摘 要：電子檔案管理是指借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理。相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，電子檔案管理具有強大的信息儲存功能，快速的信息轉(zhuǎn)換功能，從而大大提高了工作效率。但是，隨著高校不斷的擴招，無論是學(xué)生人數(shù)還是教職工人數(shù)都在猛烈增長，這對高校電子教學(xué)檔案管理工作形成了巨大挑戰(zhàn)。分析了高校電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢、存在的問題，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：電子教學(xué)檔案；檔案管理；優(yōu)勢分析；問題分析；優(yōu)化措施

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）33-0317-02

大學(xué)檔案按類別可簡單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、研究檔案、基建檔案、財務(wù)記錄、學(xué)校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員在使用電腦的基礎(chǔ)上，組織和存儲在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡稱27號令）規(guī)定，重要文件損壞、褪色，應(yīng)及時修復(fù)文件并數(shù)字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，無論是學(xué)生還是工作人員數(shù)量都在急劇增長，這毫無疑問地給高校電子教學(xué)檔案管理形成了一個巨大的挑戰(zhàn)。

一、電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢分析

（一）信息處理能力大大提升

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，教學(xué)檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升，然而傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法不僅費時費力，而且容易出現(xiàn)紕漏，顯然無法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子教學(xué)檔案不僅有強大的信息儲存功能，而且具有快速的信息轉(zhuǎn)換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學(xué)檔案還可將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容。

（二）信息共享能力大大提升

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節(jié)省很多運輸成本，大大提高了經(jīng)濟效率。此外，電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對檔案進行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。

（三）存儲更加便利

傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問題，電子教學(xué)檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲存器中?，F(xiàn)代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。

二、高校電子教學(xué)檔案管理問題分析

（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度

大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級學(xué)院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關(guān)法律法規(guī)，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)，開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

（二）電子教學(xué)檔案管理意識不強，重視程度不夠

由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理人員對電子教學(xué)檔案的重要性認識不夠。對電子教學(xué)檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質(zhì)（學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來自全國各區(qū)域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。

（三）電子教學(xué)檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性

根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》，高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、編制等六個方面，通過這六個環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導(dǎo)致一些高價值的基層教學(xué)單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學(xué)，又被不經(jīng)選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導(dǎo)致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。

三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施

（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平

利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況，設(shè)計制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計算機）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè)，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。

（二）加強領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，健全機制

由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級學(xué)院，這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作，采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級學(xué)院，因此應(yīng)當建立以校檔案室、學(xué)院（職能部門）為主體的二級管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，做好學(xué)院（職能部門）專、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感[4]。

（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊伍建設(shè)

隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識和相關(guān)的素質(zhì)。無論從技術(shù)性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學(xué)檔案管理都是一項極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當然學(xué)校層面也可以通過一系列培訓(xùn)、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說是一項極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設(shè)，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術(shù)，靈活運用文件管理系統(tǒng)軟件。

（四）增加經(jīng)費投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計算機和電子設(shè)備，目前多數(shù)高校由于對電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠，此方面的預(yù)算投入不足，造成許多教學(xué)檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金，實現(xiàn)信息化管理和辦公自動化，充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢，實現(xiàn)教學(xué)檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網(wǎng)絡(luò)，保管好教學(xué)檔案，防止教學(xué)檔案的不必要流失；充分管理利用好教學(xué)檔案，服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。

（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率

電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)勢。因此加強電子教學(xué)檔案信息化管理，有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強電子教學(xué)檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設(shè)計制作計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；第二，建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學(xué)資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺，以便教學(xué)檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學(xué)習(xí)，提高高校的教學(xué)水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性

電子教學(xué)檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優(yōu)點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復(fù)、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點。針對這些缺點我們應(yīng)加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權(quán)限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，同時數(shù)據(jù)信息管理部門也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結(jié)語

電子教學(xué)檔案與傳統(tǒng)教學(xué)檔案相比存在明顯的優(yōu)勢，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當在日常管理工作中，有意識地發(fā)揮電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢，注意培養(yǎng)“電子教學(xué)檔案”管理意識，嚴格遵守電子教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但目前我國高校的電子教學(xué)檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應(yīng)當依據(jù)目前所存在的這些問題，制定相關(guān)法律法規(guī)及其相關(guān)政策，使電子教學(xué)檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。

參考文獻：

[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2013，（1）：6-7.

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[3]余屹.淺談電子檔案管理系統(tǒng)的實踐應(yīng)用[J].有線電視技術(shù)，2004，（20）：34-35.

[4]孫虹.高校二級學(xué)院建檔可行性初探[J].浙江檔案，2006，（5）：56.