摘 要：在體驗高版本OFFCIE辦公軟件豐富功能的同時，是否也在為找不到各種命令而發(fā)愁，本文就這個問題本文就以OFFCIE2010中的WORD組件為例介紹高版本OFFICE辦公軟件的功能區(qū)設置技巧。

關(guān)鍵詞：OFFICE辦公軟件；自定義功能區(qū)；技巧

中圖分類號：TP317

OFFICE辦公套裝是當今使用范圍最廣的一套辦公軟件，至今已經(jīng)經(jīng)歷了十幾個版本，最新的版本為OFFICE2013。自OFFICE2007版本推出以后，與上一個版本OFFICE2003的界面發(fā)生了翻天覆地的變化，它使用全新的功能區(qū)和組替代了下拉式的命令菜單，界面更加美觀、使用起來也更加的便捷。OFFICE2010版本更是在其基礎(chǔ)上增加了實時預覽、截圖等功能。在體驗OFFICE高版本絢麗功能的同時，對于初次使用高版本的人來說，想要快速的在功能區(qū)中找到所需的命令，卻是一件相當困難的事情——這就是很多人不想更換OFFICE版本的原因。為此，微軟公司提供了一個個性化的定制功能——自定義功能區(qū)。

自定義功能區(qū)可以將功能區(qū)中的所有組、所有命令，按照自己的需求重新進行排列，也可以將功能區(qū)中的選項卡、組、命令進行刪除、添加、隱藏等操作。

我就以OFFICE2010中的WORD組件為例給大家講解自定義功能區(qū)的使用方法。

1 功能區(qū)介紹

OFFICE的常用命令都存放在頁面頂端的功能區(qū)中，它使用的是三級管理方式即選項卡、組、命令按鈕或下拉菜單。

選項卡分為兩類：主選項卡、工具選項卡。

WORD中包含有開始、插入、頁面布局、引用、郵件、審閱、視圖等主選項卡和圖表工具、繪圖工具、圖片工具、表格工具、頁眉和頁腳工具、公式工具等工具選項卡。單擊每個選項卡，在功能區(qū)將顯示其相應的功能。每一個選項卡是一類命令的集合。

每個選項卡包含有若干個組，每個組包含有若干個命令按鈕或下拉菜單。

工具選項卡默認情況下不顯示，只有當插入了圖片、圖表等對象時，才會出現(xiàn)與之對應的選項卡。

2 更改默認功能區(qū)

根據(jù)用戶的需求，可以將功能區(qū)中默認功能區(qū)中的選項卡、組進行重新排列、隱藏。

操作步驟：

（1）鼠標右擊功能區(qū)中的空白區(qū)域，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令。在彈出的“word選項”對話框中，右側(cè)區(qū)域即主選項卡的設置區(qū)域。

（2）鼠標選中選項卡或者組的名稱后，點擊“重命名”按鈕，即可對選項卡或組進行重新命名操作。

（3）鼠標點擊每個選項卡前方的復選框，即可顯示或者隱藏該選項卡。

（4）鼠標點擊選項卡或者組，向上或者向下拖動可更改選項卡或者組的順序。

注意事項：

（1）默認的選項卡只能進行排列順序的更改和隱藏的操作，不能進行刪除操作。

（2）默認的命令處于灰色不可修改狀態(tài)，只有自定義的命令才可以進行修改操作。如圖1所示：標注1處為灰色區(qū)域，不可修改。標注2處為自定義命令，可以修改。

圖1

3 自定義功能區(qū)

當你所需要的命令處于不同的選項卡、不同的組時，可以通過新建選項卡、新建組的方式來重新排列功能區(qū)。

例如：我們平常使用的命令有：字體格式設置、段落格式設置（默認在開始選項卡中）、頁面設置（默認在頁面布局選項卡中）、自選圖形設置（默認在繪圖工具選項卡中），為了快速的調(diào)出它們，需要將這些命令統(tǒng)一的放在“常用”選項卡中。我們就可以通過新建“常用”選項卡、新建組的方式來重新排列功能區(qū)。

操作步驟：

（1）鼠標右擊功能區(qū)中的空白區(qū)域，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義功能區(qū)”命令，打開“word選項”對話框。

（2）在“自定義功能區(qū)”列表中，選擇主選項卡。下方窗口將顯示主選項卡中的所有項。

（3）單擊窗口底部的“新建選項卡”按鈕，創(chuàng)建一個新的選項卡。新建選項卡的后方會帶有“（自定義）”字樣。

（4）選擇新的選項卡，單擊“重命名”按鈕，更改選項卡名稱為“常用”，即在功能區(qū)中，添加了一個“常用”選項卡。默認情況下，新建的選項卡包含一個新建組。

（5）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇主選項卡。

（6）分別選擇“開始”選項卡中的字體組、段落組，“頁面布局”選項卡中的頁面設置組，單擊窗口中部的“添加”按鈕在選中組添加到常用選項卡中。

（7）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇工具選項卡。如圖2所示。

圖2

（8）選擇繪圖工具選項卡中的插入形狀組，單擊“添加”按鈕添加到常用選項卡中。

（9）單擊“確定”即可完成。

以上的操作中，我們所添加的組都是系統(tǒng)默認的組，這些組中的命令在添加完成之后同樣是無法進行修改和刪除的。如果想對添加之后的命令進行修改和刪除，只有通過添加單獨的命令來實現(xiàn)。以字體組中的命令為例。

操作步驟：

（1）在主選項卡中新建“常用1”選項卡；

（2）在“常用1”選項卡中新建“字體”組；

（3）在“從下列位置選擇命令”列表中，選擇所有命令；

（4）在所有命令列表中選擇與字體相關(guān)的格式：字體、字號、增大字體、縮小字體等格式，添加到字體組中；

（5）單擊確定按鈕即可完成。

以此種操作設置的命令，可以對它進行刪除、修改、重新排列。

4 自定義功能區(qū)的導入和導出、重置

在修改了功能區(qū)后，您可以將功能區(qū)自定義設置導出到一個文件中，該文件可以由其他人導入和使用，也可以在其他計算機上導入和使用。單擊“導入/導出”按鈕，選擇“導出所有自定義設置”，可以將自定義設置導出到計算機中，保存為擴展名為exportedUI的文件。這個文件可以導入到OFFICE2010及以后的所有版本中進行使用。假如，想把功能區(qū)恢復到初始狀態(tài)，您可以選擇重置功能區(qū)上的所有選項卡，或僅將所選選項卡重置為其原始狀態(tài)。如果重置功能區(qū)上的所有選項卡，還會將快速訪問工具欄重置為僅顯示默認命令。

注意事項：如果導入功能區(qū)自定義文件，則之前對功能區(qū)和快速訪問工具欄所做的所有自定義設置都將丟失。如果您認為您可能需要還原到當前使用的自定義設置，則應該先導出這些設置，然后再導入任何新的自定義設置。

使用以上方法，就可以定制出個性化的命令窗口。

參考文獻：

[1]李俊霞.Windows7+Office2010入門與提高[D].北京理工大學，2013.

[2]微軟官方.Office2010實用技巧寶典[M].2010.

作者單位：空軍第一航空學院計算機教研室，河南信陽 464000