劉雙雙

摘 要：信息化趨勢已成為社會發(fā)展的主流，檔案這一社會活動原始記錄物也面臨著信息化的沖擊。當今檔案利用方面依然存在許多缺憾，而在新技術的應用環(huán)境下，檔案界可以借助信息通信技術建立檔案信息資源共享網絡加以彌補。本文就對檔案信息資源共享建設進行了回顧，歸納并總結了檔案信息資源共享的基礎、存在的問題以及相應的措施。

關鍵詞：檔案；資源共享；建設

1.檔案信息資源共享建設

檔案信息資源共享是信息技術與現代管理體制的融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，以開發(fā)檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務為目的的檔案管理模式，實現檔案信息資源在最大范圍內的充分共享。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務于社會，創(chuàng)造檔案的社會效益和經濟效益，而檔案信息資源的網絡服務與共享是使檔案的價值更好地轉化為社會和公民的使用價值。

學者孟雪梅，金紅霞認為，檔案信息共享建設是信息社會化的內在要求，是檔案工作進一步開展的必然要求。檔案信息資源建設應該具備一定的條件，并指出了四方面的具體條件：（1）信息網絡環(huán)境。是信息資源共享建設的硬件基礎，隨著國家骨干網絡的建設和成熟，檔案網站的發(fā)展，網絡信息系統(tǒng)以及檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，為檔案信息資源共享提供了穩(wěn)定的硬件支持。（2）檔案信息資源的數字化是檔案信息資源共享的核心。對檔案信息資源進行數字化處理，規(guī)模化，網絡化開發(fā)檔案信息資源。（3）信息管理標準化是檔案信息資源共享的保證，包括檔案信息標準化體系的構建和檔案信息標準、規(guī)范的一體化。（4）培養(yǎng)檔案信息人才是實現檔案信息資源共享的關鍵所在。

而學者張銳，丁莉則認為，檔案信息資源共享實現的基礎包括以下幾方面：（1）社會信息化的背景與發(fā)展取向；（2）政務信息環(huán)境的初步形成；（3）檔案信息化建設的不斷推進；（4）數字化、網絡化、傳輸方式等現代信息技術條件的逐步成熟；（5）檔案的信息資源屬性與共享原則的適應；（6）國家的法制環(huán)境與相關法律規(guī)定的出臺。

從檔案信息資源共享涵義及原則分析可知，檔案信息資源共享須具備最基本的前提條件或基礎。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，政務信息環(huán)境的形成，檔案信息化建設的不斷推進，國家相關法律規(guī)定的出臺，數字化、網絡化、傳輸方式等現代信息技術條件的逐步成熟，檔案的信息資源屬性與共享原則的適應等，使檔案信息資源共享具備了基本的條件。檔案信息資源共享將是檔案事業(yè)適應社會發(fā)展要求的必然趨勢。

2.檔案信息資源共享建設的現狀和問題

檔案信息化建設自上世紀70年代就已經開始，自90年代起引起了人們的廣泛關注。在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，計算機檔案管理系統(tǒng)從微機單機版的輔助目錄管理發(fā)展到海量光盤存儲系統(tǒng)版、網絡版管理以及公文、檔案一體化管理，經歷了計算機輔助檔案管理、檔案信息數字化和數字檔案信息資源上網等漸進發(fā)展的過程。檔案信息化建設的不斷推進，使檔案信息資源共享初具規(guī)模。但就現實情況來看，我國檔案信息資源共享的狀況，應該說還遠遠落后于社會信息化的要求。

2.1檔案信息資源共享建設存在的問題分析

2.1.1 資金制約使檔案信息資源網絡共享難以形成規(guī)模

學者杜巖松認為，檔案信息共享是一項高投入的事業(yè)，不僅是信息化項目的啟動、信息數據庫的建設，還是在因特網的運作都需要大量資金投入的，而檔案部門用于信息化的資金還十分有限，經費不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入，也需要后期日常維持及其正常運行的費用。資金雖然不是萬能的，可資金的投入可使知識經濟時代的檔案信息資源建設有強有力的經濟保障。而爭取大資金投入對于一般檔案機構來說是難上加難，除非是借助于政府宏觀調控下的財政資金項目，否則難以成行。

2.1.2 信息內容匱乏、信息資源陳舊

金紅霞認為，檔案信息資源開發(fā)，受資金、電子文件現行階段及檔案信息開放程度的影響而信息資源開發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網上檔案館來看，大多是將目錄信息數據庫送上網絡，信息量十分有限而且信息質量不高。加之歷史原因，檔案館的文本數據資源原本就不足，也就難以在短時間內補充信息資源，完善資源共享。

2.1.3 檔案信息資源建設發(fā)展狀況不平衡

經濟條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術、資金、人力等優(yōu)勢，檔案信息化建設搞得熱火朝天，而經濟相對落后的地區(qū)、既無充足的資金，又無能從事檔案信息化建設的技術人才，要搞信息化建設困難重重，步履維艱。瀏覽檔案網站就能明顯地感覺到這種差距顯得十分突出。

2.1.4 共享工具落后、檢索途徑促狹

閆小紅學者認為，由于客觀上檔案信息的存在和分布是多行業(yè)、多部門、多地域的，檔案信息資源的采集、加工和存儲也就是分布式的，所以形成資源分散、搜尋不易的問題。而目前各檔案信息資源網站缺少工具對檔案信息資源進行整合、導航，檢索和定位，即缺少先進的信息分類檢索與導航系統(tǒng)及信息傳播與利用的平臺。檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，缺乏多角度反映檔案卷宗內容和多種邏輯組合信息檢索方式，影響用戶查閱效率，檔案信息資源共享困難。

3.檔案信息資源共享建設的對策

學者陳山鷹認為，做好檔案信息資源共享建設工作要從以下幾方面著手：（1）更新館藏觀念，樹立開放意識；（2）加強協(xié)作，聯(lián)合編目，聯(lián)合開發(fā)；（3）開放檔案，尊重公民利用檔案的權利；（4）要樹立“大檔案、大文獻”意識，加強各檔案館與其他文獻信息機構之間的相互協(xié)作，共同開發(fā)信息資；（5）加強隊伍建設，培養(yǎng)一支高素質的現代化技術人才。

李紅偉認為，盡快實現檔案信息資源社會共享，以下諸項是實現檔案信息資源共享的有效途徑：第一、加強領導，統(tǒng)籌規(guī)劃；第二、走共建共事之路，以整體互補優(yōu)勢實現共享；第三、盡快將電子文件納入檔案信息資源共事范辟；第四、重視數據庫和數字檔案資源建設；第五、加強檔案安全建設。在李宏偉建議的基礎之上，學者孟雪梅與金紅霞又補充增加了幾項相應措施，如加強數字化的質量控制和創(chuàng)新檔案管理模式。

現今的檔案機構也意識到社會信息需求及利用檔案為社會提供信息服務的必要性，將檔案工作的重心由檔案的收集和實體利用向檔案數字化信息的積累能力和服務能力上轉變，并為檔案信息化、網絡化乃至檔案信息資源共享指明方向，鋪平道路。檔案工作的社會性決定了知識經濟時代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準確的信息服務于社會，否則檔案工作就有可能面臨被社會遺棄或取代的危險。我國檔案學者有關檔案信息資源共享的看法雖然眾說紛紜，但在關于檔案信息資源共享建設的關鍵步驟和問題認識上還是具有共同性的。我國目前的檔案信息資源共享建設還處在試驗摸索的階段，檔案學者從宏觀檔案環(huán)境和微觀檔案個體兩方面分析了檔案信息資源共享存在的問題根源，并結合社會實際，從革新思想理念、館際協(xié)作、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略、深化基礎理論研究等方面提出各自的應對方案。隨著基礎理論的不斷充實和檔案管理與館際合作實踐的飛速發(fā)展，我們對檔案信息資源共享的模式必將產生新的認識，我們對檔案信息資源共享的探索也會不斷完善。（作者單位：西藏民族大學）

參考文獻：

[1] 陳智為，鄧紹興，劉越男主編.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，2008年第3版.

[2] 許鳳嬌.網絡時代檔案信息共享的問題與對策[J].北京檔案，2014（2）：32-34.

[3] 李芳芳.論檔案信息資源共享的實現[J].檔案管理，2012（6）.