摘要：在文檔管理信息化和電子文件迅猛發(fā)展的背景下，筆者結(jié)合航天系統(tǒng)檔案工作實(shí)際，對(duì)傳統(tǒng)文檔管理模式面臨的問題進(jìn)行分析總結(jié)，結(jié)合文檔一體化管理思想提出文件管理信息平臺(tái)建設(shè)理念，并制定具體建設(shè)思路與舉措。

關(guān)鍵詞：航天系統(tǒng)文檔管理信息平臺(tái)

一、前言

隨著21世紀(jì)的到來，人類社會(huì)進(jìn)入全新的信息化時(shí)代。新世紀(jì)對(duì)全面信息化的強(qiáng)烈需求與廣義的信息化視角給傳統(tǒng)文檔的管理模式帶來巨大沖擊。特別是隨著電子文件的日益發(fā)展壯大，如何使文檔傳統(tǒng)管理模式適應(yīng)信息化建設(shè)與發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)文檔管理的信息化轉(zhuǎn)變已成為整個(gè)檔案界迫切需要解決的重大問題。目前，不少政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、高校在文檔管理信息化建設(shè)方面已取得一定的成果。然而，作為文件類型龐雜、電子文件數(shù)量大、文檔使用頻率高、文檔管理水平要求高的航天系統(tǒng)檔案部門，卻沒有較好地把握好信息時(shí)代的關(guān)鍵脈搏，做好文檔管理信息化的發(fā)展建設(shè)工作。

二、文檔管理面臨的主要問題

（一）電子文件缺乏有效管控

一是由于長久以來“重紙質(zhì)輕電子”的傳統(tǒng)管理模式和處理習(xí)慣，致使航天系統(tǒng)內(nèi)部大量依托科研設(shè)計(jì)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件僅保留在受控狀態(tài)，缺乏有效組織與整合；二是因科研生產(chǎn)最終以紙質(zhì)藍(lán)圖為依據(jù)，致使電子文件最終陷入“電子化產(chǎn)生——紙質(zhì)化管理保存”的命運(yùn)，缺少電子文件全過程管理意識(shí)，也增加了電子文件處理程序，增大了文件管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）三大系統(tǒng)相互孤立

科研產(chǎn)品研制系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，是航天系統(tǒng)企業(yè)目前普遍具備的三大信息系統(tǒng)。但三大系統(tǒng)彼此獨(dú)立、各自運(yùn)行，猶如“三大孤島”，缺乏交流途徑，障礙系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮，造成資源浪費(fèi)。

（三）外來文件的管理缺失

經(jīng)會(huì)議、出差等方式獲得的外來文件，由于缺乏必要的文檔意識(shí)，致使這些文件滯留在個(gè)人手中，這一方面引起成套文件的缺失；另一方面這類文件沒有有效的“身份認(rèn)證”，更像“黑戶”，一旦丟失，無從追責(zé)。

此外，由于航天系統(tǒng)產(chǎn)生的大部分文件均為涉密件，而航天系統(tǒng)自身保密要求高、保密管理嚴(yán)格，文件流轉(zhuǎn)過程受到多重嚴(yán)格的控制，這也成為推行文檔管理信息化的一種阻力。如何在保密要求范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)文檔管理信息化，成為航天系統(tǒng)檔案部門正在思考的問題。

三、文檔管理信息平臺(tái)

要解決我所文檔管理面臨的諸多問題，除了需要給予相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力支持外，更需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文檔管理理念與方式，從“文檔一體化”的大概念角度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔管理水平質(zhì)的飛躍，因此文檔管理信息平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生。

文檔管理信息平臺(tái)，即以“文檔管理一體化”思想、“文件生命周期理論”為基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，以豐富的文檔信息為資源，構(gòu)筑成的信息資源共享空間。這一平臺(tái)的建立，對(duì)于提高我所行政辦公效率、提升科研設(shè)計(jì)效率、促進(jìn)電子化流程發(fā)展與優(yōu)化、增強(qiáng)我所文檔管理水平都具有極大的推動(dòng)作用。

四、文檔管理信息平臺(tái)建設(shè)的主體思路及階段目標(biāo)

文檔管理信息平臺(tái)建設(shè)的主體思路如圖1所示：

（一）整合三大信息系統(tǒng)

科研產(chǎn)品研制系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，是航天系統(tǒng)內(nèi)部目前普遍具備的三大信息系統(tǒng)。但三大系統(tǒng)彼此獨(dú)立、各自運(yùn)行，猶如“三大孤島”，缺乏交流途徑，阻礙系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮，造成資源浪費(fèi)。

階段目標(biāo)：通過整合三大系統(tǒng)，搭建兼容接口，形成大范圍內(nèi)的信息平臺(tái)，使得科研產(chǎn)品研制系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)流程結(jié)束、處理完畢的電子文件過渡到檔案管理系統(tǒng)中，打破原有電子文件僅入“受控狀態(tài)”的局面，實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期全過程管理，對(duì)其進(jìn)行深層次有序管理和信息挖掘，充分發(fā)揮三大系統(tǒng)的信息功能，實(shí)現(xiàn)文檔電子、紙質(zhì)的“雙套”管理，既確保紙質(zhì)的真實(shí)有效，又維護(hù)了電子的原始面貌。

（二）進(jìn)行文件數(shù)字化處理

對(duì)于原始形成時(shí)即為紙質(zhì)的文件，利用高速掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使原來的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源。將數(shù)字化處理后的數(shù)字化文件以全文的形式導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，與自動(dòng)生成的電子文件一起，完成作為檔案信息的流轉(zhuǎn)過程，最終實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的系統(tǒng)存儲(chǔ)和長久保存。

階段目標(biāo)：通過這種方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的全文檢索，再通過控制系統(tǒng)用戶權(quán)限限定利用范圍，可以在確保符合保密要求的情況下，大大提升文檔利用效率，較少檔案部門工作量，同時(shí)也為未來文檔資源的信息挖掘奠定了良好的基礎(chǔ)。

（三）開展資源組合

開展資源組合，即按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則，對(duì)系統(tǒng)中的信息資源進(jìn)行有效地組合和整合，以達(dá)到資源配置合理優(yōu)化、利用方便快捷、管理科學(xué)有序的目的?；诳蒲形募陨矸诸惷鞔_、注重成套的特點(diǎn)，更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研文件的分類組合、科學(xué)整合，既保持各科研課題（項(xiàng)目）的獨(dú)立性，又維持文件之間的相互聯(lián)系。

因此，對(duì)于我們單位以科研生產(chǎn)活動(dòng)為主體形成的文件，不能簡(jiǎn)單的止于“件”的“受控狀態(tài)”，更應(yīng)在后續(xù)的管理系統(tǒng)中進(jìn)行進(jìn)一步的資源組合。

階段目標(biāo)：通過資源整合，建立一套既符合科研生產(chǎn)、課題研究特點(diǎn)，確?？蒲形臋n成套性特征，同時(shí)形成各類專門的數(shù)據(jù)庫。

（四）深化信息挖掘

在實(shí)現(xiàn)全文檢索、文檔信息數(shù)據(jù)庫管控的基礎(chǔ)上，依托強(qiáng)大高效的檢索功能，利用網(wǎng)絡(luò)信息挖掘技術(shù)，使廣大用戶在信息平臺(tái)上快速高效的獲取針對(duì)個(gè)人的個(gè)性化專門信息，提高信息獲取的快捷性、準(zhǔn)確性、全面性。

階段目標(biāo)：擁有一套完善齊全、成熟可用的信息挖掘技術(shù)，建立多途徑、多方式的檢索體系，制定一套基于用戶分類的信息檢索操作指南。

（五）實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理

知識(shí)管理是針對(duì)個(gè)人及組織所擁有的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的確認(rèn)、創(chuàng)造、掌握、使用、分享及傳播進(jìn)行積極及有效的管理。文檔信息平臺(tái)的進(jìn)一步發(fā)展與完善在于營造信息共享的氛圍與條件，使個(gè)人、集體主動(dòng)貢獻(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。

階段目標(biāo)：建立知識(shí)庫，使信息平臺(tái)由一個(gè)信息管理平臺(tái)，發(fā)展成為知識(shí)交流與共享、企業(yè)文化宣貫的平臺(tái)，成為新員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)、老員工繼續(xù)教育的場(chǎng)所。

五、推動(dòng)文檔管理信息平臺(tái)建設(shè)的具體舉措

（一）以信息化團(tuán)隊(duì)為依托

系統(tǒng)內(nèi)部一般都設(shè)置有一支專門的信息化隊(duì)伍，可以為建設(shè)文檔管理信息平臺(tái)提供重要的技術(shù)支持和質(zhì)量保障。首先，作為內(nèi)部人員，對(duì)本單位相關(guān)業(yè)務(wù)流程比較了解，能更好地針對(duì)單位各處室需求挖掘、建立、完善平臺(tái)功能；其次，利用信息化與檔案部門同屬一個(gè)組織的優(yōu)勢(shì)，便于雙方的有效溝通、親密合作，更好地從文檔管理的角度完善平臺(tái)功能建設(shè)；最后，作為熟知所內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度的“自己人”，能更好的在不觸碰保密高壓線的情況下，進(jìn)行信息平臺(tái)的建設(shè)。

（二）以資源配置為基礎(chǔ)

文檔管理信息平臺(tái)建設(shè)并非一項(xiàng)簡(jiǎn)單易操作的工作。除了技術(shù)支撐，更需要合理的物資和人員配置。一旦開展信息平臺(tái)建設(shè)工作，則需要將自單位成立以來的所有文件全部納入平臺(tái)資源范疇。這意味著多年的紙質(zhì)文件需要進(jìn)行數(shù)字化處理、多年的電子文件需要進(jìn)行相關(guān)遷移，其中的工作量可想而知，但通過這些處理，可以有效推動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的電子化，可以提升文件運(yùn)轉(zhuǎn)速率，可以提高文檔管理水平，可以減少文檔原件損耗，可以減少因多次重復(fù)復(fù)印銷毀導(dǎo)致的資源浪費(fèi)從而節(jié)約成本，因此適量的物資、人員配備是必需的也是必要的，并且將來隨著這些工作的常規(guī)化、日常化，我們只需對(duì)日常產(chǎn)生的少量文件進(jìn)行數(shù)字化處理與管控。

（三）以科研需求為核心

建設(shè)文檔管理信息平臺(tái)的最終目的，旨在為航天系統(tǒng)科研生產(chǎn)服務(wù)。因此在平臺(tái)建設(shè)各階段，均要以“科研需求是核心”為原則。

系統(tǒng)整合階段，集結(jié)各處室，特別是科研處室，提出專門性、針對(duì)性較強(qiáng)的系統(tǒng)功能需求。通過增加、調(diào)整、修改等方式，完善系統(tǒng)功能，確保各處室產(chǎn)生或與之相關(guān)的文件都能在系統(tǒng)中順利流轉(zhuǎn)。

數(shù)字化處理階段，在對(duì)以往文檔進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，盡量分清輕重緩急。依據(jù)處室使用頻率、借閱習(xí)慣等細(xì)節(jié)，規(guī)劃紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的進(jìn)度及安排。

資源組合階段，考慮到科研文件系統(tǒng)性、專業(yè)性、成套性強(qiáng)，類別嚴(yán)明等特點(diǎn)，依據(jù)設(shè)計(jì)要求建立資源分類組合體系，以確保經(jīng)整合后的資源更便捷可用。

六、結(jié)束語

文檔管理信息平臺(tái)的建立，并非一蹴而就的事，它需要系統(tǒng)安排、細(xì)化要求、穩(wěn)步推進(jìn)，同時(shí)在此過程中，平臺(tái)內(nèi)電子資源的可靠真實(shí)性保障、長久保管等問題也是需要考慮和加以解決的。但總的來說，無論是從對(duì)提高行政效率、確?？蒲性O(shè)計(jì)進(jìn)度的要求，還是站在提升文檔管理水平的角度，亦或是對(duì)航天系統(tǒng)電子文件發(fā)展規(guī)模的預(yù)見上，全面搭建文檔管理信息平臺(tái)已勢(shì)在必行。