【摘 要】現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，使我們進入了信息化的時代，而越來越多的信息資源也被用電子形式存儲，這就為檔案帶來了全新的載體形式。如今，電子文件已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要對象，所以，利用現(xiàn)代的信息技術(shù)、采用新樣的管理模式，來對電子文件進行合理的管理與保護，成為檔案管理工作中備受關(guān)注的一點。本文便在了解電子文件特性的基礎(chǔ)上，就電子文件的歸檔和管理進行了探索。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔；管理；文件歸檔

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展使大量的電子文件產(chǎn)生，從而影響了傳統(tǒng)的檔案載體形式，文檔的形式逐步由紙制載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體。而這些又引起了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。電子文件的產(chǎn)生改變了人們在傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也使傳統(tǒng)的檔案管理方法逐步轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的檔案管理方法。由于本文是針對電子文件的歸檔和管理進行的探索，那么首先我們就要了解電子文件的特性。

一、電子文件的基本特性

所謂的電子文件，就是可以被計算機系統(tǒng)識別、處理，而且可以在網(wǎng)絡上進行傳送的文件。另外，電子文件一般被計算機系統(tǒng)按一定的格式存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上。曾經(jīng)有學者說電子文件的產(chǎn)生改變了傳統(tǒng)觀念中人們對檔案的理解，包括對檔案的形式、特性和意義等的認識。那么，電子文件有哪些特性呢？

（一）信息與載體的可分離性

電子文件的信息是沒有固定載體的，也就是說電子信息載體是可以變化的。電子信息的內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡在不同的計算機中進行傳遞，并且信息內(nèi)容不會有任何改變，而電子信息內(nèi)容同時也可以復制在硬盤、磁帶和光盤等不同的載體中并用于轉(zhuǎn)送。

（二）信息的易變及不穩(wěn)定性

事實上，電子文件信息存儲在系統(tǒng)中后，仍然很容易被更改或損壞，并且難以還原，連痕跡都難以尋覓。畢竟在文件的處理、復制和傳輸過程中，無論是人為操作的失誤還是病毒入侵，都可能使電子文件信息的存儲出現(xiàn)問題。

（三）信息對設備的依賴性

關(guān)于這一點非常好理解，電子文件依賴于計算機系統(tǒng)，需要計算機才能被識別并利用。

（四）電子文件的歸檔

簡單來說，電子文件的歸檔就是將電子文件從計算機或網(wǎng)絡存貯器上復制到便于長期保存的介質(zhì)上的過程。當然，需要歸檔的電子文件都是經(jīng)過篩選鑒定的有價值的文件。

（五）電子文件的歸檔范圍

前面已經(jīng)說過，需要歸檔的電子文件都是經(jīng)過篩選鑒定后確定有價值的，而這些有價值的信息可以是各系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像和數(shù)據(jù)，甚至可以是音頻等。

（六）電子文件的歸檔要求

電子文檔的歸檔要確保真實性、完整性和有效性，所以要注意定期把符合歸檔條件的電子文件移交到檔案，并要結(jié)合相應的信息技術(shù)進行處理。

二、對電子文件的歸檔管理

我們都知道，電子文件對于計算機系統(tǒng)是有很強的依賴性的，所以在對電子文件做歸檔管理時，就需要借助計算機來實現(xiàn)，而這對于那些對計算機操作并不太了解的人員來說，就是個不小的的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理工作必須順應相關(guān)應用技術(shù)的潮流，不斷更進內(nèi)部的計算機一級人員的網(wǎng)絡技術(shù)，積極做好電子文件的歸檔管理工作。而要做好電子文件的歸檔管理工作，就要先做好以下三點工作。

（一）正確選擇電子文件的歸檔方法

合理的歸檔方式是電子檔案管理工作中的重點。通常情況下，利用磁盤采集數(shù)據(jù)容易影響文件的可讀性，甚至產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失這種情況。所以這個時候，最方便安全的方式便是采用網(wǎng)絡移交，然后利用光盤等長久載體進行存貯了。

采用這種電子文件歸檔方法首先要借助計算機信息管理網(wǎng)絡，并在此基礎(chǔ)上建立起電子文件歸檔的傳遞系統(tǒng)。這樣業(yè)務管理部門在挑選出重要的文件后，就可以由信息管理部門統(tǒng)一進行電子文件的格式轉(zhuǎn)換，并傳上網(wǎng)絡。這是歸檔最重要的一部分。而對于那些具有保存價值，卻并沒有被輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的文件，可以由文件形成部門進行整理，然后向檔案部門進行傳輸。然后，要明確由計算機信息管理部門和檔案管理部門一起負責電子文件的歸檔工作。由計算機信息管理部門負責電子文件信息的匯集以及重要文件的篩選，并對具有保存價值的電子文件進行歸檔工作。而檔案管理部門就負責已歸檔的電子文件的管理工作。

（二）建立并健全電子文件的歸檔制度

由于電子文件的歸檔管理工作相較于紙質(zhì)文件的歸檔管理工作起步較晚，所以，紙質(zhì)文件歸檔工作的規(guī)章制度中有一些是可以借鑒的。畢竟紙質(zhì)文件的歸檔管理工作培養(yǎng)了一支穩(wěn)定而富有工作經(jīng)驗骨干隊伍。由于紙質(zhì)檔案歸檔人員已經(jīng)在多年的與檔案部門的合作中建立了十分穩(wěn)定的業(yè)務關(guān)系，所以在開展電子文件的歸檔工作時，為了組建一支強有力的管理隊伍，可以依靠原紙質(zhì)檔案歸檔工作的管理人員經(jīng)過學習和培訓來組織。

在電子文件的歸檔管理工作中，由于其所涉及的問題十分廣泛，所以受制約的因素就比較多，在這種情況下，如果只依靠檔案部門來進行管理的話是非常不現(xiàn)實的。所以我們可以建立電子文件形成部門、檔案管理部門以及計算機信息管理部門相互合作電子文件歸檔管理體系。其中，電子文件形成部門要熟悉各項管理業(yè)務，對電子文件的規(guī)律和聯(lián)系有深入了解；檔案管理部門則要掌握電子文件歸檔的原則和方法，同時需要了解本單位檔案管理的實際情況；而計算機信息管理部門是管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔管理工作中處于十分重要的地位。所以，三個部門相互合作，共同努力，一定可以高質(zhì)量地完成電子文件的歸檔管理工作。

（三）電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的必要性與適時合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志， 在現(xiàn)代技術(shù)條件下， 對具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性以及電子文件修改的需要， 有必要將重要的電子文件制成拷貝存檔， 以確保數(shù)據(jù)的安全性。目前， 電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化是檔案一般采用的“ 雙軌制” 。即歸檔內(nèi)容形成紙質(zhì)與磁盤兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案， 歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表中注明相應的電子文件編碼及存放地點， 同時， 在電子文件歸檔目錄或備考表中注明相應的紙質(zhì)文件檔號及存放地點， 以便利用時相互參考。

（四）堅持技術(shù)與管理并重的原則

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應用有力地支持了電子文件的歸檔管理工作，但現(xiàn)代信息技術(shù)本身的不完善性也使電子文件的安全性成為一大問題，因此，要想強化電子文件的歸檔管理，就必須堅持技術(shù)與管理并重的原則，保證電子檔案信息的安全性。

1、為了保障電子文件歸檔后的信息安全，就需要我們樹立科學的文檔管理理念以及嚴格的相關(guān)管理制度。而建立完整的、科學的電子文件歸檔管理制度，就要從電子文件的形成、鑒定、歸檔和安全保障等流程進行一一規(guī)范，建立各項法規(guī)制度，結(jié)合單位實際情況，確實保障電子文件的歸檔管理有法可依，有序進行。

2、現(xiàn)代信息技術(shù)的應用可以確保電子文件歸檔后的信息安全，是檔案安全方面的一把利劍。所以在電子文件歸檔的管理過程中，要積極學習應用現(xiàn)代信息技術(shù)，并以此研發(fā)出完善而實用的電子文件信息管理系統(tǒng)來，以便對各項電子文件進行實時的捕獲、監(jiān)控和歸檔。這樣不僅可以確保電子文件在歸檔后的信息安全，也可以確保電子檔案信息的真實性、完整性以及有效性。

3、由于電子檔案存儲載體極易受到環(huán)境的影響，其使用壽命遠遠比不上紙制檔案的壽命。所以，在電子文件的歸檔管理中，一定要注意對電子檔案載體進行定期的檢測或者拷貝。另外還要確保隨著存儲脫機載體的軟、硬件的升級與換代。

4、在電子文件的歸檔管理中，一定要注意“雙軌制”歸檔。我們已經(jīng)知道了電子文件的載體是不穩(wěn)定的，而現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一具有不穩(wěn)定性，所以在電子文件的歸檔中還要注意將重要文件制成紙制文件進行歸檔保存。

總結(jié)：

如今，電子文件已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要對象，所以，利用現(xiàn)代的信息技術(shù)、采用新樣的管理模式，來對電子文件進行合理的管理與保護，成為檔案管理工作中備受關(guān)注的一點。電子文件的產(chǎn)生已經(jīng)改變了人們在傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也使傳統(tǒng)的檔案管理方法逐步轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的檔案管理方法。而本文在了解電子文件特性的基礎(chǔ)上對電子文件的歸檔和管理進行的探索，就是希望在電子文件的歸檔管理問題上為大家提供幫助。

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