管理工作。只有創(chuàng)建以學(xué)員為中心、與學(xué)員工作生活相關(guān)聯(lián)、符合遠(yuǎn)程教育特點(diǎn)的學(xué)籍管理模式才能適應(yīng)遠(yuǎn)程教育新的發(fā)展形勢。

開放教育；遠(yuǎn)程教育；學(xué)籍管理；對策

開放遠(yuǎn)程教育是傳統(tǒng)教育的延續(xù)與變革，是以開放、靈活、終身的教育發(fā)展為根本目標(biāo)的教育模式。而遠(yuǎn)程教育中的學(xué)籍是學(xué)員在教育階段相關(guān)信息的綜合，主要涉及：個人經(jīng)歷、學(xué)分記錄、學(xué)科成績、思想品德、社會實(shí)踐以及獎懲情況等，是學(xué)員今后繼續(xù)教育的憑證，是學(xué)校與單位考察學(xué)員的依據(jù)，其重要性顯而易見。因此，如何采用創(chuàng)新的教育理念和管理觀念指導(dǎo)開放遠(yuǎn)程教育中的學(xué)籍管理，是適應(yīng)遠(yuǎn)程教育發(fā)展需要的焦點(diǎn)問題。

一、開放遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理的特點(diǎn)

常規(guī)學(xué)籍管理是一項(xiàng)科學(xué)性、政策性極強(qiáng)，涉及面廣工作量大的工作。而開放遠(yuǎn)程教育中的學(xué)籍管理在具備上述共性的基礎(chǔ)上，還有其更為復(fù)雜的特殊性，如：遠(yuǎn)程教育的學(xué)員性質(zhì)不完全等同于全日制高校學(xué)生；遠(yuǎn)程教育模式實(shí)行的是遠(yuǎn)距離教學(xué)，全日制教育更多實(shí)行的是面對面的課堂教學(xué)。[1]具體描述如下：

一方面，與全日制高校不同，遠(yuǎn)程教育的師生之間基本上不見面或者很少見面，是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離教學(xué)，且遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理是分層次、分級別進(jìn)行的。如現(xiàn)行的奧鵬遠(yuǎn)程教育就是在各地安排學(xué)習(xí)中心，由省級、地市級、縣級、電大教學(xué)點(diǎn)等不同層次所組成，其管理難度勢必會大大增加。

另一方面，全日制高校學(xué)生多數(shù)是在校住宿學(xué)習(xí)，可以按部就班完成教學(xué)計(jì)劃，畢業(yè)率也能得到很好的保證。而遠(yuǎn)程教育的學(xué)員是成年人，來源多樣化，入學(xué)時基礎(chǔ)參差不齊，入學(xué)后工作與生活會對學(xué)習(xí)產(chǎn)生一定的沖突矛盾。[2]所以，多數(shù)開放遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)未實(shí)現(xiàn)每位學(xué)員均能按期畢業(yè)，時常會出現(xiàn)延期畢業(yè)的現(xiàn)象，這會大大增加畢業(yè)審核的工作量。

二、開放遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理的現(xiàn)狀剖析

1.教育規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)籍管理業(yè)務(wù)量增多

隨著遠(yuǎn)程教育規(guī)模的逐年擴(kuò)大，學(xué)員數(shù)量越來越多，學(xué)籍檔案信息的儲備量也在成倍增加，傳統(tǒng)學(xué)籍管理方法已經(jīng)不能很好地適應(yīng)新形勢下遠(yuǎn)程教育的發(fā)展與學(xué)籍信息的擴(kuò)充。同時，目前有一些遠(yuǎn)程教育高校仍停留在單純紙質(zhì)化學(xué)籍管理狀態(tài)，如采用卡片收集、記錄學(xué)生所有信息。再加上遠(yuǎn)程教育高校的學(xué)員多數(shù)是在職進(jìn)修學(xué)員，課程學(xué)習(xí)與畢業(yè)設(shè)計(jì)均可通過網(wǎng)絡(luò)在線進(jìn)行，所以遠(yuǎn)程教育高校機(jī)構(gòu)的人員編制相對較少，這也使得學(xué)籍管理的工作量與難度有所增加。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與及時性差

目前，我國遠(yuǎn)程教育高校雖已實(shí)行了學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，但新生入學(xué)注冊時的電子信息經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤的現(xiàn)象，這主要是招生入學(xué)時間緊、學(xué)生自己填寫不認(rèn)真、學(xué)籍信息錄入人員疏忽等原因造成。[3]同時，遠(yuǎn)程教育學(xué)生來自于不同地域，由于種種原因而變更聯(lián)系方式或助學(xué)單位的情況時有發(fā)生，但與之關(guān)聯(lián)的信息卻不能得到及時進(jìn)行更新。這些都直接影響了學(xué)籍管理的有效率。

3.傳統(tǒng)學(xué)籍管理制度剛性較強(qiáng)

傳統(tǒng)教育管理理念是基于社會發(fā)展需要，注重教育的工具價值，忽視個人價值與個性發(fā)展。目前，多數(shù)遠(yuǎn)程教育高校實(shí)行的是學(xué)分制，但學(xué)分制所具備的主體認(rèn)定功能與自主選擇功能卻未能完全體現(xiàn)。[4]究其原因主要是受到社會本位教育觀的影響。

此外，現(xiàn)行遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理制度是一套剛性制度體系，更多強(qiáng)調(diào)的是對學(xué)員的集中管理與控制，對于學(xué)員學(xué)習(xí)階段的一些其他需求并不重視，如：調(diào)整專業(yè)、真正自主式選課、提前或延期提交畢業(yè)論文等，更不談對學(xué)員個性化發(fā)展的尊重與支持了。

三、開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍有效管理的對策

開放遠(yuǎn)程教育的發(fā)展，使學(xué)籍管理方式發(fā)生了重大改變。只有創(chuàng)建以學(xué)員為中心、與學(xué)員工作生活相關(guān)聯(lián)、符合遠(yuǎn)程教育特點(diǎn)的學(xué)籍管理模式才能真正適應(yīng)遠(yuǎn)程教育新的發(fā)展形勢。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)歷，提出改善學(xué)籍管理的對策。

1.加強(qiáng)開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍信息的數(shù)字化建設(shè)

學(xué)籍信息的數(shù)字化建設(shè)就是將學(xué)籍檔案原文以圖像文件的形式保存在計(jì)算機(jī)中，這樣可以方便對學(xué)員信息的統(tǒng)計(jì)，提高學(xué)員學(xué)籍檔案的管理效率、檢索速率與查準(zhǔn)率。

首先，建立學(xué)籍信息的數(shù)字化，必須建立學(xué)籍檔案原文數(shù)據(jù)庫與學(xué)員信息庫，并建立兩者之間的關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案內(nèi)容主要以紙質(zhì)與照片為主，其中紙質(zhì)學(xué)籍檔案可以通過OCR字符識別軟件識別后生成文本文件，也可以通過掃描生成圖形文件；而照片檔案的精度要求較高，可選擇精確度較高的掃描設(shè)備進(jìn)行專業(yè)掃描處理后保存。[5]

其次，在明確數(shù)字化建設(shè)可行性、合法性、規(guī)范性、效益性與安全性等基本原則基礎(chǔ)上，依托遠(yuǎn)程教育高?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建學(xué)籍管理系統(tǒng)平臺。學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)包括多個模塊，如：新生入學(xué)資格與注冊管理、學(xué)生成績考核與記載、學(xué)籍異動管理、學(xué)生紀(jì)律與考核管理、學(xué)生獎勵與處分管理、學(xué)生畢業(yè)與結(jié)業(yè)的審核管理、證件發(fā)放管理、學(xué)籍信息統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印、系統(tǒng)維護(hù)等，同時設(shè)定三大類系統(tǒng)用戶角色，分別是：管理員、指導(dǎo)老師、學(xué)員。每位用戶須輸入用戶名與密碼進(jìn)行身份驗(yàn)證后才可登錄系統(tǒng)。同時，發(fā)揮各遠(yuǎn)程教育教學(xué)點(diǎn)的辦學(xué)優(yōu)勢，為學(xué)員自主學(xué)習(xí)提供便利，可以在分校間建立互補(bǔ)式的資源共享平臺，解決部分學(xué)員因轉(zhuǎn)學(xué)而導(dǎo)致的學(xué)籍管理不連貫、不銜接等問題。

2.實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理制度剛性與柔性的有效結(jié)合

遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理制度的“剛性”體現(xiàn)在教育培養(yǎng)規(guī)模質(zhì)與量的硬性規(guī)定，包括學(xué)科、學(xué)分、論文質(zhì)量、紀(jì)律約束等。而“柔性”則是在確保人才培養(yǎng)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，給予學(xué)員相對的自由，包括學(xué)習(xí)年限、學(xué)習(xí)方法、導(dǎo)師選擇、論文方向等。實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理制度剛性與柔性的有效結(jié)合可以為學(xué)員提供個性化的學(xué)習(xí)模式，有利于拓寬學(xué)習(xí)空間、激發(fā)學(xué)習(xí)策略，從而全面提高教學(xué)質(zhì)量。

我國多數(shù)開放教育學(xué)員是在職學(xué)習(xí)，承擔(dān)著工作與生活的多重壓力，自由時間相對較少。所以，遠(yuǎn)程教育高校應(yīng)盡可能為學(xué)員提供彈性學(xué)習(xí)制度，讓每位學(xué)員能夠根據(jù)自身情況更自主、更靈活地去選擇專業(yè)方向、學(xué)科科目、學(xué)業(yè)進(jìn)度，真正實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)“以生為本”的人性化學(xué)籍管理方法。在具體的教學(xué)管理中，也可以嘗試改變教學(xué)計(jì)劃“年年改、季季調(diào)”的狀況，在設(shè)置穩(wěn)定的課程與學(xué)分的前提下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上隨時注冊、隨時報(bào)考、隨時選課；建立靈活的選課制度，聘任業(yè)務(wù)素質(zhì)高的教師擔(dān)任指導(dǎo)老師，幫助學(xué)生明確專業(yè)定位與完成自我設(shè)計(jì)。

3.不斷完善并簡化學(xué)籍管理的工作流程

從2002年教育部統(tǒng)一實(shí)行學(xué)歷證書電子注冊以來，不僅明顯降低了遠(yuǎn)程教育畢業(yè)證書的廢證率，而且大大簡化了分校領(lǐng)證辦證的工作流程。而作為遠(yuǎn)程教育的高校仍需不斷完善并簡化學(xué)籍管理流程，可對學(xué)籍管理的操作文件進(jìn)行有效的修訂、補(bǔ)充與完善；可根據(jù)各高校的實(shí)際情況編制學(xué)籍管理流程，并在工作結(jié)束后進(jìn)行打分考核，實(shí)現(xiàn)“以評促管理”；可對畢業(yè)審核模式進(jìn)行一定的改變，如：可將畢業(yè)審核機(jī)制由原來的補(bǔ)考后集中辦理變?yōu)榉峙幚?，從而確保學(xué)生盡早拿到畢業(yè)證書。

4.加強(qiáng)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)

學(xué)籍管理必須體現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化，應(yīng)能確保學(xué)籍檔案的科學(xué)分類與規(guī)范化分類管理，如：建立檔案目錄，注重標(biāo)準(zhǔn)、式樣的統(tǒng)一等。這就對學(xué)籍管理人員提出了更高的要求。所以，遠(yuǎn)程教育高校應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員職業(yè)道德與業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)。其中，職業(yè)道德培訓(xùn)包括嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、遵紀(jì)守法，增強(qiáng)服務(wù)與質(zhì)量意識，杜絕一切不正之風(fēng)；而業(yè)務(wù)培訓(xùn)包括學(xué)籍檔案的建立、檔案審核、計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)安全技能、學(xué)籍管理政策等。只有提高了學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)，才能為做好遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

綜上所述，開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理工作者一定要明確本校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀，秉承實(shí)事求是、注重個體差異的理念，發(fā)現(xiàn)并解決本校遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理所存在的問題，從而為學(xué)員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，逐步形成切實(shí)可行的遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理模式。

[1] 張海波,張軍儒,劉菊玲.現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案有效管理的SWOT分析[J].蘭臺世界，2011(1):45-46.

[2] 史淑琴.對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009(2):94-95.

[3] 劉力.關(guān)于現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理制度改革的思考[J].西南民族大學(xué)學(xué)報(bào):人文社科版，2009(1):470-472.

[4] 王同軍.知識管理視角下開放教育學(xué)籍管理基本問題探討[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)，2012(9):113-116.

[5] 王倩.開放教育學(xué)籍管理工作的探索[J].天津市財(cái)貿(mào)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2012(3):44-45.

責(zé)任編輯 馮麗櫻

Thinking on Effective Student-records Management of Distance Open Education

LUJing/JiangsuOpenUniversity

Student-records management of Distance Open Education is a concrete and detailed management. Only a learners-centered, learners' work and life-related and distance education features-accordant management mode can meet the developing situation of distance education.

open education; distance education; student-records management; countermeasures

2013-12-19

路璟，江蘇開放大學(xué)學(xué)籍與學(xué)分管理中心，主要從事教育管理研究。(jsycboy1@163.com)

G724.82

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2095-6576(2014)02-0094-03