劉雙雙
摘 要:信息化趨勢已成為社會發(fā)展的主流,檔案這一社會活動原始記錄物也面臨著信息化的沖擊。當(dāng)今檔案利用方面依然存在許多缺憾,而在新技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境下,檔案界可以借助信息通信技術(shù)建立檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)加以彌補。本文就對檔案信息資源共享建設(shè)進行了回顧,歸納并總結(jié)了檔案信息資源共享的基礎(chǔ)、存在的問題以及相應(yīng)的措施。
關(guān)鍵詞:檔案;資源共享;建設(shè)
1.檔案信息資源共享建設(shè)
檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合,其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為工具,以用戶為中心,以利用為靈魂,以開發(fā)檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式,實現(xiàn)檔案信息資源在最大范圍內(nèi)的充分共享。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發(fā)檔案信息資源,最大限度地服務(wù)于社會,創(chuàng)造檔案的社會效益和經(jīng)濟效益,而檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與共享是使檔案的價值更好地轉(zhuǎn)化為社會和公民的使用價值。
學(xué)者孟雪梅,金紅霞認(rèn)為,檔案信息共享建設(shè)是信息社會化的內(nèi)在要求,是檔案工作進一步開展的必然要求。檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該具備一定的條件,并指出了四方面的具體條件:(1)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。是信息資源共享建設(shè)的硬件基礎(chǔ),隨著國家骨干網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和成熟,檔案網(wǎng)站的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā),為檔案信息資源共享提供了穩(wěn)定的硬件支持。(2)檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息資源共享的核心。對檔案信息資源進行數(shù)字化處理,規(guī)?;?,網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)檔案信息資源。(3)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共享的保證,包括檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的一體化。(4)培養(yǎng)檔案信息人才是實現(xiàn)檔案信息資源共享的關(guān)鍵所在。
而學(xué)者張銳,丁莉則認(rèn)為,檔案信息資源共享實現(xiàn)的基礎(chǔ)包括以下幾方面:(1)社會信息化的背景與發(fā)展取向;(2)政務(wù)信息環(huán)境的初步形成;(3)檔案信息化建設(shè)的不斷推進;(4)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟;(5)檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng);(6)國家的法制環(huán)境與相關(guān)法律規(guī)定的出臺。
從檔案信息資源共享涵義及原則分析可知,檔案信息資源共享須具備最基本的前提條件或基礎(chǔ)。隨著社會信息化的不斷發(fā)展,政務(wù)信息環(huán)境的形成,檔案信息化建設(shè)的不斷推進,國家相關(guān)法律規(guī)定的出臺,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、傳輸方式等現(xiàn)代信息技術(shù)條件的逐步成熟,檔案的信息資源屬性與共享原則的適應(yīng)等,使檔案信息資源共享具備了基本的條件。檔案信息資源共享將是檔案事業(yè)適應(yīng)社會發(fā)展要求的必然趨勢。
2.檔案信息資源共享建設(shè)的現(xiàn)狀和問題
檔案信息化建設(shè)自上世紀(jì)70年代就已經(jīng)開始,自90年代起引起了人們的廣泛關(guān)注。在《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的指導(dǎo)下,計算機檔案管理系統(tǒng)從微機單機版的輔助目錄管理發(fā)展到海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡(luò)版管理以及公文、檔案一體化管理,經(jīng)歷了計算機輔助檔案管理、檔案信息數(shù)字化和數(shù)字檔案信息資源上網(wǎng)等漸進發(fā)展的過程。檔案信息化建設(shè)的不斷推進,使檔案信息資源共享初具規(guī)模。但就現(xiàn)實情況來看,我國檔案信息資源共享的狀況,應(yīng)該說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的要求。
2.1檔案信息資源共享建設(shè)存在的問題分析
2.1.1 資金制約使檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享難以形成規(guī)模
學(xué)者杜巖松認(rèn)為,檔案信息共享是一項高投入的事業(yè),不僅是信息化項目的啟動、信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè),還是在因特網(wǎng)的運作都需要大量資金投入的,而檔案部門用于信息化的資金還十分有限,經(jīng)費不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入,也需要后期日常維持及其正常運行的費用。資金雖然不是萬能的,可資金的投入可使知識經(jīng)濟時代的檔案信息資源建設(shè)有強有力的經(jīng)濟保障。而爭取大資金投入對于一般檔案機構(gòu)來說是難上加難,除非是借助于政府宏觀調(diào)控下的財政資金項目,否則難以成行。
2.1.2 信息內(nèi)容匱乏、信息資源陳舊
金紅霞認(rèn)為,檔案信息資源開發(fā),受資金、電子文件現(xiàn)行階段及檔案信息開放程度的影響而信息資源開發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網(wǎng)上檔案館來看,大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫送上網(wǎng)絡(luò),信息量十分有限而且信息質(zhì)量不高。加之歷史原因,檔案館的文本數(shù)據(jù)資源原本就不足,也就難以在短時間內(nèi)補充信息資源,完善資源共享。
2.1.3 檔案信息資源建設(shè)發(fā)展?fàn)顩r不平衡
經(jīng)濟條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢,檔案信息化建設(shè)搞得熱火朝天,而經(jīng)濟相對落后的地區(qū)、既無充足的資金,又無能從事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)人才,要搞信息化建設(shè)困難重重,步履維艱。瀏覽檔案網(wǎng)站就能明顯地感覺到這種差距顯得十分突出。
2.1.4 共享工具落后、檢索途徑促狹
閆小紅學(xué)者認(rèn)為,由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業(yè)、多部門、多地域的,檔案信息資源的采集、加工和存儲也就是分布式的,所以形成資源分散、搜尋不易的問題。而目前各檔案信息資源網(wǎng)站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導(dǎo)航,檢索和定位,即缺少先進的信息分類檢索與導(dǎo)航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件落后,檔案信息分類較粗,缺乏多角度反映檔案卷宗內(nèi)容和多種邏輯組合信息檢索方式,影響用戶查閱效率,檔案信息資源共享困難。
3.檔案信息資源共享建設(shè)的對策
學(xué)者陳山鷹認(rèn)為,做好檔案信息資源共享建設(shè)工作要從以下幾方面著手:(1)更新館藏觀念,樹立開放意識;(2)加強協(xié)作,聯(lián)合編目,聯(lián)合開發(fā);(3)開放檔案,尊重公民利用檔案的權(quán)利;(4)要樹立“大檔案、大文獻”意識,加強各檔案館與其他文獻信息機構(gòu)之間的相互協(xié)作,共同開發(fā)信息資;(5)加強隊伍建設(shè),培養(yǎng)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化技術(shù)人才。
李紅偉認(rèn)為,盡快實現(xiàn)檔案信息資源社會共享,以下諸項是實現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑:第一、加強領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)籌規(guī)劃;第二、走共建共事之路,以整體互補優(yōu)勢實現(xiàn)共享;第三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共事范辟;第四、重視數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案資源建設(shè);第五、加強檔案安全建設(shè)。在李宏偉建議的基礎(chǔ)之上,學(xué)者孟雪梅與金紅霞又補充增加了幾項相應(yīng)措施,如加強數(shù)字化的質(zhì)量控制和創(chuàng)新檔案管理模式。
現(xiàn)今的檔案機構(gòu)也意識到社會信息需求及利用檔案為社會提供信息服務(wù)的必要性,將檔案工作的重心由檔案的收集和實體利用向檔案數(shù)字化信息的積累能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)變,并為檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化乃至檔案信息資源共享指明方向,鋪平道路。檔案工作的社會性決定了知識經(jīng)濟時代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)于社會,否則檔案工作就有可能面臨被社會遺棄或取代的危險。我國檔案學(xué)者有關(guān)檔案信息資源共享的看法雖然眾說紛紜,但在關(guān)于檔案信息資源共享建設(shè)的關(guān)鍵步驟和問題認(rèn)識上還是具有共同性的。我國目前的檔案信息資源共享建設(shè)還處在試驗摸索的階段,檔案學(xué)者從宏觀檔案環(huán)境和微觀檔案個體兩方面分析了檔案信息資源共享存在的問題根源,并結(jié)合社會實際,從革新思想理念、館際協(xié)作、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略、深化基礎(chǔ)理論研究等方面提出各自的應(yīng)對方案。隨著基礎(chǔ)理論的不斷充實和檔案管理與館際合作實踐的飛速發(fā)展,我們對檔案信息資源共享的模式必將產(chǎn)生新的認(rèn)識,我們對檔案信息資源共享的探索也會不斷完善。(作者單位:西藏民族大學(xué))
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