摘 要：本文主要針對SC高職院校收費管理系統(tǒng)開發(fā)運用過程中系統(tǒng)數(shù)據(jù)表及結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)功能模塊設(shè)計進(jìn)行介紹，分析系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)設(shè)計以及按照實際需求設(shè)計的系統(tǒng)功能模塊及功能。

關(guān)鍵詞：收費管理；數(shù)據(jù)表；功能模塊；設(shè)計

中圖分類號：TP311.52

SC職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所面向全國招生的?？茖哟温殬I(yè)院校，在校學(xué)生規(guī)模為12000人，生源主要來源于國內(nèi)二三線城市，城鄉(xiāng)學(xué)生居多。長久以來學(xué)生收費一直是學(xué)院財務(wù)部門的一項復(fù)雜、繁重且過程漫長的工作，為了提高收費工作效率，做到實時提供收費數(shù)據(jù)，快捷查詢、匯總，促進(jìn)和提升欠費摧收管理工作水平，2005年學(xué)院自行開發(fā)設(shè)計了一套以SQL server為后臺數(shù)據(jù)管理，VFP編制運用程序界面的C/S模式收費管理系統(tǒng)，并于同年開始試用，經(jīng)過五年的修改、完善和擴充，目前該系統(tǒng)的運行完全能滿足學(xué)院收費管理各方面的需求。本文就五年來的系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能模塊設(shè)計的經(jīng)驗作個總結(jié)，以期對高職院校及一般高校的收費管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計工作提供一些幫助。

1 數(shù)據(jù)庫表及結(jié)構(gòu)設(shè)計

數(shù)據(jù)庫表及結(jié)構(gòu)設(shè)計需要考慮幾個方面：一是系統(tǒng)需要服務(wù)哪些方面的工作；二是合理設(shè)置數(shù)據(jù)庫中表的數(shù)量；三是根據(jù)需要確定數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)的字段。

根據(jù)學(xué)院收費管理工作的實際需要，以實用、夠用、滿足需要為原則，在數(shù)據(jù)庫中設(shè)計了用戶、部門、專業(yè)、班級、專業(yè)學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)、年級收費標(biāo)準(zhǔn)、新生繳費、學(xué)生繳費、收費入賬流水記錄、收費流水記錄、收費作廢流水記錄、其他收費項目和其他收費流水記錄等13張主要的數(shù)據(jù)表。

1.1 用戶表結(jié)構(gòu)設(shè)計

用戶表是控制進(jìn)入系統(tǒng)的操作人員以及操作權(quán)限工作表，其目的是保證數(shù)據(jù)的安全和明確責(zé)任的分工?；诖嗽诮Y(jié)構(gòu)上設(shè)計了6個字段：用戶代碼C（3）、姓名C（12）、簡名C（4）、密碼C（10）、操作級別C（1）、系統(tǒng)管理C（2），通過讀取該表控制進(jìn)入系統(tǒng)的人員和操作權(quán)限。

其中用戶代碼、操作級別和系統(tǒng)管理在系統(tǒng)中通過添加或選擇由系統(tǒng)程序自動定義代碼。用戶代碼從001開始自動添加；操作級別在系統(tǒng)中有二個，一是管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入維護(hù)以及重要數(shù)據(jù)的修改操作；二是收費員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)中收費操作，程序中管理員代碼定義為1，收費員代碼定義為2；系統(tǒng)管理在系統(tǒng)中負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)，程序通過邏輯選擇定義代碼，是定義為01，非定義為02。

1.2 部門表、專業(yè)表和班級表結(jié)構(gòu)設(shè)計

設(shè)置部門表、專業(yè)表和班級表主要是考慮學(xué)生收費、查詢、匯總需要，以便快捷地完成收費以及提供各系部所屬專業(yè)、班級學(xué)生繳費和欠費數(shù)據(jù)用于系部學(xué)生繳費管理工作。基于此對三張表的結(jié)構(gòu)設(shè)計如下。

部門表在結(jié)構(gòu)上設(shè)計了2個字段：部門代碼C（3）、部門名稱C（20）。

專業(yè)表在結(jié)構(gòu)上設(shè)計了5個字段：專業(yè)代碼C（8）、國標(biāo)代碼C（8）、專業(yè)名稱C（50）、收費代碼C（4）、學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)N（5），其中專業(yè)代碼是學(xué)院內(nèi)部管理的代碼，它由部門代碼（3位）+學(xué)院專業(yè)編碼（3位）組成；國標(biāo)代碼是教育部對各專業(yè)統(tǒng)一制定的代碼。

班級表在結(jié)構(gòu)上設(shè)計了5個字段：班級代碼C（20）、班級名稱C（50）、專業(yè)代碼C（8）、收費代碼C（4）、學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)N（5），其中班級代碼由入學(xué)年份后2位+專業(yè)代碼+分班編號（2位）組成。

專業(yè)表和班級表在字段設(shè)計上都設(shè)計了收費代碼和學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)二個字段，其目的是為了適應(yīng)國家對收費標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整后“新生新辦法，老生老辦法”這一管理規(guī)定。新生讀取專業(yè)表收費，老生讀取班級表收費。

以上三張表在代碼設(shè)計上的關(guān)系：部門代碼→專業(yè)代碼→班級代碼

1.3 專業(yè)學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)表結(jié)構(gòu)設(shè)計

專業(yè)學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)表主要針對新生入學(xué)時由于沒有分班，只有專業(yè)信息，為便于收費而設(shè)置。其結(jié)構(gòu)設(shè)計了4個字段：專業(yè)代碼C（8）、專業(yè)名稱C（50）、收費代碼C（4）、學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)N（5）。

本表在系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計時可考慮取消，用專業(yè)表代替。

1.4 年級收費標(biāo)準(zhǔn)表結(jié)構(gòu)設(shè)計

年級收費標(biāo)準(zhǔn)表是對全院所有年級按專業(yè)大類而設(shè)計的一張收費項目標(biāo)準(zhǔn)表，項目內(nèi)容包括住宿費和按國家規(guī)定統(tǒng)一收取的代購代管費，不包括學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)（學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)通過專業(yè)表和班級表中的學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)字段控制）。由于收費項目國家有嚴(yán)格規(guī)定，因此表結(jié)構(gòu)設(shè)計只包括國家規(guī)定的固定項目，在程序設(shè)計時沒有考慮動態(tài)改變其收費項目。

基于國家政策，年級收費標(biāo)準(zhǔn)表結(jié)構(gòu)設(shè)計了10個字段：標(biāo)準(zhǔn)代碼C（4）、名稱C（14）、標(biāo)準(zhǔn)金額N（4）、住宿費N（4）、書籍資料費N（4）、體檢費N（4）、防疫費N（4）、床上用品費N（4）、軍訓(xùn)服裝費N（4）、大學(xué)生醫(yī)保N（4）。

專業(yè)表、班級表、專業(yè)學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)表中的收費代碼與本表的標(biāo)準(zhǔn)代碼對應(yīng)，通過代碼讀取表中各收費項目的金額。

1.5 新生繳費表和學(xué)生繳費表結(jié)構(gòu)設(shè)計

新生繳費表是一張錄取新生的繳費標(biāo)準(zhǔn)表，它在導(dǎo)入新生數(shù)據(jù)時，通過專業(yè)代碼、收費代碼讀取生成。由于高職校院普遍存在報告率不高問題，存在一定比例的錄取學(xué)生不到校就讀，設(shè)置該表的目的是新生報到時從中調(diào)取學(xué)生繳費信息，完成收費并將收費記錄寫入學(xué)生繳費表中，避免學(xué)生繳費表中出現(xiàn)無效的記錄。

學(xué)生繳費表是一張在讀學(xué)生繳費情況結(jié)果表，是系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)表。記錄每一個學(xué)生實際的繳費情況。

以上二張表為了信息上一致，結(jié)構(gòu)上采取了相同結(jié)構(gòu)設(shè)計，設(shè)計了27個字段：高考報名號C（14）、報到號C（14）、姓名C（12）、性別C（2）、班級代碼C（20）、學(xué)號C（20）、專業(yè)代碼C（20）、學(xué)生類別C（5）、身份證號C（20）、銀行卡號C（20）、銀行卡金額N（5）、收費代碼C（4）、標(biāo)準(zhǔn)金額N（4）、減免金額N（4）、減免原因C（100）、欠費金額N（5）、上期欠費N（5）、實繳金額N（5）、學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)N（5）、學(xué)費N（5）、住宿費N（4）、書籍資料費N（4）、體檢費N（4）、防疫費N（4）、床上用品費N（4）、軍訓(xùn)服裝費N（4）、大學(xué)生醫(yī)保N（4）。

1.6 收費入賬流水記錄表、收費流水記錄表結(jié)構(gòu)設(shè)計

收費入賬流水記錄和收費流水記錄二張表是學(xué)生每一筆詳細(xì)繳費記錄表，是系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)表。前者為已經(jīng)完成對帳并進(jìn)行會計處理的流水記錄表，該表內(nèi)容由對帳后的收費流水記錄表導(dǎo)入，不能進(jìn)行任何記錄修改，它是校驗學(xué)生繳費表準(zhǔn)確性和學(xué)生查詢詳細(xì)繳費情況的基礎(chǔ)表；后者為實時收費且能夠進(jìn)行作廢刪除修改的流水記錄表，該表內(nèi)容在實時收費錄入時完成，在對帳無誤后，通過入賬操作導(dǎo)入收費入賬流水記錄表并清空，入帳后該表為一張空表。設(shè)置二張收費流水記錄表目的是解決在實時收費過程中由于多種原因（如收費操作員金額錄入錯誤；同名同姓學(xué)生繳費對象錄入錯誤；學(xué)生繳費時票據(jù)已經(jīng)打印，但學(xué)生繳納現(xiàn)金或銀行卡上金額不足等）造成收費記錄不實而需要修改的情況。

二張表在結(jié)構(gòu)上采取了相同結(jié)構(gòu)設(shè)計，設(shè)計了17個字段：流水號N（5）、報到號C（14）、姓名C（12）、學(xué)號C（20）、繳費方式C（1）、繳費類別C（1）、繳費日期D（8）、收費員代碼C（3）、實繳金額N（5）、學(xué)費N（5）、住宿費N（4）、書籍資料費N（4）、體檢費N（4）、防疫費N（4）、床上用品費N（4）、軍訓(xùn)服裝費N（4）、大學(xué)生醫(yī)保N（4）。

其中流水號根據(jù)繳費先后系統(tǒng)自動編號；繳費方式和繳費類別在系統(tǒng)中通過選擇由系統(tǒng)程序自動定義代碼。繳費方式在系統(tǒng)中有二個，一是現(xiàn)金，二是銀行轉(zhuǎn)帳，程序中現(xiàn)金代碼定義為1，銀行轉(zhuǎn)賬代碼定義為0；繳費類別在系統(tǒng)中有二個，一是本期費用，二是上期欠費，程序中本期費用代碼定義為1，上期欠費代碼定義為5。

1.7 收費作廢流水記錄表結(jié)構(gòu)設(shè)計

收費作廢流水記錄表是一張作廢記錄備查表，該表內(nèi)容只能查詢，不能進(jìn)行任何記錄修改、刪除。當(dāng)對收費流水賬表中某記錄進(jìn)行作廢刪除修改操作時，收費流水賬表中該記錄被刪除，同時該記錄進(jìn)入收費作廢流水記錄表。設(shè)置該表的目的，一是會計內(nèi)控制度需要，二是便于檢查作廢刪除修改是否存在誤操作。

由于收費作廢流水記錄表是對收費流水賬表中記錄進(jìn)行作廢刪除操作生成記錄，因此它結(jié)構(gòu)采取了與收費流水賬表相同結(jié)構(gòu)設(shè)計。

1.8 其他收費項目表和其他收費流水記錄表結(jié)構(gòu)設(shè)計

學(xué)院收費工作除了國家規(guī)定的對學(xué)生進(jìn)行的收費外，還存在許多其他項目的收費，如學(xué)生自愿參加的職業(yè)技能培訓(xùn)和鑒定的收費、職工的各種繳款、外單位人員的繳款等。在收費系統(tǒng)設(shè)計時，將這類收費通過其他收費項目表和其他收費流水記錄表進(jìn)行管理。

其他收費項目表是一張收費項目的動態(tài)管理表，該表可以根據(jù)實際收費情況隨時進(jìn)行項目添加和刪除，在表的結(jié)構(gòu)設(shè)計上只設(shè)計了項目名稱一個字段，字段類型為字符型，寬度為50個字符。

其他收費流水記錄表是記錄每一筆其他收費的記錄表，該表結(jié)構(gòu)設(shè)計了7個字段：流水號N（4）、姓名C（12）、繳費備注C（20）、繳費項目C（50）、繳費日期D（8）、收費員代碼C（3）、實繳金額N（5）。

除以上13張數(shù)據(jù)表外在本地程序目錄中還根據(jù)新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入和查詢的需要設(shè)計有高考錄取專業(yè)與系統(tǒng)專業(yè)代碼對照表、高考錄取地區(qū)代碼表；根據(jù)票據(jù)打印的需要設(shè)計有票據(jù)打印字段數(shù)據(jù)臨時表等。

2 功能模塊設(shè)計

以實用、夠用、滿足需要為原則，通過對系統(tǒng)的需求分析，在系統(tǒng)功能模塊設(shè)計上設(shè)計了系統(tǒng)管理、在校生收費管理、新生收費管理、學(xué)生收費數(shù)據(jù)查詢、學(xué)生收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計五個模塊。系統(tǒng)的功能模塊如圖1所示：

圖1 系統(tǒng)功能模塊圖

2.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)處理、EXCEL文件導(dǎo)出等三個部分組成。

（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理部份設(shè)計了部門管理、專業(yè)管理、班級管理、收費標(biāo)準(zhǔn)管理、用戶管理等五個方面的操作，實現(xiàn)部門、專業(yè)、班級、用戶項目一次錄入全局應(yīng)用的功能。在操作上各部分均能進(jìn)行增加、更新、刪除信息數(shù)據(jù)。

（2）數(shù)據(jù)處理部份設(shè)計了收費數(shù)據(jù)校驗、收費年度結(jié)轉(zhuǎn)、收費數(shù)據(jù)備份、收費數(shù)據(jù)恢復(fù)、SQL命令窗口等五個方面的操作，實現(xiàn)收費數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性驗證、年度收費數(shù)據(jù)庫建立與結(jié)轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)備份和在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時數(shù)據(jù)的恢復(fù)功能。

收費數(shù)據(jù)校驗通過收費入賬流水賬表記錄對學(xué)生繳費表記錄進(jìn)行準(zhǔn)確性驗證，若學(xué)生繳費表記錄與收費入賬流水表記錄有不同，以收費入賬流水表記錄為準(zhǔn)進(jìn)行更正。在實際運用系統(tǒng)過程中由于網(wǎng)絡(luò)傳輸和數(shù)據(jù)運算方面原因，會出現(xiàn)收費流水表記錄已經(jīng)寫入數(shù)據(jù)，但學(xué)生繳費表記錄沒有進(jìn)行相應(yīng)的更新數(shù)據(jù)運算，造成學(xué)生繳費數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的情況，因此設(shè)計了這一校驗功能。

收費年度結(jié)轉(zhuǎn)是在本年度收費工作結(jié)束時將本年度收費數(shù)據(jù)形成一個只能查詢不能編輯修改的歷史數(shù)據(jù)庫，對當(dāng)前操作的數(shù)據(jù)庫的學(xué)生繳費表的欠費金額項結(jié)轉(zhuǎn)至上期欠費項，同時將數(shù)據(jù)庫中涉及到學(xué)生本年度實際繳費的數(shù)據(jù)清空，開始新年度學(xué)生收費管理工作。在設(shè)計系統(tǒng)時，為了快速檢索數(shù)據(jù)并進(jìn)行數(shù)據(jù)運算，采用了財務(wù)軟件的設(shè)計思路，將過去各年度的收費數(shù)據(jù)作為單獨的歷史數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。

收費數(shù)據(jù)備份和收費數(shù)據(jù)恢復(fù)是對當(dāng)前操作的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和恢復(fù)操作，以備系統(tǒng)出現(xiàn)問題時進(jìn)行恢復(fù)處理。

SQL命令窗口是為專業(yè)人員直接利用SQL命令維護(hù)數(shù)據(jù)庫而設(shè)計的一個入口界面。

（3）EXCEL文件導(dǎo)出部份實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中的表以EXCEL文件格式導(dǎo)出到本地功能。

2.2 在校生收費管理模塊

在校生收費管理模塊由標(biāo)準(zhǔn)收費和其他收費二個部分組成。

（1）標(biāo)準(zhǔn)收費部分設(shè)計了在校生收費、收費數(shù)據(jù)入賬與作廢、添加學(xué)生、學(xué)生變動數(shù)據(jù)編輯、學(xué)生身份證資料導(dǎo)入、學(xué)生銀行資料導(dǎo)入、學(xué)生銀行資料導(dǎo)出等七個方面的操作，實現(xiàn)對學(xué)生進(jìn)行本期費用或上期欠費的實時收費并打印票據(jù)、對實時收費數(shù)據(jù)及時入賬或作廢、學(xué)年中途轉(zhuǎn)入學(xué)生的添加和在校學(xué)生的收費標(biāo)準(zhǔn)、班級、專業(yè)、費用減免、休學(xué)、退學(xué)等變動編輯，以及學(xué)生銀行資料的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。

（2）其他收費部分設(shè)計了其他收費、其他收費項目編輯、其他收費查詢與作廢、其他收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計等四個方面的操作，實現(xiàn)對學(xué)生和其他人員進(jìn)行其他項目的實時收費并打印票據(jù)、對實時收費數(shù)據(jù)查詢或作廢、其他收費項目的添加或修改、刪除等編輯，以及對其他收費進(jìn)行全部或按日期進(jìn)行統(tǒng)計功能。

（3）新生收費管理模塊

新生收費管理模塊由新生收費、新生數(shù)據(jù)處理、新生繳費統(tǒng)計等三個部分組成。

1）新生收費部分設(shè)計了新生收費、添加新生二個方面的操作，實現(xiàn)新生實時收費并打印票據(jù)和少數(shù)臨時錄取新生的錄入添加功能。在程序設(shè)計上新生完成收費后自動轉(zhuǎn)入在校生收費數(shù)據(jù)表，后續(xù)管理在在校生收費管理模塊中完成。

2）新生數(shù)據(jù)處理部分設(shè)計了新生錄取數(shù)據(jù)導(dǎo)入、新生錄取數(shù)據(jù)清空、新生銀行卡號導(dǎo)入、新生銀行卡劃賬金額導(dǎo)入、新生銀行資料導(dǎo)出、新生報到數(shù)據(jù)導(dǎo)出等六個方面的操作，實現(xiàn)對新生錄取、報到、銀行等資料的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。

3）新生繳費統(tǒng)計部分設(shè)計了按部門、按專業(yè)、按地區(qū)三個繳費統(tǒng)計操作，滿足不同對象對新生報到繳費數(shù)據(jù)的需求。在程序設(shè)計上除統(tǒng)計數(shù)據(jù)外，還可根據(jù)需要導(dǎo)出EXCEL文件格式的統(tǒng)計表。

（4）學(xué)生收費數(shù)據(jù)查詢模塊

學(xué)生收費數(shù)據(jù)查詢模塊設(shè)計有入賬數(shù)據(jù)查詢、作廢數(shù)據(jù)查詢、學(xué)生個人本期繳費查詢、學(xué)生個人往年繳費查詢和往年班級繳費查詢等五個方面的操作，滿足不同查詢需求。

（5）學(xué)生收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊

學(xué)生收費數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊設(shè)計有全部學(xué)生和在讀學(xué)生的收費統(tǒng)計、操作員和管理員當(dāng)日收費統(tǒng)計、全部流水記錄和當(dāng)日流水記錄統(tǒng)計、年級收費統(tǒng)計、專業(yè)收費統(tǒng)計、部門收費統(tǒng)計、減免統(tǒng)計、學(xué)生名冊等十一個方面的操作，滿足不同統(tǒng)計需求。在程序設(shè)計上除統(tǒng)計數(shù)據(jù)外，還可根據(jù)需要導(dǎo)出EXCEL文件格式的統(tǒng)計表。

3 總結(jié)

通過五年實踐與運用，有以下經(jīng)驗教訓(xùn)：

（1）在開發(fā)學(xué)生收費管理系統(tǒng)，設(shè)計系統(tǒng)數(shù)據(jù)表和功能模塊時，要根據(jù)學(xué)院自身收費管理工作的特點，以實用、夠用、滿足管理需要為目的，不要過于追求數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的全面和功能的面面具到，當(dāng)有新的管理需要出現(xiàn)時，可以通過升級來完善。

（2）在開發(fā)中，財務(wù)人員要融入開發(fā)團體并起主導(dǎo)作用。財務(wù)人員和編程人員一定要密切配合，共同完成開發(fā)與運用，否則做出的東西，只能是一個花架子，浪費人、財、物，不但提不高管理效率，還會增加財務(wù)部門后期的數(shù)據(jù)清理工作量。

（3）由于系統(tǒng)是以應(yīng)用程序作為界面，所以各功能模塊盡可能的做到界面簡單易懂、交互性強，便于使用者快速上手。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉志勇.SQL Server 2005寶典[M].北京：電子工業(yè)出版社，2007，1.

[2]周予濱.Visual FoxPro 5.0中文版編程寶典[M].北京：中國水利水電出版社，1998，4.

作者簡介：尹特進(jìn)（1960-），男，重慶市潼南縣人，本科，應(yīng)用數(shù)學(xué)與經(jīng)濟系副主任，副教授，主要研究方向：會計學(xué)。

作者單位：四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川遂寧 629000