【摘 要】發(fā)文字號是公文不可缺少的構成要素，擬撰發(fā)文字號必須符合規(guī)范化的標準。但在現實應用中，常常發(fā)生發(fā)文字號的錯位、增減、顛倒等混亂現象。本文通過分析這些常見病誤，提出規(guī)范發(fā)文字號寫作的要求和方法。

【關鍵詞】公文；發(fā)文字號；寫作規(guī)范

公文即公務文書，人們通常理解的公文有兩類：一類為法定公文，是國家有關部門正式規(guī)定的公文文種，又稱通用公文；一類為事務文書，是機關、單位、團體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，又稱常用文書。本文探討的是第一類。規(guī)范的公文體式不僅有利于體現國家機關的權威性、嚴肅性，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。發(fā)文字號是公文不可缺少的構成要素，其寫作規(guī)范有必要加以研究。

一、發(fā)文字號的規(guī)范要求

公文發(fā)文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發(fā)文機關同一年度公文排列的順序號，一般由發(fā)文機關代字、年份和序號三部分所組成。例如，國務院文件“國發(fā)〔2001〕 6號”中，“國發(fā)”是發(fā)文機關代字，“2001”是發(fā)文年份，“6號”為文件序號，表明這份文件是國務院在2001年度制發(fā)的第6號文件。

發(fā)文字號既用于發(fā)文統(tǒng)計，也用于收文登記、歸檔和管理；同時，對于文件標題較長者，還可起便于引用的作用。

公文的發(fā)文字號，不是可隨意編寫的。在擬撰公文的發(fā)文字號時，必須符合以下三個規(guī)范化的標準：（一）國務院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的原則。《辦法》規(guī)定：“公文發(fā)文字號一般包括機關代字、年份、序號。幾個機關的聯合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號?！保ǘ┌l(fā)文字號的正確位置。版頭文件的發(fā)文字號，應在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字居中排布；平頭文件的發(fā)文字號，位于標題下面的右側。（三）發(fā)文字號的規(guī)范式：發(fā)文字號的年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

二、發(fā)文字號的常見混亂現象

發(fā)文字號是公文書面格式中不可缺少的一個組成部分，然而在現實中，常常發(fā)生發(fā)文字號的錯位、增減、顛倒等混亂現象。

（一）位置不當。發(fā)文字號的正確位置應是機關代字——年份——序號，而現在不少的發(fā)文字號卻出現年份——機關代字——序號的錯誤排列。如：《關于耕地占用稅征收經費問題的通知》的發(fā)文字號“〔1994〕財農稅28號”，把發(fā)文機關代字與年份的位置顛倒。

（二）年份不全。最常見的是〔99〕前省去了“19”，如四川財政?？茖W校1997年所發(fā)的第12號文，編寫為“川財專校字〔97〕12號”，應在“97“前加上“19”為是。因為若經過1個世紀或更長一些時間，就有可能把“〔97〕”理解為公元2097年或2197年，年份不全無疑會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。

（三）代字不清。主要表現在發(fā)文機關的代字編寫不全、不明，如貴陽冶金局的發(fā)文機關代字編寫為“貴冶發(fā)”，其含義不清，是以冶金局黨委機關名義的行文，還是以行政機關名義的行文，模棱兩可、莫衷一是。因為“冶”字只能突出行業(yè)屬性，故應在其后加一“黨”（或委）字，表示以黨委（黨組）機關的名義行文；或加上一“局”字，則表示以行政機關的名義行文。

（四）過分簡化。如“有色公司〔1992〕10號”，單看機關代字很難判定是哪個公司、屬哪一級公司所發(fā)的文件。不如“中色發(fā)〔1992〕21號”機關代字清晰明確，過目即知是中國有色金屬工業(yè)總公司1992年第21號文件。

（五）字號贅疣。常見于平行機關為某一有關事項聯合行文的公文，聯合行文的發(fā)文字號應當只注明主辦機關的發(fā)文字號即可。習慣的錯誤是把所有聯合單位的發(fā)文字號組成并列，如：

黨字 第1號

浙農衛(wèi)協(xié)〔2009〕 第10號

工字 第5號

團字 第3號

（六）亂設虛位。如廈門財經學院黨委的發(fā)文字號為“廈財經院黨發(fā)〔1992〕035號”；甚至還有加兩個“零”字，如“閩府發(fā)〔1992〕002號”等，這是畫蛇添足，多此一“零”。

（七）誤用括號。如：“國發(fā)（2008）6號”、“國辦發(fā)[2006]12號”，這里的年份所用的括號“（）”、“[ ]”均是錯誤的。規(guī)范的用法應是六角括號“〔 〕”，如：×政辦〔2009〕8號。六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“（）”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區(qū)別。

（八）數碼錯用。有些發(fā)文字號，特別是序號中，把本應寫阿拉伯數碼誤用為漢字數碼。如：“京政文〔1999〕第一號文”，這是不對的?！秶倚姓C關公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼外，一般用漢字書寫?！边@就明確無誤地要求在公文的發(fā)文字號（包括年份、序號）中必須使用阿拉伯數碼。

三、發(fā)文字號的寫作方法

發(fā)文字號中的機關代字表示發(fā)文機關，機關有黨政之分、隸屬之差和層次之別，因此，發(fā)文字號中機關代字的寫作要達到如下要求：（一）要系統(tǒng)、明確和科學。一般來說，一個機關代字，一經按規(guī)范要求編立，就要固定使用，不能經常更換、改動。（二）機關代字一般不要超過六個字。（三）文件名稱中的發(fā)文機關名稱與發(fā)文機關代字、文件標題的發(fā)文機關、落款以及印章等完全一致，做到”五統(tǒng)一”。

發(fā)文字號的寫作方法，原則上要做到：（一）黨、政、工、團，分別有機關代字。市、縣級機關以及相當于市、縣級的廠礦企事業(yè)單位，其黨委（紀委）、行政、工會、團委，黨政直屬部門因工作需要都可以單獨行文。（二）機關代字一般先取單位名稱的第一個字，如“廈門大學”、“廈門財經學院”的“廈”字，若單位名稱的第一個字雷同，則取第一、二兩個字，如“華東經濟學院”、“華南經濟學院”，第一個字都是“華”字，為避免混淆，以取“華東”、“華南”兩字為宜。（三）然后取表明單位、行業(yè)屬性的字，如“色（有色）”、“電（電力）”、“紡（紡織）”等。（四）再冠以行文名義機關的簡稱，以黨委（紀委）名義發(fā)文，簡稱為“黨（紀）”；行政取“廠”、“校”、“局”等字；工會為“工”；團委為“團”。（五）機關代字一般由單位名稱、部門名稱、業(yè)務性質等三方面組成。如“廈人干福〔2010〕6號”，其中“廈”表示廈門市；“人”表示人事局；“干”表示干部科；“福”表示福利這項工作性質。（六）接著用年份（用六角括號括住）和該年度的發(fā)文順序號。（七）非正式的公文則不使用發(fā)文字號為宜。

總之，要使公文處理規(guī)范化和科學化，需要我們關注每一個細小環(huán)節(jié)，包括規(guī)范公文的發(fā)文字號。這既有助于提高我們的工作效率，也有利于提升公文的寫作水平。

【參考文獻】

[1]霍喚民.應用寫作[M].中央廣播電視大學出版社，2002.

[2]路德慶.應用寫作學教程[M].教育科學出版社，1993.

[3]史春梅.發(fā)文字號常見病誤分析及糾正[J].秘書之友，2007（7）.