【摘 要】文書檔案在單位檔案管理工作中占有非常重要的作用，是單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)，是單位檔案的資源發(fā)生地，對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)管理，才能夠提高文書檔案的利用率，為單位的其他工作打下基礎(chǔ)，做好服務(wù)。文章分析了文書檔案管理的特征，探討了目前文書檔案管理存在的問題和加強(qiáng)管理的措施。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 管理 問題 措施

文書檔案是在機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者其他社會(huì)組織中，單位的行政活動(dòng)過程中形成的，具有一定價(jià)值的，需要妥善保存的文件，文書檔案管理是對一個(gè)單位的檔案管理水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)，如果文書檔案管理出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質(zhì)量。一般文書檔案包括單位的黨委、紀(jì)檢、組織、工會(huì)、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應(yīng)該引起單位的足夠重視。

一、文書檔案管理的特征

（一）檔案的形成是由文書工作產(chǎn)生檔案的形成是與文書的工作密不可分的，文書的工作內(nèi)容是文件的收集、登記、催辦、轉(zhuǎn)運(yùn)、承辦、整理和立卷、歸檔工作?？梢娢臅菣n案的來源，文書工作是檔案形成的過程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)上將文件資料進(jìn)一步收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書的質(zhì)量比如文件的格式、卷面的質(zhì)量、資料是否完整齊全對檔案的質(zhì)量好壞具有直接的影響，文書是否能夠收集完整并且按時(shí)歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書部門負(fù)責(zé)將單位在領(lǐng)導(dǎo)或者日常的行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。

（二）文書檔案的管理重點(diǎn)是完整的收集文件、妥善的保存資料文書管理的對象是已經(jīng)發(fā)生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進(jìn)行記錄、分類、整理、存放。文書檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點(diǎn)是收集、編目編冊、管理、保存、利用等過程。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的收集不夠及時(shí)。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時(shí)的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時(shí)常使檔案管理員不能按時(shí)完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個(gè)別部門確實(shí)工作需要，所以導(dǎo)致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時(shí)間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。

（二）文書工作與檔案管理工作配合不當(dāng)。文書工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來講，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當(dāng)，文書工作人員沒有歸檔的意識(shí)，而檔案管理員也不了解文書的工作內(nèi)容，兩部門之間缺少溝通和協(xié)調(diào)，使工作的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。

（三）文書檔案的保存方法不恰當(dāng)。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，辦公設(shè)備也在不斷的提高，辦公的自動(dòng)化水平越來越高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很大程度上提高了文書檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區(qū)別，也給檔案的統(tǒng)一管理帶來了不便，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)的文件材料沒有電子版的備份，而存在計(jì)算機(jī)或是光盤中的文件資料沒有打印出來進(jìn)行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統(tǒng)一，給今后檔案的調(diào)用、查找?guī)砹寺闊?/p>

（四）文書檔案管理人員的素質(zhì)有所欠缺。文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質(zhì)直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，即使具備一定相關(guān)技能的人員也沒有進(jìn)行后續(xù)的教育和培訓(xùn)，接受新的檔案管理知識(shí)和方法，特別是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員應(yīng)該認(rèn)清未來行業(yè)發(fā)展的趨勢，掌握好新的專業(yè)知識(shí)，才能不被時(shí)代淘汰。

三、提高文書檔案管理工作水平的對策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說明，使其簡捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問題。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質(zhì)量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。

四、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

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