摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，辦公信息化是實(shí)現(xiàn)全面信息化建設(shè)的重要組成部分。良好的辦公信息化模式不但有利于行政辦公效率的提升，同時(shí)還對科學(xué)決策、廉潔建設(shè)等方面起到輔助的作用。本文主要對當(dāng)前信息化技術(shù)在行政辦公中的作用進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上闡述了現(xiàn)階段信息化在行政辦公中存在的問題，并提出了完善行政辦公信息化的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：行政辦公；信息化；運(yùn)用

中圖分類號：G647

在我國行政機(jī)構(gòu)改革不斷深化的背景下，政府機(jī)關(guān)面臨信息量不斷增長的形勢。因此傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前行政辦公的實(shí)際需求。在面對信息時(shí)代巨大挑戰(zhàn)下，完善信息化技術(shù)在我國行政辦公中的運(yùn)用勢在必行。

1 信息化技術(shù)在行政辦公中的作用

1.1 形成資源共享

在行政辦公的過程中，采用信息化技術(shù)不但可以對信息進(jìn)行迅速的提取與整理，最重要的是對日常政務(wù)信息進(jìn)行有效的處理。在行政辦公的過程中，信息的提取是一項(xiàng)非常繁瑣的任務(wù)，采用信息化技術(shù)可以在一定程度上提升辦事效率。除此之外，在行政辦公中采用信息化的方式將計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接后，就會(huì)達(dá)到資源共享的模式，最終形成一種內(nèi)部整合與優(yōu)化的目標(biāo)。

1.2 節(jié)約資源利用

可以看出一般情況下，我國傳統(tǒng)的行政辦公模式都是通過紙制品將信息進(jìn)行傳遞。但是值得注意的是紙制品的辦公方式不但具有不容易保存的特點(diǎn)，最主要的是需要高額的成本費(fèi)用。而采用信息化技術(shù)就可以減少對紙制品的使用，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約資源的目的，減少不必要的浪費(fèi)。

1.3 提升辦公效率

同時(shí)，在行政辦公中采用辦公信息化技術(shù)，一定程度上改變了傳統(tǒng)辦公模式而造成的人力、物力以及財(cái)力方面的浪費(fèi)。同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得辦公信息化的運(yùn)用得到了普及。也就是說合理采用信息化技術(shù)使得政府在行政辦公的過程中處理信息時(shí)更加便捷與快速，大幅度的提升了行政辦公的效率。最后，現(xiàn)階段在行政辦公信息化的背景下使得公務(wù)人員減少了重復(fù)工作量，在減少了中間管理環(huán)節(jié)管理的同時(shí)，也提升我國行政管理的辦事效率。

2 信息化在行政辦公中存在的問題

通過對現(xiàn)階段信息化在行政辦公中實(shí)施的現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，可以發(fā)現(xiàn)存在著信息化存在安全隱患、行政機(jī)關(guān)缺少獲取信息的渠道以及工作人員的素質(zhì)不高等三方面特點(diǎn)。

2.1 信息化存在安全隱患

由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性的特點(diǎn)，進(jìn)而信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中是沒有任何空間限制的。在這種背景下就會(huì)有不法分子通過計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)來非法獲取行政機(jī)關(guān)中的信息，導(dǎo)致政府系統(tǒng)無法正常運(yùn)行。行政辦公中的信息被破壞或者篡改后，不但會(huì)破壞了信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，最主要的是政府很有可能根據(jù)被篡改的數(shù)據(jù)來執(zhí)行下一步計(jì)劃，就會(huì)給我國政府的發(fā)展帶來誤導(dǎo)。同時(shí)，在我國行政辦公系統(tǒng)受到黑客攻擊時(shí)，其內(nèi)部數(shù)據(jù)的泄漏還會(huì)給國家的安全帶來一定的隱患。

2.2 行政機(jī)關(guān)獲取信息渠道較少

在獲取信息渠道方面較缺乏主要體現(xiàn)在政府的網(wǎng)站上，現(xiàn)階段有60%的政府網(wǎng)站上的信息內(nèi)容都是有限的，特別是在一些發(fā)展較落后的地區(qū)基本就是將政府中的公文展現(xiàn)在行政辦公的網(wǎng)站中，其主要的原因是我國政府對信息資源的開發(fā)力度不夠，進(jìn)而無法對信息數(shù)據(jù)進(jìn)一步處理而展現(xiàn)給民眾。除此之外，還有些政府網(wǎng)站中形同虛設(shè)，個(gè)別網(wǎng)站還存在著實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不多而商業(yè)性廣告占據(jù)了大篇幅的現(xiàn)象，同時(shí)還存在著網(wǎng)站中的分欄點(diǎn)擊后根本沒有任何內(nèi)容?？傊覈姓C(jī)關(guān)需要加大力度來獲取信息，對行政信息資源進(jìn)行有效整合。

2.3 工作人員的素質(zhì)有待提升

在信息化時(shí)代的背景下，通過對我國行政辦公的工作人員進(jìn)行分析后可以看出存在計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低的現(xiàn)象，進(jìn)而無法滿足政府辦公信息化的實(shí)際需求，當(dāng)前工作人員的辦公能力還保持在傳統(tǒng)的應(yīng)用程度，對于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息化根本不懂。因此，要想將信息化技術(shù)完全應(yīng)用于我國行政辦公中，需要對政府辦公人員在信息化方面的培訓(xùn)。但是值得注意的是，由于行政辦公信息化會(huì)使得政府中的每項(xiàng)工作變得規(guī)范化、透明化，進(jìn)而會(huì)對工作人員的辦公能力和權(quán)力行駛起到了監(jiān)督與限制的作用，進(jìn)而一部分工作人員為了保證自身的利益不愿采用信息化來進(jìn)行辦公，也就意味著在我國行政辦公的信息化建設(shè)過程中還面臨著工作人員不配合的問題。

3 完善我國行政辦公中信息化建設(shè)的相關(guān)策略

對當(dāng)前信息化技術(shù)在我國行政辦公中的運(yùn)用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，認(rèn)為主要可以從加強(qiáng)對行政信息的防護(hù)、對行政信息資源進(jìn)行有效整合以及提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)入手來進(jìn)行完善。

3.1 加強(qiáng)對行政信息的防護(hù)

首先，可以從建立安全管理體制方面來對行政信息進(jìn)行防護(hù)，主要從加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)防護(hù)技術(shù)以及安全技術(shù)兩個(gè)方面的開發(fā)力度，在此基礎(chǔ)上建立完善的應(yīng)急中心，可以減少政府信息泄漏的幾率，進(jìn)而一定程度的降低政府?dāng)?shù)據(jù)泄露所造成的損失。同時(shí)針對于政府內(nèi)部局域網(wǎng)中的數(shù)據(jù)信息要格外重視，由于政府局域網(wǎng)中的數(shù)據(jù)在連接到互聯(lián)網(wǎng)后才能形成資源共享，那么在連接互聯(lián)網(wǎng)后自然會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)中的病毒攻擊，在嚴(yán)重的情況下可以對政府中的內(nèi)部信息進(jìn)行盜取和篡改，因此在日常辦公的過程中，需要計(jì)算機(jī)專業(yè)的相關(guān)人員對政府內(nèi)部的計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的殺毒，進(jìn)而保證政府信息的安全性。

3.2 對行政信息資源進(jìn)行有效整合

為了更好的對行政信息資源進(jìn)行整合，首先可以加大政府信息資源的開放力度，向民眾公開行政辦公的流程以及每個(gè)對應(yīng)部門的職責(zé)，進(jìn)而可以保證行政辦公的公開化與透明化，進(jìn)而使得政府信息可以發(fā)揮出其存在的價(jià)值，有效促進(jìn)了政府的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，還需要將地方政府的行政信息的封閉模式進(jìn)行改善，加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)力度以保證對政府信息資源庫更好的整合。加強(qiáng)行政辦公的通信設(shè)施，為我國行政辦公信息化提供有利的基礎(chǔ)。

3.3 提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

對此，為了加強(qiáng)行政工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與個(gè)人辦公能力，政府機(jī)關(guān)需要從多方式、多渠道來對人才保障工作進(jìn)行完善。除了通過社會(huì)招聘、考試錄用的方式外，還可以從完善獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度的方式來留住現(xiàn)有的專業(yè)人才。同時(shí)在培訓(xùn)方面，可以從行政辦公信息化技術(shù)、知識(shí)培養(yǎng)以及職業(yè)道德方面入手來對工作人員的整體素質(zhì)進(jìn)行提升，在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公模式的同時(shí)提升行政辦公的辦事效率?？傊诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的背景下，對于行政辦公的工作人員能力的需求也不斷提升，進(jìn)而可以看出短暫的培訓(xùn)已經(jīng)無法對員工知識(shí)內(nèi)容的更新起到很好的作用。那么就需要行政機(jī)關(guān)建立一種終身教育的模式，進(jìn)而達(dá)到全面性的提升辦公人員的整體水平。同時(shí)，辦公信息化的推行，節(jié)省了傳統(tǒng)依靠手工作業(yè)處理日常業(yè)務(wù)所耗費(fèi)的大量時(shí)間和精力，為公務(wù)人員終身學(xué)習(xí)制提供了時(shí)間保障。

4 結(jié)束語

通過對現(xiàn)階段我國行政辦公中的信息化技術(shù)的運(yùn)用，可以看出在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)在行政辦公中的運(yùn)用勢在必行。但值得注意的是在執(zhí)行信息化的過程中其安全問題和工作人員的素質(zhì)是首先需要解決的問題。因此在以后的工作中，需要從信息化技術(shù)的內(nèi)在因素以及外界因素兩方面進(jìn)行完善，才能保證我國行政辦公中信息化技術(shù)更好的運(yùn)用。

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作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，武漢 430074