【摘 要】文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實(shí)體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。本文就文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的優(yōu)越性進(jìn)行淺析。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 信息網(wǎng)絡(luò) 電子化

為提高文書檔案管理的效率，改變文書檔案管理方式，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，要提高文書檔案管理水平，就必須采用新的管理方式和方法。要有創(chuàng)新意識(shí)、更新觀念，建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實(shí)體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，目前國家檔案局提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，并開發(fā)出一系列檔案管理軟件，有些企業(yè)還自行開發(fā)出適合自己的檔案管理軟件來提高文書檔案管理的水平，使檔案信息資源開發(fā)真正的做到方便、準(zhǔn)確、快捷，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最終目標(biāo)。下面就采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)越性談一點(diǎn)我個(gè)人粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、操作方便，簡單易行，便于管理，穩(wěn)定性強(qiáng)

在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，運(yùn)用信息系統(tǒng)的自動(dòng)分類功能，檔案部門根據(jù)歸檔的要求，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上分門別類地記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案，非常便于管理。由于每個(gè)人在實(shí)際工作中需求不同，根據(jù)自身的需求我們可以將將電子文件選擇不同的工具來用于儲(chǔ)存。比較常見的一些例如：光盤、移動(dòng)硬盤、U盤、網(wǎng)盤等。這些均受外界環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、容量大，體積小，節(jié)省空間，保管經(jīng)濟(jì)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需眾多的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，電子信息檔案由于采取電子數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，比較一些常見多用的技術(shù)有：光盤技術(shù)、掃描技術(shù)、縮微技術(shù)等等電子高科技廣泛的應(yīng)用于工作當(dāng)中，這樣一來就非常有效的增加了檔案信息的存儲(chǔ)量，電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的，可以通過數(shù)字化的整合將一個(gè)檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲(chǔ)在載體中，使用者可以在任意地點(diǎn)、任意時(shí)間進(jìn)行檔案查閱。對(duì)存放場地要求相對(duì)較低，不需要耗用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是容量大、體積小、節(jié)省空間，保管經(jīng)濟(jì)。

三、能夠有效加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量

文書檔案管理信息的電子化的應(yīng)用也促進(jìn)了檔案編研工作進(jìn)程，把檔案編研工作的檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案電子信息成品，向社會(huì)提供報(bào)務(wù)，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，下真功夫編寫出一些時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會(huì)需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

四、能夠有效改善、提高了案卷質(zhì)量和目錄編制質(zhì)量

在實(shí)際工作當(dāng)中文書人員使用信息管理系統(tǒng)，可以在很大程度上提高組卷的效率以及質(zhì)量。這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，這樣一來不但是克服了組卷的隨意性，而且還能夠起到確保歸檔材料的完整齊全的作用，既科學(xué)又規(guī)范。文書人員，可以根據(jù)計(jì)算機(jī)所列的清單確定歸檔文件，既能夠防止遺漏，還能夠確保案卷的原始性以及真實(shí)性。 使用計(jì)算機(jī)文書檔案管理系統(tǒng)，可使目錄的編制更加的規(guī)范、更加的便捷，錄入存儲(chǔ)的連貫性強(qiáng)，促進(jìn)后續(xù)工作的跟進(jìn)，而且還能提高編制速度，對(duì)錯(cuò)誤或缺失信息可以隨時(shí)修正、補(bǔ)充、增刪，制成的目錄冊(cè)資料美觀、簡潔，用時(shí)信手拈來。

五、提高辦公效率，檢索神速，提升了文件傳遞的速度和安全性

計(jì)算機(jī)具有極快的運(yùn)算速度和強(qiáng)大的信息處理功能，利用計(jì)算機(jī)整理文件，不僅可以收到事半功倍的效果，而且由于電子檔案建立了完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。通過多種查詢手段：文書人員可以從模糊查詢，組合查詢，分類查詢這三者當(dāng)中進(jìn)行選擇，從而選取最切合實(shí)際的查詢方式，然后在檔案庫中進(jìn)行檢索，以找出有用的檔案信息，因此，實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢、檢索神速，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面上，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，從而根據(jù)工作的需求不但實(shí)現(xiàn)了可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行文件收發(fā)，而且還進(jìn)一步的提高了文件傳遞的安全性，與此同時(shí)還更加節(jié)約了時(shí)間，既降低了人為因素的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，效率顯著。

六、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在傳統(tǒng)的手工操作中，普通的文書傳遞方法主要是通過工作人員只手互相傳遞，這種陳舊的方法不僅造成資金以及資源方面的浪費(fèi)，在一定程度上造成文件和信息查找困難。在傳閱的過程中，時(shí)間延誤或文件丟失的情況時(shí)有發(fā)生，給檔案管理人員歸檔和其他人員檢索帶來很大不便。公文網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，網(wǎng)上適時(shí)傳閱辦理，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，不僅提高了流轉(zhuǎn)速度，還有效保障了文書的安全，加快了現(xiàn)代社會(huì)工作節(jié)奏，它所起到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是不可估量的。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索，利用更加便捷，提高了部門之間的了解、交流、協(xié)調(diào)、增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛地開發(fā)和利用。

這與目前提倡的——改進(jìn)工作作風(fēng)“八項(xiàng)規(guī)定”具體內(nèi)容中的“要精簡文件簡報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)，沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報(bào)一律不發(fā)?！钡木襁b相呼應(yīng)。

七、有利于檔案管理的不斷創(chuàng)新

配備檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來縮微檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化，科學(xué)化處理及保存。為此，各級(jí)政府和單位不斷加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，力爭更多的經(jīng)費(fèi)，加大硬件設(shè)施建設(shè)和軟件的升級(jí)。為檔案部門利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來存儲(chǔ)大量的檔案資源，有效的利用信息技術(shù)，來滿足社會(huì)各界的需要，并將這類檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，通過這些信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，給檔案工作注入新的活力和生機(jī)，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和社會(huì)價(jià)值，為檔案工作現(xiàn)代化，信息化的繼續(xù)發(fā)展提供有力的保證。

八、強(qiáng)化了服務(wù)職能，提高了服務(wù)社會(huì)的能力

由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，能夠確保其安全性，最大限度地滿足利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會(huì)形勢，了解社會(huì)需求，及時(shí)地、有針對(duì)性地開發(fā)檔案資源，提供社會(huì)急需的高質(zhì)量檔案信息。使之成為一個(gè)面向社會(huì)，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用，極大提高了檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的能力。

總之，為了更好的開發(fā)利用文書檔案，就必須與時(shí)俱進(jìn)，用信息化、科學(xué)化的頭腦來改變和提高管理水平，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷把新的技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，積極推廣文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，有效提升檔案管理整體水平，使之更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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