【摘 要】檔案管理是指廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。其作為高校管理工作的基礎(chǔ)性工作，是高校管理工作的重要組成部分。本文結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀，在分析高校管理存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)新建本科院校檔案管理的有效對(duì)策，以期能提高檔案的管理水平。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理 存在問題 解決對(duì)策

一、檔案管理在高校管理中的重要性

高校在教學(xué)、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！庇纱丝梢?，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案管理工作，是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員。特別是隨著經(jīng)濟(jì)、信息、科技和人才競(jìng)爭(zhēng)的日益全球化，高校在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進(jìn)學(xué)校的健康快速發(fā)展，提高和擴(kuò)大高校的知名度。

二、高校檔案管理的基本任務(wù)

1. 貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作。

2. 制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

3. 負(fù)責(zé)接收、管理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有養(yǎng)料。

4. 開展檔案的開放或利用工作。

5. 負(fù)責(zé)編輯檔案，參考資料，編制檢索工具，積極開展檔案信息資源

6. 參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，積極開發(fā)檔案信息資源。

7. 參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流

8. 負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)，開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理模式陳舊。時(shí)下，社會(huì)發(fā)展早已步入信息化時(shí)代，但對(duì)于大部分高校檔案管理來(lái)說(shuō)，仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分需要通過手工操作來(lái)完成，即使配備了計(jì)算機(jī)，也是簡(jiǎn)單地進(jìn)行輸入輸出，沒有建立現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，造成檔案管理人員的工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差，影響檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

（二）檔案服務(wù)功能單一。目前，檔案利用主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)關(guān)各部門工作參考服務(wù)，功能相對(duì)單一，在服務(wù)于教學(xué)、育人、管理等方面的作用未能充分發(fā)揮，與師生直接關(guān)聯(lián)不大，因而檔案室在師生員工心目中的地位不高，成為“被人們遺忘的角落”。

（三）學(xué)生檔案內(nèi)容偏少。由于對(duì)學(xué)生在校期間檔案收集制度不完善、工作不規(guī)范以及重視不夠等因素，造成學(xué)生檔案內(nèi)容單一，不能科學(xué)、全面地真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活軌跡，參考價(jià)值不高、針對(duì)性不強(qiáng)。

（四）檔案人員素質(zhì)偏低。由于許多高校對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，在檔案人員的配備上較為隨意，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，專業(yè)水平不高、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)缺乏，對(duì)檔案的管理僅停留在整理歸檔層次，難以從事信息編研等創(chuàng)新性工作，更難有對(duì)檔案管理水平的創(chuàng)新。

四、加強(qiáng)高校檔案管理工作的措施

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，用觀念創(chuàng)新。助推檔案管理觀念創(chuàng)新是推進(jìn)高校檔案管理工作的前提，重點(diǎn)要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊(duì)伍教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的檔案工作理念。堅(jiān)持高校檔案建設(shè)與院系、職能部門二級(jí)檔案建設(shè)的全面發(fā)展，并通過宣傳，使全體師生員工增強(qiáng)檔案意識(shí)。三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與高校各項(xiàng)工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)。1.模式的創(chuàng)新。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。高校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有位。各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。2.思路的創(chuàng)新。（1）管理觀念的創(chuàng)新。首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。（2）管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。（3）管理方式的創(chuàng)新。檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。（4）人才資源的創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加快高校檔案數(shù)字化進(jìn)程。隨著高校信息化管理水平的不斷提高，電子文件和數(shù)字化信息大量產(chǎn)生，牢固樹立科學(xué)發(fā)展觀，加快高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。據(jù)調(diào)查，迄今為止，全國(guó)各大高校除了一些知名學(xué)府率先實(shí)現(xiàn)了部分檔案全文信息管理以外，大多高校館藏檔案的數(shù)字化還只停留在案卷級(jí)、文件級(jí)目錄上，有的甚至還是一片空白，可見檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)之艱巨。目前切實(shí)做到在線同步接收、同步歸檔，保證電子文件和數(shù)字化信息歸檔的齊全、完整、準(zhǔn)確和安全保管。同時(shí)，要對(duì)館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和在線利用。

（四）改進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制，不斷提高服務(wù)水平，服務(wù)學(xué)校發(fā)展。學(xué)校是以服務(wù)的目的管理檔案。故檔案管理人員要緊緊抓住“利用”這一重要環(huán)節(jié)，改變過去“重管輕用”“重量輕質(zhì)”的陳舊觀念，打破“看攤守點(diǎn)”“等客上門”的被動(dòng)局面。樹立在服務(wù)中拓展生存、發(fā)展空間的戰(zhàn)略思想，積極參與學(xué)校重大活動(dòng)，為其提供檔案資料，搞好信息服務(wù)。服務(wù)校園文化建設(shè)。充分利用檔案室的文化資源優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮其在校園文化建設(shè)中的作用。如收集有關(guān)本校的榮譽(yù)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等，整合開發(fā)有關(guān)資料，開展專題展，增強(qiáng)學(xué)生的愛校意識(shí)和榮譽(yù)感；搜集優(yōu)秀畢業(yè)生的有關(guān)事跡，開發(fā)本校名師檔案，提高學(xué)校在社會(huì)上的美譽(yù)度等，在優(yōu)化教書育人環(huán)境、激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)成才方面貢獻(xiàn)力量。服務(wù)學(xué)生就業(yè)。學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，應(yīng)圍繞學(xué)生個(gè)性開發(fā)和素質(zhì)提高這一中心，多方位構(gòu)建起內(nèi)容豐富、體例規(guī)范的學(xué)生檔案副本，如學(xué)生心理健康檔案、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐檔案、學(xué)生誠(chéng)信教育檔案等等。通過豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，一方面促進(jìn)大學(xué)生在校期間綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，另一方面以檔案為載體，全面展現(xiàn)出大學(xué)生的能力素質(zhì)水平，架起學(xué)?！獙W(xué)生—社會(huì)之間的橋梁，為學(xué)生順利就業(yè)提供條件。提高檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)水平。隨著高校與社會(huì)、與企業(yè)的聯(lián)系越來(lái)越密切，高校檔案工作要逐步走向社會(huì)、走向開放，通過推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，面向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。1.高校檔案管理人員應(yīng)具備思想政治素質(zhì)。高校檔案工作具有一定的政治性，還具有一定的保密性。因此，檔案管理人員必須堅(jiān)持馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想，要有較強(qiáng)的黨性原則和堅(jiān)定的政治立場(chǎng)。要有一定的思想政治覺悟和辨別是非的能力，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的各項(xiàng)規(guī)定，依法制檔，維護(hù)檔案的完整與真實(shí)性。當(dāng)然，檔案的服務(wù)對(duì)象非常廣泛，由此而給檔案管理人員帶來(lái)的工作任務(wù)可能是繁重的、瑣碎的、復(fù)雜的和多變的。這就需要檔案管理人員熱愛檔案管理事業(yè)，熱心服務(wù)，工作任勞任怨，具有較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心和進(jìn)取心，有較強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，保證服務(wù)工作的精確性、全面性、高效性。因此，我們必須加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治教育工作，努力樹立全心全意為檔案服務(wù)的思想觀念，為檔案使用者提供滿意的服務(wù)。2.高校檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在的每一項(xiàng)工作、活動(dòng)的過程，記錄著失敗與成功的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，它運(yùn)用科學(xué)的管理原則和方法，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用、編研等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過程進(jìn)行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結(jié)構(gòu)，大力開發(fā)檔案信息資源，為高校各項(xiàng)工作服務(wù)。而這種管理工作是通過檔案人員來(lái)完成的，這就要求檔案人員由“雜業(yè)型”向“專業(yè)型”轉(zhuǎn)變。檔案管理人員專業(yè)知識(shí)技能的高低和熟練程度，直接決定著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的高低。3.高校檔案管理人員應(yīng)具備職業(yè)道德素養(yǎng)。高校檔案是高?；顒?dòng)的直接記錄，是教學(xué)科研的重要組成部分，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度，檔案和檔案管理對(duì)高校發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重要。但檔案管理工作部門是個(gè)“清水衙門”，工作艱苦、清貧、具體、瑣碎、平凡，但又非常重要。這就要求每個(gè)檔案工作人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和無(wú)私奉獻(xiàn)精神，要堅(jiān)決奉行愛崗敬業(yè)、忠于職守、嚴(yán)守秘密的原則，樹立良好的職業(yè)道德觀念和培養(yǎng)職業(yè)榮譽(yù)感，牢固樹立為檔案服務(wù)的思想，在為廣大師生和科研人員服務(wù)中實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。只有具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，才能在工作中不斷學(xué)習(xí)、不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身的文化修養(yǎng)和工作能力，才能以飽滿的熱情和心態(tài)投身與檔案事業(yè)，才能以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得眾多的用檔者。

總之，做好高校檔案管理工作意義重大，高校管理者和檔案管理人員應(yīng)以積極有為、多元?jiǎng)?chuàng)新的進(jìn)取精神，變簡(jiǎn)單的分類整理為高技術(shù)含量的綜合性開發(fā)建設(shè)，變重儲(chǔ)輕用為存儲(chǔ)、利用并重；變單一的查閱服務(wù)為多元的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，大力開發(fā)檔案信息資源為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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