摘 要：對(duì)重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收模式進(jìn)行研究，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為目標(biāo)，提出驗(yàn)收前多維度超前介入、驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行全面質(zhì)量評(píng)估、驗(yàn)收后跟蹤服務(wù)和后評(píng)價(jià)的閉環(huán)管理工作模式，以保證重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：通信建設(shè)項(xiàng)目；工程檔案；驗(yàn)收模式

重大通信建設(shè)項(xiàng)目是通信企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和提升服務(wù)水平的基石，項(xiàng)目檔案是對(duì)通信線路、基站等進(jìn)行維護(hù)、管理的依據(jù)。但由于重大通信建設(shè)項(xiàng)目投資大、分布廣、工期長、參建單位多、一些參建人員檔案意識(shí)相對(duì)薄弱等原因，項(xiàng)目檔案的科學(xué)有效管理問題一直困擾著通信企業(yè)檔案部門。為“確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全”，[1]筆者結(jié)合多年的重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作實(shí)踐，提出了驗(yàn)收前多維度超前介入、驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行全面質(zhì)量評(píng)估、驗(yàn)收后跟蹤服務(wù)和后評(píng)價(jià)的閉環(huán)管理工作模式，以提升項(xiàng)目檔案管理水平。下面以中國聯(lián)通河南2009年WCDMA網(wǎng)新建工程（以下簡稱“WCDMA工程”）為例進(jìn)行探討。

1 驗(yàn)收前多維度超前介入

2009年立項(xiàng)建設(shè)的WCDMA工程投資4.7億多元人民幣，歷時(shí)近4年，參建的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨等單位50余家，施工地點(diǎn)遍布全省且地形多樣，線路具有架空、直埋、管道等多種敷設(shè)方式，設(shè)備來自多個(gè)國家和地區(qū)。針對(duì)重大通信建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，如果不提前提出統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和歸檔要求，驗(yàn)收時(shí)就難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，甚至造成無法彌補(bǔ)的損失。因此，為避免造成竣工驗(yàn)收后“人去檔空，不知所終”的結(jié)局，[2]企業(yè)檔案部門改變了過去只在竣工時(shí)參加檔案驗(yàn)收的被動(dòng)工作模式，并從以下四個(gè)方面構(gòu)建多維度超前介入作業(yè)模式。

1.1 掌握動(dòng)態(tài)，制定預(yù)案。企業(yè)檔案部門與計(jì)劃管理、物資采購等部門保持良性互動(dòng)，以便及時(shí)掌握項(xiàng)目建設(shè)動(dòng)態(tài)，及早對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行源頭控制，并在項(xiàng)目招標(biāo)書中明確項(xiàng)目檔案形成、積累、整理的職責(zé)和歸檔要求，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)。同時(shí)，檔案部門借助自身管理企業(yè)信息資源的優(yōu)勢，根據(jù)掌握的固定資產(chǎn)投資計(jì)劃和重大工作安排信息，提前制定驗(yàn)收預(yù)案。

1.2 合同約束，固化職責(zé)。通信企業(yè)檔案部門積極參與重大通信建設(shè)項(xiàng)目合同簽訂工作，在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)等合同中提出檔案管理的具體要求，把應(yīng)移交檔案的數(shù)量、檔案用紙規(guī)格、字跡材料種類和要求、非紙質(zhì)載體檔案的質(zhì)量要求、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)等寫進(jìn)合同相關(guān)條款，明確各參建單位在項(xiàng)目檔案管理工作中的責(zé)任。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量、投資和進(jìn)度控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)其在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]核心是將參建單位合同總額的1%作為尾款，尾款支付和檔案評(píng)定結(jié)果掛鉤，有助于提高其對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度。

1.3 以會(huì)代訓(xùn)，提高技能。召開協(xié)調(diào)會(huì)議，是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要手段之一。通信企業(yè)檔案部門借參會(huì)機(jī)會(huì)，針對(duì)項(xiàng)目所處階段檔案工作現(xiàn)狀和特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并編寫了項(xiàng)目檔案管理手冊供其參考。通過以會(huì)代訓(xùn)的方式，不斷提高其檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)技能，在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中起到了事半功倍效果。

1.4 監(jiān)督指導(dǎo)，過程管控?！吨卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》第六條第四款規(guī)定“項(xiàng)目主管部門、各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)和咨詢，必要時(shí)可組織預(yù)檢”。[4]企業(yè)檔案部門及時(shí)向項(xiàng)目主管部門、檔案行政管理部門報(bào)送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)登記表》，并邀請(qǐng)其定期對(duì)建設(shè)項(xiàng)目專（兼）職檔案人員配備、檔案專用設(shè)備購置、安全保管條件、管理制度建設(shè)及落實(shí)情況等進(jìn)行檢查指導(dǎo)，排除隱患，通過檔案執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)強(qiáng)化對(duì)重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的過程管控，防患于未然。

2 驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行全面質(zhì)量評(píng)估

竣工驗(yàn)收是對(duì)投資效果的全面檢驗(yàn)，檔案評(píng)定是否合格直接影響驗(yàn)收結(jié)果。驗(yàn)收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國家和通信行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全情況進(jìn)行全面評(píng)估。

2.1 檢查項(xiàng)目檔案的完整性。完整性是確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量的前提，檢查完整性時(shí)應(yīng)做到：首先，從整體上把握項(xiàng)目檔案的完整性。縱向應(yīng)全面檢查從工程立項(xiàng)到竣工投產(chǎn)各個(gè)階段形成的文件材料是否齊全，橫向應(yīng)檢查各參建單位形成的與項(xiàng)目有關(guān)的文件是否完整，并依據(jù)歸檔范圍做到不重不漏。

其次，重點(diǎn)檢查容易忽視的細(xì)節(jié)問題。①項(xiàng)目論證階段由于尚未正式納入建設(shè)程序，形成的文件材料容易散失，應(yīng)檢查項(xiàng)目論證文件是否齊全。②設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象等材料在完成正式設(shè)計(jì)后容易被忽視，應(yīng)齊全完整。③由于光盤、移動(dòng)硬盤等新型載體在工程建設(shè)中廣泛應(yīng)用，應(yīng)檢查這些非紙質(zhì)載體文件是否已轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)載體，并一并歸檔。④設(shè)備隨機(jī)資料和安裝調(diào)試記錄，常由維護(hù)人員個(gè)人保管，應(yīng)把原件歸檔，復(fù)印件供維護(hù)人員參考。⑤對(duì)大型設(shè)備的操作、維護(hù)及管理工作進(jìn)行培訓(xùn)考察，特別是引進(jìn)設(shè)備的出境、出國培訓(xùn)考察材料，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)收集，避免個(gè)人據(jù)為己有。

最后，關(guān)注項(xiàng)目檔案內(nèi)容是否完整。項(xiàng)目檔案本身不能缺張少頁，其印章、簽字等法律手續(xù)要完備，責(zé)任人的全稱、簽字日期、簽署意見不能隨意省略，應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。

2.2 檢查項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性是項(xiàng)目檔案的靈魂，驗(yàn)收準(zhǔn)確性時(shí)應(yīng)做到：①檢查竣工圖是否圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。②檢查是否存在設(shè)計(jì)變更的情況，變更部分是否附設(shè)計(jì)變更通知單，是否履行了法定變更程序，是否在竣工圖上準(zhǔn)確體現(xiàn)出來。③隱蔽工程是指在施工過程中將被下一工序掩蓋工作結(jié)果的工程，[5]無論由于設(shè)備老化或人為原因造成的各類事故處理，都需要通過隱蔽工程檔案確定位置和構(gòu)造，找出治理對(duì)策，驗(yàn)收時(shí)切莫忽視隱蔽工程檔案準(zhǔn)確性。

2.3 檢查項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。系統(tǒng)性是項(xiàng)目檔案便于保管和檢索利用的重要標(biāo)志，驗(yàn)收時(shí)從以下三方面著手：①檢查分類是否科學(xué)，體現(xiàn)工程檔案的形成規(guī)律；組卷是否合理，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，避免張冠李戴，出現(xiàn)雜卷現(xiàn)象。②檢查案卷排列是否有序，宜按項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段排列，[6]線路在前，設(shè)備在后，綜合性文件在前，單項(xiàng)工程文件在后。③檢查卷內(nèi)文件排列是否有序，將前期依據(jù)及管理性文件按問題或重要程度排列，其他文件依據(jù)時(shí)間順序排列。

2.4 檢查項(xiàng)目檔案的安全性。安全性是對(duì)項(xiàng)目檔案的最基本要求，由于項(xiàng)目檔案在建設(shè)過程中利用頻繁，保管條件難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定，其安全性受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)予以高度關(guān)注。首先，項(xiàng)目檔案應(yīng)有安全保護(hù)設(shè)施和安全管理制度，不能在施工現(xiàn)場隨意堆放。其次，應(yīng)確保項(xiàng)目檔案實(shí)體安全，對(duì)于有損毀、污漬的情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)。最后，應(yīng)確保檔案信息安全，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，嚴(yán)禁非正當(dāng)傳播、復(fù)制，無失密、泄密事故。

通過對(duì)以上四個(gè)方面的全面檢查和評(píng)估，在過程管控基礎(chǔ)上進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步保證了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的質(zhì)量。

3 驗(yàn)收后跟蹤服務(wù)和后評(píng)價(jià)

盡管在驗(yàn)收前做了精心準(zhǔn)備，驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行了嚴(yán)格審查，但由于WCDMA工程作為重大通信建設(shè)項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量大、種類多、成分雜、來源廣，相關(guān)人員缺乏系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識(shí)，難以完全按照檔案管理要求進(jìn)行文件的收集、整理和歸檔。因此，竣工驗(yàn)收后，通信企業(yè)檔案部門應(yīng)繼續(xù)跟蹤服務(wù)，并對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作進(jìn)行后評(píng)價(jià)。

3.1 督辦落實(shí)整改意見，履行合同承諾。通信企業(yè)檔案部門針對(duì)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件中有關(guān)項(xiàng)目檔案的遺留問題，及時(shí)督辦落實(shí)整改意見，嚴(yán)守項(xiàng)目檔案質(zhì)量的最后一道防線。同時(shí)，履行合同承諾，根據(jù)合同相關(guān)條款，及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，作為向相關(guān)參建單位支付尾款的依據(jù)。[7]

3.2 補(bǔ)充歸檔后續(xù)文件，確保項(xiàng)目檔案完整成套。由于建設(shè)項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收后，還要進(jìn)行竣工決算的編制、資產(chǎn)交付和工程審計(jì)等收尾工作，在此期間將繼續(xù)形成需歸檔保存的項(xiàng)目檔案。我們應(yīng)跟蹤服務(wù)，把竣工驗(yàn)收時(shí)形成的竣工報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收證書，以及之后形成的資產(chǎn)交付通知、審計(jì)報(bào)告、報(bào)獎(jiǎng)材料等文件收集整理，及時(shí)補(bǔ)充歸檔，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案完整成套。

3.3 推行后評(píng)價(jià)制度，積累建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作經(jīng)驗(yàn)。為促進(jìn)重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作模式日臻完善，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極推行檔案驗(yàn)收后評(píng)價(jià)制度，對(duì)驗(yàn)收目標(biāo)、執(zhí)行過程、驗(yàn)收效果等進(jìn)行全面系統(tǒng)的總結(jié)，審視各環(huán)節(jié)的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，提高各項(xiàng)措施的有效性和可操作性，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理機(jī)制的運(yùn)行活力，為今后建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒。

結(jié)論：WCDMA工程驗(yàn)收實(shí)踐證明，通過采取上述重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收模式，可以有效避免驗(yàn)收前不了解情況、驗(yàn)收時(shí)“走過場”和驗(yàn)收后無人問津的情況發(fā)生，有利于實(shí)現(xiàn)重大通信建設(shè)項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的目標(biāo)，保證了檔案驗(yàn)收的質(zhì)量，進(jìn)而提升了項(xiàng)目檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的水平。

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（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2013-02-18）