總行電子公文傳輸系統(tǒng)和我省人民銀行辦公自動化系統(tǒng)（OA）自運行以來，我們應(yīng)用兩個系統(tǒng)發(fā)送、傳閱以及處理公文、郵件等，提高了工作效率。但我中支在使用中發(fā)現(xiàn)，隨著技術(shù)進步和公文處理以及檔案管理的變革，系統(tǒng)設(shè)計思路已顯陳舊，不能滿足工作的全部需求。集中表現(xiàn)在：

一、電子公文傳輸系統(tǒng)問題

（一）發(fā)文種類少。只有中心支行和黨委兩種發(fā)文，沒有科室發(fā)文，上級行處（室）以及中心支行科（室）則不能發(fā)文，只能用紙文件制作郵寄，效率低，也是對網(wǎng)絡(luò)資源閑置的浪費。

（二）電子公文接收后，只有打印紅頭后，才能簽收歸檔，如歸檔后則不能打印紅頭文件。而實際工作中，常常因各種原因不能打印，出錯后，上級行得重新發(fā)送，只有待紅頭文件打完簽收歸檔后，才能送分管領(lǐng)導(dǎo)和主辦部門，不利于急件的處理。

（三）由于電子公文系統(tǒng)安全性高，所以在方便使用性上差，因系統(tǒng)對所有數(shù)據(jù)庫存取進行了控制，除機要工作人員外，其他人不能訪問。特別是發(fā)文流程中，由OA審核完畢轉(zhuǎn)入電子公文系統(tǒng)后，而電子公文不能自動生成文號、標題、主送單位、主題詞、抄送單位、等文件要素，全部又要手工錄入，特別容易出差錯。

（四）電子公文歸檔轉(zhuǎn)到OA系統(tǒng)后，紅頭變黑、公章沒有，這樣的文件發(fā)到縣支行，使公文缺乏嚴肅性。

二、OA系統(tǒng)存在問題

（一）發(fā)文稿紙信息過時，按公文處理要求，有些欄目已過時，如：“抄報”一欄。

（二）公文模塊里視圖單一，收發(fā)文查詢不方便，所有文件排列在一起，收文和發(fā)文的查詢功能單一，查找文件麻煩。

（三）“檔案”模塊成了“雞肋”。現(xiàn)在的“檔案”模塊早已經(jīng)不適用的國家檔案局新的8號令要求。

（四）“專題信息”中，視圖單一，不便查找，只能看到專題信息的“期數(shù)”和“日期”，要打開具體的文檔才能看到標題。

（五）OA系統(tǒng)雖能發(fā)所有發(fā)文，但瀏覽后，會在臨時目錄內(nèi)產(chǎn)生一個文件，能修改該文件的內(nèi)容，電子公章能被移動和復(fù)制，有安全的隱患。正是由于這個致命缺點，科室發(fā)文，只得用紙文件寄發(fā)。

（六）OA流程不適用。如：在發(fā)文流程中，文件的編號和排版需要2個角色，在人力資源緊張的情況下，沒有必要用2個角色來完成排版和編號這個流程。

（七）收文流程存在鉆頭缺陷。如：當部門接到承辦文件后，再分到相關(guān)科員辦理和閱知時，只要其中一人閱辦返回，其他人員就無法在看到此文件，嚴重影響了文件辦理。

三、OA系統(tǒng)和電子公文接口問題

（一）兩個系統(tǒng)使用排版軟件不一致。OA用word排版。電子公文使用WPS排版，所以實際的操作中，對上報分行和昆明中支的文件都要進行2次的排版。

（二）OA擬文的稿紙信息和電子公文不能共享?？剖也輸M文件都用OA擬文，上報公文用電子公文發(fā)送，當送電子公文排版時，OA稿紙信息必須重新手動錄入，增加了重復(fù)勞動和出錯的機會。

四、兩個系統(tǒng)不適應(yīng)設(shè)備的更新

這兩個系統(tǒng)的都是在WINDOWS2000下開發(fā)的，而隨著設(shè)備的老化，必然要更換新的機器。更換新服務(wù)器設(shè)備的購置過程中，和各硬件廠商聯(lián)系時，支持WINDOWS2000系統(tǒng)的設(shè)備很少，有的廠商甚至沒有，而隨著操作系統(tǒng)和硬件技術(shù)的發(fā)展，WINDOWS2000必然要被淘汰，萬一我們計算機設(shè)備出現(xiàn)故障，則沒有更換的設(shè)備，你拿著錢也買不到設(shè)備，我們的應(yīng)急預(yù)案做得再好也是一紙空文，這個風(fēng)險是很大的。

建議：

（一）電子公文的系統(tǒng)改進應(yīng)考慮以下環(huán)節(jié)。

1.電子文件的檔案及查閱，應(yīng)按照國家檔案局8號令的規(guī)定來設(shè)計歸檔流程。

2.增加上級行處、室和本行就室發(fā)文，納入電子公文處理，提高公文處理效率。

3.在系統(tǒng)設(shè)計中要注意安全性和方便性的平衡，如：電子公文中發(fā)文送的流程應(yīng)該讓行領(lǐng)導(dǎo)、辦公室核稿人員能訪問電子公文數(shù)據(jù)庫，“多一人，多一雙眼睛”，減少公文的差錯。

4.有關(guān)細節(jié)的改進問題，一是改變公文接收后只能打印3次紅頭的技術(shù)問題；二是解決打印紅頭后才能簽收歸檔的問題，提高文件的處理效率；三是解決歸檔后，文件紅頭變黑和沒有公章的問題，恢復(fù)公文的嚴肅性。

（二）OA系統(tǒng)的改進。我們認為人民銀行系統(tǒng)開發(fā)統(tǒng)一OA 系統(tǒng)在所有分支機構(gòu)使用是最終的發(fā)展方向，這樣可以避免各地各吹各打，既利于對各種資源的有效利用，也利于整個系統(tǒng)的信息共享。

但在目前各分支機構(gòu)OA應(yīng)用的水平發(fā)展不平衡情況下，全系統(tǒng)統(tǒng)一使用OA還沒有現(xiàn)實可能，但我們認為今后對OA系統(tǒng)改進應(yīng)注意以下幾個方面。

1.系統(tǒng)改進前，開發(fā)部門應(yīng)充分和使用部門溝通，搞清系統(tǒng)建設(shè)的需求和目標，沒必要搞大而全的系統(tǒng)。

2.系統(tǒng)開發(fā)中，文件查詢的功能要盡量豐富，因為在使用過程中，查詢是使用是非常頻繁的功能。

3.系統(tǒng)開發(fā)中，多增加界面友好的視圖，如：公文增加中 “按來文單位列文件”和“按發(fā)文主辦部門列文件”等視圖；“專題信息”增加信息的“標題”欄，使查找一目了然。

4.公文處理中對角色和流程設(shè)置應(yīng)該充分考慮人力資源的問題，流程設(shè)置應(yīng)合理、簡單。只有簡單才會少出錯、也才是最好的。改進發(fā)文中電子印章的安全措施，使科（室）發(fā)文用電子發(fā)送，提高辦文效率。

（三）電子公文和OA接口改進建議

今后再對2個系統(tǒng)進行改進整合過程中，應(yīng)優(yōu)先考慮系統(tǒng)間夸平臺共享信息的問題。建議對電子公文傳輸系統(tǒng)改進時留開發(fā)接口，為各分支機構(gòu)對OA系統(tǒng)改進時利用該接口連接2個系統(tǒng)。

（四）更換系統(tǒng)的操作系統(tǒng)平臺

時不待我，建議上級行對兩個系統(tǒng)的進行升級，使其至少能在WINDOWS SEVER 2003下開發(fā)的，解決今后硬件的更換問題。