【摘 要】隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展，電子計算機技術(shù)的不斷改革和進行，加快了市場經(jīng)濟的信息化。計算機技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展，推進了世界全球?qū)n案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與利用，幫助企業(yè)內(nèi)部提供了便利，同時也取得了非常明顯的效果。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分開發(fā)商為追求眼前的利益，于軟件開發(fā)、使用中設(shè)置了文件的限制，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理過程中出現(xiàn)了許多整理、接收、利用、保管的困難。本文將分析檔案管理過程中遇到的困難，并提出檔案管理的一些思考，給予同行或者大家一些理論建議和基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)軟件 實際應(yīng)用 困惑與思考 分析

檔案管理軟件的主要涵蓋行文管理、收文管理、檔案管理、合同管理、用戶管理、查詢管理、系統(tǒng)維護等七各方面的內(nèi)容。檔案管理軟件具備打印格式，可進行自定義打印模式。同時，能設(shè)定為網(wǎng)絡(luò)版，完成廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)多臺計算機數(shù)據(jù)庫的資源共享，給檔案管理工作帶來了許多的便捷[1]。

一、實際應(yīng)用過程中檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題

通過改革開放以來的發(fā)展，現(xiàn)階段我國檔案管理軟件的開發(fā)和利用不斷地革新化，已經(jīng)慢慢地邁入成熟。對于電子文件管理的方式、標準、方法、規(guī)范等實際內(nèi)容的探索，同時也不斷提升化，已初步完成各行各業(yè)的滲透和廣泛應(yīng)用，包括社會經(jīng)濟、政治、科研、文化、生產(chǎn)等行業(yè)當中，進而推動整個檔案信息管理的進步，有利于各企業(yè)單位的運營和服務(wù)[2]。

（一）本單位經(jīng)歷的階段

于檔案管理操作當中，因檔案管理系統(tǒng)于我國發(fā)展時間段相較于西方發(fā)達國家仍然屬于較為落后的狀況，同時我國缺乏一套完善的檔案管理機制，導(dǎo)致許多企業(yè)于檔案管理過程中缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃?，F(xiàn)以本單位的檔案管理情況進行分析，本單位的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)一共經(jīng)歷了兩個階段的改革：1.計算機普遍使用于辦公之時，我們開始嘗試使用超星檔案管理軟件，花費半年多的時間才實現(xiàn)所有工程檔案的數(shù)字化和改革化，完成了電子檔案為輔和傳統(tǒng)檔案為主的檔案管理，該雙管齊下的管理方法能有效地幫助系統(tǒng)化。2.現(xiàn)階段我們使用SEAS系統(tǒng)軟件進行管理，已完成檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、錄入、刪除、導(dǎo)出、修改、檢索、打印、統(tǒng)計、銷毀、鑒定、組卷、版本管理等，使檔案管理工作達到了數(shù)字化、信息化、智能化與網(wǎng)絡(luò)化的層次。

（二）檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題

根據(jù)工作過程中進行經(jīng)驗性總結(jié)，檔案管理系統(tǒng)軟件存在的問題主要歸為幾個方面的內(nèi)容：1.于檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用得不到整體的了解，單位內(nèi)部管理缺乏一個統(tǒng)籌兼顧的方法，造成初期開發(fā)各項系統(tǒng)內(nèi)容無法兼容，誘發(fā)系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)，亦或者造成需更換開發(fā)商以及軟件。2.因本單位應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的初期，了解內(nèi)容并不透徹，于軟件開發(fā)操作當中對開發(fā)商限定文件掃描格式和數(shù)據(jù)庫格式等問題并沒有較深的認識，由于開發(fā)商針對系統(tǒng)軟件的后期升級維護服務(wù)的捆綁需要額外的費用收取，才能進行系統(tǒng)的升級，導(dǎo)致檔案管理軟件后期的升級維護未到位，亦或者開放商的維護資費收取較高，造成單位需更換管理軟件[3]。3.檔案管理軟件出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)未能利用與共享的威脅。由于各個開發(fā)商于軟件開發(fā)操作中，針對其內(nèi)部的文件格式和數(shù)據(jù)庫格式實施了特殊的設(shè)定，造成各數(shù)據(jù)庫相互間未能實現(xiàn)資源共享，不能較好的導(dǎo)出和導(dǎo)入所需訊息的數(shù)據(jù)，倘若實施數(shù)據(jù)信息的整合，將能進行大面積的重數(shù)據(jù)加工或者復(fù)性錄入[4]。4.為檔案管理更好地構(gòu)造本單位服務(wù)，單位也曾嘗試許多套檔案管理系統(tǒng)軟件，但由于軟件與系統(tǒng)之間的兼容問題或者維護費問題，均導(dǎo)致之前使用的系統(tǒng)軟件停止應(yīng)用，造成單位原有數(shù)據(jù)丟失而無法檢索，增加了信息資料以及檔案管理系統(tǒng)的管理難題。

二、檔案管理系統(tǒng)軟件實際使用中的思考

對于現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)軟件出現(xiàn)的問題，本文將綜合個人工作經(jīng)驗進行深思，然后提出幾個方面的建議，進而加強檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與應(yīng)用。

（一）加強管理工作的風(fēng)險評估

由于市場經(jīng)濟的發(fā)展，市面上出現(xiàn)了許多電子文件管理，各式各樣的檔案管理系統(tǒng)平臺慢慢地被大面積使用。現(xiàn)階段，處理各類檔案管理系統(tǒng)軟件對于信息安全也日趨急迫，所以需在全國區(qū)域進行電子文件風(fēng)險評估，解決電子文件于安全和保密、保存和使用、安全效率和安全成本等方面的關(guān)系，探究科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)軟件，促進檔案管理系統(tǒng)軟件之間的相互溝通和聯(lián)系，完善電子文件的安全保障、資源整合和證據(jù)保全工作，共同推進整個檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，進而促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

（二）完善檔案管理工作

由于世界上第一臺計算機被研究出來，加快了現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，隨著計算機信息化的不斷加深，電子檔案的長時期存貯、集合利用以及有效管理等將組合成檔案管理工作。電子文件的管理需根據(jù)我國經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略實施，各個企業(yè)單位需著眼國家的各個層面，準確地了解到電子檔案管理工作的重要性，于檔案管理工作過程中，將電子檔案管理工作當做為一個現(xiàn)代化管理建設(shè)工作執(zhí)行，調(diào)節(jié)各個電子文件管理和檔案信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)以及數(shù)字檔案館建設(shè)的聯(lián)系，完善各類管理機制[5]。

（三）提高檔案管理系統(tǒng)軟件的規(guī)劃

檔案管理工作屬于一種長時間的系統(tǒng)性、難度大、復(fù)雜性的工作，其具備非常重要的歷史意義和歷史價值。我國的檔案管理系統(tǒng)需要全國各區(qū)域或者行業(yè)的檔案部門主動參與，積推進整個社會的檔案管理工作，并且必須與國家相關(guān)部門相互調(diào)節(jié)合作，將國家檔案館作為核心店，構(gòu)成一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的集中管理與電子文件集合管理的方式。此外，需經(jīng)國家檔案館進行實際管理與調(diào)節(jié)全國范圍內(nèi)的電子文件管理系統(tǒng)，將其形成一個完善的信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)利用，進一步執(zhí)行標準化和系統(tǒng)化的戰(zhàn)略方式，強調(diào)和諧統(tǒng)一管理，增強系統(tǒng)相通、格式統(tǒng)一、資料共享，防止混亂的管理情況出現(xiàn)。從基礎(chǔ)中有效地管理各地區(qū)企業(yè)的電子文件工作，避免低水平和重復(fù)建設(shè)的局面出現(xiàn)，明確提升檔案管理的經(jīng)濟效益，降低資源的大量耗費，降低企業(yè)單位于檔案管理工作中的強度。

（四）減少檔案管理系統(tǒng)軟件的成本

檔案管理系統(tǒng)軟件的成本控制屬于檔案管理工作的重要內(nèi)容，其能更好的促進檔案管理系統(tǒng)軟件的開放和應(yīng)用，推動整個檔案管理工作的發(fā)展步伐。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，隨著生活和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系不斷加深，網(wǎng)上的各種威脅則不斷提升，例如：熊貓燒香、木馬病毒、蠕蟲等。因此，網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)了各種修復(fù)系統(tǒng)漏洞、打擊木馬、殺毒的軟件，由于應(yīng)用成本問題，許多軟件需不能解決網(wǎng)絡(luò)的安全的威脅。而奇虎公司開發(fā)的免費“360”安全類上網(wǎng)輔助工具軟件后，得到了迅速的普及和推廣，導(dǎo)致全國范圍內(nèi)的電腦網(wǎng)絡(luò)減少了惡意的攻擊，降低了病毒入侵的概率。

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的進步，各類資料檔案屬于無形的財產(chǎn)，屬于社會、國家和個人的財富。由于國家對各方面的改革創(chuàng)新，全面推動了電子文件的法制化、規(guī)范化和科學(xué)化的發(fā)展。因此，也許把各方面的信息資源以及優(yōu)勢綜合起來，促使完善和健全各類系統(tǒng)功能作用，降低檔案管理工作的風(fēng)險[6]。

參考文獻：

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