摘 要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，利用office辦公軟件來進(jìn)行日常辦公越來越廣泛，word作為office辦公軟件中的核心套件之一，無處不在發(fā)揮著它強(qiáng)大的功能，但在長文檔的處理過程中，許多非專業(yè)人士不會(huì)用專業(yè)的排版軟件來進(jìn)行編排，而在運(yùn)用word處理過程中有存在著許多的問題。因此結(jié)合多年的經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)心得，從樣式的應(yīng)用、多級(jí)符號(hào)的設(shè)置、節(jié)的應(yīng)用、頁眉和頁腳的生成以及目錄的生成，給出了長文檔排版處理的方法。

關(guān)鍵詞：長文檔；word；排版

中圖分類號(hào)：TP391.12

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)的普及，office辦公軟件應(yīng)用的領(lǐng)域越來越廣泛，已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，比如許多企業(yè)在投標(biāo)方案的制作、產(chǎn)品的使用說明、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文等，都借助著office辦公軟件或者WPS office辦公軟件來完成。這一類的文檔有一個(gè)共同的特點(diǎn)就是文檔比較長，由許多頁構(gòu)成，而且這一類的文檔，對(duì)于格式都有一個(gè)比較嚴(yán)格的要求，這就給人們帶來了很大的困惑，如何更好、更快的完成這類文檔的編排呢？下面就來根據(jù)這類文檔的要求和特征進(jìn)行進(jìn)一步的研究。

一般來說，長文檔排版主要從封面、目錄、正文中各章節(jié)及正文的格式要求、以及頁眉頁腳的設(shè)置，這些都是長文檔排版處理中最基本的要求。而對(duì)于這些基本的要求，往往使得很多人手足無措，無從下手，最后只能按照常規(guī)的排版方法進(jìn)行處理，將就使用。那么如何更好的在word中完成長文檔處理呢，應(yīng)該從以下幾個(gè)角度進(jìn)行處理：

1 樣式的應(yīng)用

在長文檔處理過程中，關(guān)鍵是正文文檔的編排，對(duì)于正文，往往存在著多章多節(jié)的問題，而這些章與章、節(jié)與節(jié)之間，它的排版風(fēng)格又完全是統(tǒng)一的，因此在正文文檔的編排上，樣式的應(yīng)用將會(huì)取得事半功倍的效果。通常情況下，正文文檔編排過程中，一般分為各章標(biāo)題、一級(jí)節(jié)標(biāo)題、二級(jí)節(jié)標(biāo)題、三級(jí)節(jié)標(biāo)題以及章節(jié)中的正文內(nèi)容，很少有超過三級(jí)節(jié)標(biāo)題，根據(jù)文檔編排的實(shí)際情況，確定級(jí)別樣式，進(jìn)而進(jìn)行樣式的設(shè)置。

操作方法：在開始選項(xiàng)卡下的樣式欄中，點(diǎn)擊顯示“樣式”窗口按鈕“ ”，在調(diào)出的樣式任務(wù)窗格中根據(jù)需要新建樣式，按照文檔編排的要求，設(shè)置相應(yīng)的級(jí)別樣式，并將樣式應(yīng)用于相應(yīng)的級(jí)別。在設(shè)置相應(yīng)的級(jí)別樣式時(shí)，特別要注意，樣式下還有“格式”的設(shè)置，根據(jù)排版要求，進(jìn)行字體、段落等相應(yīng)格式的設(shè)置。

2 多級(jí)符號(hào)的設(shè)置

在樣式設(shè)置完畢后，如果是已經(jīng)完成錄入工作的長文檔，那就可以省略多級(jí)符號(hào)的設(shè)置。因?yàn)榧幢阍O(shè)置了多級(jí)符號(hào)，對(duì)于已經(jīng)完成錄入的長文檔，也起不到任何的作用。當(dāng)時(shí)如果還沒有進(jìn)行錄入工作的文檔，可以實(shí)現(xiàn)設(shè)置好樣式，緊接下來就可以進(jìn)行多級(jí)符號(hào)的設(shè)置，在設(shè)置多級(jí)符號(hào)時(shí)，一定要將“級(jí)別鏈接到樣式”進(jìn)行相應(yīng)級(jí)別樣式的鏈接，這樣做的目的是當(dāng)錄入工作者進(jìn)行章、節(jié)的添加、刪除、或者進(jìn)行修改時(shí)，可以一改即改，這就是多級(jí)符號(hào)設(shè)置的優(yōu)勢(shì)所在。而對(duì)于已經(jīng)完成錄入工作的長文檔，當(dāng)需要進(jìn)行相應(yīng)章、節(jié)的添加、刪除、或者修改，那就只能進(jìn)行手動(dòng)修改，別無選擇。

3 節(jié)的應(yīng)用

在長文檔的處理過程中，經(jīng)常會(huì)遇到不同章節(jié)不同的頁眉，封面、目錄及正文的頁碼編排不同，例如正文以前的頁碼要用大寫羅馬數(shù)字（Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ……）單獨(dú)編排，正文開始要用阿拉伯?dāng)?shù)字（1，2，3……）連續(xù)編排，類似這樣的一些問題，無疑必須使得文檔分節(jié)才能解決。那么如何分節(jié)呢？

操作方法：在頁面選項(xiàng)卡下的頁面設(shè)置欄中，點(diǎn)擊“分隔符”，選擇分節(jié)符的類型，通常將光標(biāo)置于分節(jié)的前一頁，在分節(jié)符類型下選擇“下一頁”進(jìn)行分節(jié)。如圖1所示。

圖1 插入分節(jié)符

根據(jù)長文檔編排的實(shí)際要求，將文檔分成相應(yīng)的節(jié)。分節(jié)時(shí)注意，凡是不同的格式設(shè)置，就需要分出不同的節(jié)來。比如頁碼編號(hào)不同、章節(jié)的頁眉內(nèi)容不同等都需要進(jìn)行分節(jié)。分節(jié)后就能滿足不同格式的設(shè)置。

4 頁眉和頁腳的設(shè)置

在長文檔處理過程中，頁眉和頁腳的設(shè)置有著較高的要求，常見的是首頁頁眉不同、奇偶頁頁眉不同、不同章節(jié)設(shè)置不同的頁眉等，這些在長文檔處理過程中都是非常常見的，那么在處理這樣的頁眉和頁腳問題上，可以根據(jù)以下這幾種情況來進(jìn)行處理。

情況一：首頁不同、奇偶頁不同的頁眉和頁腳

操作方法：在“頁面布局”選項(xiàng)卡下頁面設(shè)置欄中點(diǎn)擊“ ”按鈕，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，點(diǎn)擊“版式”選項(xiàng)卡中鉤選“首頁不同”和“奇偶頁不同”選項(xiàng)即可。

情況二：不同章節(jié)不同的頁眉和頁腳

操作方法：首先按照文檔的章節(jié)進(jìn)行分節(jié)，此時(shí)說的分節(jié)不是第一節(jié)、第二節(jié)等，而是將文檔在排版格式上隔離成相對(duì)獨(dú)立的部分。然后在“插入”選項(xiàng)卡下的“頁眉和頁腳”欄中，分別為各節(jié)設(shè)置和編輯頁眉和頁腳。在編輯不同的頁眉和頁腳前，需要將“鏈接到前一條頁眉”取消，否者頁眉和頁腳上“與上一節(jié)相同”的字樣，將會(huì)繼承上一節(jié)的頁眉和頁腳。

情況三：首頁不同、奇偶頁不同、不同章節(jié)不同的頁眉

操作方法：首先設(shè)置好首頁不同、奇偶頁不同的頁眉和頁腳，然后根據(jù)文檔的實(shí)際需要進(jìn)行文檔分節(jié)，使得文檔在排版格式上相對(duì)獨(dú)立，最后設(shè)置不同章節(jié)不同的頁眉內(nèi)容，并設(shè)置相應(yīng)的頁碼，在設(shè)置前別忘了取消“鏈接到前一條頁眉”，然后再輸入新的頁眉和頁腳內(nèi)容。

5 目錄的生成

當(dāng)長文檔的格式基本編排結(jié)束后，最后就是文檔目錄的生成。如果單純的用基礎(chǔ)的格式編排文檔，那么目錄生成是一件非常痛苦的事情，這個(gè)就需要文檔編排者手動(dòng)制作目錄，這可不是一件容易的事情。因此在長文檔處理過程中，為什么一定要應(yīng)用樣式的原因之一也就在此了。當(dāng)長文檔處理過程中采用的是樣式來進(jìn)行編排的，那么在目錄的生成上就非常之簡單。

操作方法：在“引用”選項(xiàng)卡下的“目錄”欄中，點(diǎn)擊“目錄”在展開的菜單中選擇插入目錄，選擇好相應(yīng)的顯示級(jí)別后，目錄將自動(dòng)生成。

總之，在word中進(jìn)行長文檔的處理時(shí)，如果借助word所提供的這一系列編輯長文檔的功能，能夠正確地使用這些功能，那么在組織和處理長文檔的過程中，就會(huì)變得得心應(yīng)手，處理起來就能有條不紊。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐立新.計(jì)算機(jī)文化基礎(chǔ)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2010.

[2]侯捷.word排版藝術(shù)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2004.

[3]宋翔.office 2010高效辦公全攻略[M].北京：科學(xué)出版社，2011.

作者簡介：陳會(huì)云（1978.09-），女，云南祥云人，教師，講師，碩士，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用、軟件工程。

作者單位：云南工商學(xué)院，昆明 651700