摘 要：目前，在我國，實現(xiàn)檔案的信息化是極其必要與有意義的。一方面，這是21世紀發(fā)展我國水利事業(yè)的需要，另一方面，這也是信息化時代中檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。水利檔案信息化的實現(xiàn)要以水利檔案信息資源建設(shè)為核心，同時要以建設(shè)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)。擴大水利檔案信息資源開發(fā)，可以有效推進和完善水利檔案資源管理的標準化和數(shù)字化，因此促進水利檔案信息化的快速、持續(xù)、健康發(fā)展。本文主要分析了當前檔案信息化建設(shè)的重要性及其發(fā)展過程內(nèi)出現(xiàn)的問題，由此提出了加快實現(xiàn)檔案信息化的建議。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；利用；管理；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-05-00287-02

檔案信息化是檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化邁進的標志。加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)電子化，是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化的基礎(chǔ)和必經(jīng)之路。檔案信息化涉足的內(nèi)容非常廣泛，它包括積極組建檔案信息數(shù)據(jù)庫、有序整理檔案信息資源、合理開發(fā)利用檔案信息資源、規(guī)范建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、組建檔案信息化人才隊伍、制定相關(guān)的標準及法律法規(guī)等。本文就檔案信息化建設(shè)的必要性進行論述，并對檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題進行了分析，并提出相應(yīng)的方案。

一、檔案信息化的重要性

隨著時代的進步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。由于檔案需要長期保存的特殊性，而紙質(zhì)檔案應(yīng)容易受潮、蟲蝕及其他次生災(zāi)害，又因其需要被反復查閱的性質(zhì)，紙質(zhì)檔案不可避免的存在保管和利用上的困擾。而電子文檔恰好可以解決這一問題，因此，檔案信息化是當今社會發(fā)展的趨勢?？梢哉f，現(xiàn)代化信息技術(shù)成為了科學、合理利用檔案信息資源的關(guān)鍵。

根據(jù)國家檔案局信息化建設(shè)精神，\"十五\"期間末，要基本實現(xiàn)向檔案館移交檔案，同時，還要移交機讀目錄，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。因此，現(xiàn)階段檔案室信息資源建設(shè)的質(zhì)量、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的準，都將直接影響未來檔案館檔案信息化的質(zhì)量。而根據(jù)中央“八項規(guī)定”的精神，許多單位已經(jīng)或正在實現(xiàn)辦公自動化，電子文件伴隨著辦公自動化的進程應(yīng)運而生。各單位應(yīng)依照國家檔案局即將頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》等檔案信息化的標準，做好檔案信息化的基礎(chǔ)工作，把好這一基礎(chǔ)工作至關(guān)重要。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）檔案工作者信息意識淡薄。

部分檔案工作者，尤其是老一輩的檔案工作者，因為受傳統(tǒng)檔案服務(wù)觀念的影響，不能成熟的用發(fā)展的、科學的眼光看待水利檔案信息化的實施。老一輩的檔案工作者現(xiàn)代化管理技能薄弱，計算機對他們而言只能用于目錄檢索。因為信息意識薄弱，思想觀念落后，缺乏開拓創(chuàng)新精神，不能熟練地對待數(shù)字化和信息化，缺乏室藏檔案數(shù)字化和電子檔案歸檔管理等方面的操作技能和專業(yè)知識，因此形成了非常落后的檔案信息資源建設(shè)。例如某單位檔案管理工作者工作年限時間長，但是缺乏檔案信息化意識，在檔案管理工作中按部就班的采用手工方式進行檔案的整理，這種檔案管理方式不但效率低下，而且無法為檔案利用者提供及時的服務(wù)，引發(fā)了很多檔案利用者的不滿。而新一輩的檔案工作者，雖熟練計算機技術(shù)，但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則等卻不夠熟悉，這已成為一個普遍存在的問題。目前，各個單位檔案管理工作發(fā)展及其不平衡，綜合檔案室只看重于收集紙質(zhì)檔案，忽視了對電子檔案的收集。

（二）檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)尚未確定統(tǒng)一的標準和數(shù)據(jù)格式，沒有明確近期目標和長遠規(guī)劃。例如，一些單位輕視于服務(wù)和支持全局的綜合檔案的管理信息化建設(shè)，沒有普及和運用已經(jīng)購置的檔案管理軟件，也沒有建設(shè)同步的綜合檔案管理系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設(shè)，造成投入大量資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法與辦公自動化網(wǎng)絡(luò)對接的局面。部分單位雖然購置了專用的檔案管理系統(tǒng)及硬件設(shè)施，但軟件應(yīng)用水平和利用率不高，僅僅局限于簡單的查詢，沒有真正發(fā)揮作用。

信息化建設(shè)沒有形成統(tǒng)籌的安排，整體化推進、全面協(xié)調(diào)的局面，只是各自為政。

三、檔案信息化建設(shè)具體措施

（一）提高工作人員素質(zhì)加強隊伍建設(shè)

為了改變傳統(tǒng)的舊思想和舊觀念，提高檔案管理人員對新技術(shù)和新設(shè)備的熟練程度，各級有關(guān)部門應(yīng)通過各種形式定期組織相關(guān)培訓，讓檔案工作者對檔案信息化管理予以重視。必須堅持\"人才為先\"的理念，檔案管理現(xiàn)代化需要的是信息化的復合型人才和創(chuàng)新型人才，因此，檔案管理部門應(yīng)該制定可行的人才引進和培訓計劃，完善人才獎勵機制，加大科學管理力度。其次，應(yīng)保證檔案工作者的穩(wěn)定性，確保檔案工作能連續(xù)進行，為實現(xiàn)構(gòu)建優(yōu)秀信息化水利檔案管理團隊的目標不懈努力。

（二）盡快建立檔案信息資源庫

隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給人們的工作和生活帶來了極大的便捷，各領(lǐng)域也都充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建自己的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案管理也必須通過加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐，從而提高檔案的管理水平。在檔案管理上，利用計算機進行檔案的手機、整理、編制檢索工具集目錄，并應(yīng)用于庫房管理。其次，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使檔案實現(xiàn)資源共享。利用掃描儀、打印機等數(shù)字化設(shè)備，使檔案管理一體化。

積極推動水利檔案資料全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實來現(xiàn)單位內(nèi)部檔案的圖片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)資料的共享，最大化的降低查詢時間，提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。另外還要建立統(tǒng)一的管理標準，使各種檔案管理軟件實現(xiàn)互通互用，使資源得以共享，讓檔案利用者恩能更方便快捷的利用檔案。

（三）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)三個方面的內(nèi)容。要想真正實現(xiàn)檔案管理和利用的信息化，必須有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作保證。因此，首先，必須要完善硬件設(shè)備。要加大資金投入，購置大量先進的計算機設(shè)備、路由器、交換機、打印機、集線器等。有些單位認為信息化就是電腦化，就是利用電腦進行檔案信息的存儲，因此在基礎(chǔ)設(shè)施購置上往往側(cè)重于大量計算機設(shè)備的購買，使得檔案管理和利用呈現(xiàn)辦信息化。影響了檔案信息化的實現(xiàn)。其次，必須要完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。要建立和完善局域網(wǎng)，使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)無縫對接。要注重網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃，要確定現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)的改良方案，要確定合理的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，要評估當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不足，并拓展能夠滿足未來新業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)進行擴充和升級。以此達到資源共享的目的，加強檔案的利用率。再次，要加強基礎(chǔ)軟件規(guī)劃，主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件的規(guī)劃。要了解當前市場上最優(yōu)越的操作系統(tǒng)，特別是 windows 系統(tǒng)目前為止已經(jīng)經(jīng)歷了幾次升級，在采用操作系統(tǒng)時，要采用性能最大的操作系統(tǒng)，并及時做好升級。要及時更新數(shù)據(jù)庫技術(shù)，保證數(shù)據(jù)庫的先進性和優(yōu)越性。

新時期對檔案進行信息化管理已經(jīng)勢在必行。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不僅是檔案管理部門的工作，它需要所有的檔案管理人員的積極參與和配合，在工作者摸索出更先進、更科學的管理辦法，才能使檔案信息化建設(shè)工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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