物業(yè)管理在我國只有二十多年的發(fā)展歷史，各項(xiàng)工作尚處于完善階段。而物業(yè)檔案管理則是物業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，它對提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)公司經(jīng)營效益起到重要作用。物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，它對物業(yè)管理工作效果起到重要作用。隨著城市進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)業(yè)越來越繁榮，物業(yè)檔案越來越多，人們對物業(yè)檔案管理工作質(zhì)量要求也越來越高。而當(dāng)前我國物業(yè)檔案管理工作中還存在一些突出問題，影響了物業(yè)管理水平的提高。

1、物業(yè)檔案管理概述

物業(yè)檔案是指物業(yè)管理活動中所產(chǎn)生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業(yè)檔案的形成者非常之復(fù)雜，既有物業(yè)管理公司、物業(yè)管理人員、物業(yè)使用人員，也有工程圖紙的設(shè)計(jì)人員、房地產(chǎn)開發(fā)商、規(guī)劃局等，物業(yè)檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計(jì)算機(jī)軟件等。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動的依據(jù)，從物業(yè)管理活動開始，建筑物的養(yǎng)護(hù)、維修等都離不開檔案。隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，物業(yè)管理內(nèi)容越來越多，而物業(yè)檔案的種類也逐漸增多。目前，物業(yè)檔案的種類主要有兩種：一是物業(yè)管理公司在其日常管理活動中產(chǎn)生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經(jīng)營檔案、設(shè)備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業(yè)維修檔案、業(yè)主資料檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。

今天的物業(yè)檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態(tài)性、完整性等特點(diǎn)，它要求工作人員不斷提高自身素質(zhì)，提高物業(yè)管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業(yè)檔案，提高物業(yè)檔案的利用率，從而有效提高物業(yè)管理服務(wù)水平，促進(jìn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。

2、物業(yè)檔案管理工作中存在的問題

雖然說許多物業(yè)公司都認(rèn)識到物業(yè)檔案管理的重要性，但是，物業(yè)檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業(yè)管理水平的提高。

2.1資料收集不全

物業(yè)檔案具有很強(qiáng)的動態(tài)性，它伴隨著物業(yè)管理活動的運(yùn)轉(zhuǎn)而不斷增加，這也就要求物業(yè)檔案管理人員及時收集、整理相關(guān)的資料，并形成物業(yè)檔案資料。但是，當(dāng)前我國許多物業(yè)公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導(dǎo)致收集回來的材料質(zhì)量不高。檔案材料在流轉(zhuǎn)中手續(xù)不健全，導(dǎo)致材料的收集、補(bǔ)充工作異常艱難。另外，由于物業(yè)公司沒有明確規(guī)定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進(jìn)而就導(dǎo)致檔案人員填寫資料時出現(xiàn)不完整、不清晰現(xiàn)象。

2.2管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作，對工作人員的專業(yè)性、職業(yè)道德修養(yǎng)要求較高。但是，許多物業(yè)公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業(yè)務(wù)了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務(wù)，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉(zhuǎn)過程中，由于手續(xù)不健全，一旦出現(xiàn)檔案的丟失、破損現(xiàn)象，經(jīng)常出現(xiàn)大家相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，這也不利于物業(yè)管理效率的提高。所以說，在當(dāng)前形勢下，要提高物業(yè)管理工作效果，就必須盡快提高物業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展。

2.3檔案管理制度不健全

物業(yè)公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責(zé)和義務(wù)、檔案的分類和歸檔規(guī)定、檔案人員的業(yè)績考核、檔案管理的目標(biāo)等。于是，在基層物業(yè)檔案管理上，存在“只存不管”的現(xiàn)象，物業(yè)檔案管理規(guī)范性、保密性差，物業(yè)檔案管理工作效率低下。多數(shù)物業(yè)檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風(fēng)險(xiǎn)，不利于物業(yè)公司的可持續(xù)發(fā)展，甚至?xí)鸲喾郊m紛現(xiàn)象。

2.4檔案利用率低

由于物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的，它與人們的日常生活息息相關(guān)，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費(fèi)檔案等就經(jīng)常被反復(fù)調(diào)閱，這也說明物業(yè)檔案的利用率比較高。但在實(shí)際工作中，由于物業(yè)公司的檔案資料非常之多，而且物業(yè)檔案的載體也在逐漸增多，但是物業(yè)檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進(jìn)而影響到物業(yè)管理活動的順利進(jìn)行，也間接導(dǎo)致檔案利用率低，給物業(yè)公司的經(jīng)營管理活動帶來了一定程度的困擾。

3、做好物業(yè)檔案管理工作對策

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，物業(yè)公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

3.1增強(qiáng)檔案管理意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)所有經(jīng)營管理活動的核心，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責(zé)任制，并加強(qiáng)檔案管理，將檔案管理工作作為物業(yè)管理工作的重點(diǎn)，將檔案管理工作作為物業(yè)管理水平的重要考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在企業(yè)內(nèi)部形成人人關(guān)心檔案管理的工作作風(fēng)，穩(wěn)步提高檔案管理水平。

增強(qiáng)企業(yè)所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計(jì)劃中，并將其分解落實(shí)到各個部門的工作目標(biāo)中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強(qiáng)檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強(qiáng)檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業(yè)檔案的泄密風(fēng)險(xiǎn)。增強(qiáng)檔案管理意識有利于物業(yè)檔案收集質(zhì)量和效率的提高。提高全體員工的物業(yè)檔案管理意識，使所有員工在實(shí)際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業(yè)檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。

3.2完善檔案管理制度

檔案管理制度是物業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，而物業(yè)公司卻并未建立起嚴(yán)密的檔案管理制度，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真考核企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀，借鑒其他物業(yè)公司檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)以及國外的成功經(jīng)驗(yàn)，逐步完善檔案管理制度，建構(gòu)嚴(yán)密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。

比如說：根據(jù)企業(yè)物業(yè)檔案的特點(diǎn)下發(fā)《物業(yè)檔案歸檔制度》、《物業(yè)檔案鑒定規(guī)范》、《物業(yè)檔案管理工作人員的職責(zé)》、《物業(yè)檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)》、《物業(yè)檔案整理規(guī)范》等文件，并通過培訓(xùn)教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴(yán)格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

建立科學(xué)的物業(yè)檔案管理體系，并結(jié)合具體的措施落實(shí)物業(yè)檔案管理體系，抓好物業(yè)管理每一環(huán)節(jié)的工作，逐步提高物業(yè)檔案管理的規(guī)范性。使所有檔案人員都能嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業(yè)檔案，逐步提高物業(yè)檔案管理水平，為物業(yè)管理帶來更多便利，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

檔案管理工作是一項(xiàng)任務(wù)重、責(zé)任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)才能逐步提高檔案管理水平。

第一，招聘一批專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊(duì)伍，推動檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

第二，通過形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識水平，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念。學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、自動化，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

第三，通過法律教育、職業(yè)道德教育等提高檔案管理人員的責(zé)任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細(xì)心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻(xiàn)，逐步提高企業(yè)的物業(yè)管理水平。

3.4引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，提高檔案管理的信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索，計(jì)算機(jī)檢索是一種利用計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費(fèi)大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業(yè)公司要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。

而規(guī)模較小的物業(yè)公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據(jù)檔案工作的需要，重新設(shè)置EXCEL表格的某些選項(xiàng)，然后再將相關(guān)內(nèi)容錄入進(jìn)去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。

引進(jìn)先進(jìn)的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中充分發(fā)揮作用和價(jià)值，提高物業(yè)管理效率。

3.5建設(shè)專門的物業(yè)檔案室

建設(shè)專門的物業(yè)檔案室，檔案室則應(yīng)符合《檔案法》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有堅(jiān)固耐用的特點(diǎn)。同時，由于檔案資料很多都是紙質(zhì)文書，這也就要求檔案室必須有相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業(yè)的溫濕度調(diào)節(jié)裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應(yīng)的防火墻的安全措施。檔案是企業(yè)的一級機(jī)密，所以說，檔案室還要有相應(yīng)的防盜措施。

3.6強(qiáng)化檔案收集

物業(yè)檔案種類多，載體多，而收集是檔案管理的第一步，企業(yè)必須派遣專業(yè)的檔案管理人員從事檔案的收集整理工作，加強(qiáng)收集力度，及時將物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的檔案收集起來，并伴隨著物業(yè)管理活動的發(fā)展而不斷豐富和完善檔案。將原始的材料收集回來之后嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定將材料制成標(biāo)準(zhǔn)的圖、文、卡、冊、表等檔案。圖一般是指各類圖紙，如：房屋的施工設(shè)計(jì)圖。文則是各類文字資料，比如說：房屋租賃合同、房屋裝修合同等。而卡則是物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的各種卡片，如：設(shè)備維修卡。冊是為了提高物業(yè)管理水平而形成的專題化手冊，如：綠化管理手冊。表則是指各類房屋裝修申請表、業(yè)主情況登記表等。

提高物業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，提高檔案收集質(zhì)量，建立完整、真實(shí)的物業(yè)檔案，提高物業(yè)管理水平，保證物業(yè)管理工作的順利進(jìn)行，減少糾紛現(xiàn)象的出現(xiàn)，促進(jìn)物業(yè)公司的健康發(fā)展。

物業(yè)管理說白點(diǎn)就是一種服務(wù)活動，其服務(wù)水平至關(guān)重要，而物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理的重要內(nèi)容，是物業(yè)管理活動的重要依據(jù)，對提高物業(yè)管理水平有突出作用。而我國大多數(shù)物業(yè)公司沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，檔案管理水平低，影響了物業(yè)管理水平的提高。公司領(lǐng)導(dǎo)者要看到檔案管理的重要性，并建立健全的檔案管理制度，加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案收集整理，改進(jìn)檔案管理方法和理念，建立專門的物業(yè)檔案室，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，逐步提高物業(yè)檔案管理水平。