【摘 要】在高校檔案管理當(dāng)中，學(xué)籍檔案管理是其中一個(gè)極為關(guān)鍵的構(gòu)成部分與內(nèi)容，是高校社會(huì)服務(wù)的一個(gè)重要“窗口”。近些年來(lái)，伴隨著我國(guó)高校招生分配制度改革的不斷深化，招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的學(xué)籍檔案管理方面發(fā)生了一些新問(wèn)題、新情況。鑒于此，文章將從三個(gè)方面著手，提出強(qiáng)化高校學(xué)籍檔案管理的有效對(duì)策，以便有效實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的科學(xué)化、合理化和高效化管理。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍檔案 管理對(duì)策

一、前言

所謂的高校學(xué)籍檔案，指的就是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一時(shí)期所形成的，能夠體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)資格、在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、在校行為表現(xiàn)、學(xué)籍更變狀況、獎(jiǎng)罰狀況及其學(xué)歷學(xué)位授予等情況的歷史記錄與原始材料。通常情況下，學(xué)籍檔案具體包含新生登記表、學(xué)籍表、學(xué)生操行評(píng)定以及學(xué)習(xí)成績(jī)總冊(cè)等等。對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行合理的管理，在穩(wěn)定高校教學(xué)秩序、形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣、提升教學(xué)效果與質(zhì)量等諸多方面，發(fā)揮著極為重要的作用。

二、加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)指的就是工作人員在具體的工作過(guò)程中，對(duì)檔案資料的反應(yīng)度與認(rèn)知情況。高校的領(lǐng)導(dǎo)層和學(xué)籍檔案管理工作人員必須積極強(qiáng)化對(duì)相關(guān)政策與法規(guī)的學(xué)習(xí)，提升檔案意識(shí)，以便能夠在思想意識(shí)上提升認(rèn)識(shí)水平，且真正意識(shí)到加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的必要性與重要性。在校期間學(xué)生所形成的學(xué)籍檔案資料，是教學(xué)管理工作當(dāng)中一個(gè)不可忽視的重要內(nèi)容，學(xué)生學(xué)籍檔案資料收集齊全與否，信息真實(shí)與否，資料歸檔符合規(guī)范與否，不但直接關(guān)系著整個(gè)學(xué)校檔案管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)還將使得學(xué)?；蛏鐣?huì)對(duì)一個(gè)人的了解與人才的有效選用等帶來(lái)極大的影響。

三、建立健全高校學(xué)籍檔案歸檔機(jī)制

（一）構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案歸檔管理體系，并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理。教學(xué)管理人員的檔案意識(shí)不高，就可能會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，進(jìn)而造成極大的損失。因此，高校構(gòu)建以校檔案館為依托，以教務(wù)處為中心，以學(xué)院各個(gè)教學(xué)單位為支點(diǎn)的學(xué)籍檔案管理體系，對(duì)各個(gè)院系及其職能部門(mén)的檔案員予以進(jìn)一步明確，是極為迫切且有必要的。自學(xué)籍開(kāi)始，集中組織廣大新生填寫(xiě)學(xué)籍登記卡；確保學(xué)籍檔案能夠長(zhǎng)久保存，要求填寫(xiě)學(xué)籍登記卡時(shí)，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆，必須一律采用素碳鋼筆，并且要書(shū)寫(xiě)規(guī)范、字跡工整、清晰，填寫(xiě)內(nèi)容必須完整，使用的照片必須是近期的彩色免冠照片。書(shū)寫(xiě)結(jié)束后交到教務(wù)處，由教務(wù)處對(duì)全部的學(xué)籍登記卡進(jìn)行逐個(gè)審查與驗(yàn)證，合格后以班集體為單位，依據(jù)學(xué)號(hào)進(jìn)行裝訂，進(jìn)而構(gòu)成最初的學(xué)生學(xué)籍檔案，歸檔處理。之后，把學(xué)生的原始信息輸入到學(xué)校教務(wù)處的教務(wù)管理信息化平臺(tái)上，從而構(gòu)成電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者并存的學(xué)籍檔案管理體系。伴隨著學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活的不斷推行，學(xué)籍檔案也隨之發(fā)生改變，進(jìn)而可以充分的展現(xiàn)學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)狀況。倘若要對(duì)學(xué)籍檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改或者是補(bǔ)充，必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不能任意對(duì)檔案資料進(jìn)行改動(dòng)。

（二）構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制。高校學(xué)籍檔案的構(gòu)建、管理以及使用等，都與學(xué)生的利益密切相關(guān)，構(gòu)建健全的檔案管理規(guī)章制度，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的規(guī)范化、程序化管理，不同的教學(xué)環(huán)節(jié)都可以依據(jù)有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行，進(jìn)而確保高校學(xué)籍檔案工作的順利開(kāi)展。制定完善的學(xué)籍檔案管理機(jī)制以及相配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是確保高校學(xué)籍檔案工作有序展開(kāi)的重要手段之一。高校職能部門(mén)必須構(gòu)建系統(tǒng)、全面的收集整理、檢查審核、鑒別歸檔、保存保密以及管理職能等各個(gè)方面的管理制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作有章可依、有據(jù)可循。

四、加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

眾所周知，高校學(xué)籍檔案的管理工作是一個(gè)極為復(fù)雜又十分細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性與政策性。學(xué)籍檔案管理工作人員自身工作水平及其素質(zhì)的高低，在一定程度上決定了高校學(xué)籍檔案的正確性以及教育工作的效率和質(zhì)量。此外，在技術(shù)或者是政策上，高校的學(xué)籍檔案管理工作要求具備一定的延續(xù)性，所以，高校應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高，并且比較穩(wěn)定的學(xué)籍管理隊(duì)伍，進(jìn)而避免在檔案管理工作過(guò)程中發(fā)生混亂與脫節(jié)的情況。為了讓學(xué)籍檔案管理人員可以較好的做好檔案管理工作，高校必須采取有效措施使其能夠安心的工作，具體措施為：第一，高校應(yīng)當(dāng)采取相對(duì)應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)異、成績(jī)突出的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，反之則給予一定的處罰，獎(jiǎng)罰分明，進(jìn)而有效激發(fā)檔案管理人員工作的主動(dòng)性與積極性。第二，高校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)，以便促使學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與水平獲得一定的提升。例如：到其他院校學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班、召開(kāi)座談會(huì)等方式，使學(xué)籍檔案管理人員能夠有機(jī)會(huì)向其他優(yōu)秀同行學(xué)習(xí)，掌握他們先進(jìn)的檔案管理手段，進(jìn)而最大限度的提升自身學(xué)籍檔案管理人員的信息化管理水平，從而有效滿(mǎn)足高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展要求，推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理工作的快速發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)極為復(fù)雜、繁忙且詳細(xì)具體的工作，從事檔案管理工作不但需要付出大量的勞動(dòng)，同時(shí)還必須具備一定的責(zé)任心與耐心。伴隨著我國(guó)高等教育改革的不斷推進(jìn)，學(xué)分制在高校教學(xué)工作中的深入發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。針對(duì)這種情況，高校教學(xué)管理部門(mén)及其有關(guān)工作人員，必須在不斷的實(shí)踐過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其中的新情況，進(jìn)行研究，探究檔案管理工作的新規(guī)律；堅(jiān)持育人服務(wù)的原則展開(kāi)學(xué)籍檔案管理工作，進(jìn)而有效提升高校學(xué)籍檔案管理工作的適應(yīng)水平，使學(xué)籍檔案管理的作用充分展現(xiàn)出來(lái)，從而為提升高校教學(xué)質(zhì)量而服務(wù)。

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