劉艷花+陳匯

檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務性工作，在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務，在此，就如何做好基層檔案工作談幾點體會。

一、基層檔案管理工作中存在的問題

通過多年基層機關檔案管理工作的親身經(jīng)歷，我認為基層機關檔案工作中存在的問題主要有機關工作人員檔案意識薄弱、機關單位檔案交接工作不完善、經(jīng)濟投入和創(chuàng)新不足等。

1、基層機關工作人員檔案意識薄弱

部分基層機關檔案管理工作人員對工作沒有正確的認識。不少機關工作人員認為檔案就是指與個人密切相關的人事檔案，甚至認為檔案工作就是保管檔案，只是檔案室的事，與單位的其他工作沒有多大關系。

檔案工作的社會地位比較低。雖然檔案工作也發(fā)揮著巨大的作用，但是它不像企業(yè)生產(chǎn)某種產(chǎn)品一樣能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以在基層機關里經(jīng)常被忽視。

檔案管理經(jīng)費投入不足。在當今電子化時代下檔案管理工作仍然主要是以手工操作、紙質(zhì)存檔。其效率低下，勞動強度高，難以適應當前形勢的需要。

2、基層機關檔案交接工作不完善

《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定：“機關檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中，尤其是在基層機關中經(jīng)常忽視了這一工作環(huán)節(jié)，主要存在著如下問題：

檔案交接不及時。一些基層機關對檔案交接工作不夠重視，一些管理員為了方便查閱檔案，多少年不按程序上交歸檔，遇到單位合并、辦公場所變遷時，一些檔案資料極易被遺忘、丟失或毀損，不能及時交接。

檔案交接手續(xù)不嚴密。在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作的基本要求。

檔案監(jiān)交工作不嚴格。一些基層單位領導把檔案交接當作事務性的工作，看成只是檔案人員之間的事情，尤其是對于基層事關單位合同、重大事項辦理憑證等重要檔案資料，單位領導視為己有，獨自保管。而檔案管理工作人員又不得知情。所以，對于一些基層單位檔案監(jiān)交工作方面管理非常不嚴格。

3、經(jīng)費投入和創(chuàng)新不足

目前，針對基層機關的檔案管理工作，部分單位只是將平時上級下發(fā)的文件、機關內(nèi)部發(fā)文分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成大類目立卷裝訂保存，簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務管理制度等集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著當前形勢的發(fā)展，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上機關檔案管理工作的要求，更不用說創(chuàng)新工作。更有一些單位領導對于檔案管理工作不管不問，有檔案管理工作人員工作場所即為可以，更不用說達到檔案管理“六防三無”，以致加強電子檔案管理工作。

二、加強基層檔案管理工作的對策

為切實加強基層機關檔案管理工作，認真解決當前工作中存在的種種問題，切實提高基層檔案管理工作績效。我認為應從以下幾個方面著手。

1、培養(yǎng)和強化基層機關工作人員的檔案意識?；鶎訖C關工作人員的檔案意識薄弱問題已經(jīng)成為當前制約我國檔案管理工作發(fā)展和基層機關工作推進的重要問題，因此，如何進一步培養(yǎng)和強化基層機關工作人員的檔案意識就顯得非常必要。

（1）搞好《檔案法》的宣傳教育，提高工作人員思想認識?！稒n案法》是我們做好檔案工作的根本依據(jù)，做好《檔案法》的宣傳教育，是增強機關工作人員檔案意識，自覺貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)的最佳途徑。

（2）重視檔案工作基礎條件建設，大力發(fā)展檔案事業(yè)。要積極推動各級領導對檔案工作的關注和支持，把檔案工作擺在應有的位置上，在人、財、物等方面給予足夠的支持。搞好基本設施建設，購置一部分現(xiàn)代化設備，提高檔案收集、整理、保管和利用的標準化現(xiàn)代化水平，促進檔案工作的發(fā)展。

（3）強化依法治檔觀念，增強維護檔案法規(guī)的自覺性?！稒n案法》是檔案事業(yè)管理的規(guī)范和準繩，是建設檔案事業(yè)的法律依據(jù)，是增強全社會檔案意識，有效地保護和開發(fā)利用檔案資源的可靠保障。各級檔案管理部門和檔案工作者要帶頭執(zhí)行《檔案法》，做出表率，堅決按照《檔案法》的要求和規(guī)定開展工作。

2、完善檔案管理流程，提高檔案管理科學水平。在做好檔案信息收集、資料整理、檔案歸檔工作的基礎上，一定要做好已歸檔檔案交接和未歸檔相關資料的交接工作。

（1）把檔案交接納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，必須引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。

（2）檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：首先要了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；其次要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；最重要的是要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

（3）認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著見證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，都必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

3、加強檔案管理隊伍建設。要加強對檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案工作的決心。同時，要做好檔案工作人員的穩(wěn)定工作，檔案人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，基層機關必須抓緊做好檔案工作人員隊伍建設工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案工作人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

（作者單位：平山縣行政服務中心；平山縣政府辦公室）endprint