摘要：隨著高校管理不斷走向成熟，二級學院辦公室逐漸成為高等教育改革中的重要組成部分。文章剖析了提高二級學院辦公室工作效率的重要性和迫切性，初步論述了提高二級學院辦公室工作效率的主要途徑。

關(guān)鍵詞：高校二級學院；辦公室；工作效率

隨著高校的規(guī)模逐漸擴大，高等教育的普及化，學校的管理重心不斷下移，作為基層的二級學院辦公室，在高校管理體制中發(fā)揮著越來越大的作用。加強二級學院辦公室建設，提高辦公室的工作效率，是保障高校黨務、教學、科研、人事、工勤等機關(guān)部門工作高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。

一、提高二級學院辦公室工作效率的重要性和迫切性

（一）提高二級學院辦公室工作效率是新形勢下高校發(fā)展的迫切要求

當前，高校發(fā)展日新月異，各種改革正有條不紊的進行，這促使高校的內(nèi)部管理模式必須隨發(fā)展改革進行變化。二級學院辦公室在高校的管理體系中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁作用，是重要的綜合服務部門。隨著高校的擴招，新的專業(yè)陸續(xù)開辦，辦學規(guī)模的急劇擴大，辦學層次的不斷提升，使得二級學院辦公室的工作任務日漸繁重和復雜，管理事務也不斷增多，二級學院辦公室的地位和作用更加突出。因此，二級學院辦公室必須抓好自身建設，提高工作效率，這樣才能保質(zhì)保量的完成辦公室的各項工作。

（二）提高二級學院辦公室工作效率是發(fā)揮辦公室綜合職能作用的重要保證

二級學院辦公室的綜合職能包含服務、協(xié)調(diào)、參謀、檢查督辦和信息處理，是高校管理鏈中起著重要的作用。隨著高校辦學規(guī)模的擴大，新的二級學院不斷設立，高校之間、各二級學院之間及學科之間的競爭日益激烈，各方面矛盾也日益突出，這使得二級學院辦公室完全履行完成綜合職能的難度增大，任務加重，要求也更高，管理事務的難度、內(nèi)容、復雜性不斷增加，二級學院辦公室的工作效率的高低直接影響著所在部門及整個學校的發(fā)展。

（三）提高二級學院辦公室工作效率是實現(xiàn)辦公室管理信息化的必然結(jié)果

當今，隨著信息化建設的推進，辦公條件得到了質(zhì)的飛躍。辦公管理信息化是現(xiàn)代科技在辦公室領(lǐng)域興起的一項新的改革。電腦和網(wǎng)絡的結(jié)合顯示出了它的巨大發(fā)展?jié)摿Γ瑫r也徹底改變了傳統(tǒng)的管理工作模式，工作節(jié)奏也日益加快，信息量越來越大。學院辦公室人員要與時俱進，不斷學習，熟練掌握現(xiàn)代化辦公室技術(shù)，充分利用辦公軟件、網(wǎng)絡、手機的快捷性，采用多種媒體形式，管理和傳輸信息、處理事務，實行無紙化辦公，可極大地提高辦室工作效率和工作質(zhì)量。

二、提高二級學院辦公室工作效率的主要途徑

要提高管理工作效率就必須要對管理工作實現(xiàn)科學化管理。筆者以實際工作為經(jīng)驗，對實現(xiàn)二級學院辦公室管理工作科學化管理，提高工作效率，提出以下幾點實現(xiàn)途徑。

（一）完善辦公室人員設置，明確職責分工

多數(shù)高校的二級學院辦公室人員設置為辦公室主任加辦公室工作人員，存在一人兼數(shù)崗位職責的情況，但隨著高校發(fā)展的不斷深入，辦學規(guī)模的不斷擴大，在校師生人數(shù)迅猛增加，這樣的人員設置已不能適應發(fā)展的要求。當前，在高校正式管理編制人數(shù)有限的情況下，可以增加編外管理人員的聘用，對二級學院辦公室人員設置，應設立辦公室主任、行政秘書、科研秘書、檔案管理員、研究生秘書。同時還應該對人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，這包括專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)等方面。專業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，就是要改變原來大部分辦公室人員為政治、文史專業(yè)的情況，調(diào)整增加公共管理類、計算機類專業(yè)以及本學院所在學科的對口專業(yè)的人員；年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化，就是要注重老中青相結(jié)合，開展好傳幫帶工作，使辦公室工作能注入新鮮的年輕力量；性別比例優(yōu)化，就是注意工作的男女搭配，根據(jù)不同工作崗位的特點，安排不同的人，以充分發(fā)揮男女性別優(yōu)勢。除此還要明確職責分工，理順工作結(jié)構(gòu)關(guān)系，分工不分家，相互配合，互相幫助，這樣才能充分發(fā)揮辦公室的整體效益。

（二）加強制度建設，實現(xiàn)管理規(guī)范化

辦公室管理規(guī)范化是指把辦公室的一些常規(guī)性工作，指定合理可執(zhí)行的制度，辦公室人員按既定的標準、程序開展工作。二級學院辦公室工作繁雜、涉及面廣，要避免管理上的雜亂和無序，就必須建立嚴格的辦事程序和一整套切實可行、健全的規(guī)章制度。因此，要想讓辦公室工作規(guī)范化、科學化，就必須先加強制度建設，這是提高辦公室工作水平和提高工作效率的有效途徑。

然后，為進一步提高辦公室工作效率，促使辦公室管理規(guī)范化，這就要對一些常規(guī)性工作制定可操作的程序，即明確規(guī)定辦事的次序、步驟及要求。把常規(guī)性工作程序化，可以有效避免開展工作時忙中出錯的情況，還可以使剛從事這些常規(guī)工作的新手有章可循，以達到提高工作效率的目的。

（三）加強隊伍建設，提高辦公室人員素質(zhì)

加強隊伍建設，提高二級學院辦公室人員素質(zhì)可以從以下幾個方面入手：（1）加強對辦公室人員的思想政治教育。辦公室人員要加強政治理論學習，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”、“科學發(fā)展觀”、“中國夢”等理論知識武裝自己的思想，規(guī)范個人行為。（2）加強辦公室人員的職業(yè)道德建設。通過職業(yè)道德教育，不斷提高辦公室人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，使辦公室人員甘于奉獻，吃苦在前，享樂在后，愛崗敬業(yè)，增強責任感和使命感。（3）加強辦公室人員的業(yè)務學習和培訓。要建立健全的辦公室人員的教育培訓制度，通過邀請專家講座、到兄弟院校考察學習、參加專業(yè)培訓等方式，增強辦公室人員的文字表達能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合處理能力等。（4）加強辦公室人員的心理保健。當遇到困難、受到委屈時，辦公室人員自己善于調(diào)節(jié)情緒，事事以一顆平常心對待，要具備較強的抗挫折、承失敗的能力。（作者單位：四川理工學院理學院）

參考文獻

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