自20世紀(jì)90年代開(kāi)始，獨(dú)立的目錄級(jí)檔案管理系統(tǒng)就已在很多企業(yè)得到逐步的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用并發(fā)揮了一定作用，但隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)和信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部管理各業(yè)務(wù)中的不斷滲透，原有的封閉式的檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案利用需求的滿(mǎn)足、信息的提供程度與方式等已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)信息化的發(fā)展需求。那么如何適應(yīng)企業(yè)的信息化步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理和傳播，促使檔案信息得到有效的利用和共享，則無(wú)疑是近階段檔案管理領(lǐng)域較長(zhǎng)期探索的課題。

一、檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

檔案數(shù)字化管理的含義包括兩個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化；二是檔案管理手段信息化。在現(xiàn)今社會(huì)的各大中型企業(yè)中，檔案信息現(xiàn)代化管理作為企業(yè)信息管理中的一個(gè)重要內(nèi)容，其價(jià)值能否得到充分的實(shí)現(xiàn)將直接反映企業(yè)的管理水平。檔案管理數(shù)字化不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)方便迅速，從而避免了資料反復(fù)復(fù)制、多份保存等造成的紙張、空間和人力的浪費(fèi)；開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要提供檔案信息，使檔案系統(tǒng)具有收集迅速、輸出快捷的反應(yīng)能力，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率的提高；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供的多途徑檢索路徑快速便捷的同時(shí)供多個(gè)利用者瀏覽下載使用，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，大大提高了企業(yè)檔案的利用效率，給企業(yè)帶來(lái)顯著的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。

二、企業(yè)檔案信息化工作現(xiàn)狀分析

目前，各大中型企業(yè)的檔案信息化發(fā)展?fàn)顩r參差不齊，硬件設(shè)施、管理水平、人員素質(zhì)都有很大的差距，各企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)大都是根據(jù)各自的業(yè)務(wù)特點(diǎn)組織開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的，由于各開(kāi)發(fā)公司的研發(fā)水平不同，技術(shù)保密等因素，普遍存在著缺乏統(tǒng)一的功能和技術(shù)衡量標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)缺乏較強(qiáng)的兼容性，與其他辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)間不能順利銜接，數(shù)據(jù)信息共享性較差；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度不能適應(yīng)信息化管理的需要；檔案管理人員信息化管理水平、人員知識(shí)結(jié)構(gòu)有待改善和提高，這些都制約了企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程。

三、如何開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅涉及到檔案管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，也涉及到構(gòu)成數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺(tái)的建設(shè)。因此，要做好企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)就必須有步驟、有計(jì)劃地協(xié)調(diào)實(shí)施。

（一）基礎(chǔ)平臺(tái)設(shè)施建設(shè)是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器以及操作管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連結(jié)的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種類(lèi)型。只有建設(shè)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)信息應(yīng)具備準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等要求，其主要包括檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于完整的載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式發(fā)生了本質(zhì)的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴(lài)先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語(yǔ)言或自然語(yǔ)言進(jìn)行搜索。信息的超時(shí)空流動(dòng)使數(shù)字化檔案成為“無(wú)墻界檔案”，檔案管理也從注重文件實(shí)體的保管逐步變?yōu)橐蕴峁┬畔⒗梅?wù)為中心的管理活動(dòng)，為用戶(hù)提供方便、高效的服務(wù)。

（三）建立適應(yīng)數(shù)字化特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)體系

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理的各項(xiàng)管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范都需要及時(shí)適應(yīng)數(shù)字化的特點(diǎn)進(jìn)行修訂和完善，如：對(duì)數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)的管理、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證等的規(guī)定和軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密技術(shù)等的要求。因此，各企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)本部門(mén)實(shí)際制定相應(yīng)的管理辦法和措施，建立涉及信息資源收集與歸檔，信息資源利用、信息資源鑒定等的制度標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)與遷移標(biāo)準(zhǔn)、信息著錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全性管理標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等各方面的管理程序和制度。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密銜接

企業(yè)信息化的建設(shè)最終是要達(dá)到企業(yè)信息的充分共享與便捷利用，因此作為企業(yè)信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)必須打破傳統(tǒng)的“信息孤島”問(wèn)題，建立各檔案信息系統(tǒng)間及檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部各應(yīng)用管理系統(tǒng)間的無(wú)縫銜接，達(dá)到一體化管理。企業(yè)各應(yīng)用管理系統(tǒng)中存在大量與檔案實(shí)體密切相關(guān)的信息，是數(shù)字化建設(shè)的重要信息源，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具有檔案信息資源采集平臺(tái)的功能，成為各應(yīng)用系統(tǒng)信息流程終點(diǎn)站、網(wǎng)絡(luò)信息資源的最終匯集點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，保證數(shù)字檔案信息的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的收集歸檔和有效利用。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)著重處理好的三個(gè)問(wèn)題

（一）注重館藏檔案數(shù)字化的效益性

檔案數(shù)字化的目的不外乎兩個(gè)方面，一是為保護(hù)珍貴檔案；二是為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息的共享利用。無(wú)論出于何種目的，都只需要進(jìn)行有限范圍的數(shù)字化工作，從實(shí)際利用效益的角度分析，大部分檔案是不值得數(shù)字化的。尤其企業(yè)是以追求效益為目的經(jīng)營(yíng)實(shí)體，因此，企業(yè)檔案數(shù)字化工作一定要樹(shù)立成本效益觀念，在開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作之前，應(yīng)做好檔案的優(yōu)化工作，對(duì)館藏檔案的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行鑒定，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)性和效益性，避免不必要的浪費(fèi)。

（二）注重檔案信息管理的“前端控制”和“全程管理”

檔案部門(mén)在檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用工作中應(yīng)突破原有的紙質(zhì)檔案管理的思路，充分考慮電子化、信息化、自動(dòng)化的技術(shù)特點(diǎn)，調(diào)整優(yōu)化原有的傳統(tǒng)手工管理模式下歸檔、編目、著錄環(huán)節(jié)滯后的文檔管理流程，貫徹“前端控制”和“全程管理”的思想，即從文件產(chǎn)生時(shí)就開(kāi)始控制電子文件的歸檔活動(dòng)，明確規(guī)定歸檔對(duì)象、歸檔范圍、歸檔步驟、方法和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)文件價(jià)值及保存期限實(shí)施鑒定；簡(jiǎn)化實(shí)體整理的規(guī)則和要求，強(qiáng)調(diào)信息著錄工作的細(xì)化，多角度多層次的揭示文件信息及自動(dòng)化的檢索手段來(lái)解決檔案實(shí)體管理的單線排列和多元化檢索途徑的矛盾，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的“前端控制”。同時(shí)，電子文件的生成是一個(gè)動(dòng)態(tài)、不斷疊加積累的過(guò)程，歸檔活動(dòng)很難一次完成，因此，電子文件的歸檔還應(yīng)強(qiáng)調(diào)“全程管理”，這尤其是對(duì)于“實(shí)時(shí)歸檔”的電子文件來(lái)說(shuō)，必須隨著文件活動(dòng)的開(kāi)展，不斷的補(bǔ)充完善記錄，歸檔相關(guān)的修改、變更補(bǔ)充文件和各版本文件，保證歸檔電子文件的完整性和準(zhǔn)確有效性。

（三）注重檔案信息的安全保障管理

檔案信息的安全問(wèn)題是檔案數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。信息內(nèi)容涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)秘密、商業(yè)秘密，甚至國(guó)家秘密等問(wèn)題，在信息的利用中需要有嚴(yán)格的權(quán)限控制。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全，其中包括檔案信息載體的安全和信息內(nèi)容的安全與完整。一是建立健全安全保護(hù)管理制度體系，針對(duì)電子文件和電子檔案及時(shí)制定收集、檢驗(yàn)、鑒定、保護(hù)和利用制度，保證其安全性和真實(shí)有效性；二是采取相應(yīng)的技術(shù)防范措施，在應(yīng)用過(guò)程中，防入侵、防泄露、防篡改、防病毒、密碼技術(shù)、遷移技術(shù)、載體轉(zhuǎn)換技術(shù)和訪問(wèn)控制技術(shù)等功能的應(yīng)用與實(shí)施是檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理核心。

（作者單位：中國(guó)核電工程有限公司鄭州分公司檔案信息中心）