如果我們走進(jìn)一間辦公室，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)許多辦公桌上的物品、文件、書籍等的擺放是大不相同的，有些整潔有序，有些零亂不堪；有些充滿溫馨的氣息和氛圍，有些則讓人感到壓抑無(wú)趣。如果看一下個(gè)人電腦，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)電腦桌面也是大不一樣，文件夾管理也大不相同，有的簡(jiǎn)潔有序，分類合理，查找方便，有些則是混亂無(wú)序。這些都涉及現(xiàn)場(chǎng)管理標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，這里就給大家介紹一種并不陌生的管理工具——5S管理。

5S是指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語(yǔ)的拼音均以“S”開(kāi)頭，英語(yǔ)也是以“S”開(kāi)頭，所以簡(jiǎn)稱5S。

5S起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)獨(dú)特的一種管理辦法。1955年，日本的5S的宣傳口號(hào)為“安全始于整理，終于整理整頓”。當(dāng)時(shí)只推行了前兩個(gè)S，其目的僅是為了確保作業(yè)空間和安全。到了1986年，日本的5S著作逐漸問(wèn)世，從而對(duì)整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)管理模式起到了沖擊作用，并由此掀起了5S的熱潮。

第二次世界大戰(zhàn)后，日本企業(yè)將5S運(yùn)動(dòng)作為管理工作的基礎(chǔ)，推行各種品質(zhì)的管理手法，產(chǎn)品品質(zhì)得以迅速提升，奠定了經(jīng)濟(jì)大國(guó)的地位，而在豐田公司的倡導(dǎo)推行下，5S在塑造企業(yè)形象、降低成本、準(zhǔn)時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心曠神怡的工作場(chǎng)所、現(xiàn)場(chǎng)改善等方面發(fā)揮了巨大作用，逐漸被各國(guó)的管理界所認(rèn)識(shí)。

我國(guó)也已開(kāi)始著手現(xiàn)場(chǎng)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的研制?！案鶕?jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)下達(dá)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制、修訂項(xiàng)目計(jì)劃，全國(guó)質(zhì)量管理和質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)（SAC/TC151）已完成《現(xiàn)場(chǎng)管理準(zhǔn)則》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿的起草工作，項(xiàng)目編號(hào)為20110182-Z-469?！?/p>

一、辦公室5S管理內(nèi)容

（一）桌面位置擺放規(guī)范

（二）辦公桌抽屜整理規(guī)范

（三）5S管理制度檢查表

（四）辦公區(qū)工作紀(jì)律規(guī)定

（五）辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理

（六）辦公室安全管理

以下就這六個(gè)方面的5S管理要求和操作作一介紹，這里結(jié)合辦公環(huán)境特點(diǎn)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)作了一些改動(dòng)，因?yàn)樵瓨?biāo)準(zhǔn)更適合生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)而不是辦公環(huán)境。

二、五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)

（一）整理

定義：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需的物品，根據(jù)需要的頻率安排擺放位置。

目的：① 改善工作環(huán)境和增加工作面積；② 現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，行道通暢，提高工作效率；③ 減少磕碰的機(jī)會(huì)，保障安全，提高質(zhì)量；④ 消除管理上的混放等差錯(cuò)事故，便于資料查找；⑤ 有利于減少庫(kù)存量，節(jié)約資金；⑥ 改變作風(fēng)，提高工作情緒。

做法：把要與不要的物品分開(kāi)，再將不需要的物品加以處理（注意密級(jí)文件按有關(guān)制度處理）。建立公共資料柜，將大家都需要的資料共同存放并按業(yè)務(wù)分類，專人負(fù)責(zé)建立文檔借閱登記管理。對(duì)辦公現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)實(shí)擺放和停滯的各種物品進(jìn)行分類，區(qū)分什么是現(xiàn)場(chǎng)需要的，什么是現(xiàn)場(chǎng)不需要的。對(duì)于辦公室里各個(gè)工位或設(shè)備的前后、通道左右以及辦公室的各個(gè)死角，都要徹底搜尋和清理，達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)無(wú)不用之物。工位擺放要整體安排，做到便于走動(dòng)、便于采光、便于減少不必要的相互干擾，又盡量安排緊湊節(jié)約空間，留出接待來(lái)訪的空間。盡可能布置一些環(huán)保、養(yǎng)護(hù)方便、美觀的花草。墻面布置也要本著看板管理、賞心悅目的原則進(jìn)行設(shè)計(jì)。

（二）整頓

定義：必需品依規(guī)定定位、按標(biāo)準(zhǔn)擺放，整齊有序，明確標(biāo)示。

目的：不浪費(fèi)時(shí)間尋找物品，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，保障安全。

做法：把需要的物品加以定量、定位。通過(guò)前一步整理后，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)需要留下的物品進(jìn)行科學(xué)合理的布置和擺放，以便能用最快的速度取得所需之物，在最有效的規(guī)章、制度和最簡(jiǎn)潔的流程下完成作業(yè)。

要點(diǎn)：① 物品擺放要有固定的地點(diǎn)和區(qū)域，以便于尋找，消除因混放而造成的差錯(cuò)。② 物品擺放地點(diǎn)要科學(xué)合理。例如，根據(jù)物品使用的頻率，經(jīng)常使用的東西應(yīng)放得近些，偶爾使用或不常使用的東西則應(yīng)放得遠(yuǎn)些。③ 物品擺放目視化，使定量裝載的物品做到過(guò)目知數(shù)，擺放不同物品的區(qū)域采用不同的色彩和標(biāo)記加以區(qū)別。例如：鑰匙有很多把，如何快速找到所需鑰匙，就需要進(jìn)行標(biāo)示或按類分組；再例如：文件、資料、報(bào)告、報(bào)紙雜志等要分類擺放，并按重要程度、使用頻率區(qū)別擺放，應(yīng)按年度建立文檔目錄；再例如：公共資料柜應(yīng)在單位內(nèi)部建立統(tǒng)一擺放標(biāo)準(zhǔn)；再例如：電源、設(shè)備線路等要由專業(yè)人員統(tǒng)一規(guī)范布置，并要求所有人掌握設(shè)備、電源等安全使用知識(shí)，最后一個(gè)離開(kāi)辦公室的人要做到關(guān)閉所有電源、關(guān)閉所有窗戶等。

（三）清掃

定義：清除現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的廢氣物品及垃圾。

目的：清除“臟污”，保持現(xiàn)場(chǎng)干凈、明亮，使人心情愉悅。

做法：去除工作場(chǎng)所污垢，定期按規(guī)定處理不需要的雜物、文檔、書籍、報(bào)紙、雜志等。

要點(diǎn)：① 自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人。② 公共設(shè)備使用要注意掌握操作規(guī)范，由專人負(fù)責(zé)保養(yǎng)。③ 清掃也是為了改善。除了自己要負(fù)責(zé)自己辦公桌及設(shè)備的清掃外，也要自覺(jué)維護(hù)公共環(huán)境的整潔，對(duì)于面積不大的辦公室，所有人都應(yīng)承擔(dān)公共區(qū)域的清掃，對(duì)于辦公面積較大的開(kāi)放式辦公環(huán)境，可以安排專門保潔人員清掃，但每個(gè)人必須注意個(gè)人文檔資料及個(gè)人物品的保管。

（四）清潔

定義：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

目的：認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。

做法：通過(guò)對(duì)整理、整頓、清掃活動(dòng)的堅(jiān)持與深入，消除發(fā)生安全事故的根源，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使職工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作質(zhì)量。

要點(diǎn)：① 辦公環(huán)境不僅要整齊，而且要做到清潔衛(wèi)生，保證職工身心健康，提高職工工作熱情；② 不僅物品要清潔，而且職工本身也要做到清潔，如衣服或工裝要清潔，儀表要整潔，及時(shí)理發(fā)、刮須、修指甲、洗澡等；③ 職工不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，待人要講禮貌、要尊重別人；④ 要使環(huán)境不受污染，進(jìn)一步消除渾濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消滅職業(yè)病。

（五）素養(yǎng)

定義：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使每個(gè)人都成為有教養(yǎng)的人。

目的：提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人。

做法：努力提高人員的自身修養(yǎng)，使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，是5S活動(dòng)的核心。良好習(xí)慣的養(yǎng)成要做到：①明確要求，每個(gè)人都知道應(yīng)該怎么干；②要示范，有標(biāo)桿，有榜樣；③要有檢查，有制度，有要求；④要持之以恒，堅(jiān)持不懈。

推行步驟

步驟1：成立推行組織

步驟2：擬定推行方針及目標(biāo)

步驟3：擬定工作計(jì)劃及實(shí)施方法

步驟4：教育培訓(xùn)

步驟5：活動(dòng)前的宣傳造勢(shì)

步驟6：實(shí)施

步驟7：活動(dòng)評(píng)比辦法確定

步驟8：查核

步驟9：評(píng)比及獎(jiǎng)懲

步驟10：檢討與修正

步驟11：納入定期管理活動(dòng)中

三、一些實(shí)施方法

1.1抽屜法：把所有資源視作無(wú)用的，從中選出有用的。

1.2櫻桃法：從整理中挑出影響整體績(jī)效的部分。

1.3四適法：適時(shí)、適量、適質(zhì)、適地。

1.4疑問(wèn)法：該資源需要嗎？需要出現(xiàn)在這里嗎？現(xiàn)場(chǎng)需要這么多數(shù)量嗎？

2.1三易原則：易取、易放、易管理。

2.2三定原則：定位、定量、定標(biāo)準(zhǔn)。

2.3標(biāo)簽法：對(duì)所有資源進(jìn)行標(biāo)簽化管理，建立有效的資源信息。

2.4流程法：對(duì)于布局，按一個(gè)‘流’的思想進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范，使之有序化。

3.1三掃法：掃黑、掃漏、掃怪。

3.2 OEC法：日事日畢，日清日高。

4.1雷達(dá)法：掃描權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的一切漏洞和異端。

4.2矩陣推移法：由點(diǎn)到面逐一推進(jìn)。

5.1教練法：通過(guò)攝像頭式的監(jiān)督模式和教練一樣的訓(xùn)練逐步形成良好習(xí)慣。

5.2疏導(dǎo)法：像治理黃河一樣，對(duì)嚴(yán)重影響素養(yǎng)的因素進(jìn)行治理和疏導(dǎo)。

四、實(shí)施難點(diǎn)及克服

1.職工不愿配合，未按規(guī)定擺放或不按標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做，理念共識(shí)不佳。辦法：關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)的意志力和韌性。看起來(lái)辦公環(huán)境不是“大事”，但“基礎(chǔ)不牢、地動(dòng)山搖”，一些典型事件，如安全事故、責(zé)任事故等追究起來(lái)，似乎都是不重視“小事”造成的。

2.事前規(guī)劃不足，不好擺放及不合理之處很多。辦法：只要大家認(rèn)識(shí)到5S管理的好處，那就是“群眾是真正的英雄”，他們一定會(huì)想出解決問(wèn)題的辦法。

3.實(shí)施不夠徹底，持續(xù)性不佳，抱持應(yīng)付心態(tài)。辦法：還是看領(lǐng)導(dǎo)的意志和態(tài)度。我們往往是一任領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)一變要求也跟著變，這是缺乏規(guī)范管理的表現(xiàn)。

4.評(píng)價(jià)制度不佳，造成不公平，大家無(wú)所適從。辦法：預(yù)先征求各方意見(jiàn)，達(dá)成共識(shí)基礎(chǔ)上實(shí)施并不斷改進(jìn)。

5.評(píng)審人員因怕傷感情，統(tǒng)統(tǒng)給予獎(jiǎng)賞，失去競(jìng)賽意義。辦法：要選擇“鐵面無(wú)私”的人擔(dān)當(dāng)評(píng)審人員，或者請(qǐng)‘第三方’評(píng)審、互相評(píng)審等。

五、價(jià)值與意義

我們看到一些政府機(jī)關(guān)開(kāi)始重視質(zhì)量管理并進(jìn)行了諸如精細(xì)化管理、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證、卓越績(jī)效管理、公共評(píng)估框架、“三基一化”等方法改進(jìn)工作，提高績(jī)效，但是也有一些不盡人意之處，如：前熱后冷、運(yùn)動(dòng)式推進(jìn)、以獎(jiǎng)金掛鉤方式推進(jìn)等等，雖然運(yùn)動(dòng)式推進(jìn)會(huì)在短期產(chǎn)生一定效果，但這種方式的缺點(diǎn)是難以持久，以獎(jiǎng)金方式掛鉤往往會(huì)產(chǎn)生負(fù)面情緒，尤其是那些沒(méi)有得到獎(jiǎng)金的部門和單位。重視標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制的貫徹才是長(zhǎng)久之計(jì)。

（作者系中國(guó)人事科學(xué)研究院人力資源開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化研究室主任、研究員，廣西人力資源和社會(huì)保障客座研究員）