摘 要：高校檔案數(shù)字化選擇外包形式是最佳的形式，但要正確把握調(diào)研、招標(biāo)、過程管理和驗收幾個階段要注意的事項，才能保證高校檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案數(shù)字化；外包

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國各級政府、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案信息化意識得到大力加強，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進(jìn)行數(shù)字化，以提供準(zhǔn)確、快速、實時的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)。就高校而言，受人力、設(shè)備等條件的限制，選擇外包方式完成檔案數(shù)字化是一種選擇，但要注意把握幾個階段的關(guān)節(jié)點，才能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

1 調(diào)研階段

1.1 高校檔案數(shù)字化外包前，要明確檔案數(shù)字化的形式、經(jīng)費、范圍

1.1.1 數(shù)字化形式。檔案數(shù)字化的形式主要有兩種，一種是檔案館組織人員對檔案進(jìn)行數(shù)字化，一種是外包。前者涉及的檔案數(shù)量不多，或自身數(shù)字化力量強大，不需要外包。后者主要是檔案數(shù)字化的數(shù)量較多，難度較大，自身力量不足等。如果外包，就牽涉到經(jīng)費、招標(biāo)、與外包單位的對接等一系列需要協(xié)調(diào)解決的問題。

1.1.2 數(shù)字化經(jīng)費。在高校檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作中，要根據(jù)學(xué)校下達(dá)的經(jīng)費來選擇檔案數(shù)字化的形式和范圍。選擇檔案數(shù)字化外包，要充分考慮是否包括檔案管理軟件、設(shè)備和數(shù)字化經(jīng)費等，其中，檔案管理軟件是沿用原來的還是重新購置（或自行開發(fā)），設(shè)備是否購掃描儀、電腦等，都需要事先明確。

1.1.3 數(shù)字化范圍。在高校館（室）藏檔案中，哪些類別的檔案要數(shù)字化？哪些保管期限的檔案要數(shù)字化？這些都要在檔案數(shù)字化外包前確定。一般情況下，具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案要進(jìn)行數(shù)字化。但要根據(jù)高校檔案的保存和利用等實際情況而定，如有些高校在經(jīng)費允許的情況下，所有檔案都可以進(jìn)行數(shù)字化。有些高校受經(jīng)費限制只能將利用率高且具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

1.2 確定外包要對檔案數(shù)字化公司進(jìn)行資質(zhì)、業(yè)績等方面調(diào)研

1.2.1 資質(zhì)調(diào)研。檔案數(shù)字化公司的資質(zhì)調(diào)研要考察其是否具備“四個專業(yè)化”，第一，是否具有專業(yè)的檔案數(shù)字化加工處理團隊；第二，是否具有專業(yè)的文檔、圖紙、書刊掃描設(shè)備；第三，是否具有專業(yè)的數(shù)字化加工業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；第四，是否具有專業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)場管理、安全保密等項目管理體系。

1.2.2 業(yè)績調(diào)研。重點考察檔案數(shù)字化公司是否具有檔案數(shù)字化加工的經(jīng)驗和業(yè)績。由于高校檔案的類別較多，各個類別的檔案數(shù)字化都能滿足標(biāo)的要求并不是每個檔案數(shù)字化公司都能做到的。業(yè)績的要求就成為調(diào)研考察的重要內(nèi)容，缺少高校檔案數(shù)字化業(yè)績會影響高校檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。

1.3 調(diào)研的方式

1.3.1 實地調(diào)研。高校檔案館應(yīng)會同校內(nèi)相關(guān)部門組成考察組進(jìn)行實地調(diào)研考察?？疾斓膶ο笾饕袃蓚€方面，一是正在進(jìn)行檔案數(shù)字化的高校，主要考察數(shù)字化公司對項目的執(zhí)行力；二是已經(jīng)完成檔案數(shù)字化的高校，主要考察檔案數(shù)字化中標(biāo)單位、檔案數(shù)字化質(zhì)量和運行狀態(tài)等，以此來提高招標(biāo)階段的判斷能力。

1.3.2 通訊調(diào)研。除了實地調(diào)研外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話、信函、QQ等通訊形式進(jìn)行調(diào)研。一是通過上述途徑調(diào)研有哪些檔案數(shù)字化公司；二是對一些有影響、實力較強的檔案數(shù)字化公司的業(yè)績進(jìn)行調(diào)研。通訊調(diào)研的好處是調(diào)研成本低，調(diào)研的范圍大，選擇的調(diào)研路徑寬，但缺少感性認(rèn)識，直觀感不強。

2 招標(biāo)階段

2.1 選擇招標(biāo)方式

2.1.1 公開招標(biāo)。在高校校園網(wǎng)、校報或其他媒體上刊登檔案數(shù)字化招標(biāo)公告，邀請不特定的檔案數(shù)字化公司投標(biāo)。這種競爭性招標(biāo)，能夠吸引眾多檔案數(shù)字化公司參加競爭，高校從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)單位的余地比較大。缺點是由于高校校園網(wǎng)、校報的覆蓋面不大，會出現(xiàn)流標(biāo)，即投標(biāo)的檔案數(shù)字化公司過少導(dǎo)致無法開標(biāo)。

2.1.2 邀請招標(biāo)。在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上，高校選擇一定數(shù)量的檔案數(shù)字化公司，向其發(fā)出投標(biāo)邀請，由被邀請的檔案數(shù)字化公司參加有限競爭投標(biāo)，高校對其進(jìn)行資格預(yù)審后再從中比質(zhì)比價選定中標(biāo)者。這種招標(biāo)形式的特點是參與投標(biāo)的檔案數(shù)字化公司數(shù)量有限，但能夠保證檔案數(shù)字化招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

2.1.3 談判招標(biāo)。高校物色一至多家檔案數(shù)字化公司來直接協(xié)商談判的這種非公開、非競爭性招標(biāo)或稱指定性招標(biāo)方式，適用于檔案數(shù)字化數(shù)量不大、工期較緊、專業(yè)性強的檔案數(shù)字化工程。其優(yōu)點是可以節(jié)省時間，容易達(dá)成協(xié)議，迅速展開檔案數(shù)字化工作；缺點是無法獲得有競爭力的報價。

2.2 確定招標(biāo)范圍

2.2.1 整體招標(biāo)。作為檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)工程，購買硬件（電腦、服務(wù)器）、檔案掃描加工、購買檔案管理軟件、建立檔案網(wǎng)站等都屬于檔案數(shù)字化建設(shè)范圍。整體招標(biāo)即對上述所有項目或幾個項目進(jìn)行組合招標(biāo)，這能解決檔案數(shù)字化公司與軟件供應(yīng)商就數(shù)據(jù)掛接和利用等相互“扯皮”的現(xiàn)象。

2.2.2 單體招標(biāo)。對硬件齊全、軟件功能強大的高校，不必整體招標(biāo)，只要對硬件（電腦、服務(wù)器）、掃描加工、管理軟件、網(wǎng)站等進(jìn)行分段招標(biāo)，其中的檔案掃描加工必須進(jìn)行單獨招標(biāo)。

2.3 起草招標(biāo)文件

2.3.1 招標(biāo)內(nèi)容及要求。要明確館藏檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容及工作量，對提供檔案管理軟件、硬件（電腦、服務(wù)器）、檔案掃描加工、目錄數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)刻錄光盤等招標(biāo)的范圍要界定清晰；對檔案數(shù)字化加工的圖像掃描、分類、檢索的要求均需符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）等相關(guān)要求；對檔案管理軟件的招標(biāo)要求要達(dá)到與OA系統(tǒng)無縫銜接的接口功能等。

2.3.2 提供資質(zhì)材料。資質(zhì)材料主要包括投標(biāo)人的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件（加蓋投標(biāo)人公章），投標(biāo)人承接的地、市級國家檔案館、高校以及大型企業(yè)檔案數(shù)字化加工的單份合同原件等。

2.3.3 投標(biāo)報價。報價應(yīng)為完成招標(biāo)項目范圍內(nèi)的檔案數(shù)字化建設(shè)全部費用。屬于整體招標(biāo)的要注明總投標(biāo)價、分塊投標(biāo)價和免費項目。在掃描加工方面，不同型號的紙張、照片、圖紙、報紙的價格是否有區(qū)別？實物與錄像帶、錄音帶的數(shù)字化如何報價？數(shù)據(jù)錄入、掛接、刻錄光盤是否包含在報價范圍內(nèi)？等等。

2.3.4 工期要求與付款方式。檔案數(shù)字化招標(biāo)范圍內(nèi)的各項內(nèi)容要求自合同簽訂之日起的工作日內(nèi)要注明是否包含節(jié)假日在內(nèi)。付款的階段、比例、保證金都要在合同中明確。

2.4 評標(biāo)與定標(biāo)

2.4.1 組成評標(biāo)小組。高校招標(biāo)辦要組織審計、檔案館、現(xiàn)代信息中心等部門的專家組成評標(biāo)小組進(jìn)行評標(biāo)，也可以通過地方招標(biāo)辦抽調(diào)其他單位的檔案數(shù)字化專家參加評標(biāo)，同時邀請高校紀(jì)委派人現(xiàn)場監(jiān)督。

2.4.2 確定評分辦法。檔案數(shù)字化評分辦法應(yīng)包括評分內(nèi)容、指標(biāo)、得分標(biāo)準(zhǔn)等項目。評標(biāo)時，評標(biāo)小組有權(quán)要求投標(biāo)人對其投標(biāo)文件進(jìn)行書面澄清、說明，投標(biāo)人應(yīng)派授權(quán)代表按通知的時間、地點接受詢標(biāo)。

2.4.3 簽訂合同。高校要與中標(biāo)的檔案數(shù)字化公司簽訂合同，明確雙方的權(quán)責(zé)，商定合同爭議的解決措施、標(biāo)的技術(shù)要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)等。合同簽訂前，雙方需共同審閱，仔細(xì)研讀每一個條款，必要時請律師把關(guān)。

3 過程管理階段

3.1 做好后勤保障

3.1.1 提供數(shù)字化加工現(xiàn)場。檔案數(shù)字化掃描加工要有一個相對獨立的場所，配置相應(yīng)的桌、椅，符合國家規(guī)定的檔案保管場所和檔案數(shù)字化掃描加工的要求。

3.1.2 保證網(wǎng)絡(luò)暢通。對分內(nèi)外網(wǎng)的高校，要給數(shù)字化公司臨時提供獨立的網(wǎng)絡(luò)用戶名，供其在數(shù)字化期間正常使用網(wǎng)絡(luò)。在檔案數(shù)字化建設(shè)工程結(jié)束后，要及時取消。

3.2 組織數(shù)字化公司進(jìn)場

3.2.1 加強人員培訓(xùn)。高校要對中標(biāo)的檔案數(shù)字化公司從業(yè)人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其盡快熟悉高校檔案的分類體系，了解高校檔案的特點，適應(yīng)高校檔案數(shù)字化加工需要。

3.2.2 簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)列入合同條款，其內(nèi)容要求數(shù)字化公司人員不論何時何地要保證對高校實體檔案及其信息保守機密。未經(jīng)高校同意，不得以泄露、告知、公布、發(fā)布、出版、傳授、轉(zhuǎn)讓或者其他任何方式向?qū)Φ谌叫孤稒n案信息或帶出工作場所。任何一方違約，另一方均有權(quán)向人民法院提起訴訟，追究其刑事責(zé)任。

3.3 辦理檔案進(jìn)出庫房手續(xù)

3.3.1 核對檔案進(jìn)出庫房數(shù)量。高校檔案歸檔的形式有兩種，一是以卷歸檔，二是以件歸檔。無論哪一種形式，檔案進(jìn)出庫房時都要認(rèn)真核對數(shù)量，對重要檔案不僅要核對卷數(shù)和件數(shù)，還要核對頁數(shù)。

3.3.2 填寫檔案進(jìn)出庫房單。檔案出庫房前和檔案進(jìn)庫房前都要填寫進(jìn)出庫房單，其內(nèi)容包括進(jìn)出庫房時間、檔案類別、保管期限、數(shù)量以及雙方責(zé)任人等。需要注意的是，出庫房單與進(jìn)庫房單要保持內(nèi)容的一致性。

3.3.3 檔案歸位。對完成掃描加工任務(wù)的檔案要按照原來的存放位置及時歸位保管，防止錯亂，影響實體檔案的統(tǒng)計和利用。歸位時間要計劃好，原則上按全宗、類別、年代、保管期限等結(jié)合起來考慮。

3.4 加強數(shù)字化過程監(jiān)督指導(dǎo)

3.4.1 安排專人管理檔案數(shù)字化外包。安排專人負(fù)責(zé)答疑和協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的有關(guān)問題。安排人員管理的形式有兩種，一是安排專門人員負(fù)責(zé)管理檔案數(shù)字化外包工作；二是安排人員分段負(fù)責(zé)管理，即在不同全宗或不同類別安排不同的人員專門負(fù)責(zé)管理檔案數(shù)字化外包工作。通過檔案工作人員常態(tài)性檢查、指導(dǎo)，保證檔案數(shù)字化項目的有序進(jìn)行。

3.4.2 制定合理的數(shù)字化業(yè)務(wù)流程。與數(shù)字化公司共同商定檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程，使提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標(biāo)引、打印目錄、裝訂（裝盒）、還歸、登記、歸檔、備份、抽檢等各個業(yè)務(wù)流程有效銜接，確保各環(huán)節(jié)設(shè)計縝密。[1]

3.4.3 落實合同中的獎懲制度。按照合同的要求檢查檔案數(shù)字化每一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，減少后續(xù)驗收的工作量。對于合同中的漏項部分，要與數(shù)字化公司協(xié)商解決。對于在數(shù)字化過程中出現(xiàn)的問題要依據(jù)合同進(jìn)行獎懲，通過獎懲建立起數(shù)字化公司人員的責(zé)任心和質(zhì)量關(guān)。

4 驗收階段

4.1 確定驗收人員

4.1.1 驗收人員組成。檔案數(shù)字化項目驗收人員的組成應(yīng)包括三方，一方是專家，聘請地方檔案館和企事業(yè)單位有關(guān)檔案數(shù)字化方面專家；一方是高校相關(guān)部門人員；一方是數(shù)字化公司的項目經(jīng)理、技術(shù)人員。

4.1.2 驗收依據(jù)。三方人員根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和雙方合同的約定，進(jìn)行最終驗收工作，以保證驗收的公正性、客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

4.2 確定驗收方式

4.2.1 全檢。對照合同要求和招投標(biāo)文件的約定，對所有數(shù)字化的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查。這項工作的好處是能夠確保檔案數(shù)字化工程的整體質(zhì)量達(dá)標(biāo)，使“質(zhì)量控制深入到檔案數(shù)字化加工的每一個環(huán)節(jié)、每一個細(xì)節(jié)”。[2]但缺點是工作量太大，人手不夠，事實上沒有必要也不可能。

4.2.2 抽檢。選取不同全宗、年代、類別、保管期限、載體的檔案樣本進(jìn)行抽檢。驗收小組對檔案數(shù)字化成品數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的百分比抽查驗收，抽驗時主要對圖像數(shù)據(jù)的亮度、歪斜、錯頁、重頁等質(zhì)量方面進(jìn)行檢查，確保圖像合格率、影像（索引）數(shù)據(jù)匹配準(zhǔn)確率、索引數(shù)據(jù)錄入合格率等達(dá)到一定的比例。

4.3 確定驗收內(nèi)容

4.3.1 是否滿足合同要求。對照合同要求逐項驗收，檢查檔案數(shù)字化加工規(guī)范、標(biāo)的技術(shù)等方面的每一個環(huán)節(jié)、每一項指標(biāo)是否達(dá)到合同約定的要求。對于未達(dá)標(biāo)項目應(yīng)予重新處理，直至達(dá)標(biāo)為止。

4.3.2 軟件的運行情況。對于檔案數(shù)字化整體招標(biāo)的高校不僅要驗收檔案數(shù)字化掃描加工的質(zhì)量，還要驗收軟件的運行情況。重點檢查軟件是否具備與OA系統(tǒng)無縫銜接的接口功能，軟件對多格式數(shù)據(jù)的容載能力，軟件提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能可支持多種數(shù)據(jù)庫，等等。

4.3.3 硬件的滿足情況。硬件主要考慮服務(wù)器的配置情況，其技術(shù)指標(biāo)驗收的對象為品牌、CPU、內(nèi)存、磁盤容量、網(wǎng)絡(luò)及存儲接口、操作系統(tǒng)和C語言開發(fā)包等項目。服務(wù)器的配置要有一定的前瞻性，預(yù)留足夠的存儲空間和滿足后續(xù)指標(biāo)升級需求。

4.3.4 掃描的質(zhì)量與數(shù)量。從質(zhì)量上來看，檢查數(shù)字化加工過程有沒有按照嚴(yán)格的質(zhì)量控制規(guī)范進(jìn)行，檔案整理、檔案掃描、圖像處理、著錄過程、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)校對、光盤刻錄、檔案還原等有沒有執(zhí)行操作規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對圖像黑邊、歪斜、修補、調(diào)整亮度等處理有沒有到位。從數(shù)量上來看，有沒有出現(xiàn)漏項或重項的現(xiàn)象，漏項即難掃描的頁數(shù)“隔開”， 重項即易掃描的頁數(shù)重復(fù)操作。

總之，外包只是高校進(jìn)行檔案數(shù)字化的一種形式，并不是唯一選擇。各高校要根據(jù)自身的實際情況，選擇合適的形式進(jìn)行檔案數(shù)字化，使“檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求”。[3]在選擇外包時，抓住調(diào)研、招標(biāo)、過程管理和驗收幾個階段的關(guān)節(jié)點，就能少走彎路，提高檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量，順利完成檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘國文，童霞.提高檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的策略探析[J].機電兵船檔案，2012（1）：48～50.

[2]周瑋，楊崇.高校檔案數(shù)字化外包過程管理探析[J].蘭臺世界，2012（17）：49～50.

[3]國家檔案局.中華人民共和國檔案待業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）[J].中國檔案，2006（3）：17～19.

（作者單位：鹽城師范學(xué)院 來稿日期：2013-02-20）