1 操作流程一：文件收集

文件收集，即每年年初由檔案人員將上年度處理完畢的文件材料統(tǒng)一收集到檔案室。

1.1 收集范圍。上年度處理完畢的文件材料。

1.2 收集時(shí)間。每年年初（一般在1月～4月）。

1.3 收集方法

1.3.1 全面收集。即由檔案人員依據(jù)本單位收發(fā)文、用印、打印登記簿等進(jìn)行全面收集。

1.3.2 重點(diǎn)收集。即由檔案人員重點(diǎn)收集反映本單位職能活動(dòng)（尤其是專業(yè)職能活動(dòng)）的文件材料和重大活動(dòng)事件材料。

1.3.3 賬外收集。即“賬外”文件收集?！百~外”文件，是未經(jīng)登記編號(hào)的文件材料，主要包括：①本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議帶回的文件材料，尤其是本單位領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言及會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料；②上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件，以及本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)擬稿并被采用的文件定稿和印本；③國(guó)家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本單位或本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話、題詞和聲像等材料，以及本單位及其領(lǐng)導(dǎo)檢查下級(jí)單位的工作、調(diào)查研究時(shí)形成的文字材料；④本單位召開(kāi)的黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、黨組（黨委、總支、支部）會(huì)、行政領(lǐng)導(dǎo)（如局長(zhǎng)）辦公會(huì)、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議等形成的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文件材料，以及領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)報(bào)告；⑤本單位目標(biāo)管理、文明建設(shè)、廉政建設(shè)、紀(jì)檢監(jiān)察、綜合治理、計(jì)劃生育等工作以及突發(fā)事件、重大活動(dòng)中形成的文件材料；⑥本單位干部、職工定級(jí)、晉級(jí)、任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、考核、錄聘、離退、職稱評(píng)定等勞動(dòng)人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊(cè)，以及本單位各級(jí)黨組織在工作活動(dòng)中形成的文件材料；⑦本單位領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大事項(xiàng)情況報(bào)告、個(gè)人收入申報(bào)情況報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)班子及其成員的述職述廉報(bào)告；⑧本單位制定的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)等材料，以及各種基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析材料；⑨本單位財(cái)產(chǎn)、檔案交接憑證，以及本單位與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等及政府部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中所形成的與本單位有關(guān)的報(bào)告、標(biāo)書(shū)、合同等；⑩本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)、出版物（包括機(jī)構(gòu)沿革、大事記、年鑒、組織史、志書(shū)等）定稿、樣本，以及新聞媒體（包括報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)、雜志社等）報(bào)道、轉(zhuǎn)載本單位工作活動(dòng)的文章、圖片、采播通知單等。

1.4 收集要求

1.4.1 齊全要求。一要“全”，要求把本單位各類文件（尤其是一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的整套材料）收集齊全，做到“三防止”（即防止因工作需要把重要文件不移交，防止只移交副本或復(fù)印件而正本自留，防止不移交電子文件）；二要“新”，要求重點(diǎn)在新項(xiàng)目（如招商引資、立體開(kāi)發(fā)等）、新領(lǐng)域（如住房改革、人員分流等）文件收集方面下功夫；三要“特”，要求重點(diǎn)在突出本部門(mén)本行業(yè)特點(diǎn)文件收集方面下功夫。

1.4.2 質(zhì)量要求。要求重點(diǎn)檢查收發(fā)文的正文和附件、收文與收文閱辦處理單、發(fā)文定稿與正本、收發(fā)文簽發(fā)手續(xù)是否齊全完整，特別是計(jì)算機(jī)輸出的定稿一定要附發(fā)文處理簽并加蓋騎縫章，以維護(hù)文件的真實(shí)性和憑證性。

1.4.3 手續(xù)要求。要求收集文件時(shí)交接雙方應(yīng)根據(jù)文件移交表詳細(xì)清點(diǎn)，并履行簽字手續(xù)。

2 操作流程二：文件鑒定

文件鑒定，即由檔案人員對(duì)收集來(lái)的文件材料按歸檔范圍與不歸檔范圍進(jìn)行挑揀，剔除不應(yīng)歸檔的文件材料等。凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。具體歸檔要求是：①重份文件（注意：同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件）不要，揀選時(shí)要注意保留上面有領(lǐng)導(dǎo)批示或其他承辦標(biāo)記或說(shuō)明的；②傳真紙文件要用復(fù)印件歸檔，原件附后；③前文有誤而后又補(bǔ)發(fā)文件的，有誤文件不要?dú)w檔；④批復(fù)與請(qǐng)示放在辦結(jié)時(shí)歸檔，只有口頭答復(fù)而沒(méi)有正式文字的要注明。

3 操作流程三：文件分類

文件分類，即由檔案人員先后按照年度、級(jí)別、保管期限、問(wèn)題或機(jī)構(gòu)對(duì)已歸檔文件進(jìn)行依次分類。內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文較少的縣（區(qū)）直立檔單位一般采用“年度——保管期限——問(wèn)題”分類方案，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文較多的國(guó)家和省直立檔單位一般采用“年度——保管期限——機(jī)構(gòu)”分類方案，市直立檔單位可根據(jù)自身實(shí)際情況靈活選用適合自己的分類方案。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是：無(wú)論采用何種方法方案，都要注意以后每年延續(xù)使用。

3.1 按年度分類。即把已歸檔文件材料按其形成年度分開(kāi)。具體要求是：①請(qǐng)示與批復(fù)放在一起歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年度歸檔；②跨年度的會(huì)議、慶典、案件等文件放在結(jié)束年度歸檔，跨年度的計(jì)劃與總結(jié)放在形成年度歸檔，臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件一般放在工作結(jié)束年度歸檔（如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在每個(gè)年度內(nèi)在最后一個(gè)類之后增加一個(gè)類歸檔）；③沒(méi)有落款日期的文件，可先根據(jù)文件材料內(nèi)容標(biāo)明一個(gè)比較接近時(shí)間（如會(huì)議材料按會(huì)期、統(tǒng)計(jì)報(bào)表按當(dāng)年最后時(shí)間或次年1月～2月等）再按年度歸檔。

3.2 按級(jí)別分類。即把相同年度的文件材料按形成機(jī)關(guān)級(jí)別區(qū)分為上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)四類。但下列文件材料要放在本級(jí)文件中一起歸檔：①本單位的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)，本單位的函與平級(jí)的復(fù)函，下級(jí)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)；②上級(jí)針對(duì)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、下達(dá)任務(wù)與經(jīng)費(fèi)指標(biāo)文件（針對(duì)本系統(tǒng)、本行業(yè)文件除外），上級(jí)專門(mén)研究本單位工作會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)任免、表彰、處分本單位或本單位有關(guān)人員文件，上級(jí)指定要本單位專門(mén)辦理文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復(fù)等），上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人針對(duì)本單位工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報(bào)告，上級(jí)通報(bào)本單位的文件，上級(jí)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本單位文件的文件，上級(jí)召開(kāi)的以本單位工作內(nèi)容為主的會(huì)議文件；③與外單位聯(lián)合發(fā)文和聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件。

3.3 按保管期限分類。即對(duì)照國(guó)家檔案局8號(hào)令和本單位制定的《文書(shū)檔案保管期限表》劃定文件保管期限：永久、30年或10年。具體要求是：①本單位文件，重要的定為永久，一般的定為30年或10年（河南省定為10年）；②上級(jí)文件，特別重要的政策法規(guī)文件定為永久（河南省定為30年），一般規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則定為30年（河南省定為10年），其他文件定為10年；③下級(jí)和平級(jí)單位文件一般定為10年。3.4 按問(wèn)題分類。即把單位在同一年度產(chǎn)生的文件按其內(nèi)容反映的問(wèn)題分開(kāi)（可依據(jù)本單位職能性質(zhì)設(shè)置類別）。具體要求是：同一個(gè)問(wèn)題、同一次會(huì)議、同一個(gè)名稱（如同一刊物、簡(jiǎn)報(bào)等）的文件放在一起歸檔，數(shù)量多時(shí)可分為若干個(gè)盒，數(shù)量少時(shí)可將幾個(gè)相近問(wèn)題（如機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、干部獎(jiǎng)懲等）或名稱的文件材料按相同保管期限合為一盒。

3.5 按機(jī)構(gòu)分類。即按本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)類將歸檔文件分開(kāi)。具體要求是：一個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一般設(shè)置一個(gè)類（機(jī)構(gòu)名稱即類名），各類按機(jī)構(gòu)序列表或習(xí)慣順序排列，哪個(gè)機(jī)構(gòu)承辦起草的文件歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)類中，幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的文件歸入主辦機(jī)構(gòu)類中。

4 操作流程四：文件排列

文件排列，即在分類方案的最低一級(jí)類目（問(wèn)題或機(jī)構(gòu)）內(nèi)，按照一定的方法確定歸檔文件先后次序（一般按級(jí)別、問(wèn)題，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列）。具體排列要求是：①一般按照上級(jí)文件、本級(jí)文件、同級(jí)文件、下級(jí)文件順序依次排列，排列中密不可分的文件應(yīng)排列在一起（如正文與附件，正文在前，附件在后；正文與定稿，正本在前，定稿在后；有幾次稿的，定稿在前，修正稿依次排在后；請(qǐng)示與批復(fù)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后）；②同一問(wèn)題歸檔文件，按文件形成時(shí)間先后或文件內(nèi)容重要程度排列，文件較多的可先分小類再按時(shí)間先后排列（如人事類，可分成機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、干部獎(jiǎng)懲等小類，每小類內(nèi)再按時(shí)間先后排列）；③不同問(wèn)題歸檔文件，按文件形成時(shí)間先后或文件內(nèi)容重要程度排列，一個(gè)作者幾個(gè)問(wèn)題的先按問(wèn)題后按時(shí)間先后排列。

5 操作流程五：文件裝訂

文件裝訂，即把歸檔文件按要求裝訂起來(lái)。裝訂前應(yīng)做好諸如修裱孔洞殘缺破損文件、復(fù)制字跡模糊易退變文件、去除金屬物、折疊和粘貼（指超大型的紙張應(yīng)折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）、頁(yè)次排序、空白紙張抽除等準(zhǔn)備工作。具體裝訂要求是：①裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，采用左上角裝訂的將左、上側(cè)對(duì)齊，采用左側(cè)裝訂的將左、下側(cè)對(duì)齊；②保管期限為永久的應(yīng)根據(jù)地方檔案部門(mén)要求裝訂（一般用三孔一線方式逐件裝訂，頁(yè)數(shù)多的可裝在文件左側(cè)正中間，頁(yè)數(shù)少的可裝在文件左上角），保管期限為30年的用三孔一線或塑料螺釘?shù)刃问窖b訂（五頁(yè)以下可用膠水粘貼左上角），保管期限為10年的可不取釘（但每件需成整體、不能散）；③裝訂要結(jié)實(shí)整齊，做到“五不”，即不壓字、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不損壞文件、不妨礙閱讀。

6 操作流程六：文件編目

文件編目，即把裝訂好的歸檔文件編號(hào)加蓋歸檔章，編制歸檔文件目錄。

6.1 編號(hào)加蓋歸檔章。即依分類方案和排列順序?qū)w檔文件逐件編號(hào)，在每一份歸檔文件首頁(yè)上端居中偏右空白處加蓋采用黑色印泥的歸檔章（一般說(shuō)來(lái)，一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一，歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容，若歸檔文件前有文件處理單可加蓋在文件處理單上），并逐件規(guī)范填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）、室編件號(hào)、館編件號(hào)等歸檔章項(xiàng)目。具體填寫(xiě)方法是：①全宗號(hào)填寫(xiě)同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，未確定全宗號(hào)的暫不填寫(xiě)；②年度填寫(xiě)文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2007”；③保管期限填寫(xiě)文件保管期限“永久”、“30年”或“10年”；④ 問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）填寫(xiě)問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）類名稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱；⑤室編件號(hào)填寫(xiě)，同一年內(nèi)同一保管期限中文件材料從“1”開(kāi)始編流水號(hào)，最低一級(jí)類目下類與類之間文件件號(hào)必須相連且不得斷號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)；⑥館編件號(hào)可空下由檔案館填寫(xiě)。

6.2 編制歸檔文件目錄。即將歸檔文件的件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)的“歸檔文件目錄”格式進(jìn)行填寫(xiě)。具體填寫(xiě)要求是：①件號(hào)填寫(xiě)室編件號(hào)（前面已論述）；②責(zé)任者填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人（即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者），一般應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或通用簡(jiǎn)稱，聯(lián)合發(fā)文的填寫(xiě)主辦單位和整理單位，問(wèn)文與復(fù)文為一件時(shí)（如請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函等）填寫(xiě)復(fù)文單位，領(lǐng)導(dǎo)講話、論文、講義等填寫(xiě)人名全稱，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)及人名全稱；③文號(hào)填寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)（由機(jī)關(guān)發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成），要照實(shí)抄錄，沒(méi)有文號(hào)的可不填；④題名填寫(xiě)文件的標(biāo)題，要求照實(shí)抄錄，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的可加擬標(biāo)題，外加“[]”，如通知、會(huì)議記錄、干部調(diào)動(dòng)介紹信等；⑤日期填寫(xiě)文件形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20051206，實(shí)際填寫(xiě)時(shí)可將月、日數(shù)字回行填寫(xiě)，即填為兩行，無(wú)日期的根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫(xiě)（外加“[]”）；⑥頁(yè)數(shù)填寫(xiě)一件文件的總頁(yè)數(shù)，計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)只計(jì)算有圖文頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)；⑦備注填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、補(bǔ)充、移出等，請(qǐng)示與批復(fù)分開(kāi)歸檔的注明去處，只有復(fù)印件缺原件的注明缺原件，以上級(jí)名義起草的文件注明定稿已移交上級(jí)歸檔。

7 操作流程七：文件裝盒

文件裝盒，即按分類方案將同一年度、同一保管期限和同一類目的文件按照件號(hào)（室編件號(hào)）的先后順序裝盒，編盒號(hào)，填寫(xiě)備考表、盒封面及盒脊項(xiàng)目。

7.1 歸檔文件裝盒。具體要求是：①不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）的歸檔文件不能放入同一檔案盒；②分盒時(shí)應(yīng)視文件厚度選擇適宜的檔案盒（檔案盒厚度有2cm、3cm、4cm三種）；③分盒排列方法：以“保管期限——年度——級(jí)別——問(wèn)題”排列法為例，第一步：把歸檔文件按永久、30年、10年分開(kāi)，把相同保管期限的排列在一起；第二步：在同一個(gè)保管期限內(nèi)把同一個(gè)年度形成的文件排列在一起；第三步：同一年度內(nèi)文件，上級(jí)的排前、本級(jí)的排中、同級(jí)和下級(jí)的排最后；第四步：同一級(jí)別內(nèi)文件，按問(wèn)題排列。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的是：無(wú)論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都要基本統(tǒng)一。

7.2 編盒號(hào)。即填寫(xiě)檔案盒的排列順序號(hào)。具體要求是：從按文件級(jí)整理的第一年（全國(guó)為2001年，河南省為2002年）起，按3種保管期限都從“1”號(hào)開(kāi)始各編一個(gè)流水號(hào)，第二年接著編號(hào)。

7.3 填寫(xiě)備考表。即規(guī)范填寫(xiě)包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等項(xiàng)目的備考表放在全盒文件最后。具體填寫(xiě)方法是：①盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損等），以及文件修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；②整理人填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理該盒文件的人員姓名；③檢查人填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查該盒文件整理質(zhì)量的人員姓名；④日期填寫(xiě)該盒文件整理完畢的日期。

7.4 填寫(xiě)檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。具體填寫(xiě)方法是：①檔案盒封面用立檔單位全稱或通用填寫(xiě)全宗名稱，一般要求使用橡皮條章蓋印，也可印制；②檔案盒脊項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等，應(yīng)根據(jù)豎式還是橫式的擺放方式在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫(xiě)，前三項(xiàng)可刻章蓋印，后三項(xiàng)用鉛筆填寫(xiě)，起止件號(hào)填寫(xiě)檔案盒內(nèi)排列最前和最后的文件的件號(hào)且其間用“/”號(hào)連接，涉及數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

8 操作流程八：文件排架

文件排架，即將已裝盒的歸檔文件按一定順序排放到檔案架上，并編制包括歸檔文件說(shuō)明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄冊(cè)在內(nèi)的檢索工具。

8.1 上架文件（檔案）排列。根據(jù)分類方案按“保管期限——年度——問(wèn)題”或“保管期限——年度——機(jī)構(gòu)”排列已裝盒的歸檔文件。具體排列方法是：同一保管期限的文件（檔案）分年度分級(jí)別按盒號(hào)順序從小到大排列，不同保管期限的文件（檔案）要分柜分閣排放，排列順序按從左至右、從上至下依序排列。

8.2 編制檢索工具。①編制歸檔文件整理說(shuō)明。歸檔文件整理說(shuō)明應(yīng)簡(jiǎn)單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)文件數(shù)量、分類原則、整理狀況、存在問(wèn)題等。②編制歸檔文件目錄索引。即把同一年度的文件（檔案）按永久、30年、10年三種保管期限分開(kāi)排列各編一本包括盒號(hào)、保管期限、年度、問(wèn)題或機(jī)構(gòu)、頁(yè)次等項(xiàng)目?jī)?nèi)容的歸檔文件目錄索引，問(wèn)題或機(jī)構(gòu)欄注明該盒文件（檔案）起止件號(hào)和內(nèi)容（如上級(jí)文件、綜合、人事等），內(nèi)容用“（）”括起；頁(yè)次欄注明每一份（盒）歸檔文件目錄在歸檔文件目錄冊(cè)中的排列位置，從“1”開(kāi)始編寫(xiě)流水號(hào)。③編制歸檔文件目錄冊(cè)。歸檔文件目錄冊(cè)由歸檔文件整理說(shuō)明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。成冊(cè)方式應(yīng)與分類方案和檔案實(shí)體排列一致。歸檔文件目錄冊(cè)的封面和背脊項(xiàng)目主要有全宗名稱、年度、保管期限三項(xiàng)，要按要求規(guī)范填寫(xiě)。

（作者單位：河南濮陽(yáng)市檔案局 來(lái)稿日期：2013-02-18）