作為高校招生辦公室，其基本職責(zé)就是為廣大學(xué)生、家長和學(xué)校提供滿足他們對招生考試和招生錄取工作需要的方便、快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。身為高校的高考服務(wù)機(jī)構(gòu)，其運(yùn)作機(jī)制和管理方法的好壞，決定了其為考生和家長、高校提供服務(wù)的質(zhì)量水平。

目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個(gè)大類：紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案又分為日常公文檔案和學(xué)生紙質(zhì)檔案兩種。電子檔案即考生錄取時(shí)各省招生辦公室通過全國招生錄取系統(tǒng)向各高校投出的學(xué)生檔案，檔案上面詳細(xì)記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學(xué)籍、在校表現(xiàn)及各科高考成績等。

高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當(dāng)調(diào)整檔案保管過程中的保密程度是相當(dāng)有必要的。根據(jù)國家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復(fù)制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機(jī)制，及時(shí)掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案涉密管理的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。

1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用

電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號或數(shù)碼進(jìn)行傳輸、存儲，利用者需要相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應(yīng)該參與到應(yīng)用設(shè)計(jì)中來，使形成的電子檔案在應(yīng)用過程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應(yīng)用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理應(yīng)用的不足之處提出建議，及時(shí)進(jìn)行合理化修改。

2 管理應(yīng)用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)

科技日新月異的今天，如何保護(hù)和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。

第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個(gè)人可根據(jù)自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。

第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應(yīng)用職責(zé)，有時(shí)只不過是制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時(shí)候進(jìn)行輸出。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上進(jìn)行應(yīng)用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計(jì)算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。不同時(shí)間、不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分“原件”和“復(fù)制件”。

第三，計(jì)算機(jī)的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價(jià)。

第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換、復(fù)制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。

第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。

第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€(gè)人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達(dá)到開發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點(diǎn)在于不能懂得電子檔案的業(yè)務(wù)知識、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認(rèn)為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為，凡是懂得計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。

3 解決問題的思路與對策。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢和方向。

一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進(jìn)行存儲、傳輸，要通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。

二是檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)考生將個(gè)人信息填寫完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將考生信息輸入計(jì)算機(jī)，經(jīng)過計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對自己的信息進(jìn)行核對簽字確認(rèn)后，形成有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時(shí)的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。

三是檔案處理一體化。電子檔案和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時(shí)代，檔案一體化管理勢在必行。

四是檔案信息情報(bào)一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢尤為突出，以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認(rèn)真對待，具有一整套的對策、技術(shù)和措施。

4 探索檔案管理規(guī)范化的路子

4.1 借鑒紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，盡快制定出電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。一開始就應(yīng)該充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度的建立，以防止電子檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。我們要根據(jù)本部門的實(shí)際工作情況，認(rèn)真研究彌補(bǔ)我們的實(shí)踐少、經(jīng)驗(yàn)不足等問題，盡快制定出與本部門相關(guān)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。

4.2 以人為本，鍛造復(fù)合型招生檔案管理人才。電子時(shí)代，電子檔案的實(shí)質(zhì)就是技術(shù)工程；電子檔案管理實(shí)質(zhì)上就是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理。招生管理人員既要掌握本部門的業(yè)務(wù)知識，熟練掌握招生檔案工作的基本原則和方法，又要熟練操作計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。招生工作者只有提高自身素質(zhì)，努力提高自身的“含金量”，才能應(yīng)對招生工作的需要，適應(yīng)招生事業(yè)發(fā)展的新要求。

（作者單位：中州大學(xué) 來稿日期：2013-02-18）