【摘 要】為提高企業(yè)檔案管理水平，提供規(guī)范性技術(shù)檔案為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。思考企業(yè)工程技術(shù)檔案管理工作方法：①領(lǐng)導(dǎo)重視、健全檔案網(wǎng)絡(luò)；②制度完善、措施嚴(yán)密；③加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，以確保工程技術(shù)檔案質(zhì)量關(guān)。

【關(guān)鍵詞】施工 檔案 管理

工程技術(shù)檔案是工程質(zhì)量的一部分，是施工質(zhì)量和施工過(guò)程管理情況綜合表現(xiàn)，也是施工企業(yè)管理水平的反映，更為重要的是，工程技術(shù)檔案是工程施工全過(guò)程的原始記錄；是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真面貌的一項(xiàng)重要工作，并對(duì)今后的基建、生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的維護(hù)、改（擴(kuò)）建都具有十分重要的意義。建設(shè)項(xiàng)目工程一般點(diǎn)多、面廣，線長(zhǎng)，項(xiàng)目從醞釀決策到建成投產(chǎn)，流程廣，生成的項(xiàng)目文件量大，形成文件形式多樣，所涉及的責(zé)任部門眾多，有本單位縱向部門，有監(jiān)理、建設(shè)、設(shè)計(jì)單位等橫向部門，有設(shè)備、材料等供應(yīng)商、有試品復(fù)試等檢測(cè)單位，還有環(huán)保、消防等地方部門參與，文件形成時(shí)間和空間跨度大，程序錯(cuò)綜復(fù)雜，做好工程技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)極不容易的工作。

一、當(dāng)前工程技術(shù)檔案管理工作存在的問(wèn)題如下

（一）忽視工程技術(shù)檔案及時(shí)收集工作，造成收集工作與項(xiàng)目建設(shè)不同步

由于工程技術(shù)文件的形成過(guò)程是動(dòng)態(tài)的，與施工工藝和施工質(zhì)量相比，人們往往不重視資料文件及時(shí)收集工作，把資料收集工作滯后，拖延，甚至閉門造車，造成文件失真，遺漏、或圖物不相符合現(xiàn)象。如：設(shè)計(jì)變更與竣工圖不相符；施工記錄與監(jiān)理日志時(shí)間描述不一致等邏輯錯(cuò)誤。

（二）分包隊(duì)伍歸檔意識(shí)薄弱，影響整體歸檔質(zhì)量

工程技術(shù)文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，有些小分包隊(duì)伍規(guī)模小，資料人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，歸檔意識(shí)不強(qiáng)，歸檔文件普遍存在錯(cuò)、漏、亂等完整性差，不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)情況。

（三）記錄表式錯(cuò)誤、文件填寫(xiě)不規(guī)范、文件內(nèi)容未閉環(huán)管理

施工技術(shù)文件內(nèi)容填寫(xiě)應(yīng)依據(jù)可靠，準(zhǔn)確，規(guī)范，文件內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，審簽手續(xù)齊全。但我們常發(fā)現(xiàn)，一些表式采用錯(cuò)誤，或過(guò)期。比如，舊版設(shè)計(jì)變更單，沒(méi)有體現(xiàn)施工、建設(shè)（監(jiān)理）單位代表審核、簽字認(rèn)可的欄目；歸檔文件中有不合格項(xiàng)記錄或意見(jiàn)，但沒(méi)有該問(wèn)題處理反饋的閉環(huán)文件；一些驗(yàn)收結(jié)論隨意涂改，或撤換或代簽字，存在問(wèn)題臺(tái)帳不完整、不清晰，不符合其形成規(guī)律等現(xiàn)象。

因此，必須做好有效措施，完善工程技術(shù)檔案管理工作刻不容緩。

二、做好工程技術(shù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考與建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，支持并強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)檔案工作牽涉方方面面，要使企業(yè)檔案各項(xiàng)工作制度得以順利地執(zhí)行，必須建立強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，層層落實(shí)，使企業(yè)從上到下都重視檔案管理工作。強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是抓好工程技術(shù)檔案管理工作，保證工程技術(shù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施。

辦法如下；

1.企業(yè)制訂檔案工作總體規(guī)劃，按照建設(shè)項(xiàng)目布局和工作特點(diǎn)，布置檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)與專兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)，明確各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，每年度進(jìn)行有效考核與獎(jiǎng)罰。

2.建立的檔案管理網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，做到疏而不漏，嚴(yán)密控制。工程開(kāi)工伊始，網(wǎng)絡(luò)責(zé)任部門應(yīng)提前策劃，做好檔案前端控制工作。職能部門在主辦下達(dá)各項(xiàng)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)，也要按照施工合同中檔案專項(xiàng)條款規(guī)定下達(dá)歸檔指標(biāo)，并把各項(xiàng)責(zé)任及時(shí)地落實(shí)到相關(guān)的責(zé)任人員。

3.公司專職檔案員明確項(xiàng)目檔案的管理目標(biāo)，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，兼職檔案人員親臨現(xiàn)場(chǎng)，按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、檔案實(shí)施細(xì)則，從文件形成先后順序或項(xiàng)目完成情況出發(fā)，隨發(fā)生，隨收集，即應(yīng)隨工程的進(jìn)度及時(shí)跟蹤收集、催辦，做到資料的收集工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。

（二）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)、掌握有效、權(quán)威版的檔案工作法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)

培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和理解基建項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，熟悉和掌握標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，確保工程技術(shù)檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的前提條件。

（三）做好工程技術(shù)檔案的交底工作，并把工程技術(shù)檔案管理工作納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中

在工程開(kāi)工伊始，編制檔案管理方案，并向基層單位（包括分包單位）兼職檔案人員進(jìn)行全員交底，交底內(nèi)容包括：歸檔范圍、套數(shù)、案卷質(zhì)量、注意事項(xiàng)等，做好檔案交底工作，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)，準(zhǔn)確的同時(shí)，數(shù)量滿足合同或協(xié)議規(guī)定的份數(shù)及施工單位自存的份數(shù)。對(duì)于外包參建單位工程，應(yīng)該把工程技術(shù)檔案管理工作納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中，使檔案有關(guān)要求具有剛性和約束力，這也是保證各分包單位達(dá)到我們歸檔要求的有力措施。

（四）加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)檔案中間節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督與檢查工作

在項(xiàng)目建設(shè)的幾個(gè)重要階段，企業(yè)主管部門提前組織相關(guān)的技術(shù)人員和檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中所歸檔文件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，加強(qiáng)中間業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查、節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收工作，做好事中控制，以防漏洞，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改正糾錯(cuò)，為檔案后期整理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。工程技術(shù)人員熟悉工程工藝流程，對(duì)自身參建過(guò)程中形成的文件資料的接轉(zhuǎn)、審核、簽證等程序十分清楚，所以技術(shù)審核由技術(shù)人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要審核與施工技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，包括：核查施工技術(shù)文件表式是否符合規(guī)范；審核施工記錄技術(shù)數(shù)據(jù)的可靠性，竣工圖是否做到圖實(shí)相符等準(zhǔn)確性方面問(wèn)題；檢查移交的施工文件是否完整、檢驗(yàn)記錄是否符合驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的程序等情況。檔案審核由檔案人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要審核歸檔項(xiàng)目文件的完整、成套和系統(tǒng)性，其質(zhì)量是否符合檔案要求。如歸檔的項(xiàng)目文件是否圖表整潔、字跡清楚、簽字、印章等責(zé)任認(rèn)可手續(xù)的完備情況、文件的有效性、文件的閉環(huán)情況書(shū)、書(shū)寫(xiě)材料的規(guī)范性、耐久性和不易褪色，項(xiàng)目文件的分類、組卷、期限劃分是否合理、質(zhì)量應(yīng)符合檔案要求等。工程技術(shù)人員與檔案人員密切配合檢查檔案工作，是確保檔案質(zhì)量關(guān)的關(guān)鍵。

（五）改變觀念，創(chuàng)新思想，加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法里強(qiáng)調(diào)：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，可見(jiàn)檔案工作的重要性。特別是工程技術(shù)檔案管理，其工作內(nèi)容復(fù)雜，難度大、專業(yè)性強(qiáng)，責(zé)任重，它工作特性加深了工程技術(shù)檔案管理人員工作的艱巨性和責(zé)任感，使工程技術(shù)檔案管理人員不僅要不斷夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)的同時(shí)，要努力學(xué)習(xí)與掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案在各個(gè)施工階段中文件的形成規(guī)律、內(nèi)容和特征，要融專業(yè)性、知識(shí)性、實(shí)用性于一體，才能針對(duì)工程的質(zhì)量管理目標(biāo)，落實(shí)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案管理工作的方法與技巧，只有不斷地提高自身的文件素質(zhì)，才能更好地為工程技術(shù)檔案管理工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理》中國(guó)電力建設(shè)企業(yè)協(xié)會(huì)專家委員會(huì) 作者 王黎平 2007年3月 第14頁(yè)最后一段、第15頁(yè)第一段、第17頁(yè)第二段最后一行。