郭榕榕

【摘 要】檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，只有通過檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的要求，并且還能提高檔案的管理效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；信息化建設(shè)；管理效率

0.前言

檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識(shí)管理先進(jìn)的模式，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的作用。如今的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高整體的工作效率。

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理信息化是新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。“檔案管理的信息化”，是檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。

1.1檔案管理科學(xué)、方便、快捷

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時(shí)，各種報(bào)表還可以自動(dòng)打印。

1.2檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后.檔案的檢索與查詢可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，無論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

1.3檔案的查借閱工作更加可控

傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不按時(shí)歸還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

2.目前檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

2.1面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用。二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，對(duì)于整合必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾，同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。

2.2面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，甚至對(duì)超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

2.3技術(shù)支持不全面

一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

2.4領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的新時(shí)期，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，不像對(duì)待經(jīng)濟(jì)建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1建立規(guī)范體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。

3.2完善安全制度

檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，利用安全技術(shù)手段從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。

3.3提高技術(shù)支撐

技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

3.4加強(qiáng)人才建設(shè)

檔案信息化建設(shè)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會(huì)和公眾服務(wù)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。

4.做好檔案管理工作的方法

4.1完善各項(xiàng)規(guī)章制度

充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。

4.2提高信息化管理水平

在現(xiàn)代化過程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。同時(shí)，檔案管理信息化的發(fā)展使得檔案部門逐步走向社會(huì)，更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時(shí)間和精力去研究檔案的各種規(guī)律，不斷改善檔案的管理水平，有助于管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.3加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。一是培養(yǎng)敬業(yè)精神。敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。二是培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。三是培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)富有創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，創(chuàng)造性地開展工作。

5.結(jié)束語

在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案的信息化管理是發(fā)展的大趨勢(shì)， 真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，著力于提高檔案工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。 [科]