摘要：氣象記錄檔案工作是管理與提供利用氣象記錄檔案及其加工產(chǎn)品的工作。通過多年的努力與發(fā)展，氣象記錄檔案工作在維護(hù)檔案實(shí)體完整、安全、有序等方面取得了一定的成效。但相對(duì)氣象記錄檔案工作根本價(jià)值的本質(zhì)要求，其在工作內(nèi)容、方式、效果等方面均存在不足。本文簡(jiǎn)要分析當(dāng)前氣象記錄檔案工作存在的主要問題及其根本原因，初步確立了氣象記錄檔案工作新的角色定位，提出了氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)涵與方式，為氣象記錄檔案工作的發(fā)展提供初步參考。

關(guān)鍵詞：氣象記錄檔案檔案管理現(xiàn)代化

一、氣象記錄檔案工作存在的主要問題

要分析氣象記錄檔案工作存在的主要問題，首先要確定氣象記錄檔案工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，氣象記錄檔案工作的根本價(jià)值即為其評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，原因在于不論具體的檔案工作內(nèi)容與方式如何，如果不能實(shí)現(xiàn)氣象記錄檔案工作的根本價(jià)值，就不能被認(rèn)為是有效的工作。綜合國(guó)家有關(guān)氣象及檔案法規(guī)對(duì)氣象記錄檔案工作的定位、多年來延續(xù)的氣象記錄檔案工作的對(duì)象與內(nèi)容及氣象事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求，筆者認(rèn)為，氣象記錄檔案工作的根本價(jià)值主要包括兩方面內(nèi)容：一是集中統(tǒng)一管理氣象記錄檔案，維護(hù)檔案的完整與安全；二是長(zhǎng)期穩(wěn)定地提供氣象記錄檔案信息，充分發(fā)揮氣象記錄檔案潛在與現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

依此標(biāo)準(zhǔn)對(duì)氣象記錄檔案工作內(nèi)容、方式、效果等現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，長(zhǎng)期以來的氣象記錄檔案工作主要存在以下問題：

（一）氣象記錄檔案的現(xiàn)有保管條件不能滿足其永久保存的需要

氣象記錄檔案是對(duì)天氣要素狀態(tài)的原始的歷史記錄。它不僅是氣象業(yè)務(wù)科研發(fā)展的基礎(chǔ)資料，還是我國(guó)氣象文明建設(shè)的主要成果之一，是我國(guó)國(guó)家文明、民族文化建設(shè)的重要組成部分。維護(hù)其完整與安全不僅關(guān)乎到當(dāng)前氣象事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，更是關(guān)乎到氣象文明延續(xù)的大計(jì)。然而，在觀念上認(rèn)識(shí)不夠、思想上重視不足、經(jīng)費(fèi)上支持不力、技術(shù)上掌握不精等主客觀因素的作用下，當(dāng)前多數(shù)氣象檔案管理機(jī)構(gòu)的氣象記錄檔案保管環(huán)境控制設(shè)施難以達(dá)到有效的防光、防盜、防潮、防火、防有害氣體、防磁等檔案保護(hù)要求，不能滿足永久保存的需要。

（二）以形式管理為主的工作內(nèi)容對(duì)氣象記錄檔案服務(wù)的支持嚴(yán)重不足

從當(dāng)前氣象記錄檔案工作的主要環(huán)節(jié)來看，其工作內(nèi)容的主要特點(diǎn)是：以檔案的形式管理為主，包括氣象記錄檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、保管、提供利用、可讀性檢測(cè)、備份、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、數(shù)字化等工作。這種以形式管理為主的工作內(nèi)容，一方面在有限人力與資金支持的情況下，有利于確保檔案實(shí)體的完整、安全、有序；但另一方面，在綜合、具體反映檔案信息內(nèi)容及其與檔案實(shí)體、臺(tái)站信息等對(duì)應(yīng)關(guān)系的檔案元數(shù)據(jù)制作、檔案背景信息制作等檔案內(nèi)容管理方面存在不足，使得氣象記錄檔案的檢索缺少了必要的、具體空間、時(shí)間、要素等信息的精確支持，用戶無法從當(dāng)前各類途徑準(zhǔn)確、完整地獲知檔案管理機(jī)構(gòu)保管的所有氣象記錄檔案信息，從而嚴(yán)重降低了檔案的提供利用效率。

（三）非自動(dòng)化的工作方式嚴(yán)重降低了檔案管理與服務(wù)的效率

由于缺少適用的自動(dòng)化檔案管理平臺(tái)，當(dāng)前氣象記錄檔案工作內(nèi)容如收集、整理、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、電子氣象記錄檔案可讀性檢測(cè)、檔案元數(shù)據(jù)管理、庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)控、檔案提供利用等主要以人工或半人工方式為主。應(yīng)該說，這種非自動(dòng)化的工作方式，在以形式管理為主要工作內(nèi)容的情況下，能夠基本滿足工作需求。但由于存在時(shí)效性不強(qiáng)、受人為主觀影響較大、發(fā)生錯(cuò)誤概率較高等缺點(diǎn)，無法勝任追求時(shí)效性、準(zhǔn)確性、多樣性的內(nèi)容管理與服務(wù)工作。

（四）以形式管理為主的工作內(nèi)容及非自動(dòng)化的工作方式導(dǎo)致了較差的工作效果

以形式管理為主的工作內(nèi)容及非自動(dòng)化的工作方式對(duì)檔案服務(wù)的支持、檔案管理與服務(wù)效率的提高嚴(yán)重不足，從而不僅嚴(yán)重制約了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，嚴(yán)重降低了檔案工作應(yīng)有的作用與價(jià)值，更是嚴(yán)重阻礙了用戶需求的滿足，降低了氣象記錄檔案工作對(duì)氣象事業(yè)發(fā)展應(yīng)有的基礎(chǔ)支撐作用。

二、氣象記錄檔案工作的重新定位

就任何一項(xiàng)有意識(shí)的管理活動(dòng)來說，目標(biāo)決定過程，角色定位決定了任務(wù)與職能。因此，對(duì)氣象記錄檔案工作的角色定位決定了包括工作內(nèi)容與方式、人員及設(shè)備、資金配備等在內(nèi)的氣象記錄檔案工作的全部?jī)?nèi)容。

（一）氣象記錄檔案工作的既有定位

不論是從當(dāng)前氣象記錄檔案管理部門、人員及任務(wù)分工，還是從檔案工作實(shí)際內(nèi)容與方式來看，氣象記錄檔案工作始終扮演著“檔案形式管理”的角色。在這種角色定位下，專門的氣象記錄檔案管理員更多情況下只是一般的倉(cāng)庫(kù)管理員，始終處于氣象資料工作的邊緣；氣象記錄檔案工作的主要目標(biāo)也僅為保證氣象記錄檔案的完整、安全與有序，主要工作要求是不發(fā)生丟失、焚毀等重大安全事故，而工作內(nèi)容、方式乃至人員、資金、設(shè)備配備等依照主要目標(biāo)與工作要求來設(shè)計(jì)與開展。

正是這種“檔案形式管理”的角色定位導(dǎo)致了當(dāng)前氣象記錄檔案工作的重點(diǎn)放在形式管理方面，而對(duì)檔案服務(wù)工作的支持嚴(yán)重不足，從而最終阻礙了氣象記錄檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（二）氣象記錄檔案工作的重新定位

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各方面的快速發(fā)展，國(guó)家與社會(huì)對(duì)氣象事業(yè)的要求越來越高，從而對(duì)作為氣象事業(yè)主要支撐資源之一的氣象記錄檔案需求的時(shí)效性、準(zhǔn)確性等要求也越來越高。但是，當(dāng)前“檔案形式管理”的定位已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足氣象事業(yè)發(fā)展的需求，必須對(duì)其重新定位。

筆者認(rèn)為，依據(jù)氣象記錄檔案工作兩個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)將其定位為“檔案內(nèi)容管理”的角色。

所謂“檔案內(nèi)容管理”角色定位是指氣象記錄檔案工作不僅要進(jìn)一步維護(hù)檔案的完整、安全與有序，切實(shí)有效地實(shí)現(xiàn)“形式管理”的全部功能，而且要以用戶的檔案檢索需求為對(duì)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行著錄、提取、加工的導(dǎo)向，制作檔案實(shí)體形式特別是內(nèi)容屬性的元數(shù)據(jù)信息作為用戶查找、獲取檔案的橋梁，制作檔案形成背景信息（如臺(tái)站沿革信息、數(shù)據(jù)處理信息等）作為用戶評(píng)判檔案質(zhì)量的依據(jù)，并在此基礎(chǔ)向用戶提供直接或間接的氣象記錄檔案信息服務(wù)。

那么，如何才能實(shí)現(xiàn)新的氣象記錄檔案工作定位呢？筆者認(rèn)為，要做到這點(diǎn)，必須全面啟動(dòng)氣象記錄檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

三、氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)涵

所謂氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化是指為充分實(shí)現(xiàn)氣象記錄檔案工作的根本價(jià)值以滿足現(xiàn)代氣象事業(yè)對(duì)氣象記錄檔案工作的各項(xiàng)需求，而對(duì)氣象記錄檔案工作目標(biāo)、內(nèi)容、方式等的運(yùn)行狀態(tài)所作的調(diào)整與改變。其顯著特點(diǎn)是在目標(biāo)、內(nèi)容、方式等各方面突出對(duì)氣象記錄檔案信息服務(wù)的支持。

（一）氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)

氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)即為完全實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值，也即在保證氣象記錄檔案完整、安全、有序的基礎(chǔ)上，為用戶提供響應(yīng)及時(shí)、內(nèi)容豐富、方式多樣的檔案內(nèi)容信息服務(wù)。

如前所述，雖然檔案管理工作與檔案服務(wù)工作同為氣象記錄檔案工作的兩個(gè)主要工作內(nèi)容，但現(xiàn)有檔案管理的內(nèi)容與方式主要圍繞檔案的形式管理展開，對(duì)檔案服務(wù)的支持力度不夠。氣象檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)就是要在進(jìn)一步提高檔案形式管理效果的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的管理，把對(duì)檔案服務(wù)的支持放在全部工作的突出位置，為充分發(fā)揮檔案價(jià)值創(chuàng)造條件。

（二）氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的重點(diǎn)

氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容是在進(jìn)一步對(duì)檔案形式進(jìn)行有效管理的基礎(chǔ)上，做好檔案的內(nèi)容管理與服務(wù)。重點(diǎn)是把檔案元數(shù)據(jù)及其形成背景數(shù)據(jù)、數(shù)字化氣象資料等電子氣象記錄檔案資源建設(shè)及自動(dòng)化、規(guī)范化、安全化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)放在檔案工作的顯著位置：

1.氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)信息建設(shè)

長(zhǎng)期以來，氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)以檔案實(shí)體為基本描述對(duì)象，內(nèi)容主要包括實(shí)體特征信息及其對(duì)所含數(shù)據(jù)內(nèi)容信息的概括信息。這種以描述實(shí)體屬性為主，以描述內(nèi)容屬性為輔的“檔案實(shí)體元數(shù)據(jù)”的典型代表是《氣象數(shù)據(jù)集核心元數(shù)據(jù)（QX/T 39-2005）》。該行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)規(guī)定了氣象數(shù)據(jù)集核心元數(shù)據(jù)的著錄項(xiàng)目與規(guī)則。應(yīng)該說，其對(duì)數(shù)據(jù)集實(shí)體作為一個(gè)整體的描述是非常完整與規(guī)范的，能夠較好地指導(dǎo)數(shù)據(jù)集實(shí)體元數(shù)據(jù)制作，但由于是對(duì)空間、時(shí)間、要素屬性等關(guān)鍵信息的高度概括，用戶必須借助其他相關(guān)信息才能準(zhǔn)確知道該數(shù)據(jù)集具體包含哪些臺(tái)站、區(qū)域、時(shí)間段的資料，從而一方面大大降低了檔案元數(shù)據(jù)在用戶服務(wù)方面的可用性，另一方面也不利于用戶資料使用效率的提高。

要改變“檔案實(shí)體元數(shù)據(jù)”在數(shù)據(jù)服務(wù)領(lǐng)域面臨的困境，適應(yīng)“檔案內(nèi)容管理”的角色定位，氣象檔案工作必須調(diào)整既有的“檔案實(shí)體元數(shù)據(jù)”制作模式，而將元數(shù)據(jù)制作重心轉(zhuǎn)移到以描述數(shù)據(jù)內(nèi)容屬性為主，以描述數(shù)據(jù)實(shí)體屬性為輔的“檔案內(nèi)容元數(shù)據(jù)”上來，從而在對(duì)檔案內(nèi)容信息全面、準(zhǔn)確描述的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容信息的完全控制，最終為氣象檔案服務(wù)效率的提高提供有力的信息支持。

2.氣象記錄檔案背景信息建設(shè)

氣象記錄檔案背景信息是反映氣象記錄檔案形成過程的信息，它是評(píng)判檔案質(zhì)量的重要參考依據(jù)。其內(nèi)容根據(jù)檔案種類不同而不同：若其為未經(jīng)加工的原始?xì)庀笥^測(cè)資料，則其背景信息主要是指包括形成臺(tái)站及儀器設(shè)備信息等在內(nèi)的臺(tái)站沿革信息；若其為原始?xì)庀笥^測(cè)資料的加工產(chǎn)品，則其背景信息不僅包括臺(tái)站沿革信息，還應(yīng)包括加工處理信息（包括加工處理所使用的質(zhì)量控制技術(shù)、數(shù)據(jù)選取方法以及對(duì)數(shù)據(jù)改變的依據(jù)等信息）。

雖然當(dāng)前臺(tái)站沿革信息的制作正快速進(jìn)行，但仍有包括解放前歷史臺(tái)站在內(nèi)的大量臺(tái)站沿革信息制作尚未開展，也未將對(duì)數(shù)據(jù)的加工處理信息納入背景信息的范疇作為檢索對(duì)象?？傮w而言，背景信息的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

3.歷史氣象資料數(shù)字化建設(shè)

由于氣象業(yè)務(wù)科研對(duì)氣象數(shù)據(jù)的處理基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，必須將存儲(chǔ)于紙張、縮微膠片等載體上的氣象數(shù)據(jù)數(shù)字化為可計(jì)算機(jī)編輯處理的電子文件。目前，我國(guó)已經(jīng)制定全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化的規(guī)劃，各部門檔案數(shù)字化工作正在快速進(jìn)展中。但要實(shí)現(xiàn)所有檔案的數(shù)字化，建設(shè)可用的數(shù)字化產(chǎn)品，仍需投入更多的時(shí)間與資源。

4.自動(dòng)化、規(guī)范化、安全化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理服務(wù)的方式取決于其工作平臺(tái)，自動(dòng)化、規(guī)范化、安全化的檔案管理服務(wù)平臺(tái)能夠有效提高管理服務(wù)的科學(xué)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性及時(shí)效性，從而從根本上提高管理服務(wù)工作效率。自動(dòng)化是指氣象記錄檔案從收集、整理、保管等形式管理，到內(nèi)容信息著錄、提取等內(nèi)容信息管理與服務(wù)全部工作環(huán)節(jié)的完成、銜接主要由氣象記錄檔案管理服務(wù)平臺(tái)自動(dòng)完成；規(guī)范化是指各個(gè)工作環(huán)節(jié)的開展與銜接要以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依據(jù)；安全化是指氣象記錄檔案工作的全程既要保護(hù)檔案的實(shí)體安全，又要保證其內(nèi)容信息安全，杜絕實(shí)體損毀和內(nèi)容泄密的發(fā)生。

安全化是基本原則，沒有檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全，氣象事業(yè)的發(fā)展乃至國(guó)家安全都會(huì)面臨嚴(yán)重威脅；規(guī)范化是基本保障，沒有各個(gè)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化，檔案工作受個(gè)人主觀影響較多，管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)及實(shí)際工作的科學(xué)合理性及銜接性就難以得到可靠保證；自動(dòng)化是建設(shè)核心，沒有各工作環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，工作的質(zhì)量與效率就難以得到有效提高。

四、氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的建設(shè)內(nèi)容

根據(jù)氣象記錄檔案工作現(xiàn)代化的本質(zhì)要求，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化必須做好以下四方面工作：

（一）建設(shè)電子氣象記錄檔案資源及其支撐資源

著力建設(shè)同時(shí)滿足管理與服務(wù)需求的氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)、氣象檔案背景信息數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)檔案數(shù)字化，加強(qiáng)對(duì)通信系統(tǒng)中各類未歸檔原始觀測(cè)資料的收集，為檔案服務(wù)提供豐富的數(shù)據(jù)支持。

（二）建設(shè)自動(dòng)化、規(guī)范化的檔案實(shí)體安全保障系統(tǒng)

重點(diǎn)建設(shè)符合檔案“九防”要求的庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)化監(jiān)測(cè)、調(diào)控系統(tǒng)，建設(shè)庫(kù)區(qū)、利用區(qū)的安全監(jiān)管系統(tǒng)，為檔案實(shí)體與內(nèi)容的完整與安全提供可靠的硬件保障。

（三）建設(shè)自動(dòng)化、規(guī)范化、安全化的氣象記錄檔案管理平臺(tái)

重點(diǎn)建設(shè)自動(dòng)化氣象資料歸檔（包括收集、分類、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)）、保管、與可讀性檢測(cè)、備份及建設(shè)氣象記錄檔案元數(shù)據(jù)及背景信息數(shù)據(jù)自動(dòng)化管理（如增刪、修改、檢索、備份）系統(tǒng)，為檔案的完整、安全與有序及各類數(shù)據(jù)資源制作提供有力的平臺(tái)支撐。

（四）建設(shè)自動(dòng)化、規(guī)范化、安全化的氣象記錄檔案服務(wù)系統(tǒng)

重點(diǎn)建設(shè)基于檔案元數(shù)據(jù)、背景信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)檢索、提取、處理與推送的檔案服務(wù)系統(tǒng)，為用戶檢索、評(píng)價(jià)、使用檔案數(shù)據(jù)提供有效的系統(tǒng)服務(wù)。

五、小結(jié)

總之，氣象記錄檔案工作的角色定位直接決定了其工作內(nèi)容、方式與效果。只有確立“檔案內(nèi)容管理”的角色定位，推行氣象記錄檔案工作的現(xiàn)代化，從目標(biāo)、內(nèi)容與方式等方面全面改變檔案工作的運(yùn)行狀態(tài)，才能從根本上解決上氣象記錄檔案工作當(dāng)前存在的一系列重大問題。

作者單位：中國(guó)氣象局氣象檔案館