隨著電子檔案的劇增，使得現(xiàn)有的醫(yī)院的電子照片檔案管理技術(shù)面臨著新的挑戰(zhàn)，也提出新的要求。

1 電子照片檔案的結(jié)構(gòu)

根據(jù)電子照片檔案的特點(diǎn)，電子照片檔案的結(jié)構(gòu)主要分實(shí)體結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。

1.1 電子照片檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)。這里所講的電子檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)不是某份檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，而是普遍意義上的電子檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)。電子檔案的載體可以是計(jì)算機(jī)固定硬盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等材料。而且，電子檔案的物質(zhì)實(shí)體具有雙重構(gòu)成，一是電子文件的實(shí)體排列，一是電子文件之間歷史聯(lián)系的記錄。電子檔案結(jié)構(gòu)實(shí)體主要由電子檔案信息、電子檔案信息符號(hào)以及電子檔案信息符號(hào)的載體要素構(gòu)成。任何一份電子照片都有形成的特定背景或事件，電子照片形成后，在將它整理歸檔時(shí)，都有附以其背景或事件的介紹。如果電子文件的背景信息跟電子文件內(nèi)容信息經(jīng)常被分離，一旦電子文件背景信息丟失，就會(huì)直接影響到電子文件信息的憑證作用或價(jià)值。

1.2 電子照片檔案的邏輯結(jié)構(gòu)。電子照片檔案不是雜亂無(wú)章，毫無(wú)關(guān)系地堆積在一起的，它一定會(huì)有某種具體的結(jié)構(gòu)，使其同時(shí)表現(xiàn)為一種特定知識(shí)的處理系統(tǒng)。現(xiàn)在，在電子檔案邏輯結(jié)構(gòu)的理論中，主要有兩個(gè)要素，為“內(nèi)容信息”和“歷史聯(lián)系”。內(nèi)容信息是指因一些事件、通過(guò)一定的標(biāo)志和記錄在一定的載體上，經(jīng)過(guò)有目的挑選后，被傳遞和被利用者接受的信息。如果將其再濃縮得小一些，則可以簡(jiǎn)單地稱(chēng)為一個(gè)“知識(shí)單元”。內(nèi)容信息（知識(shí)單元）是電子檔案邏輯結(jié)構(gòu)的中心。歷史聯(lián)系是指電子照片檔案中各個(gè)固定的、獨(dú)立的、不全面的知識(shí)單元之間的關(guān)系。電子檔案之所以不是雜亂無(wú)章的而又有一定的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，其實(shí)質(zhì)就是指其在邏輯結(jié)構(gòu)中的歷史聯(lián)系將知識(shí)單元連接在一起，使它們相互支持，相互保障。

在醫(yī)院的發(fā)展歷史中，同一背景產(chǎn)生電子照片的內(nèi)容信息根據(jù)不同的整理原則，會(huì)呈現(xiàn)出不同的歷史聯(lián)系。即內(nèi)容是相同的，但處在不同的歷史聯(lián)系中則位置不同。反之，同一內(nèi)容放在不同位置，它們所表現(xiàn)出來(lái)的歷史聯(lián)系也就自然不同了。比如，醫(yī)院的周年慶電子照片，它所產(chǎn)生的背景事件是醫(yī)院周年慶典，在整理歸檔時(shí)，放在當(dāng)年檔案中，是當(dāng)年活動(dòng)之一，而放在醫(yī)院發(fā)展歷程中，則是醫(yī)院一個(gè)階段的顯現(xiàn)。

1.3 認(rèn)識(shí)電子照片檔案結(jié)構(gòu)的價(jià)值。電子照片檔案的形成是一個(gè)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。醫(yī)院的電子照片負(fù)責(zé)人只有清楚電子照片檔案結(jié)構(gòu)，才能清楚而有效地做好歸檔整理工作。決定和促成電子照片檔案系統(tǒng)的主要因素，即電子檔案的價(jià)值。電子照片檔案體系的形成和發(fā)展表現(xiàn)為不斷把有價(jià)值的、值得保存的電子照片傳輸?shù)诫娮訖n案系統(tǒng)中，與此同時(shí)，又不斷把不具有保存價(jià)值的電子照片檔案從電子檔案系統(tǒng)中清除出去，從而豐富完善充實(shí)其本身。

2 電子照片檔案的現(xiàn)代化管理

增強(qiáng)電子照片檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)，是做好電子照片檔案管理工作的重要因素和條件。

2.1 支持電子照片檔案管理人員的工作，注重提高電子照片檔案管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，電子照片檔案工作才能得到足夠的重視。使電子照片檔案工作適應(yīng)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

2.2 加強(qiáng)電子照片檔案的系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化。醫(yī)院應(yīng)加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高電子照片檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快電子照片檔案信息數(shù)字化處理步伐。

2.3 電子照片檔案管理人員應(yīng)重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。為了防止出現(xiàn)重復(fù)、繁雜的混亂局面，電子照片檔案管理人員首先要實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化就沒(méi)有現(xiàn)代化管理。在電子照片檔案管理中，其標(biāo)準(zhǔn)制定，需要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員一致的認(rèn)同。雖然有一定的難度，但管理人員可以最大限度地爭(zhēng)取大家意見(jiàn)，汲取相關(guān)檔案管理科學(xué)知識(shí)，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用性、可行性，將電子照片檔案管理達(dá)到規(guī)范化。

2.4 電子照片檔案管理人員應(yīng)正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，需要一個(gè)過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。電子照片檔案管理的基礎(chǔ)工作，例如建檔管理、案卷整理，等等，主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)，同時(shí)積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

（作者單位：河南省胸科醫(yī)院 來(lái)稿日期：2013-02-15）