【摘 要】建立信息化的人事檔案管理在發(fā)揮信息化技術(shù)以提高行政管理程序、優(yōu)化行政管理質(zhì)量和效率上具有重要的作用。本文在探討我國科研院所人事特征的基礎(chǔ)上，分析了其信息化管理存在的問題，指出了提高信息化管理水平的途徑。

【關(guān)鍵詞】科研院所 人事檔案 信息化管理

近年來，隨著我國科研院所建設(shè)與改革步伐不斷加快，其人才引進以及人才流動速度也不斷加快，使得人事檔案材料數(shù)量與種類不斷增多、檔案更新速度不斷提高，傳統(tǒng)的人事檔案制度已無法滿足其管理的需要，信息化的人事檔案管理成為科研人事管理的重要手段。[1]

目前，我國大部分科研院所建立了不同檔次的人事檔案管理信息系統(tǒng)，但由于歷史和現(xiàn)實的原因，仍然有諸多問題亟待解決。

一、科研院所人事檔案特點

人才隊伍的建設(shè)是關(guān)系到科研院所發(fā)展的大事，其人事管理涉及到人才選擇引進、培養(yǎng)、考察、分流職稱評定、離退休等各個方面。[2]人事檔案是以個人為單位的，能反映個人履歷、科研水平、思想道德等各個方面的經(jīng)組織審核并歸檔保存的文本、照片和聲相等檔案資料。[3]科研院所是以科研為主要業(yè)務(wù)、以知識為主要產(chǎn)出的特殊單位，其人事不僅涉及到科研人員還涉及到相關(guān)后勤與服務(wù)人員，其人事檔案具有自己獨特的特點。

（一）人事檔案復(fù)雜

科研機構(gòu)人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，對應(yīng)的人事檔案門類相當復(fù)雜，由于其特殊的社會作用與人才評價制度，更進一步加大了其人事檔案的復(fù)雜程度。

（二）檔案流動頻率高

隨著國家對人才的重視和吸引人才方式的不斷變化，以及科研院所對人才培養(yǎng)鼓勵其走出去返回來的政策，使得科研機構(gòu)人才流動性變大，相應(yīng)的人事檔案轉(zhuǎn)檔速度隨之加快。

（三）人事檔案歸檔難度大

我國科研院所一般具有多年的歷史，歷史的原因?qū)е氯瞬艡n案不全、存在檔案空白期；而隨著科研院所業(yè)務(wù)領(lǐng)域的擴展和人才引進幅度的變化，來自全國各地甚至海外的人才，其檔案涉及到學歷、體檢、獎懲、教學科研成果等各個方面，檔案很難完整、真實、準確以及及時的歸檔。

（四）檔案種類多

科研院所中除個人基本信息外，還大量涉及到科研成果、獎懲記錄等重要信息，這些信息不僅有文字文本形式，更多的是圖像、聲音、視頻影像等資料，種類繁多。

二、科研院所人事檔案管理信息化存在的問題

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，而信息化管理則是通過信息化的手段，將個人檔案數(shù)字化并通過計算機或網(wǎng)絡(luò)快速、及時的提供人員各方面的信息的管理方式。目前，我國科研院所在人事檔案信息化管理上主要存在以下問題。

（一）缺乏總體規(guī)劃、人事信息共享落后

信息化管理人事檔案，源動力便是信息技術(shù)，而我國相關(guān)技術(shù)雖然在近年來發(fā)展迅速，但是卻大多數(shù)集中在“北上廣”等一線城市，其他城市缺少技術(shù)型人才的支撐。[4]使得國家級或者一線城市的科院院所信息化水平高，而其余城市受到資金、技術(shù)、人力等限制人事檔案信息化水平低。不平衡的信息化狀況使得人事信息共享存在物理障礙。同時，大多數(shù)單位所建立的管理系統(tǒng)，通常用于上級領(lǐng)導(dǎo)的政績考核憑據(jù)，并非真正的使用資源，在資源管理方面，無法實現(xiàn)資源共享的管理需要。管理系統(tǒng)中通常會設(shè)有一定的使用權(quán)限，各部門賬號登入后，僅能夠查閱本部門人事檔案信息，部門之間的資源互通共享并沒有落實。

（二）信息管理形式落后，人事資料收錄不全更新慢、不符合科研院所人事的特點

大部分的科研人事檔案信息管理，其管理模式仍然是在管理者的機上進行信息的匯集、整理、修改和查閱，而并未使用者開放相應(yīng)的權(quán)限。管理方缺乏個人參與的信息匯集往往使得人事資料收錄不全，信息錯誤百出。而在信息存儲處理中，系統(tǒng)并不能針對科研院所人事的特征，對不同的信息種類進行收集和分類管理，仍然局限在文本與圖像上，不能及時的更新科研人員的流動信息和人事檔案，存在檔案落后于現(xiàn)實的情況。大部分的檔案管理套用商業(yè)模式，不能有效體現(xiàn)出科研人員的信息特征，根據(jù)檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。

（三）信息化管理保密和安全度不夠，專業(yè)人才缺失，系統(tǒng)易受網(wǎng)絡(luò)攻擊

由于建設(shè)目的、經(jīng)費以及專業(yè)管理人才等因素的影響，大多數(shù)科研院所人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺采用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)比較落后，易受攻擊，系統(tǒng)資料被盜的情況普遍存在。而在人事人才方面，由于人事檔案信息管理是社會普遍性的人才缺口，科研院所對該類型人才的不夠重視，提供的工資較少，使得人才檔案信息管理者限于能力和年齡，學習信息化知識和技術(shù)較差，無法滿足信息管理的需求。

三、提高科研院所人事檔案管理信息化水平的對策

針對科研院所人事檔案管理信息化出現(xiàn)的問題，需要從多個方面進行改革，突破制約信息化發(fā)展的限制因素。

（一）加強認識，提高國家、科研單位對人事檔案信息管理建設(shè)的重視

鼓勵信息化高水平地區(qū)支援中西部低水平地區(qū)信息化的發(fā)展，打破部門不共享制度，從制度的高度提出信息共享的管理需求。

（二）更新管理形式、強調(diào)科研人員參與個人檔案信息建設(shè)

針對科研院所人才引進、審查及流動性的特點，提供一定的權(quán)限吸引科研人員參與個人人事檔案的建設(shè)，鼓勵其完善個人檔案及時更新人事信息。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，要充分考慮到科研人員檔案資料多種類的特點，預(yù)留存儲視頻、音頻等大體積數(shù)據(jù)的接口。

（三）加強安全認識，引進或培養(yǎng)專業(yè)的信息化人事檔案管理人才

在信息系統(tǒng)建設(shè)時，要充分考慮科研院所信息的對外保密性要求，加強系統(tǒng)安全性建設(shè)，同時，為保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，可以通過引進或培養(yǎng)的方式為人事管理部門輸入專業(yè)的信息人才。

參考文獻：

[1]赫莉. 公益性科研院所人事檔案特點與管理方法[J]. 中國醫(yī)藥導(dǎo)報. 2007（17）： 177-178.

[2]譚麗珍. 高校人事檔案信息化管理探討[J]. 湖南科技學院學報. 2006（03）： 256-258.

[3]王艷輝. 醫(yī)學科研院所人事檔案管理工作的思考[J]. 中國醫(yī)藥導(dǎo)報. 2013（07）： 155-156.

[4]卜禹華. 加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J]. 改革與開放. 2011（18）： 102.