【摘要】物資采購不僅僅是企業(yè)實物流的重要構(gòu)成部分，同時與資金流也有著非常緊密的關(guān)系。物資采購風(fēng)險通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險和自然風(fēng)險。很多單位沒有對這些風(fēng)險形成足夠的認(rèn)識和預(yù)警，當(dāng)風(fēng)險爆發(fā)時使得單位遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。文中主要企業(yè)物資采購中存在的風(fēng)險進行分析，就如何控制風(fēng)險進行探討，并采取一定措施予以規(guī)避風(fēng)險減少損失。

【關(guān)鍵詞】物資采購；供應(yīng)商；采購人員

在企業(yè)經(jīng)營管理中，物資采購的重要性雖然得到一定的認(rèn)同，但在實際工作中，物資部門通常被認(rèn)為是花錢的部門，物資采購仍然是企業(yè)經(jīng)營管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，在日常采購工作中認(rèn)清并把控風(fēng)險，這樣才能使物資采購真正成為為企業(yè)創(chuàng)收的重要環(huán)節(jié)和利潤“搖籃”。

一、當(dāng)前物資采購存在的風(fēng)險：

（一）供應(yīng)商風(fēng)險

在很大的程度上，供應(yīng)商會對單位生產(chǎn)穩(wěn)定性、連續(xù)性產(chǎn)生巨大的影響。當(dāng)前國內(nèi)物資采購的相關(guān)法規(guī)等相關(guān)制度不夠健全和完善，對供應(yīng)商的不規(guī)范行為很難受到嚴(yán)厲打擊，進而使得供應(yīng)商風(fēng)險難以得到有效的遏制。供應(yīng)商的選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購的物資量價不對等，不能按期到貨。嚴(yán)重影響科研生產(chǎn)進度；供應(yīng)商的不規(guī)范行為，還會導(dǎo)致不公平的競爭，以致出現(xiàn)舞弊行為，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

（二）采購質(zhì)量風(fēng)險

物資采購的質(zhì)量直接影響行企業(yè)最終交付產(chǎn)品的好壞。采購質(zhì)量風(fēng)險主要有兩種：（1）供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品的質(zhì)量等級不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，導(dǎo)致的產(chǎn)品不能有效滿足用戶的需求，影響企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。（2）供應(yīng)商缺乏相關(guān)職業(yè)道德和社會公德，以翻新件代替正規(guī)件、以偽劣產(chǎn)品代替合格產(chǎn)品，牟取暴利。

（三）采購計劃風(fēng)險

采購物資的需求計劃等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可能帶來各種風(fēng)險。采購預(yù)算的編制、采購計劃下達(dá)未履行相關(guān)審批手續(xù)，缺乏有效的監(jiān)控管理機制，將導(dǎo)致采購行為的延期，直接影響科研生產(chǎn)進度，無法滿足用戶的需求。在對采購計劃進行管理的過程中如果不能采取科學(xué)的措施，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，就會在計劃的編制以及上報等各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致采購計劃風(fēng)險。

（四）采購商務(wù)風(fēng)險

采購商務(wù)風(fēng)險包含很多種，主要有三種：預(yù)付款風(fēng)險、訴訟地風(fēng)險和違約風(fēng)險。有的時候企業(yè)為了滿足科研生產(chǎn)一線的要求，急需部分物資，就會通過預(yù)付款的方式來吸引生產(chǎn)廠家或供貨商。后續(xù)如果發(fā)生質(zhì)量問題，供貨商又不退貨時，會導(dǎo)致企業(yè)遭受巨大損失。

訴訟地風(fēng)險就是如果采購合同發(fā)生糾紛時，雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)積極協(xié)商解決。協(xié)商無果的情況下，應(yīng)向需方所在地的仲訴訟地申請仲裁?；蛘呦蛐璺剿诘娜嗣穹ㄔ浩鹪V。

違約風(fēng)險，就是在簽訂合同的時候，過于盲目，沒以書面的方式確認(rèn)買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)。導(dǎo)致最后供應(yīng)商在違約時企業(yè)拿不出相應(yīng)的證據(jù)，缺乏法律效力的支撐，以至于不能夠獲得足夠的賠償。還有的則是合同的簽訂過程中所出現(xiàn)的各種不當(dāng)或負(fù)面新聞導(dǎo)致的風(fēng)險。

（五）采購人員道德素質(zhì)與技術(shù)能力不足導(dǎo)致的風(fēng)險

部分采購人員自身素質(zhì)不高，沒能夠形成正確的成本控制觀念，在采購的過程中只知道一味壓低采購價格，不注重量價的配合。不合理的壓價導(dǎo)致供應(yīng)商做出違反購銷約定，以次充好、以假冒真的事情。長此以往，會給企業(yè)帶來不可估量的損失！還可能增加額外的成本開支。

還有部分采購人員，由于自身業(yè)務(wù)能力較弱，專業(yè)知識面不廣，使得所采購的物資是假冒偽劣或質(zhì)量等級不能夠滿足科研生產(chǎn)的要求。其次有部分采購人員缺乏良好的職業(yè)道德和社會公德，假公濟私、牟取私利，這些行為直接導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險的增加。

（六）缺乏完善監(jiān)督體系與信息溝通不暢所導(dǎo)致的風(fēng)險

當(dāng)前很多企業(yè)在開展物資采購時并沒有相應(yīng)的監(jiān)督機制。在很多時候，采購權(quán)都集中在某一個部門或者說某幾個領(lǐng)導(dǎo)手中。物資的采購計劃基本是由一人制定、實施，監(jiān)督與制約機制不到位。

同時在采購工作中，還沒有能夠構(gòu)建起完善的、有效的信息溝通機制，導(dǎo)致采購信息溝通不夠順暢，容易導(dǎo)致物資積壓、重復(fù)采購以及資金浪費等很多問題。在進行物資采購時，信息溝通不暢就難制定出合理的采購計劃，采購人員也很難正確履行職責(zé)，導(dǎo)致不可控風(fēng)險的出現(xiàn)。

二、物資采購風(fēng)險控制措施

企業(yè)物資采購風(fēng)險無法完全避免，但可以采取科學(xué)的方法進行防范和控制。

（一）強化供應(yīng)商管理

（1）制定選擇評價供方的準(zhǔn)則：選擇的供應(yīng)商必須要具備有相應(yīng)的資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量體系證明文件等信息資料、進口產(chǎn)品要有授權(quán)代理證、良好的技術(shù)支撐服務(wù)等。對供應(yīng)商進行多方位評價。以此編制合格供方名錄，作為選擇供方和采購的依據(jù)。

（2）加強采購過程控制，對供應(yīng)商進行量化考核和動態(tài)管理。建立供方的業(yè)績檔案，必要時，可對供方的質(zhì)量保證能力重新進行調(diào)查或到供方現(xiàn)場進行質(zhì)量保證保證能力監(jiān)督考察，并每年對供方進行一次綜合評定。

（3）量化供應(yīng)商績效評價和考核：組織月度或季度供應(yīng)商績效量化評價，并通過信息平臺對供應(yīng)商的月度績效進行系統(tǒng)評分，并向供應(yīng)商及時傳遞評價結(jié)果。對排名靠后的進行懲罰，如果發(fā)生重大質(zhì)量問題，則從《合格供方名錄》中剔除，甚至追究對方的法律責(zé)任。

（4）加強對所有參加招投標(biāo)的供應(yīng)商的資格審核，有助于在采購的初期將供應(yīng)商方面可能導(dǎo)致的風(fēng)險降低到最低的程度。同系列的產(chǎn)品建議由兩到三家的供應(yīng)商提供，同時確定好供應(yīng)商的主次，引入競爭機制。

（二）強化質(zhì)量監(jiān)督，嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量

首先，對供應(yīng)商所提供的樣品進行性能和功能的測試和試驗；并對供方提供的樣品進行試用。其次，定期對供應(yīng)商資格進行復(fù)審，并以相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來進行嚴(yán)格的要求。最后，質(zhì)量部門需要對到貨物資，根據(jù)采購清單中所要求的質(zhì)量等級進行嚴(yán)格的檢驗，檢驗合格后開具《外購物資檢驗單》，單據(jù)的標(biāo)號為該批次物資的追溯號。

定制器材與采購產(chǎn)品相比，在技術(shù)、質(zhì)量、計劃上有更多的不確定性，必須采用獨特的流程來控制采購風(fēng)險，采取定制器材立項、供貨商能力考查、技術(shù)協(xié)議簽訂、樣品提供和采購、試驗驗證、技術(shù)狀態(tài)固化、批量采購等措施規(guī)避質(zhì)量風(fēng)險。

（三）對計劃風(fēng)險進行控制

（1）加強采購計劃風(fēng)險識別與管理。在制定采購計劃前需要對物資進行市場調(diào)查，掌握市場價格的變動等。需要建立起停產(chǎn)禁運、長周期、質(zhì)量風(fēng)險等三類計劃物資清單。對需求權(quán)重物資，提出年度預(yù)采購需求、采購目標(biāo)、采購方式等，提前做好采購策劃工作，適時采購。

（2）齊套計劃風(fēng)險及管理，產(chǎn)生“蓄水池”效應(yīng)。要積極的構(gòu)建起完善的月度或季度管理例會制，明確風(fēng)險解決措施，責(zé)任到人。對物資缺料問題，1個工作日反饋解決情況；全年適時動態(tài)跟蹤、管理、強化對科研一線的保障程度。每月通報采購計劃完成情況，并分析查找存在的問題，提出相應(yīng)的改進措施，明確責(zé)任人和完成的時間節(jié)點。

（3）在制定具體的物資采購計劃前，必須要與生產(chǎn)營運部門等進行溝通，根據(jù)季度、月度的物資需求實際情況來編制出具體的滿足實際需求的需求計劃。嚴(yán)格執(zhí)行已批準(zhǔn)計劃。如有變更，需要及時進行調(diào)整，所調(diào)整的計劃必須重新上報，并獲得批準(zhǔn)，同時還需要構(gòu)建起一套完善的應(yīng)急物資采購計劃，以防止應(yīng)急物資采購不到，考慮其它替代產(chǎn)品供應(yīng)的情況。

（四）加強對采購程序的控制

嚴(yán)格按照采購程序辦事，對采購前、采購中和采購?fù)瓿珊蟮南嚓P(guān)環(huán)節(jié)進行監(jiān)督控制。從采購計劃的制訂開始，到采購物資的使用結(jié)束，這其中每個環(huán)節(jié)都需進行監(jiān)督。將各個重要環(huán)節(jié)應(yīng)該分割開來，讓專業(yè)的人專門負(fù)責(zé)其中的一項，并依此來實現(xiàn)權(quán)力之間的制衡。以此來防止因為采購人員的素質(zhì)不足和以及管理制度的不健全而導(dǎo)致的采購風(fēng)險。

采購產(chǎn)品只能在合格供方名錄中選擇供方。對于需要在名錄外的供方采購產(chǎn)品，組織應(yīng)明確必要的程序和批準(zhǔn)要求，并盡快對其進行評價。評價合格者應(yīng)納入合格供方名錄中。

對于重大物資采購業(yè)務(wù)必須進行審計，并制定出定期審計的制度，通過審計來進行嚴(yán)格監(jiān)督，防止腐敗問題的產(chǎn)生。

（五）加強采購隊伍建設(shè)管理

物資采購是一項非常重要的工作，不僅要求采購人員具備全面的專業(yè)技術(shù)知識、較強的人際溝通交流能力、良好的團隊合作精神和完備的職業(yè)道德，加強采購隊伍建設(shè)，對采購人員進行道德風(fēng)險控制與管理。通過制定《員工行為準(zhǔn)則》，規(guī)范采購人員采購行為。在員工行為守則中必須要明確的對各種商業(yè)賄賂、商業(yè)舞弊行為進行禁止。

定期或適時輪崗，這樣夠防止因為采購人員長期與供應(yīng)商的合作形成密切關(guān)系，最后導(dǎo)致出現(xiàn)回扣等各種腐敗的情況，預(yù)防職務(wù)犯罪。一旦發(fā)現(xiàn)采購人員違法違紀(jì)行為，必須按規(guī)定嚴(yán)肅懲處，甚至調(diào)離采購崗位；對企業(yè)造成重大損失者，還要追究其法律責(zé)任。

（六）加強企業(yè)物資采購懲防體系建設(shè)和監(jiān)督

進一步完善物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，對供應(yīng)商進行量化評價和考核用數(shù)據(jù)說話，拉動采購效能的提升。建立健全企業(yè)審計制度，加強企業(yè)物資采購懲防體系建設(shè)和監(jiān)督。企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察審計部門應(yīng)定期或不定期對物資采購活動進行審計。針對采購清單的下達(dá)、采購預(yù)算的審批和執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇、采購方法的選用、采購合同的簽訂、采購過程的追蹤、物資質(zhì)量的檢驗與驗收、質(zhì)量問題的反饋和處理、預(yù)付款管理和貨款的支付等一系列重點環(huán)節(jié)，了解其制度執(zhí)行情況，及時查處違規(guī)行為并責(zé)成立即整改。

三、結(jié)語

無論是對于哪種企業(yè)，物資采購都是其管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，良好的物資采購管理不僅僅是有助于企業(yè)降低經(jīng)營成本，還有助于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。但是，我們需要注意的是，物資采購中存在有各種風(fēng)險，對物資采購工作的有效開展形成的威脅。如果不能夠有效預(yù)防這些風(fēng)險，將阻礙企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，使得企業(yè)得不到可持續(xù)發(fā)展。文中對物資采購中的常見風(fēng)險先進行分析，在此基礎(chǔ)上對防范這些風(fēng)險的措施進行了簡單的探討，以期能夠為同行提供參考。

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