河南省濮陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校（以下簡稱“濮陽市職業(yè)中?！保┦菄壹壷攸c職業(yè)學(xué)校、全國首批中職教育改革示范校、河南省示范性中專，是濮陽市職業(yè)教育的龍頭學(xué)校。本文以濮陽市職業(yè)中專為例，就職業(yè)學(xué)校檔案管理中存在的問題與對策進行探究。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案材料歸檔困難現(xiàn)象比較普遍。職業(yè)學(xué)校的機構(gòu)設(shè)置比較復(fù)雜，除基礎(chǔ)科室外，一般還設(shè)置培訓(xùn)科、就業(yè)科、企業(yè)科等科室，教研室也會對應(yīng)相應(yīng)的專業(yè)而設(shè)置。如，濮陽市職業(yè)中專設(shè)置了學(xué)前教育組、汽車維修組、電子組、計算機組等專業(yè)教研室，由于部門多，部門性質(zhì)又有很大差異，材料的管理難以統(tǒng)一，容易出現(xiàn)交叉管理和多頭參與現(xiàn)象，材料誰拿到就是誰的，該移交的不移交，部門之間在利用方面達不成共識時，各自為政，各取所需，擅自處理材料，導(dǎo)致檔案材料歸檔困難現(xiàn)象比較普遍。

1.2 教學(xué)檔案材料分散，結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜。職業(yè)學(xué)校課程門類多，教學(xué)材料分散在各個教研室中，教學(xué)檔案材料收集歸檔任務(wù)比較重。目前，職業(yè)學(xué)校教育趨向?qū)I(yè)化，而一個專業(yè)的增減和去留與社會需求關(guān)聯(lián)密切，專業(yè)設(shè)置靈活性較強，它沒有普通學(xué)校課程設(shè)置的相對穩(wěn)定性，其課程的設(shè)置也表現(xiàn)出與這種特點的高度一致性，每門專業(yè)除了教授公共課外還要教授專業(yè)課內(nèi)容，并以專業(yè)課為重心，各專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容涇渭分明、各呈其彩，教研材料內(nèi)容豐富，層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在整理教學(xué)檔案時，要格外注意分類的準確性。

1.3 學(xué)籍檔案管理難度較大。職業(yè)學(xué)校的教育形式是多樣化的。如，濮陽市職業(yè)中專以三年制中專教育為主，學(xué)生注冊的是中專學(xué)籍，但為了適應(yīng)社會需求，也會開辦一些其他形式的教育模式，諸如以校企合作方式開辦短訓(xùn)班、直培班等，和一些院校合作開辦“3+2大專班”等，還會招錄一定數(shù)目的干部身份的普通中專生，這部分學(xué)生學(xué)籍注冊情況比較復(fù)雜。濮陽市職業(yè)中專還成立了綜合高中部，這些學(xué)生注冊高中學(xué)籍，由于辦學(xué)形式多樣化，學(xué)籍檔案的內(nèi)容以及種類也相應(yīng)地表現(xiàn)為多樣化，給管理帶來一定難度。

2 解決問題的相應(yīng)對策

2.1 健全檔案管理體系，完善檔案管理制度。歸檔困難現(xiàn)象反映出的實質(zhì)是檔案管理制度和檔案管理體系的不完善，制度理順了，歸檔的途徑也就理順了，所以，成立綜合檔案室實行集中統(tǒng)一管理是必要的，綜合檔案室由校級領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主任主管，并設(shè)置專職檔案員崗位，以綜合檔案室為中心，輻射各個部、室，同時，要制定一套行之有效的檔案管理制度。例如：濮陽市職業(yè)中專檔案室依據(jù)《濮陽市學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合實際確定了歸檔的范圍、時間和要求，把歸檔的完成情況和崗位職責(zé)相結(jié)合，使檔案材料從歸檔到整理、保管、利用等環(huán)節(jié)都有章可循，有力杜絕了不歸檔和材料歸檔困難現(xiàn)象。

2.2 在各專業(yè)教研室設(shè)置兼職檔案員。職業(yè)學(xué)校的教研室因?qū)I(yè)而分門別戶，要杜絕教學(xué)材料的分散，就要在各教研室挑選長期從事教研業(yè)務(wù)的教師作為兼職檔案員，他們熟悉和了解教學(xué)業(yè)務(wù)，能及時獲得第一手教學(xué)資料，作為負責(zé)教學(xué)檔案材料的兼職檔案員更能盡職盡責(zé)。由他們定時對應(yīng)該歸檔的教學(xué)材料收集整理，統(tǒng)一向綜合檔案室移交，可以最大限度地避免教學(xué)檔案材料的分散現(xiàn)象。

2.3 成立學(xué)籍檔案室，并派專人管理。由于學(xué)籍檔案需要特殊保管，利用率較頻繁，又有一定的獨立性，針對學(xué)籍檔案的這種特點，可設(shè)立專門的學(xué)籍檔案室，學(xué)籍檔案室受檔案部門和業(yè)務(wù)部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)，其檔案目錄匯入綜合檔案室統(tǒng)一編目，在學(xué)籍管理中，還可以根據(jù)學(xué)校實際情況把管理進一步細化。如，濮陽市職業(yè)中專由于兼有中專和高中，學(xué)籍管理也劃分成高中和中專兩塊進行，并分別設(shè)置了管理員，使其可有更多時間和精力應(yīng)對職業(yè)學(xué)校復(fù)雜的學(xué)籍情況，能更好地為學(xué)生提供學(xué)籍、學(xué)歷證明等材料利用。

2.4 加強檔案宣傳，增強檔案意識。一方面要宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法制意識。如，濮陽市職業(yè)中專將《中華人民共和國檔案法》利用講座、櫥窗、校園網(wǎng)等媒介加強宣傳，使檔案法制深入人心。另一方面要抓典型事例做宣傳。如，濮陽市職業(yè)中專經(jīng)常利用《檔案利用典型事例匯編》做宣傳，展示檔案資料在人事、經(jīng)濟等方面的價值作用，收效良好。

（作者單位：河南省濮陽市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 來稿日期：2013-02-17）