【摘 要】伴隨日趨激烈的人力資源競爭、物力資源競爭等，提高辦公效率，降低辦公成本、增加辦公效益已經成為管理者們關注的重點。同時辦公自動化的發(fā)展日趨成為人們討論和研究的重要話題。

【關鍵詞】辦公自動化 人力資源 辦公效率 辦公成本 經濟收益 發(fā)展 現狀

辦公自動化已經成為目前機構和組織辦公的主要手段，在機構的運轉和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關注的重點目標。

一、辦公自動化的概念

辦公自動化（OA）（以下簡稱“OA”）就其起源、產生的背景來講，伴隨電子產品和設備的發(fā)展和在辦公實踐中的應用，使辦公室的工作能夠自動化進行，最開始時候主要是以解決政府機關和大公司單位的檔案、文件，通過辦公自動化應用更加輕松和短時間的進行大量文件、檔案的處理。辦公自動化OA作為—個術語是由DS哈特于1936年首先提出來的[1]。我國的辦公自動化發(fā)展和應用于1985年首次辦公自動化規(guī)劃討論會上提出的。辦公自動化的開展和應用實際意義上為通訊設備（電話、傳真機），計算機技術、信息技術與行為科學、管理科學等先進科學技術及電子設備應用在辦公室的各種工作和各種活動，幫助整理、統(tǒng)計和提高工作效率、質量等[2]。最主要的目的是為提高工作效率、工作質量；減輕工作負擔，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。

二、OA的發(fā)展

辦公自動化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學技術的提高，20世紀70-80年代我國才逐漸提出辦公自動化概念和開始實施辦公自動化管理，辦公自動化主要是通過計算機、打印機、復印機進行相關信息的管理、傳送、儲存等，重點是進行文件管理和編輯。但伴隨計算機技術的不斷發(fā)展和進步， 90年代后期互聯網逐漸廣泛應用于機構的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關資料和進行管理，同時對不必要的文件和資料不必進行打印，減少儲存空間的同時減少辦公耗材的浪費。利用互聯網進行各個機構和部門的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過程的時間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負擔[3]。

伴隨近些年人們對環(huán)保的重視和關注，如今辦公室內提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內文件的打印、降低紙張的浪費，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進行打印的文件盡量應用單子版通知和進行相關信息的轉達。上報相關信息盡量以電子版的形式進行傳送，降低辦公紙張的使用。

三、OA存在問題

各個機構辦公人員的文化水平不一，導致在進行辦公自動化的實施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統(tǒng)辦公的時間較長，因此對辦公自動化和無紙化辦公缺少認識和學習，對應用辦公自動化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計算機和互聯網的應用中存在一定的障礙。僅能夠進行計算機的單機操作、還繼續(xù)傳統(tǒng)的辦公方式，不能進行電子版文件和相關信息的上報操作。

四、OA發(fā)展趨勢

伴隨互聯網的廣泛應用，辦公自動化的計算機應用已經得到普及，同時應用互聯網進行辦公也逐漸成為趨勢化發(fā)展。面對越來越多的電視會議、電話會議、視頻會議的開展，辦公自動化互聯網辦公已經成為工作中必不可少的。以后辦公自動化發(fā)展的趨勢應逐漸趨于數字化、網絡化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時伴隨越來越多互聯網和計算機的應用，互聯網安全逐漸得到管理者們的關注，對于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機構內秘密文件和信息的處理和保管。安全系統(tǒng)的建立主要為：

（一）相關信息的保密和安全性，在實際工作中應保證相關文件的上傳和下載過程中安全可靠，具備相關的可查詢的記錄，在出現相關信息的安全問題時可進行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權不能隨意進行相關資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。

（二）安全系統(tǒng)的完善和建立，在計算機和互聯網的應用中應注意本系統(tǒng)和部門計算機，安全系統(tǒng)的完善和修復，應定期對本機構計算機和互聯網安全進行維護，保證計算機和互聯網使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進行攻擊導致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導致嚴重損失。我國目前主要的互聯網安全措施主要是依據計算機情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關的信息和文件。同時對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門的監(jiān)管，對管轄區(qū)域內不安全網絡和數據管理系統(tǒng)進行監(jiān)管，控制違法網站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應用網絡中所有信息和相關文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機密文件進行違法活動。

綜上所述，今后辦公自動化的發(fā)展主要為數字化、安全信息管理化發(fā)展，實現完全辦公自動化和無紙化辦公，在對辦公自動化優(yōu)化的同時應注意對工作人員計算機和網絡知識管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識、增加對網絡安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負擔的情況下，使辦公室工作者們能夠有個更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。

參考文獻：

[1] WfMC； Workflow Management Coalition Interface 1： Process Definition Interchange Process Model （Document Number WfMC TC-1016-P Document Status-Version 1.1）；2000.

[2]趙六奇.論辦公自動化與檔案管理[J].農村.農業(yè).農民（B版），2011.（10）.

[3]白蕾.辦公自動化條件下檔案工作的特點[J].廣播電視信息，2011.（10）.

[4]許渡勇，張如云.企業(yè)計算機主干網的設計及應用[J].辦公自動化雜志，2007，（7）：34.

作者簡介：

馬曉花（1971.6-），女，（漢族），江蘇省淮安市漣水人，淮陰工學院離退休處技師，大專