摘要：我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，促使房產(chǎn)檔案數(shù)量劇增，變更頻繁，無(wú)疑增大了檔案管理的工作難度，因此實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨，但是在實(shí)際管理中問(wèn)題不斷，嚴(yán)重阻礙著房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程。對(duì)此，本文分析了國(guó)內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)，并就如何提高我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；策略

房產(chǎn)檔案極具實(shí)用價(jià)值和保存價(jià)值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂(lè)業(yè)，而且與國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時(shí)代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會(huì)服務(wù)需求。但我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國(guó)內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢(shì)

1.國(guó)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)

通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國(guó)無(wú)疑是走在前列的國(guó)家，其普遍采用一體化管理模式，以三項(xiàng)基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助NAIL實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時(shí)利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢(shì)使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國(guó)也不甘落后，通過(guò)推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實(shí)為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展?？傊瑖?guó)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國(guó)內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢(shì)

相比之下，我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展形勢(shì)不容樂(lè)觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問(wèn)題依舊層出不窮，其中急需解決的問(wèn)題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問(wèn)題，如數(shù)字化管理意識(shí)不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，立足國(guó)情，解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會(huì)需求和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識(shí)其價(jià)值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫(kù)存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對(duì)其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對(duì)新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對(duì)庫(kù)存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫(kù)的利用價(jià)值，可首先對(duì)當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫(kù)存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時(shí)，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來(lái)源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號(hào)和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時(shí)間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無(wú)誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國(guó)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價(jià)值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對(duì)象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲(chǔ)格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)整理卷宗、目錄建庫(kù)、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲(chǔ)信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開(kāi)展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績(jī)效。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實(shí)際需求和自身實(shí)力，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時(shí)，應(yīng)兼顧其實(shí)用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)，在選用系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對(duì)其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實(shí)際需要對(duì)硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)換代，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識(shí)，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時(shí)更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時(shí)還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等制度，以此約束和激勵(lì)員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級(jí)和分類存檔，并設(shè)置訪問(wèn)和使用權(quán)限等，針對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測(cè)其有無(wú)潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計(jì)等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：張健輝（1983·10）男，漢族，廣東省東莞市，2008年畢業(yè)于悉尼大學(xué)電子工程系，現(xiàn)供職于東莞市房產(chǎn)管理局，檔案員，學(xué)士學(xué)位；研究方向：房地產(chǎn)檔案管理。