【摘 要】伴隨著社會(huì)的迅速發(fā)展及新型的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)生，均逐步將網(wǎng)絡(luò)化推向一種全新的頂峰狀態(tài)，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，機(jī)關(guān)辦公室也開(kāi)始將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到日常工作中來(lái)，尤其是在檔案管理層面的運(yùn)用愈發(fā)廣泛。但是在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作開(kāi)展中，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用方面依然存在著諸類問(wèn)題，亟待深化解決。筆者通過(guò)對(duì)新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，展開(kāi)調(diào)查研究，針對(duì)性提出了有關(guān)建議，以供廣大工作同仁借鑒思考。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息化；宏觀環(huán)境；檔案管理；工作開(kāi)展

伴隨著現(xiàn)代化辦公環(huán)境的日新月異，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)單位均將自動(dòng)化辦公和網(wǎng)絡(luò)化辦公納入到發(fā)展日程之中，有效的促進(jìn)了辦公效率的提升和發(fā)展，從而也逐步的完善了機(jī)關(guān)單位日常的辦公流程。檔案文件作為機(jī)關(guān)單位對(duì)于各項(xiàng)日常工作考核參評(píng)的重要依據(jù)，因此，加速對(duì)其電子網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展也同等重要。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題探究

（一）收集難

1、國(guó)內(nèi)辦公軟件無(wú)固定標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國(guó)在自動(dòng)化軟件辦公設(shè)備方面無(wú)固定標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)單位在選擇辦公軟件的類型上也存在著很多差異，在一些電子文檔形成與傳遞的過(guò)程中文件檔案記錄的結(jié)果有可能發(fā)生改變。因此，在對(duì)這些諸多文件進(jìn)行收集期間存在著相當(dāng)大的阻力；

2、整理電子檔案的意識(shí)薄弱。由于傳統(tǒng)的整理檔案模式已經(jīng)在人們腦海中定格，其思想觀念在短時(shí)間內(nèi)得不到有效扭轉(zhuǎn)。在以往的機(jī)關(guān)單位檔案管理中以紙質(zhì)檔案為主，而隨著電子檔案不斷地出現(xiàn)，并在檔案管理方面趨于一種主流形式，機(jī)關(guān)工作人員對(duì)此不能迅速適應(yīng)，在整理電子檔案的時(shí)候往往會(huì)因?yàn)橐庾R(shí)上的薄弱發(fā)生遺漏。

3、檔案管理者技術(shù)水平不足。機(jī)關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平有限，在起草、制定以及修改電子檔案的各環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。電子檔案時(shí)常會(huì)因其操作中存在的種種問(wèn)題而被忽視。對(duì)計(jì)算機(jī)的熟練程度直接影響到了電子檔案是否能夠順利收集。

（二）歸整難

1、檔案管理人員身兼數(shù)職。在機(jī)關(guān)單位中，并未配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員。對(duì)檔案進(jìn)行管理的機(jī)關(guān)工作人員常身兼數(shù)職，由于工作重心的不斷變化，現(xiàn)代化新設(shè)備以及檔案管理方法就受到了限制，諸如多種因素都導(dǎo)致了檔案規(guī)整工作的順利進(jìn)行。

2、多元化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境。現(xiàn)代機(jī)關(guān)辦公的環(huán)境受到多元化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響程度較深，無(wú)論是檔案的形成、檔案的載體以及檔案的內(nèi)容等都具有著多元化的選擇取向。傳統(tǒng)以紙張為主的檔案被電子檔案所替代，而且會(huì)在檔案形成中增加多個(gè)傳真件與修改稿，這就使原本的檔案規(guī)整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存難

1、電子檔案保存技術(shù)存在缺陷。眾所周知，當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，各類軟件與硬件的更新?lián)Q代相當(dāng)快。并且很多機(jī)關(guān)檔案觀并不具備檔案保存的條件。一些行政機(jī)關(guān)在將有效檔案存留于檔案館之中期間，這些檔案并未得到妥善的保存。

2、檔案保存不具備實(shí)效性?，F(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)檔案都是打印件和復(fù)印件，其文件壽命與紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量有著密切的關(guān)聯(lián)。另外，行政機(jī)關(guān)單位所使用的打印材料也成為檔案保存是否可以具備時(shí)效性的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下解決機(jī)關(guān)檔案管理的方法對(duì)策探究

（一）增強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)力度，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。為了使機(jī)關(guān)檔案管理工作走向正軌，有效地解決機(jī)關(guān)檔案的整理與收集工作中存在的諸類問(wèn)題，主要從以下兩方面著手。首先，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將立法工作擺在第一位。立法工作是機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理的有效保障，面對(duì)多元化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，只有依照法律的強(qiáng)制力與權(quán)威性，才可以建立起機(jī)關(guān)檔案管理的有效機(jī)制。運(yùn)用法律法規(guī)為機(jī)關(guān)辦公營(yíng)造優(yōu)越的檔案管理環(huán)境。機(jī)關(guān)檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)日常檔案文件進(jìn)行全方位收集的工作。因此，要有針對(duì)性地對(duì)其開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，使其自身的檔案管理意識(shí)得到提高，而且還要盡快地使其掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。

（二）強(qiáng)化技術(shù)運(yùn)用能力，構(gòu)建優(yōu)越基礎(chǔ)設(shè)施。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響之下的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作面臨著一系列問(wèn)題，在加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案妥善保存事物種，機(jī)關(guān)單位可以采取以下方法來(lái)加強(qiáng)檔案保存工作能力。首先，強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)運(yùn)用能力。面對(duì)新型檔案管理，要與傳統(tǒng)的檔案管理工作區(qū)別對(duì)待。較高的專業(yè)檔案管理知識(shí)和較高的檔案管理意識(shí)是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要途徑之一。其次，就是要努力構(gòu)建優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施，良好的基礎(chǔ)設(shè)施可以有效激發(fā)工作人員的積極性。新形勢(shì)下，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行機(jī)關(guān)單位檔案管理的一種必要因素。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)制度建設(shè)，完善檔案管理方法。從目前機(jī)關(guān)檔案管理的狀態(tài)來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下的機(jī)關(guān)工作相當(dāng)艱難。想要實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案的有效管理，要切實(shí)做到對(duì)檔案進(jìn)行充分收集，因此而需要一種完備的工作制度予以指導(dǎo)。由制度著手，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理者進(jìn)行有效的管理。無(wú)論其是否身兼數(shù)職，在制度的規(guī)范之下，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員都應(yīng)受到一定的約束，其自身應(yīng)當(dāng)樹(shù)立起主人翁的意識(shí)，不管是機(jī)關(guān)單位中的紙質(zhì)檔案，還是形成文件的電子檔案，都應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)負(fù)責(zé)人員的充分重視。另外，在檔案管理方法上，每一位機(jī)關(guān)檔案負(fù)責(zé)人員都應(yīng)具備一整套切實(shí)可行的方法。這種方法具體到每個(gè)人而言不會(huì)完全相同，但是，機(jī)關(guān)檔案管理人員具備的任何一種方法都是與現(xiàn)代管理模式與設(shè)備相適應(yīng)的，都能夠?qū)n案的新內(nèi)容、新形式以及新載體有著全新的見(jiàn)解，這樣才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行有效管理。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的多元化發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也愈發(fā)向著多層次方向發(fā)展，首先，機(jī)關(guān)檔案的形成過(guò)程呈多元化發(fā)展趨勢(shì)，主要可劃分為三種形式。第一，專人手工書寫。手工書寫即是指有機(jī)關(guān)專門文書進(jìn)行手工起草文件后，再進(jìn)行電腦錄入的過(guò)程，最終形成機(jī)關(guān)單位的正是文件；第二，直接鍵盤錄入。此種方法即是機(jī)關(guān)文書直接運(yùn)用電腦進(jìn)行文件的起草，之后經(jīng)過(guò)再次修整，進(jìn)而形成一種規(guī)范的電子檔案；第三，數(shù)碼影像設(shè)備記錄生成。其主要是指在機(jī)關(guān)單位召開(kāi)重要會(huì)議或者舉辦重要活動(dòng)期間，運(yùn)用錄像機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備對(duì)聲像進(jìn)行有效記錄，形成具有動(dòng)感的視頻材料或者音頻材料。其次，機(jī)關(guān)檔案載體呈多元化發(fā)展趨勢(shì)。目前，隨著政府機(jī)關(guān)單位在電子政務(wù)的建設(shè)上不斷加大力度，以往的紙質(zhì)檔案形式受到了較為嚴(yán)重的沖擊，新型電子檔案愈發(fā)增多。這種以電子檔案的載體呈現(xiàn)出的多元化主要體現(xiàn)在聲像影音、電子錄音的記錄方面，然后再將這些聲像材料放入磁盤或者刻成光盤形式進(jìn)行保存。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在網(wǎng)絡(luò)宏觀環(huán)境之下，全面做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的電子化、信息化發(fā)展就顯得尤為現(xiàn)實(shí)且必要。同時(shí)每一名機(jī)關(guān)單位檔案管理人員，面對(duì)新形勢(shì)下產(chǎn)生的諸類問(wèn)題事項(xiàng)，也需具備全面統(tǒng)籌的視野，自各個(gè)層面了解需完善的章節(jié)事宜，以此做到了然于胸，并能夠就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作所帶來(lái)的問(wèn)題，予以全面擊破與解決。

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