【摘 要】隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲等技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化在檔案管理即檔案利用上普遍進行推廣，以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的利用檔案原件形式，以達到檔案利用快捷、迅速的目的，同時實現(xiàn)檔案信息資源共享。

【關(guān)鍵詞】檔案 數(shù)字化 意義 作用

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要求檔案信息化管理，檔案信息化是滿足企業(yè)日益發(fā)展需要的重點工作。在這個信息飛速發(fā)展的時代，只有將檔案信息資源的作用在企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中充分發(fā)揮出來，檔案工作的意義和價值才能充分地體現(xiàn)出來。因此，如何把所有企業(yè)檔案變成現(xiàn)實有用信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務(wù)，為企業(yè)重點工作服務(wù)，更好地適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，是當(dāng)前檔案管理的一項重點工作，運用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)，把檔案變成數(shù)字化信息資源進行共享發(fā)揮檔案真正的作用，檔案數(shù)字化是勢在必行工作，有著重要的歷史意義和作用。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及實現(xiàn)檔案數(shù)字化的意義

（一）當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

目前大多數(shù)國有企業(yè)檔案館藏檔案的保存主要以紙質(zhì)載體形式保管，以傳統(tǒng)的管理模式管理，用人工方式為利用者提供利用服務(wù)，檔案的利用率很低，很難適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)快速發(fā)展的進程，檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值難以充分實現(xiàn)，嚴重制約了檔案信息化發(fā)展。

按照集團公司“十二五”檔案數(shù)字化率達到80%的目標，我公司檔案中心把檔案數(shù)字化把檔案信息化建設(shè)列為我單位2013重點工作，即檔案數(shù)字化作為檔案信息化的一個重要方面，制定了本單位數(shù)字化工作和數(shù)字化范圍方案，到本年底我公司檔案數(shù)字化實現(xiàn)60%的數(shù)字化率的目標。目前已經(jīng)招標的資質(zhì)的數(shù)字化公司開展工作，按計劃兩年完成這項工作。

（二）檔案數(shù)字化的定義

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

（三）當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1.檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；2.載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；3.檔案專題信息的采集與建庫。

（四）企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

為適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)檔案管理必須進行數(shù)字化管理，既檔案原件數(shù)字化，在利用過程中快速提供利用， 為企業(yè)重點項目和經(jīng)營發(fā)展準確提供數(shù)字化檔案，實現(xiàn)檔案信息資源共享，數(shù)字化形式的檔案將會起到重要的作用，發(fā)揮著與原件同樣的憑證價值和重要依據(jù)作用。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的作用

（一）為檔案信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是我國檔案管理“十二五”發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

（二）利于長遠發(fā)展，保護檔案原件

1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用，保護了檔案原件；2. 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發(fā)展；3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。從今年我企業(yè)組織部門利用數(shù)字化文書檔案充分得以證明，在編寫組織沿革利用數(shù)字化檔案的事例上，從人數(shù)上和利用卷上證明了數(shù)字化檔案在保護檔案原件上的作用。

年初我企業(yè)組織部門重點工作是編寫我企業(yè)組織史，自六十年代初建廠以來，我廠沒有做過這項工作，下設(shè)的二級分廠、機關(guān)處室共63個單位，全部到檔案館查閱文書檔案，反復(fù)利用文書檔案原件會嚴重損壞檔案原件，為了保護文書檔案原件，檔案館組織專業(yè)技術(shù)人員把機構(gòu)設(shè)置、合并，干部人事任免職，表彰通報、高級職稱等相關(guān)檔案用數(shù)碼相機進行數(shù)碼像機拍照，按時間、關(guān)鍵詞進行分類，存放在計算機內(nèi)提供給二級單位、處室利用，提高了檔案的利用率，有效的保護檔案原件，減少了因查檔案原件對檔案的損壞。在編寫組織史這項工作中充分發(fā)揮了數(shù)字化檔案的作用，這次有效嘗試增加了企業(yè)檔案數(shù)字的信心和決心，各級領(lǐng)導(dǎo)也更加支持檔案中心檔案數(shù)字化工作。

（三）改善檔案的利用方式，提高利用率

1.一份文件以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享；2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，能異地調(diào)閱利用，擴大了檔案的利用空間；3.檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，利用者可以隨時使用開放的檔案文件?！皶r間”不再受限制，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.檢索時間加快，接待利用效率的很大的提高。利用時間由原來的平均20分鐘縮短到僅需幾秒鐘。

（四）為企業(yè)節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率

數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)為機讀檔案，既節(jié)約了保管費用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后使檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。比如設(shè)計部門可以快速查到所需的數(shù)據(jù)信息，為技術(shù)改造節(jié)約時間。數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。

現(xiàn)在很多大型企業(yè)檔案館正在開展檔案數(shù)字化工作，把歷史數(shù)據(jù)遷移到檔案管理系統(tǒng)中，建立現(xiàn)代化的檢索工具。對新形成的檔案實行檔案系統(tǒng)管理，把電子檔案一同進行歸檔，形成高效的檔案管理模式，直接利用電子檔案。通過企業(yè)局域網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，在企業(yè)技術(shù)改造、經(jīng)營管理過程中發(fā)揮著重要作用，是以前傳統(tǒng)管理模式無法替代的，檔案數(shù)字化以全新的形式為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和技術(shù)改造提供服務(wù)。

參考文獻：

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