當(dāng)我在20世紀(jì)70年代后期，剛開始寫商業(yè)計劃時，那時的一份所謂的“普通計劃”遠(yuǎn)比今天我看到的更長、更復(fù)雜。商業(yè)計劃變短了。這可能是因?yàn)樗纫酝鼮槌Ｒ姟絹碓蕉嗟娜碎_始頻繁地使用商業(yè)計劃。

同樣，對閱讀商業(yè)計劃的銀行家和投資者來說，“短”也是一種趨勢，這可能是因?yàn)槿藗儸F(xiàn)在很少有時間去費(fèi)力地閱讀文件。

無論出于何種原因，現(xiàn)在商業(yè)計劃的趨勢是回歸基礎(chǔ)，并要求具有良好的預(yù)測和可靠的分析?！耙子诳焖匍喿x”比以往任何時候都更重要。如果你希望人們閱讀你的商業(yè)計劃，并讓大部分人都很快理解，那么我建議你一定要保持簡單。不要將商業(yè)計劃和博士論文或終身任務(wù)混淆起來。

保持簡單的措辭和格式，并保持計劃短小。

但不要將簡單的措辭和格式與簡單的思維混淆起來。保持簡單的原因不是因?yàn)槟銢]有充分開發(fā)你的想法。簡單是為了把你的觀點(diǎn)快速且輕松地傳達(dá)給閱讀它的人。

考慮到這一點(diǎn)，下面我們來談?wù)勅绾魏喕虡I(yè)計劃。

防止散文化。成功的商務(wù)寫作很容易閱讀。人們將略讀您的計劃，有些人會試著在通電話或翻看電子郵件時讀它，所以把深度散文化留著以后寫偉大的小說吧。當(dāng)制定你的計劃時，記住以下這些建議：

不要使用長而復(fù)雜的句子。除非為了表達(dá)語意而必須這樣做。短句就很好，更容易閱讀。

避免行話、術(shù)語和縮略語。您也許知道NIH的意思是“非我發(fā)明”，KISS代表“盡量簡單”，但不要以為別人也知道。使用簡單、直白的語言，如“使用”而不是“利用”，“然后”而不是“在那個時間點(diǎn)”。

列出要點(diǎn)是有好處的。它們幫助讀者更容易消化信息。

避免“赤裸裸”的要點(diǎn)。需要解釋時要用簡短的解釋將它們具體化。未解釋的要點(diǎn)可能會令人沮喪。

保持短小。現(xiàn)在大多數(shù)商業(yè)計劃的平均長度比以往都短。最多20～30頁的文字中就可以涵蓋你需要傳達(dá)的一切，如果有需要，還可以加上另外10頁每月預(yù)測，管理層簡歷和其他細(xì)節(jié)的附錄。如果您已經(jīng)制作了一個40多頁長的計劃，那你的概括能力一定有問題。

當(dāng)然，規(guī)則也有例外。例如，我最近看到一個連鎖咖啡店的計劃，包括所選擇地點(diǎn)的照片，模擬菜單和其他選擇地點(diǎn)的地圖。圖形使計劃更長，但它們增加了實(shí)際價值。產(chǎn)品照片、地點(diǎn)照片、菜單、藍(lán)圖、平面圖、標(biāo)志和標(biāo)牌的照片都是有用的。

使用商業(yè)圖表。請您將重要的數(shù)字安排得很容易找到并容易理解。使用匯總表和簡單的商業(yè)圖表突出主要數(shù)字。請在附錄中將相關(guān)的詳細(xì)信息安排得容易找到。另外：使用條形圖顯示最低限度的年銷售額，毛利率，凈利潤，現(xiàn)金流和凈資產(chǎn)。

三維條形圖看起來比較精巧，但二維條形圖通常更容易閱讀。做圖表時要確保數(shù)字是顯而易見的。

堆壘條形圖會使總數(shù)更容易看到。如果您的銷售劃分成段，就用堆壘條形圖以顯示總數(shù)。

市場份額和市場區(qū)間使用餅圖。

任務(wù)和里程碑顯示為水平欄，左邊帶標(biāo)簽并且日期在頂部或底部。大多數(shù)人稱之為甘特圖。只顯示主要任務(wù)和里程碑，因?yàn)樘嗟募?xì)節(jié)會使這些圖表難以閱讀。

在匯總表中始終把數(shù)據(jù)源放在靠近圖表的地方，讓讀者可以迅速參考它們，并識別圖表中的數(shù)字。永遠(yuǎn)不要讓商業(yè)計劃的讀者無法找到圖表的數(shù)據(jù)源。

不要使用未在文中引用的圖表。如果在匯總表中源數(shù)字不是十分明顯，確保您指定的附錄中包含詳細(xì)的數(shù)字。

潤色整體外觀和感覺。除了措辭，您也希望您的文字整體外觀簡單并且引人注目。所以采納我的建議：

文本堅持使用兩種字體。標(biāo)題使用的字體應(yīng)該是簡單的無襯線字體，如Arial， Tahoma or Verdana。至于正文，您應(yīng)該使用標(biāo)準(zhǔn)的文本字體，如Century， Times Roman 或 Book Antigua。

避免使用小字號。只有少數(shù)更易讀的10號字體比較好；它們大多是在11號或12號大小時更好。

使用分頁符將章節(jié)分開，將文字和圖表分開以及突出表格。如果有疑問，進(jìn)入下一頁。沒有人會因?yàn)檗D(zhuǎn)到下頁而不開心的。

使用空格。在狹小的空間內(nèi)擠在一起的文字閱讀起來并不舒服。

請務(wù)必使用拼寫檢查。然后仔細(xì)校對您的文本，以確保您沒有拼寫錯誤！再次檢查您的文本中數(shù)字與表格中的是否相匹配。

（作者系商業(yè)計劃軟件公司Palo Alto Software Inc.的總裁）