【摘 要】從獨立院校近幾年的發(fā)展來看，教務(wù)處是一個處理公共關(guān)系的重要平臺。獨立院校教務(wù)處工作繁多，需要面對不同的工作群體，處理好公共關(guān)系，能夠極大地提高工作效率，提高工作質(zhì)量。本文從教務(wù)處工作的實際出發(fā)，提出教務(wù)處在工作中應(yīng)充分發(fā)揮公共關(guān)系的實踐優(yōu)勢，優(yōu)化教務(wù)處的管理流程。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)處工作 公共關(guān)系的運用 教學(xué)管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）06-0036-01

公共關(guān)系指能夠建立和維持一個機(jī)構(gòu)與能夠影響其成敗的各類公眾之間的互益關(guān)系。隨著我國改革開放的深入和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公共關(guān)系使用范圍也從單純的營利組織發(fā)展到非營利組織。在獨立學(xué)院教務(wù)處的管理活動中引入公關(guān)意識，處理好公共關(guān)系極為重要。

一 獨立學(xué)院教務(wù)處工作的特征

1.教務(wù)處的管理活動是一種理性的行為

教務(wù)處的每一項工作對學(xué)校的正常教學(xué)都具有重要影響，比如期末考試、成績核算、人才培養(yǎng)計劃的制訂、教師行為的規(guī)范等都需要教務(wù)處反復(fù)強(qiáng)調(diào)和監(jiān)督。一些高校也非常注重教務(wù)處的作用，如清華大學(xué)對教務(wù)處的定位是：管理學(xué)校教學(xué)和進(jìn)行日常管理的職能部門。

2.教務(wù)處的管理活動包含感性的行為

教務(wù)處的活動是一種理性的活動，但其中也包含感性的因素。理性要求的是按照規(guī)章制度去工作，感性則是追求變通性工作。基于獨立院校教務(wù)處工作的對象基本上是學(xué)生和教師，如過于服從制度的管理則不利于學(xué)生個性的發(fā)揮，因此，在堅持理性管理的同時還要做好感性的協(xié)調(diào)。

3.獨立學(xué)院教務(wù)處工作的對象相對復(fù)雜

教務(wù)處在日常工作中任務(wù)繁重，比如需要向?qū)W校管理層面提供相關(guān)教學(xué)信息數(shù)據(jù)和提出教學(xué)管理規(guī)劃與方案；承接教委的相關(guān)業(yè)務(wù)；此外，一些社會組織也會要求教務(wù)處提供相關(guān)學(xué)籍核驗等業(yè)務(wù)內(nèi)容。針對不同的內(nèi)容需要教務(wù)處有不同的工作應(yīng)對方式，且在充分考慮各方利益和學(xué)校規(guī)定的情況下靈活應(yīng)對。同時，教務(wù)處應(yīng)本著服務(wù)的工作理念，淡化行政因素。

二 公關(guān)在教務(wù)處教學(xué)管理活動中的必要性分析

以往的教務(wù)處是以管理者的身份工作，但是隨著社會發(fā)展，教務(wù)處的職能作用也發(fā)生著變化。

1.能夠促使教師主觀作用的發(fā)揮

教師作為教學(xué)工作實踐的主體，能夠為教務(wù)處的工作提出有益建議，保障教務(wù)處工作的有序開展和順利完成。因此，為了更好地做好教務(wù)管理工作，必須發(fā)揮教師的主觀作用，熟悉教師，了解教師的想法。這就要求教務(wù)處發(fā)揮公關(guān)的作用，加強(qiáng)與教師的溝通，尊重教師的想法，提高教務(wù)處的工作質(zhì)量，調(diào)動教師工作的積極性和熱情。

2.能夠讓學(xué)生更加主動地遵守學(xué)校制度

對學(xué)生進(jìn)行管理是學(xué)校工作的重點和難點，究其原因是學(xué)生對學(xué)校的規(guī)定不完全認(rèn)可，學(xué)校也沒有真正了解學(xué)生的想法。為了更好地實現(xiàn)學(xué)院管理，教務(wù)處在工作中要能夠聽取學(xué)生的意見，尤其是在制定一些與學(xué)生有關(guān)的管理制度時，要向?qū)W生充分解釋制度的目的和意義，讓學(xué)生認(rèn)識到制度的作用，促使其主動遵守。

3.能夠使領(lǐng)導(dǎo)理解教務(wù)處工作并提供支持

教務(wù)處的工作有一定的特殊性，在處理大量工作和事務(wù)之后也不一定能夠獲得領(lǐng)導(dǎo)部門的認(rèn)可，此時就需要積極地與領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行溝通，能夠改變領(lǐng)導(dǎo)部門對教務(wù)處工作的認(rèn)識，增加認(rèn)可度。對校外的其他領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來說，能夠提高學(xué)院的形象，獲得支持。

三 教務(wù)處以公關(guān)行為協(xié)調(diào)公共關(guān)系的改進(jìn)建議

1.強(qiáng)化教務(wù)處工作人員的公關(guān)意識

教務(wù)處的每個工作人員都要具有公關(guān)意識，用意識指導(dǎo)自己的行為，在工作中樹立服務(wù)理念，并不斷地調(diào)整自己的工作方式，以此逐漸形成公關(guān)意識。同時教務(wù)處的負(fù)責(zé)人也要時刻關(guān)注工作人員的行為，不斷地提醒他們將公關(guān)意識滲透于工作中。

2.改善教務(wù)處工作環(huán)境，注重工作人員的形象

基于教務(wù)處工作的特殊性，學(xué)院要有意識地優(yōu)化教務(wù)處的工作環(huán)境，比如對辦公設(shè)備的更新和人性化設(shè)置，保障環(huán)境的清潔和安靜等。對于工作人員的形象學(xué)院應(yīng)當(dāng)制定一些原則性的規(guī)定，尤其是對外工作的科室，一定要保持良好的儀表形象。

3.嘗試建立更直接的對外信息公布制度

對外及時公布信息，能夠提高工作質(zhì)量和效率，同時保障校外人員了解學(xué)校的最新動態(tài)，充分利用現(xiàn)代化手段發(fā)布信息。比如在學(xué)校網(wǎng)站上開辟專門的版塊對外公布信息；還可以嘗試建立新聞發(fā)言人制度，在政策出臺時應(yīng)對各界的提問或?qū)ν饨獯鹣嚓P(guān)質(zhì)疑，當(dāng)然從精簡角度考慮可以是兼職。

四 結(jié)束語

獨立學(xué)院必須注重教務(wù)處工作的內(nèi)容，教務(wù)處也要積極發(fā)揮主觀能動性，采取多樣措施完成本職工作。最主要的是發(fā)揮公共關(guān)系的作用，利用公關(guān)的手段，改進(jìn)工作內(nèi)容，提高工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅.簡論校院兩級教學(xué)管理體制下教務(wù)處的管理與服務(wù)職能[J].江南大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2009（2）

〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕