【摘 要】數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換是使用AO進(jìn)行審計(jì)分析的前提和重要環(huán)節(jié)，采集轉(zhuǎn)換中的異常處理是這個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵技術(shù)。本文總結(jié)了使用排除法處理用友GRP R9數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO出現(xiàn)科目期末余額為負(fù)值的異常。本方法對(duì)其他財(cái)務(wù)核算軟件數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO時(shí)，出現(xiàn)類似錯(cuò)誤的處理和糾錯(cuò)也具有借鑒和推廣價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】排除法 導(dǎo)入 期末余額 負(fù)值

數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換是使用AO進(jìn)行審計(jì)分析的前提和重要環(huán)節(jié)，采集中的出錯(cuò)處理和異常糾錯(cuò)對(duì)不少審計(jì)人員來說是一難題。筆者在實(shí)踐中總結(jié)出使用排除法處理用友GRP R9數(shù)據(jù)導(dǎo)入出現(xiàn)科目期末余額為負(fù)的異常。下面，簡(jiǎn)述如何采集GRP R9財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)和出錯(cuò)處理的解決方法和技巧。

一、采集數(shù)據(jù)，三道保險(xiǎn)，有備方能無患

用友GRP R9財(cái)務(wù)軟件的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)是sql server2000，審計(jì)人員可以使用三種方式獲取數(shù)據(jù)。一種是直接獲取財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)，第二種是使用取數(shù)工具直接連接后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)將數(shù)據(jù)導(dǎo)出成access格式數(shù)據(jù)，第三種是獲取后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件（.bak）恢復(fù)到審計(jì)人員計(jì)算機(jī)中后使用。

在三種方式中，使用第一種方式獲取的數(shù)據(jù)可以直接使用AO自帶的模板轉(zhuǎn)換，使用第二、三種方式獲取的數(shù)據(jù)需要使用手工制作模板的方式來導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

二、導(dǎo)入正常，結(jié)果詭異，必須手工處理

首先使用AO自帶的模板（用友安易GRP_R9年度備份數(shù)據(jù)）導(dǎo)入數(shù)據(jù)，導(dǎo)入過程正常，但是導(dǎo)入后的數(shù)據(jù)中有幾個(gè)科目的年底余額為負(fù)數(shù)，特別是“111-零余額帳戶用款額度”，年底余額應(yīng)該為0，如果為負(fù)數(shù)肯定存在異常。所以審計(jì)人員考慮必須分析后臺(tái)數(shù)據(jù)，手工制作模板。

三、層層排除，抽絲剝繭，巧妙解決問題

（一）分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，做好導(dǎo)入準(zhǔn)備

首先，將后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件恢復(fù)到本機(jī)的sql server2005系統(tǒng)中，其中四張關(guān)鍵表及數(shù)據(jù)元素如下：

1.GL_Kmxx（科目表）。數(shù)據(jù)元素：kmdm（科目代碼），kmmc（科目名稱），gsdm（會(huì)計(jì)年度），yefx（借貸方向）。

2.GL_Kmye（科目余額表）。數(shù)據(jù)元素：kmdm（科目代碼），kjnd（會(huì)計(jì)年度），kmncj（借方期初余額），kmncd（貸方期初余額）。

3.GL_Pzml（憑證主表）。數(shù)據(jù)元素：kjqj（會(huì)計(jì)期間），pzrq（憑證日期），pzh（憑證號(hào)），pzly（憑證類型）。

4.GL_Pznr（憑證輔表）。數(shù)據(jù)元素：kjqj（會(huì)計(jì)期間），pzrq（憑證日期），pzh（憑證號(hào)），kmdm（科目代碼），zy（摘要），jdbz（借貸標(biāo)志），je（金額），pzly（憑證類型）。

（二）規(guī)范數(shù)據(jù)格式，成功導(dǎo)入AO

數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件包含建賬以來所有年度的數(shù)據(jù)，并且憑證主表和憑證輔表中kjqj字段的格式為“年+月”共六位，而AO導(dǎo)入時(shí)必須選擇年度字段，因此數(shù)據(jù)在導(dǎo)入AO前首先要進(jìn)行處理。

首先在企業(yè)管理器中對(duì)[GL_Pzml]的pzrq字段進(jìn)行處理，將字符型改成日期型。然后執(zhí)行以下語句：

select * into km2010 from [GL_Kmxx] where gsdm='2010'

select * into ye2010 from [GL_Kmye] where kjnd='2010'

update [GL_Pzml] set pzh=substring（pzh，3，len（pzh）-2）

update [GL_Pzml] set pzh=ltrim（rtrim（pzh））

select * into pzzb2010 from [GL_Pzml] where left（kjqj，4）='2010'

update [GL_Pznr] set pzh=substring（pzh，3，len（pzh）-2）

update [GL_Pznr] set pzh=ltrim（rtrim（pzh））

select * into pzfb2010 from [GL_Pznr] where left（kjqj，4）='2010'

處理結(jié)束后，開始數(shù)據(jù)導(dǎo)入，憑證主表與憑證輔表的關(guān)聯(lián)字段選擇“kjqj（會(huì)計(jì)期間）+pzh（憑證號(hào)）”。

（三）問題依舊存在，必須排除分析

數(shù)據(jù)導(dǎo)入順利完成，但“賬表重建”后，科目余額表仍然存在幾個(gè)科目的年底余額為負(fù)數(shù)，包括“111-零余額帳戶用款額度”。

審計(jì)人員打開AO中的憑證表、科目表、科目余額表，都沒有發(fā)現(xiàn)異常，審計(jì)人員重新整理了思路，使用排除法進(jìn)行了分析。

第一步，分析可能是部分憑證缺失。比對(duì)導(dǎo)入后的憑證數(shù)量與原始表中的憑證數(shù)量，發(fā)現(xiàn)未存在缺失，排除該可能。第二步，分析可能是科目余額表導(dǎo)入存在錯(cuò)誤。對(duì)科目余額表導(dǎo)入前后進(jìn)行了比對(duì)，以“111-零余額帳戶用款額度”為例，原始科目余額表中分別記錄了期初余額、每月借方發(fā)生額和每月貸方發(fā)生額。將每月借方發(fā)生額和每月貸方發(fā)生額進(jìn)行合計(jì)，得到該科目2010年全年的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額。經(jīng)過與導(dǎo)入后科目余額表中的借貸方發(fā)生額進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)該科目期初余額和借方發(fā)生額導(dǎo)入沒有錯(cuò)誤，但貸方發(fā)生額比原始表中多出了245800元，這正是導(dǎo)致111科目期末余額為“-245800”的原因。由此，審計(jì)人員判斷可能是憑證表中部分記錄重復(fù)導(dǎo)入，而憑證表數(shù)量在導(dǎo)入前后并未發(fā)生變化，因此分析可能是原始憑證表中存在作廢或者多余的憑證。第三步，打開原始憑證表，重新分析其字段，查找憑證類型是否有標(biāo)志“有效”或者“作廢”的字段，發(fā)現(xiàn)存在12月31號(hào)pzly（憑證類型）字段取值為’GA’的所有憑證，其對(duì)應(yīng)的zy（摘要）字段內(nèi)容全部都是“**的結(jié)轉(zhuǎn)”，分析可能是該部分憑證出現(xiàn)了問題，由于紙質(zhì)賬還未送到，因此審計(jì)人員嘗試著把這一部分憑證先去掉，再重新導(dǎo)入AO。

DELETE from pzzb2010 where pzly like 'GA'

DELETE from pzfb2010 where pzly like 'GA'

經(jīng)過處理，導(dǎo)入成功，科目的年初余額和年末余額均已正常。經(jīng)過其他一系列核對(duì)，發(fā)現(xiàn)全部吻合，至此，賬簿導(dǎo)入成功。

參考文獻(xiàn)：

[1]《計(jì)算機(jī)審計(jì)數(shù)據(jù)采集與分析技術(shù)》，董化禮 劉汝焯，清華大學(xué)出版社

[2]《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與審計(jì)》，喬鵬 李湘蓉，清華大學(xué)出版社

作者簡(jiǎn)介：

崔瑞瑞，女，碩士研究生，中級(jí)審計(jì)師，網(wǎng)絡(luò)工程師，主要從事審計(jì)數(shù)據(jù)挖掘分析、信息系統(tǒng)審計(jì)方面的研究，曾任河南省審計(jì)學(xué)會(huì)會(huì)員。