摘 要：筆者按照檔案管理工具的物質(zhì)與意識(shí)屬性將檔案管理分為物理管理與邏輯管理，這里集中論述了檔案邏輯管理問題。首先，論述了檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題——概念、意義、本質(zhì)及邏輯管理的具體流程和邏輯管理工具的制作；其次，文章論述了中國檔案邏輯管理的歷史分期——手工時(shí)代的邏輯管理和數(shù)字時(shí)代的邏輯管理及其主要特征。

關(guān)鍵詞：檔案管理；邏輯管理；物理管理；規(guī)則；虛擬

根據(jù)檔案管理活動(dòng)中的物質(zhì)與意識(shí)兩種基本形態(tài)，筆者將檔案管理劃分物理管理和邏輯管理兩種基本形式。[1]同時(shí)，在數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案管理的虛擬化程度越來越高，邏輯管理的概念被提出和屢屢使用，對(duì)它進(jìn)行深入研究就成為檔案學(xué)研究的具有迫切現(xiàn)實(shí)意義的任務(wù)了。

1 檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題

1.1 邏輯管理的概念與意義。任何管理活動(dòng)都會(huì)有管理工具，任何管理工具都有物質(zhì)與意識(shí)兩種不同的表現(xiàn)形式。因此，我們可以因檔案管理工具的存在形態(tài)——物質(zhì)的或意識(shí)的，將檔案管理活動(dòng)區(qū)分為物理管理和邏輯管理。即：制造和使用物質(zhì)性工具的檔案管理活動(dòng)（如建設(shè)和使用、維護(hù)檔案庫房，參與制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用計(jì)算機(jī)等），我稱之為“物理管理”；創(chuàng)造和使用意識(shí)性工具（如制定和使用分類方案、保管期限表、軟件系統(tǒng)及其他各種法規(guī)制度等），我稱之為“邏輯管理”。具體地說，邏輯管理的工具形態(tài)是意識(shí)性的，它通過大腦的思維虛擬轉(zhuǎn)變而來，并通過符號(hào)載體轉(zhuǎn)化為規(guī)則虛擬。即：通過思維產(chǎn)生思想，通過符號(hào)表達(dá)思想，思想的組合最終成為指導(dǎo)檔案管理活動(dòng)的規(guī)則。

物理管理和邏輯管理的劃分方法，不同于以往的按照檔案管理程序劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)利用、信息開發(fā)等環(huán)節(jié)），也不同于按照管理對(duì)象劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為實(shí)體管理與信息管理），而是以管理活動(dòng)自身的存在方式——具體地說是以管理活動(dòng)的工具形態(tài)（物質(zhì)的與意識(shí)的）來作為劃分標(biāo)準(zhǔn)。這是一種不同于上述兩種劃分方法的新視角，它有利于我們?nèi)妗⑼暾?、深入地認(rèn)識(shí)檔案管理工作。

1.2 邏輯管理的本質(zhì)——虛擬管理。邏輯管理的本質(zhì)是虛擬管理，具體地說是規(guī)則虛擬管理，即邏輯管理要經(jīng)過意識(shí)醞釀→形成規(guī)則→人化世界的過程。具體而言：人們首先在頭腦中思考如何管理檔案，思維的結(jié)果就形成了某些方式、方法；把這些方式、方法整理出來，就形成了文字性的管理規(guī)則；執(zhí)行這些管理規(guī)則，就形成了一個(gè)具有人化特征的有序的檔案世界。

虛擬管理的基本特征是在實(shí)施具體的實(shí)體管理行為之前，已經(jīng)以意識(shí)的邏輯的方式在頭腦中、在方案中對(duì)這種管理的種種情形作出了預(yù)設(shè)。正如馬克思所說：“蜜蜂建筑蜂房的本領(lǐng)使人間許多建造師感到慚愧。但是，最蹩腳的建筑師一開始就比最靈巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已經(jīng)在自己的頭腦中把它完成了?！盵2]

在頭腦中、在方案上預(yù)先設(shè)定了管理的方式、方法、程序，并按照預(yù)設(shè)的方案、規(guī)則去執(zhí)行，這就是邏輯管理的虛擬本質(zhì)。

1.3 檔案邏輯管理的工作流程

能動(dòng)執(zhí)行

知識(shí)虛擬→邏輯虛擬→規(guī)則虛擬

自動(dòng)執(zhí)行

第一，知識(shí)虛擬

在進(jìn)行邏輯管理前，須積累相關(guān)知識(shí)。因?yàn)橹R(shí)是相關(guān)思維的前提，如果對(duì)某一事物一無所知，其相關(guān)思維也只能是空白。知識(shí)的獲得有兩個(gè)基本途徑：學(xué)習(xí)和實(shí)踐，即：通過學(xué)習(xí)獲得科學(xué)理論知識(shí)（間接知識(shí)）；通過實(shí)踐獲得經(jīng)驗(yàn)知識(shí)（直接知識(shí)）。知識(shí)儲(chǔ)存在人的大腦中，所以，它是一種虛擬形態(tài)。

第二，邏輯虛擬

即當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦杏龅较嚓P(guān)問題時(shí)，我們會(huì)運(yùn)用已知知識(shí)進(jìn)行思考，思考的結(jié)果是我們獲得某種解決問題的邏輯。問題相當(dāng)于命令；思路相當(dāng)于知識(shí)的排列組合；邏輯就是這種排列組合的最終結(jié)果。思考也是大腦的一種功能，因此，它的形態(tài)也是虛擬的。

第三，規(guī)則虛擬

將思考獲得的邏輯虛擬通過文字等符號(hào)固化在某種物質(zhì)載體上，并加以確認(rèn)，就形成了規(guī)則。邏輯是虛擬的，符號(hào)是虛擬的，它們表達(dá)出來的規(guī)則也是一種對(duì)未來實(shí)體管理結(jié)果的預(yù)先設(shè)定，所以，規(guī)則也是虛擬的。在傳統(tǒng)時(shí)代，規(guī)則虛擬表現(xiàn)為法律、規(guī)章、辦法、制度，等等；在數(shù)字時(shí)代，表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。

第四，能動(dòng)執(zhí)行或自動(dòng)執(zhí)行

虛擬的目的在于最終的執(zhí)行。在傳統(tǒng)時(shí)代，這種執(zhí)行由人能動(dòng)地執(zhí)行；在數(shù)字時(shí)代，這種執(zhí)行由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行。人的能動(dòng)性有可能具有創(chuàng)造性，但也有可能帶來種種偏差；計(jì)算機(jī)的自動(dòng)性具有機(jī)械性的嚴(yán)格，但其僵化的缺點(diǎn)可以通過對(duì)系統(tǒng)的完善加以改變。

1.4 檔案邏輯管理工具的制作。檔案邏輯管理工具是預(yù)設(shè)的，這種預(yù)設(shè)首先是在頭腦中，其后表現(xiàn)在它們被預(yù)先制作。制作檔案邏輯管理工具是檔案工作中最為重要、最具挑戰(zhàn)性和科學(xué)性的工作，是一種具有高度腦力勞動(dòng)特征的工作，它們包括制定檔案歸檔辦法、制定檔案接收范圍、制定檔案分類方案、制定檔案管理期限表、制作檔案編研作品、與相關(guān)技術(shù)人員合作制作檔案管理軟件及制定其他各種制度、規(guī)則、辦法等。

檔案邏輯管理工具的制作根據(jù)其適用范圍而有所不同，不同的檔案邏輯管理工具由不同的部門負(fù)責(zé)制作與修訂。具體地說，檔案邏輯管理工具可以根據(jù)其適用范圍分為通用性邏輯工具和特殊性邏輯工具。通用性邏輯工具還可分為廣義通用性邏輯管理工具和行業(yè)通用性邏輯管理工具，如中國檔案分類法屬于廣義通用性邏輯管理工具、高校檔案分類法屬于行業(yè)通用性邏輯管理工具。廣義通用性邏輯管理工具一般由相應(yīng)的國家高級(jí)權(quán)力部門（全國人民代表大會(huì)、中共中央辦公廳等）和國家檔案工作行政管理機(jī)構(gòu)（國家檔案局）等負(fù)責(zé)制定、頒布；行業(yè)通用性邏輯管理工具一般由行業(yè)主管機(jī)構(gòu)（如國家教育部等）負(fù)責(zé)制定、頒布。特殊性邏輯管理工具則是具體管理部門根據(jù)本部門、本單位的具體情況制定和使用的檔案邏輯管理工具，它們的針對(duì)性很強(qiáng)又廣泛存在，如××單位檔案管理制度、××單位檔案歸檔范圍等。特殊性邏輯管理工具的制作和使用者主要是廣大基層檔案管理工作者。

部分邏輯管理工具需要其他專業(yè)技術(shù)人員的參與，如，計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。它們可以在部分檔案工作者參與設(shè)計(jì)、指導(dǎo)的情形下，由某些廠家制作，然后推廣到廣大的檔案管理部門使用。

檔案邏輯管理的制作是檔案管理工作中最為關(guān)鍵、最具綱領(lǐng)性的環(huán)節(jié)，而在檔案管理工作中運(yùn)用和修訂這些邏輯工具，也是極為重要的，它是檔案日常管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是考驗(yàn)和發(fā)揮檔案管理工作者個(gè)體能動(dòng)性的重要手段。在數(shù)字時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的邏輯世界，檔案邏輯管理工具的地位顯得更為突出和重要。特別是計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，應(yīng)該是檔案邏輯管理工具的集合，人的邏輯意志由一種特殊的機(jī)器具有強(qiáng)制性地被體現(xiàn)了出來。

1.5 規(guī)則及其理解。邏輯管理的核心是規(guī)則的制定和執(zhí)行。那么，什么是規(guī)則呢？如何理解規(guī)則？

語言學(xué)中對(duì)規(guī)則是這樣定義的：“規(guī)范；整齊，合乎一定的方式；就某一項(xiàng)或某一些事物所制定的書面文件?！币?guī)則經(jīng)常使用在技術(shù)哲學(xué)領(lǐng)域，邦格定義為：“規(guī)則是對(duì)行動(dòng)方式的規(guī)定，它說明要實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)如何去做。更明確地說，規(guī)則就是一種要求按一定順序采取一系列行動(dòng)以達(dá)到既定目標(biāo)的說明?！薄耙?guī)則是行動(dòng)的規(guī)范。定律是描述性和解釋性的，而規(guī)則則是規(guī)范性的。所以，定律有正確程度的區(qū)別，而規(guī)則只有有效程度之分?！盵3]

筆者在這里把檔案管理規(guī)則歸結(jié)為：在檔案管理規(guī)程中，人們遵循的各種法律、規(guī)章、章程、規(guī)程、規(guī)定、辦法、守則、習(xí)慣等。它是一種在檔案管理活動(dòng)中具有普遍性、有效性的意識(shí)表現(xiàn)。我們可以從以下幾點(diǎn)加深對(duì)檔案規(guī)則的理解：①規(guī)則是人為制定的，它的主體是人，沒有人也就沒有所謂的規(guī)則存在。②規(guī)則是一種規(guī)范，它指導(dǎo)人們?cè)鯓幼?，人們需要將它作為行為的?zhǔn)則。③規(guī)則必須以客觀規(guī)律為依據(jù)，只有符合客觀規(guī)律的規(guī)則才是合理的、有效的。④規(guī)則不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展而不斷地完善和發(fā)展。

2 檔案邏輯管理的兩個(gè)歷史階段

檔案工作經(jīng)歷了傳統(tǒng)和數(shù)字兩個(gè)歷史階段，我們可以根據(jù)邏輯符號(hào)的使用方式稱之為“手工”和“自動(dòng)”兩個(gè)時(shí)代。在這兩個(gè)時(shí)代里，檔案邏輯管理有著不同的表現(xiàn)形式，總體上表現(xiàn)為不斷進(jìn)化的過程。

2.1 手工時(shí)代的檔案邏輯管理。在傳統(tǒng)手工時(shí)代，檔案邏輯管理的演變可以分為以下三個(gè)階段：

2.1.1 隱性規(guī)則時(shí)期——檔案規(guī)則意識(shí)的產(chǎn)生。傳統(tǒng)時(shí)代的檔案邏輯管理主要表現(xiàn)在規(guī)則的意識(shí)、規(guī)則的制定、規(guī)則的執(zhí)行等方面。但在檔案產(chǎn)生初期，只有規(guī)則意識(shí)的存在，并沒有書面形式的規(guī)則文件。這種規(guī)則意識(shí)，我們稱之為“隱性規(guī)則”。中國檔案管理的隱性規(guī)則時(shí)期主要是指中國古代早期夏商西周時(shí)期。

檔案管理的隱性規(guī)則是伴隨著檔案的萌芽、發(fā)展、產(chǎn)生而逐漸出現(xiàn)和發(fā)展的。先秦檔案管理的隱性規(guī)則以商代甲骨檔案管理為典型代表。

甲骨檔案的管理有以下幾點(diǎn)值得我們關(guān)注：

第一，商代設(shè)有專門的官員（巫史貞卜）形成并保管甲骨檔案，說明當(dāng)時(shí)已具有“專業(yè)管理”的規(guī)則意識(shí)。

第二，甲骨檔案實(shí)行集中保管。甲骨卜辭集中出土于殷墟，但貞卜活動(dòng)并不是都發(fā)生在殷都安陽，在外地形成的占卜甲骨仍舊歸檔于殷都的窖藏。說明當(dāng)時(shí)已經(jīng)有了歸檔和集中保管的意識(shí)和做法。

第三，甲骨檔案已經(jīng)有了分類保管的規(guī)則。從發(fā)掘的情況看，甲骨檔案主要是以時(shí)間排列的，且龜甲和獸骨分別保管。目錄學(xué)家姚名達(dá)描述道：“發(fā)掘之三十六坑，竟儲(chǔ)有整齊之全年甲骨卜辭，毫無殘缺，更是足證明當(dāng)時(shí)典藏已有法則矣?！瓍⒁詢?cè)典二字之義，則知殷代大卜之官用完卜辭后，必將龜甲編穿成冊(cè)，每?jī)?cè)六甲，按月日之先后，捧而典藏之。”[4]

從以上三點(diǎn)看，甲骨檔案的管理雖然沒有書面性的規(guī)則，但在意識(shí)上、實(shí)際做法上，已經(jīng)有了一定的隱性管理規(guī)則。

2.1.2 經(jīng)驗(yàn)規(guī)則時(shí)期——書面檔案規(guī)則的產(chǎn)生與初步發(fā)展。三代以后，開始出現(xiàn)了書面性的檔案管理規(guī)則。

春秋戰(zhàn)國時(shí)期，社會(huì)變遷、政局動(dòng)蕩，各諸侯國為確立業(yè)已形成的封建制度，為維護(hù)新興地主階級(jí)的統(tǒng)治，相繼開始了封建立法實(shí)踐。在這些法律條文中涉及了檔案管理的規(guī)則方法。其中《商君書》、《周禮》具有代表性。

戰(zhàn)國時(shí)秦國的商鞅在推行改革措施時(shí)，對(duì)檔案管理也作出了相應(yīng)的規(guī)定，這在《商君書》中可窺一斑?！渡叹龝ざǚ帧酚涊d：“法令皆副置，一副天子之殿中，為法令為禁室，有鋌鑰為禁而以封之，內(nèi)藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅發(fā)禁室印，及入禁室視禁法令，及禁剟一字以上，罪皆死不赦?！盵5]目前所知，《商君書》是最早載有文檔管理制度的文獻(xiàn)（一般認(rèn)為是戰(zhàn)國時(shí)商鞅及其后學(xué)的著作匯編），但最早系統(tǒng)記載檔案管理規(guī)則的著作是《周禮》?！吨芏Y》是一部講官制的書，書中涉及大量文檔管理方面的內(nèi)容，是最早的關(guān)于文檔管理的系統(tǒng)性的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

經(jīng)過先秦的發(fā)展，人們對(duì)檔案和檔案管理已經(jīng)積累了一些經(jīng)驗(yàn)性的認(rèn)識(shí)。在先秦末期和秦漢初期，形成與檔案管理相關(guān)的書面著作也成為歷史的必然?！吨芏Y》就是在這樣一種歷史背景下產(chǎn)生的。關(guān)于《周禮》的成書時(shí)間，最有影響力的說法是戰(zhàn)國和秦始皇時(shí)期。（需要特別指出的是：有些學(xué)者直接將《周禮》的內(nèi)容寫入“西周制度”中，這是非常錯(cuò)誤和不負(fù)責(zé)任的做法?！吨芏Y》的內(nèi)容來自先秦各個(gè)時(shí)期，有些內(nèi)容作者還有所創(chuàng)造和加工，所以，不能將其內(nèi)容與西周的實(shí)際制度完全對(duì)接。）

《周禮》中所闡述的文檔工作制度是多方面的，主要有：在檔案收集方面，實(shí)行定時(shí)收集檔案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在檔案保管方面，《周禮》從檔案保管分工、檔案保管處所、檔案分類、副本制度等方面闡述了檔案保管制度；在檔案利用方面，實(shí)行利用權(quán)限制度、行政與法律效力制度、檔案公布制度等。[6]

《周禮》之后，中國檔案管理的經(jīng)驗(yàn)性規(guī)則日趨成熟。從睡虎地秦墓出土的竹簡(jiǎn)《秦律十八種》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元豐法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都對(duì)檔案的形成、保管、利用有較為詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定。到了近現(xiàn)代，各國法規(guī)逐漸成熟，對(duì)于檔案的分類鑒定保管等諸環(huán)節(jié)都有全面的明確的規(guī)定，邁入了理性規(guī)則時(shí)代。

2.1.3 理性規(guī)則時(shí)期——檔案法規(guī)的完善。檔案邏輯管理的理性規(guī)則時(shí)期，以專門性的檔案規(guī)則的產(chǎn)生為標(biāo)志。

從世界范圍來講，專門的檔案法規(guī)出現(xiàn)在大革命時(shí)期的法國。法國革命政府“1790年頒布的‘國家檔案館條例’和‘成立行政區(qū)檔案館的法令’就已經(jīng)屬于專門的檔案規(guī)章。當(dāng)然，集中體現(xiàn)法國檔案工作改革思想的總綱領(lǐng)，還是1794年頒布的‘穡月七日檔案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作為世界上第一部檔案法，正式開啟了檔案管理理性規(guī)則時(shí)代的大門。

中國檔案管理的專門性法規(guī)產(chǎn)生于民國初年。外交部于民國元年、二年兩次制定《外交部編檔方法》；司法部于民國元年編訂《文件保存細(xì)則》。特別是司法部制定了一套較為系統(tǒng)的近代檔案管理辦法。新中國的《中華人民共和國檔案法》于1987年公布，標(biāo)志著中國檔案管理理性規(guī)則的成熟。

2.2 數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯管理——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。傳統(tǒng)邏輯管理從產(chǎn)生到發(fā)展，經(jīng)歷了隱性規(guī)則、經(jīng)驗(yàn)規(guī)則、理性規(guī)則三個(gè)階段，其繼續(xù)發(fā)展就是集成時(shí)代——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。計(jì)算機(jī)、數(shù)碼和軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有規(guī)則在計(jì)算機(jī)虛擬空間中邏輯集成、規(guī)則融合，檔案邏輯管理又進(jìn)入到了一個(gè)新的境界——一個(gè)人腦加電腦創(chuàng)造的管理世界。系統(tǒng)化的邏輯管理，是數(shù)字時(shí)代文檔管理的基本形態(tài)。在數(shù)字時(shí)代，不論是檔案的收集，還是檔案的整理、鑒定、檢索、利用，等等，無一不是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成。我們所有的思想、概念、規(guī)則，通通都要匯聚和體現(xiàn)在系統(tǒng)中，系統(tǒng)規(guī)則的完善與否，直接決定著檔案管理質(zhì)量。

數(shù)字時(shí)代檔案系統(tǒng)規(guī)則性的邏輯管理有以下基本特征：

2.2.1 高度自動(dòng)化。所謂“高度自動(dòng)化”，是指電子文檔的管理是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，人在管理過程中，扮演著指令發(fā)布者的角色，而無需像傳統(tǒng)時(shí)代進(jìn)行大量的手工操作。即邏輯指令的執(zhí)行者不再是人本身，而是機(jī)器自動(dòng)執(zhí)行。

首先，這是一種在高度機(jī)械化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的高度自動(dòng)化。所謂“高度機(jī)械化”，是指在正常的情況下，所有管理指令和程序都被計(jì)算機(jī)嚴(yán)格地一絲不茍地執(zhí)行著。計(jì)算機(jī)不像人一樣會(huì)馬虎、變通，甚至偷工減料，它以機(jī)械的方式工作著。但是，如果我們?cè)谠O(shè)計(jì)這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，賦予計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的邏輯規(guī)定有偏差，甚至是錯(cuò)誤的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)仍然會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行。所以，電子文檔的邏輯管理要求有更高的科學(xué)性。

其次，自動(dòng)化中包含著一種人機(jī)關(guān)系。虛擬實(shí)踐不是空穴來風(fēng)，它所包含的精神活動(dòng)不能沒有物質(zhì)載體，更不可能脫離人而獨(dú)立存在。數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯依賴“人機(jī)界面”的全部技術(shù)要素這樣一個(gè)結(jié)構(gòu)平臺(tái)作為實(shí)踐工具。同時(shí)，“人機(jī)界面”又作為技術(shù)中介，溝通虛擬實(shí)踐過程中主體與客體之間的聯(lián)系；數(shù)字檔案的邏輯管理實(shí)際上是一個(gè)主體積極參與的巨量信息加工、處理和傳播的人機(jī)交互和人機(jī)共生的過程互動(dòng)。該過程對(duì)主、客互動(dòng)關(guān)系的影響主要在于：主體不必再受制于物質(zhì)實(shí)體事必躬親地去實(shí)踐，而是可以通過新中介（人工語言創(chuàng)造的人機(jī)界面）與老中介（自然語言）的“鏈接”，把人類社會(huì)活動(dòng)的信息經(jīng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行符號(hào)處理和合成轉(zhuǎn)換，使主體置身于一個(gè)新的關(guān)系實(shí)在中，這時(shí)，人與虛擬世界的本質(zhì)關(guān)系已不是簡(jiǎn)單的主、客互動(dòng)，而是一個(gè)意義世界符號(hào)化的建構(gòu)過程。

2.2.2 高度集成化。所謂“高度集成化”，是指在數(shù)字時(shí)代所有邏輯要素都集中體現(xiàn)在管理系統(tǒng)中，管理軟件系統(tǒng)是管理邏輯要素的集大成者。而在傳統(tǒng)時(shí)代，我們也可以說管理系統(tǒng)，但它不是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而是許多各自獨(dú)立的邏輯管理工具的統(tǒng)稱。如《檔案歸檔制度》、《檔案分類法》、《檔案保管期限表》、《檔案借閱制度》、《檔案主題詞表》、《檔案著錄規(guī)則》，等等。在數(shù)字時(shí)代，所有這些邏輯要素都被“寫入”檔案管理計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中。

在實(shí)現(xiàn)邏輯管理要素的高度集成化的過程中，元數(shù)據(jù)充當(dāng)了重要的角色。正是這些元數(shù)據(jù)表述了這些邏輯要素——關(guān)于系統(tǒng)的和關(guān)于文檔的邏輯要素。

需要指出的是，這里所說的“集成”，還應(yīng)該包括在更大范圍內(nèi)的系統(tǒng)集成，即：在文檔一體化、在辦公自動(dòng)化，甚至在行業(yè)網(wǎng)等更大范圍中的系統(tǒng)集成。

2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通過網(wǎng)絡(luò)邏輯傳輸，我們可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)進(jìn)行的遠(yuǎn)程利用和遠(yuǎn)程管理。這里，包括兩個(gè)方面的自由：時(shí)間上的網(wǎng)上工作隨時(shí)性和空間上的遠(yuǎn)程工作跨越性。這種自由化是在一個(gè)更大的系統(tǒng)——國際互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、行業(yè)專網(wǎng)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的，它被置于一個(gè)更大的邏輯管理系統(tǒng)中。

其次，這里所說的高度自由化還指電子文件管理系統(tǒng)的開放性。電子文件管理系統(tǒng)的開放性包括兩個(gè)方面的含義：系統(tǒng)本身的開放性和系統(tǒng)的開放性功能。系統(tǒng)本身的開放性是指管理員和系統(tǒng)創(chuàng)造者可以根據(jù)需要改善系統(tǒng)，使之不斷完善；系統(tǒng)的開放性功能是指系統(tǒng)可以在某些權(quán)限規(guī)定下向它所面向的全體用戶隨時(shí)開放。

2.2.4 高度多樣化。傳統(tǒng)邏輯管理具有單一選擇的特征——分類排架體系的單一性、館藏檔案的單一性、檢索手段的單一性等。這些單一性是由傳統(tǒng)空間特性決定的，當(dāng)我們選擇了一種空間規(guī)則（如來源原則）時(shí)，其他的規(guī)則、方法（如事由原則）就被排斥掉了。盡管我們會(huì)選擇最為合理的一種規(guī)則，但單一性的選擇必然帶來各種弊端：選擇了一種規(guī)則的合理性，也就不得不選擇這種規(guī)則的不合理性（沒有只有優(yōu)點(diǎn)沒有缺點(diǎn)的規(guī)則）；被排斥掉的規(guī)則中的合理性也被排斥掉了（沒有只有缺點(diǎn)沒有優(yōu)點(diǎn)的規(guī)則）；某種單一性（如館藏）一旦喪失，可能帶來不可彌補(bǔ)的損失等。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)邏輯管理允許多樣性的同時(shí)存在——數(shù)字虛擬可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)空間中的具有可能性的不可能。比如，檔案分類排架體系在傳統(tǒng)時(shí)代只有單一的選擇性，而在數(shù)字時(shí)代，我們可以在虛擬空間中實(shí)現(xiàn)多種分類，并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)多元化的檢索；再比如，數(shù)字檔案的全真復(fù)制和系統(tǒng)本身的可復(fù)制性使館藏的多副本化和系統(tǒng)的雙（多）機(jī)同時(shí)運(yùn)行得以實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于檔案保管來說是革命性的進(jìn)步，傳統(tǒng)時(shí)代的單一館藏可能帶來的不可挽回的損失有了避免的可能。

事實(shí)上，由于虛擬環(huán)境的建立和虛擬實(shí)踐的介入，首次打破了在物質(zhì)實(shí)體條件下只能依賴單一途徑選擇發(fā)展可能的舊模式，使實(shí)踐的內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)和量的雙重變革，從而在“創(chuàng)生”新的關(guān)系實(shí)在的虛擬實(shí)踐中，使現(xiàn)實(shí)性的發(fā)展兼容了多種可能性。不斷地接納新的可能性是電子文件管理系統(tǒng)最重要的特征之一，它改變了傳統(tǒng)管理模式的固定化。

2.2.5 高度智能化。高度智能化包括兩部分：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化，即由現(xiàn)代通信與信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、行業(yè)技術(shù)、智能控制技術(shù)匯集而成的針對(duì)某一個(gè)方面的應(yīng)用的智能集合。它存在于各個(gè)行業(yè)中，并處于不斷提高的過程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，設(shè)計(jì)和使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了人本身智能水平的提高。虛擬實(shí)踐的誕生，標(biāo)志著人類已完成農(nóng)業(yè)和工業(yè)技術(shù)條件下“體智型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)向當(dāng)今信息技術(shù)條件下“智能型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)換。馬克思所重視的實(shí)踐的勞動(dòng)性，在虛擬實(shí)踐中已直接表現(xiàn)為以心智活動(dòng)為主的技術(shù)操作。每一個(gè)未來的檔案工作者要詩意地活動(dòng)在這個(gè)開放的世界里，自身必須具備一個(gè)條件：不斷超越系統(tǒng)所代表的知識(shí)水平和技術(shù)能力。

總之，在新的智能型實(shí)踐結(jié)構(gòu)中，過去孤立的實(shí)踐已被系統(tǒng)的實(shí)踐所取代，直接的實(shí)踐已讓位于間接的虛擬實(shí)踐，原型的實(shí)踐則反過來成為虛擬實(shí)踐的補(bǔ)充手段，穩(wěn)態(tài)單一的實(shí)踐通道必然延伸為躍遷多樣的實(shí)踐范式，從而使主體在與環(huán)境的交流互動(dòng)中獲得更多的自由。

參考文獻(xiàn)：

論檔案的邏輯管理

丁海斌

摘 要：筆者按照檔案管理工具的物質(zhì)與意識(shí)屬性將檔案管理分為物理管理與邏輯管理，這里集中論述了檔案邏輯管理問題。首先，論述了檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題——概念、意義、本質(zhì)及邏輯管理的具體流程和邏輯管理工具的制作；其次，文章論述了中國檔案邏輯管理的歷史分期——手工時(shí)代的邏輯管理和數(shù)字時(shí)代的邏輯管理及其主要特征。

關(guān)鍵詞：檔案管理；邏輯管理；物理管理；規(guī)則；虛擬

Abstract： The article first discusses a few basic questions of Logical Management of Archives： concept， connotative meaning， intrinsic quality， its specific processes， and the make of logical management tools. Second， The paper also discusses the history division of logical management and its principal character.

Key Words： Archives management ；Logical management ； Physical management； Regulation； Virtual

根據(jù)檔案管理活動(dòng)中的物質(zhì)與意識(shí)兩種基本形態(tài)，筆者將檔案管理劃分物理管理和邏輯管理兩種基本形式。[1]同時(shí)，在數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案管理的虛擬化程度越來越高，邏輯管理的概念被提出和屢屢使用，對(duì)它進(jìn)行深入研究就成為檔案學(xué)研究的具有迫切現(xiàn)實(shí)意義的任務(wù)了。

1 檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題

1.1 邏輯管理的概念與意義。任何管理活動(dòng)都會(huì)有管理工具，任何管理工具都有物質(zhì)與意識(shí)兩種不同的表現(xiàn)形式。因此，我們可以因檔案管理工具的存在形態(tài)——物質(zhì)的或意識(shí)的，將檔案管理活動(dòng)區(qū)分為物理管理和邏輯管理。即：制造和使用物質(zhì)性工具的檔案管理活動(dòng)（如建設(shè)和使用、維護(hù)檔案庫房，參與制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用計(jì)算機(jī)等），我稱之為“物理管理”；創(chuàng)造和使用意識(shí)性工具（如制定和使用分類方案、保管期限表、軟件系統(tǒng)及其他各種法規(guī)制度等），我稱之為“邏輯管理”。具體地說，邏輯管理的工具形態(tài)是意識(shí)性的，它通過大腦的思維虛擬轉(zhuǎn)變而來，并通過符號(hào)載體轉(zhuǎn)化為規(guī)則虛擬。即：通過思維產(chǎn)生思想，通過符號(hào)表達(dá)思想，思想的組合最終成為指導(dǎo)檔案管理活動(dòng)的規(guī)則。

物理管理和邏輯管理的劃分方法，不同于以往的按照檔案管理程序劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)利用、信息開發(fā)等環(huán)節(jié)），也不同于按照管理對(duì)象劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為實(shí)體管理與信息管理），而是以管理活動(dòng)自身的存在方式——具體地說是以管理活動(dòng)的工具形態(tài)（物質(zhì)的與意識(shí)的）來作為劃分標(biāo)準(zhǔn)。這是一種不同于上述兩種劃分方法的新視角，它有利于我們?nèi)?、完整、深入地認(rèn)識(shí)檔案管理工作。

1.2 邏輯管理的本質(zhì)——虛擬管理。邏輯管理的本質(zhì)是虛擬管理，具體地說是規(guī)則虛擬管理，即邏輯管理要經(jīng)過意識(shí)醞釀→形成規(guī)則→人化世界的過程。具體而言：人們首先在頭腦中思考如何管理檔案，思維的結(jié)果就形成了某些方式、方法；把這些方式、方法整理出來，就形成了文字性的管理規(guī)則；執(zhí)行這些管理規(guī)則，就形成了一個(gè)具有人化特征的有序的檔案世界。

虛擬管理的基本特征是在實(shí)施具體的實(shí)體管理行為之前，已經(jīng)以意識(shí)的邏輯的方式在頭腦中、在方案中對(duì)這種管理的種種情形作出了預(yù)設(shè)。正如馬克思所說：“蜜蜂建筑蜂房的本領(lǐng)使人間許多建造師感到慚愧。但是，最蹩腳的建筑師一開始就比最靈巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已經(jīng)在自己的頭腦中把它完成了?！盵2]

在頭腦中、在方案上預(yù)先設(shè)定了管理的方式、方法、程序，并按照預(yù)設(shè)的方案、規(guī)則去執(zhí)行，這就是邏輯管理的虛擬本質(zhì)。

1.3 檔案邏輯管理的工作流程

能動(dòng)執(zhí)行

知識(shí)虛擬→邏輯虛擬→規(guī)則虛擬

自動(dòng)執(zhí)行

第一，知識(shí)虛擬

在進(jìn)行邏輯管理前，須積累相關(guān)知識(shí)。因?yàn)橹R(shí)是相關(guān)思維的前提，如果對(duì)某一事物一無所知，其相關(guān)思維也只能是空白。知識(shí)的獲得有兩個(gè)基本途徑：學(xué)習(xí)和實(shí)踐，即：通過學(xué)習(xí)獲得科學(xué)理論知識(shí)（間接知識(shí)）；通過實(shí)踐獲得經(jīng)驗(yàn)知識(shí)（直接知識(shí)）。知識(shí)儲(chǔ)存在人的大腦中，所以，它是一種虛擬形態(tài)。

第二，邏輯虛擬

即當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦杏龅较嚓P(guān)問題時(shí)，我們會(huì)運(yùn)用已知知識(shí)進(jìn)行思考，思考的結(jié)果是我們獲得某種解決問題的邏輯。問題相當(dāng)于命令；思路相當(dāng)于知識(shí)的排列組合；邏輯就是這種排列組合的最終結(jié)果。思考也是大腦的一種功能，因此，它的形態(tài)也是虛擬的。

第三，規(guī)則虛擬

將思考獲得的邏輯虛擬通過文字等符號(hào)固化在某種物質(zhì)載體上，并加以確認(rèn)，就形成了規(guī)則。邏輯是虛擬的，符號(hào)是虛擬的，它們表達(dá)出來的規(guī)則也是一種對(duì)未來實(shí)體管理結(jié)果的預(yù)先設(shè)定，所以，規(guī)則也是虛擬的。在傳統(tǒng)時(shí)代，規(guī)則虛擬表現(xiàn)為法律、規(guī)章、辦法、制度，等等；在數(shù)字時(shí)代，表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。

第四，能動(dòng)執(zhí)行或自動(dòng)執(zhí)行

虛擬的目的在于最終的執(zhí)行。在傳統(tǒng)時(shí)代，這種執(zhí)行由人能動(dòng)地執(zhí)行；在數(shù)字時(shí)代，這種執(zhí)行由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行。人的能動(dòng)性有可能具有創(chuàng)造性，但也有可能帶來種種偏差；計(jì)算機(jī)的自動(dòng)性具有機(jī)械性的嚴(yán)格，但其僵化的缺點(diǎn)可以通過對(duì)系統(tǒng)的完善加以改變。

1.4 檔案邏輯管理工具的制作。檔案邏輯管理工具是預(yù)設(shè)的，這種預(yù)設(shè)首先是在頭腦中，其后表現(xiàn)在它們被預(yù)先制作。制作檔案邏輯管理工具是檔案工作中最為重要、最具挑戰(zhàn)性和科學(xué)性的工作，是一種具有高度腦力勞動(dòng)特征的工作，它們包括制定檔案歸檔辦法、制定檔案接收范圍、制定檔案分類方案、制定檔案管理期限表、制作檔案編研作品、與相關(guān)技術(shù)人員合作制作檔案管理軟件及制定其他各種制度、規(guī)則、辦法等。

檔案邏輯管理工具的制作根據(jù)其適用范圍而有所不同，不同的檔案邏輯管理工具由不同的部門負(fù)責(zé)制作與修訂。具體地說，檔案邏輯管理工具可以根據(jù)其適用范圍分為通用性邏輯工具和特殊性邏輯工具。通用性邏輯工具還可分為廣義通用性邏輯管理工具和行業(yè)通用性邏輯管理工具，如中國檔案分類法屬于廣義通用性邏輯管理工具、高校檔案分類法屬于行業(yè)通用性邏輯管理工具。廣義通用性邏輯管理工具一般由相應(yīng)的國家高級(jí)權(quán)力部門（全國人民代表大會(huì)、中共中央辦公廳等）和國家檔案工作行政管理機(jī)構(gòu)（國家檔案局）等負(fù)責(zé)制定、頒布；行業(yè)通用性邏輯管理工具一般由行業(yè)主管機(jī)構(gòu)（如國家教育部等）負(fù)責(zé)制定、頒布。特殊性邏輯管理工具則是具體管理部門根據(jù)本部門、本單位的具體情況制定和使用的檔案邏輯管理工具，它們的針對(duì)性很強(qiáng)又廣泛存在，如××單位檔案管理制度、××單位檔案歸檔范圍等。特殊性邏輯管理工具的制作和使用者主要是廣大基層檔案管理工作者。

部分邏輯管理工具需要其他專業(yè)技術(shù)人員的參與，如，計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。它們可以在部分檔案工作者參與設(shè)計(jì)、指導(dǎo)的情形下，由某些廠家制作，然后推廣到廣大的檔案管理部門使用。

檔案邏輯管理的制作是檔案管理工作中最為關(guān)鍵、最具綱領(lǐng)性的環(huán)節(jié)，而在檔案管理工作中運(yùn)用和修訂這些邏輯工具，也是極為重要的，它是檔案日常管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是考驗(yàn)和發(fā)揮檔案管理工作者個(gè)體能動(dòng)性的重要手段。在數(shù)字時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的邏輯世界，檔案邏輯管理工具的地位顯得更為突出和重要。特別是計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，應(yīng)該是檔案邏輯管理工具的集合，人的邏輯意志由一種特殊的機(jī)器具有強(qiáng)制性地被體現(xiàn)了出來。

1.5 規(guī)則及其理解。邏輯管理的核心是規(guī)則的制定和執(zhí)行。那么，什么是規(guī)則呢？如何理解規(guī)則？

語言學(xué)中對(duì)規(guī)則是這樣定義的：“規(guī)范；整齊，合乎一定的方式；就某一項(xiàng)或某一些事物所制定的書面文件?！币?guī)則經(jīng)常使用在技術(shù)哲學(xué)領(lǐng)域，邦格定義為：“規(guī)則是對(duì)行動(dòng)方式的規(guī)定，它說明要實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)如何去做。更明確地說，規(guī)則就是一種要求按一定順序采取一系列行動(dòng)以達(dá)到既定目標(biāo)的說明?！薄耙?guī)則是行動(dòng)的規(guī)范。定律是描述性和解釋性的，而規(guī)則則是規(guī)范性的。所以，定律有正確程度的區(qū)別，而規(guī)則只有有效程度之分?！盵3]

筆者在這里把檔案管理規(guī)則歸結(jié)為：在檔案管理規(guī)程中，人們遵循的各種法律、規(guī)章、章程、規(guī)程、規(guī)定、辦法、守則、習(xí)慣等。它是一種在檔案管理活動(dòng)中具有普遍性、有效性的意識(shí)表現(xiàn)。我們可以從以下幾點(diǎn)加深對(duì)檔案規(guī)則的理解：①規(guī)則是人為制定的，它的主體是人，沒有人也就沒有所謂的規(guī)則存在。②規(guī)則是一種規(guī)范，它指導(dǎo)人們?cè)鯓幼?，人們需要將它作為行為的?zhǔn)則。③規(guī)則必須以客觀規(guī)律為依據(jù)，只有符合客觀規(guī)律的規(guī)則才是合理的、有效的。④規(guī)則不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展而不斷地完善和發(fā)展。

2 檔案邏輯管理的兩個(gè)歷史階段

檔案工作經(jīng)歷了傳統(tǒng)和數(shù)字兩個(gè)歷史階段，我們可以根據(jù)邏輯符號(hào)的使用方式稱之為“手工”和“自動(dòng)”兩個(gè)時(shí)代。在這兩個(gè)時(shí)代里，檔案邏輯管理有著不同的表現(xiàn)形式，總體上表現(xiàn)為不斷進(jìn)化的過程。

2.1 手工時(shí)代的檔案邏輯管理。在傳統(tǒng)手工時(shí)代，檔案邏輯管理的演變可以分為以下三個(gè)階段：

2.1.1 隱性規(guī)則時(shí)期——檔案規(guī)則意識(shí)的產(chǎn)生。傳統(tǒng)時(shí)代的檔案邏輯管理主要表現(xiàn)在規(guī)則的意識(shí)、規(guī)則的制定、規(guī)則的執(zhí)行等方面。但在檔案產(chǎn)生初期，只有規(guī)則意識(shí)的存在，并沒有書面形式的規(guī)則文件。這種規(guī)則意識(shí)，我們稱之為“隱性規(guī)則”。中國檔案管理的隱性規(guī)則時(shí)期主要是指中國古代早期夏商西周時(shí)期。

檔案管理的隱性規(guī)則是伴隨著檔案的萌芽、發(fā)展、產(chǎn)生而逐漸出現(xiàn)和發(fā)展的。先秦檔案管理的隱性規(guī)則以商代甲骨檔案管理為典型代表。

甲骨檔案的管理有以下幾點(diǎn)值得我們關(guān)注：

第一，商代設(shè)有專門的官員（巫史貞卜）形成并保管甲骨檔案，說明當(dāng)時(shí)已具有“專業(yè)管理”的規(guī)則意識(shí)。

第二，甲骨檔案實(shí)行集中保管。甲骨卜辭集中出土于殷墟，但貞卜活動(dòng)并不是都發(fā)生在殷都安陽，在外地形成的占卜甲骨仍舊歸檔于殷都的窖藏。說明當(dāng)時(shí)已經(jīng)有了歸檔和集中保管的意識(shí)和做法。

第三，甲骨檔案已經(jīng)有了分類保管的規(guī)則。從發(fā)掘的情況看，甲骨檔案主要是以時(shí)間排列的，且龜甲和獸骨分別保管。目錄學(xué)家姚名達(dá)描述道：“發(fā)掘之三十六坑，竟儲(chǔ)有整齊之全年甲骨卜辭，毫無殘缺，更是足證明當(dāng)時(shí)典藏已有法則矣?！瓍⒁詢?cè)典二字之義，則知殷代大卜之官用完卜辭后，必將龜甲編穿成冊(cè)，每?jī)?cè)六甲，按月日之先后，捧而典藏之?！盵4]

從以上三點(diǎn)看，甲骨檔案的管理雖然沒有書面性的規(guī)則，但在意識(shí)上、實(shí)際做法上，已經(jīng)有了一定的隱性管理規(guī)則。

2.1.2 經(jīng)驗(yàn)規(guī)則時(shí)期——書面檔案規(guī)則的產(chǎn)生與初步發(fā)展。三代以后，開始出現(xiàn)了書面性的檔案管理規(guī)則。

春秋戰(zhàn)國時(shí)期，社會(huì)變遷、政局動(dòng)蕩，各諸侯國為確立業(yè)已形成的封建制度，為維護(hù)新興地主階級(jí)的統(tǒng)治，相繼開始了封建立法實(shí)踐。在這些法律條文中涉及了檔案管理的規(guī)則方法。其中《商君書》、《周禮》具有代表性。

戰(zhàn)國時(shí)秦國的商鞅在推行改革措施時(shí)，對(duì)檔案管理也作出了相應(yīng)的規(guī)定，這在《商君書》中可窺一斑?！渡叹龝ざǚ帧酚涊d：“法令皆副置，一副天子之殿中，為法令為禁室，有鋌鑰為禁而以封之，內(nèi)藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅發(fā)禁室印，及入禁室視禁法令，及禁剟一字以上，罪皆死不赦?！盵5]目前所知，《商君書》是最早載有文檔管理制度的文獻(xiàn)（一般認(rèn)為是戰(zhàn)國時(shí)商鞅及其后學(xué)的著作匯編），但最早系統(tǒng)記載檔案管理規(guī)則的著作是《周禮》?！吨芏Y》是一部講官制的書，書中涉及大量文檔管理方面的內(nèi)容，是最早的關(guān)于文檔管理的系統(tǒng)性的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

經(jīng)過先秦的發(fā)展，人們對(duì)檔案和檔案管理已經(jīng)積累了一些經(jīng)驗(yàn)性的認(rèn)識(shí)。在先秦末期和秦漢初期，形成與檔案管理相關(guān)的書面著作也成為歷史的必然。《周禮》就是在這樣一種歷史背景下產(chǎn)生的。關(guān)于《周禮》的成書時(shí)間，最有影響力的說法是戰(zhàn)國和秦始皇時(shí)期。（需要特別指出的是：有些學(xué)者直接將《周禮》的內(nèi)容寫入“西周制度”中，這是非常錯(cuò)誤和不負(fù)責(zé)任的做法?！吨芏Y》的內(nèi)容來自先秦各個(gè)時(shí)期，有些內(nèi)容作者還有所創(chuàng)造和加工，所以，不能將其內(nèi)容與西周的實(shí)際制度完全對(duì)接。）

《周禮》中所闡述的文檔工作制度是多方面的，主要有：在檔案收集方面，實(shí)行定時(shí)收集檔案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在檔案保管方面，《周禮》從檔案保管分工、檔案保管處所、檔案分類、副本制度等方面闡述了檔案保管制度；在檔案利用方面，實(shí)行利用權(quán)限制度、行政與法律效力制度、檔案公布制度等。[6]

《周禮》之后，中國檔案管理的經(jīng)驗(yàn)性規(guī)則日趨成熟。從睡虎地秦墓出土的竹簡(jiǎn)《秦律十八種》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元豐法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都對(duì)檔案的形成、保管、利用有較為詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定。到了近現(xiàn)代，各國法規(guī)逐漸成熟，對(duì)于檔案的分類鑒定保管等諸環(huán)節(jié)都有全面的明確的規(guī)定，邁入了理性規(guī)則時(shí)代。

2.1.3 理性規(guī)則時(shí)期——檔案法規(guī)的完善。檔案邏輯管理的理性規(guī)則時(shí)期，以專門性的檔案規(guī)則的產(chǎn)生為標(biāo)志。

從世界范圍來講，專門的檔案法規(guī)出現(xiàn)在大革命時(shí)期的法國。法國革命政府“1790年頒布的‘國家檔案館條例’和‘成立行政區(qū)檔案館的法令’就已經(jīng)屬于專門的檔案規(guī)章。當(dāng)然，集中體現(xiàn)法國檔案工作改革思想的總綱領(lǐng)，還是1794年頒布的‘穡月七日檔案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作為世界上第一部檔案法，正式開啟了檔案管理理性規(guī)則時(shí)代的大門。

中國檔案管理的專門性法規(guī)產(chǎn)生于民國初年。外交部于民國元年、二年兩次制定《外交部編檔方法》；司法部于民國元年編訂《文件保存細(xì)則》。特別是司法部制定了一套較為系統(tǒng)的近代檔案管理辦法。新中國的《中華人民共和國檔案法》于1987年公布，標(biāo)志著中國檔案管理理性規(guī)則的成熟。

2.2 數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯管理——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。傳統(tǒng)邏輯管理從產(chǎn)生到發(fā)展，經(jīng)歷了隱性規(guī)則、經(jīng)驗(yàn)規(guī)則、理性規(guī)則三個(gè)階段，其繼續(xù)發(fā)展就是集成時(shí)代——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。計(jì)算機(jī)、數(shù)碼和軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有規(guī)則在計(jì)算機(jī)虛擬空間中邏輯集成、規(guī)則融合，檔案邏輯管理又進(jìn)入到了一個(gè)新的境界——一個(gè)人腦加電腦創(chuàng)造的管理世界。系統(tǒng)化的邏輯管理，是數(shù)字時(shí)代文檔管理的基本形態(tài)。在數(shù)字時(shí)代，不論是檔案的收集，還是檔案的整理、鑒定、檢索、利用，等等，無一不是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成。我們所有的思想、概念、規(guī)則，通通都要匯聚和體現(xiàn)在系統(tǒng)中，系統(tǒng)規(guī)則的完善與否，直接決定著檔案管理質(zhì)量。

數(shù)字時(shí)代檔案系統(tǒng)規(guī)則性的邏輯管理有以下基本特征：

2.2.1 高度自動(dòng)化。所謂“高度自動(dòng)化”，是指電子文檔的管理是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，人在管理過程中，扮演著指令發(fā)布者的角色，而無需像傳統(tǒng)時(shí)代進(jìn)行大量的手工操作。即邏輯指令的執(zhí)行者不再是人本身，而是機(jī)器自動(dòng)執(zhí)行。

首先，這是一種在高度機(jī)械化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的高度自動(dòng)化。所謂“高度機(jī)械化”，是指在正常的情況下，所有管理指令和程序都被計(jì)算機(jī)嚴(yán)格地一絲不茍地執(zhí)行著。計(jì)算機(jī)不像人一樣會(huì)馬虎、變通，甚至偷工減料，它以機(jī)械的方式工作著。但是，如果我們?cè)谠O(shè)計(jì)這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，賦予計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的邏輯規(guī)定有偏差，甚至是錯(cuò)誤的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)仍然會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行。所以，電子文檔的邏輯管理要求有更高的科學(xué)性。

其次，自動(dòng)化中包含著一種人機(jī)關(guān)系。虛擬實(shí)踐不是空穴來風(fēng)，它所包含的精神活動(dòng)不能沒有物質(zhì)載體，更不可能脫離人而獨(dú)立存在。數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯依賴“人機(jī)界面”的全部技術(shù)要素這樣一個(gè)結(jié)構(gòu)平臺(tái)作為實(shí)踐工具。同時(shí)，“人機(jī)界面”又作為技術(shù)中介，溝通虛擬實(shí)踐過程中主體與客體之間的聯(lián)系；數(shù)字檔案的邏輯管理實(shí)際上是一個(gè)主體積極參與的巨量信息加工、處理和傳播的人機(jī)交互和人機(jī)共生的過程互動(dòng)。該過程對(duì)主、客互動(dòng)關(guān)系的影響主要在于：主體不必再受制于物質(zhì)實(shí)體事必躬親地去實(shí)踐，而是可以通過新中介（人工語言創(chuàng)造的人機(jī)界面）與老中介（自然語言）的“鏈接”，把人類社會(huì)活動(dòng)的信息經(jīng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行符號(hào)處理和合成轉(zhuǎn)換，使主體置身于一個(gè)新的關(guān)系實(shí)在中，這時(shí)，人與虛擬世界的本質(zhì)關(guān)系已不是簡(jiǎn)單的主、客互動(dòng)，而是一個(gè)意義世界符號(hào)化的建構(gòu)過程。

2.2.2 高度集成化。所謂“高度集成化”，是指在數(shù)字時(shí)代所有邏輯要素都集中體現(xiàn)在管理系統(tǒng)中，管理軟件系統(tǒng)是管理邏輯要素的集大成者。而在傳統(tǒng)時(shí)代，我們也可以說管理系統(tǒng)，但它不是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而是許多各自獨(dú)立的邏輯管理工具的統(tǒng)稱。如《檔案歸檔制度》、《檔案分類法》、《檔案保管期限表》、《檔案借閱制度》、《檔案主題詞表》、《檔案著錄規(guī)則》，等等。在數(shù)字時(shí)代，所有這些邏輯要素都被“寫入”檔案管理計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中。

在實(shí)現(xiàn)邏輯管理要素的高度集成化的過程中，元數(shù)據(jù)充當(dāng)了重要的角色。正是這些元數(shù)據(jù)表述了這些邏輯要素——關(guān)于系統(tǒng)的和關(guān)于文檔的邏輯要素。

需要指出的是，這里所說的“集成”，還應(yīng)該包括在更大范圍內(nèi)的系統(tǒng)集成，即：在文檔一體化、在辦公自動(dòng)化，甚至在行業(yè)網(wǎng)等更大范圍中的系統(tǒng)集成。

2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通過網(wǎng)絡(luò)邏輯傳輸，我們可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)進(jìn)行的遠(yuǎn)程利用和遠(yuǎn)程管理。這里，包括兩個(gè)方面的自由：時(shí)間上的網(wǎng)上工作隨時(shí)性和空間上的遠(yuǎn)程工作跨越性。這種自由化是在一個(gè)更大的系統(tǒng)——國際互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、行業(yè)專網(wǎng)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的，它被置于一個(gè)更大的邏輯管理系統(tǒng)中。

其次，這里所說的高度自由化還指電子文件管理系統(tǒng)的開放性。電子文件管理系統(tǒng)的開放性包括兩個(gè)方面的含義：系統(tǒng)本身的開放性和系統(tǒng)的開放性功能。系統(tǒng)本身的開放性是指管理員和系統(tǒng)創(chuàng)造者可以根據(jù)需要改善系統(tǒng)，使之不斷完善；系統(tǒng)的開放性功能是指系統(tǒng)可以在某些權(quán)限規(guī)定下向它所面向的全體用戶隨時(shí)開放。

2.2.4 高度多樣化。傳統(tǒng)邏輯管理具有單一選擇的特征——分類排架體系的單一性、館藏檔案的單一性、檢索手段的單一性等。這些單一性是由傳統(tǒng)空間特性決定的，當(dāng)我們選擇了一種空間規(guī)則（如來源原則）時(shí)，其他的規(guī)則、方法（如事由原則）就被排斥掉了。盡管我們會(huì)選擇最為合理的一種規(guī)則，但單一性的選擇必然帶來各種弊端：選擇了一種規(guī)則的合理性，也就不得不選擇這種規(guī)則的不合理性（沒有只有優(yōu)點(diǎn)沒有缺點(diǎn)的規(guī)則）；被排斥掉的規(guī)則中的合理性也被排斥掉了（沒有只有缺點(diǎn)沒有優(yōu)點(diǎn)的規(guī)則）；某種單一性（如館藏）一旦喪失，可能帶來不可彌補(bǔ)的損失等。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)邏輯管理允許多樣性的同時(shí)存在——數(shù)字虛擬可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)空間中的具有可能性的不可能。比如，檔案分類排架體系在傳統(tǒng)時(shí)代只有單一的選擇性，而在數(shù)字時(shí)代，我們可以在虛擬空間中實(shí)現(xiàn)多種分類，并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)多元化的檢索；再比如，數(shù)字檔案的全真復(fù)制和系統(tǒng)本身的可復(fù)制性使館藏的多副本化和系統(tǒng)的雙（多）機(jī)同時(shí)運(yùn)行得以實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于檔案保管來說是革命性的進(jìn)步，傳統(tǒng)時(shí)代的單一館藏可能帶來的不可挽回的損失有了避免的可能。

事實(shí)上，由于虛擬環(huán)境的建立和虛擬實(shí)踐的介入，首次打破了在物質(zhì)實(shí)體條件下只能依賴單一途徑選擇發(fā)展可能的舊模式，使實(shí)踐的內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)和量的雙重變革，從而在“創(chuàng)生”新的關(guān)系實(shí)在的虛擬實(shí)踐中，使現(xiàn)實(shí)性的發(fā)展兼容了多種可能性。不斷地接納新的可能性是電子文件管理系統(tǒng)最重要的特征之一，它改變了傳統(tǒng)管理模式的固定化。

2.2.5 高度智能化。高度智能化包括兩部分：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化，即由現(xiàn)代通信與信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、行業(yè)技術(shù)、智能控制技術(shù)匯集而成的針對(duì)某一個(gè)方面的應(yīng)用的智能集合。它存在于各個(gè)行業(yè)中，并處于不斷提高的過程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，設(shè)計(jì)和使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了人本身智能水平的提高。虛擬實(shí)踐的誕生，標(biāo)志著人類已完成農(nóng)業(yè)和工業(yè)技術(shù)條件下“體智型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)向當(dāng)今信息技術(shù)條件下“智能型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)換。馬克思所重視的實(shí)踐的勞動(dòng)性，在虛擬實(shí)踐中已直接表現(xiàn)為以心智活動(dòng)為主的技術(shù)操作。每一個(gè)未來的檔案工作者要詩意地活動(dòng)在這個(gè)開放的世界里，自身必須具備一個(gè)條件：不斷超越系統(tǒng)所代表的知識(shí)水平和技術(shù)能力。

總之，在新的智能型實(shí)踐結(jié)構(gòu)中，過去孤立的實(shí)踐已被系統(tǒng)的實(shí)踐所取代，直接的實(shí)踐已讓位于間接的虛擬實(shí)踐，原型的實(shí)踐則反過來成為虛擬實(shí)踐的補(bǔ)充手段，穩(wěn)態(tài)單一的實(shí)踐通道必然延伸為躍遷多樣的實(shí)踐范式，從而使主體在與環(huán)境的交流互動(dòng)中獲得更多的自由。

參考文獻(xiàn)：

論檔案的邏輯管理

丁海斌

摘 要：筆者按照檔案管理工具的物質(zhì)與意識(shí)屬性將檔案管理分為物理管理與邏輯管理，這里集中論述了檔案邏輯管理問題。首先，論述了檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題——概念、意義、本質(zhì)及邏輯管理的具體流程和邏輯管理工具的制作；其次，文章論述了中國檔案邏輯管理的歷史分期——手工時(shí)代的邏輯管理和數(shù)字時(shí)代的邏輯管理及其主要特征。

關(guān)鍵詞：檔案管理；邏輯管理；物理管理；規(guī)則；虛擬

Abstract： The article first discusses a few basic questions of Logical Management of Archives： concept， connotative meaning， intrinsic quality， its specific processes， and the make of logical management tools. Second， The paper also discusses the history division of logical management and its principal character.

Key Words： Archives management ；Logical management ； Physical management； Regulation； Virtual

根據(jù)檔案管理活動(dòng)中的物質(zhì)與意識(shí)兩種基本形態(tài)，筆者將檔案管理劃分物理管理和邏輯管理兩種基本形式。[1]同時(shí)，在數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案管理的虛擬化程度越來越高，邏輯管理的概念被提出和屢屢使用，對(duì)它進(jìn)行深入研究就成為檔案學(xué)研究的具有迫切現(xiàn)實(shí)意義的任務(wù)了。

1 檔案邏輯管理的幾個(gè)基本問題

1.1 邏輯管理的概念與意義。任何管理活動(dòng)都會(huì)有管理工具，任何管理工具都有物質(zhì)與意識(shí)兩種不同的表現(xiàn)形式。因此，我們可以因檔案管理工具的存在形態(tài)——物質(zhì)的或意識(shí)的，將檔案管理活動(dòng)區(qū)分為物理管理和邏輯管理。即：制造和使用物質(zhì)性工具的檔案管理活動(dòng)（如建設(shè)和使用、維護(hù)檔案庫房，參與制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用計(jì)算機(jī)等），我稱之為“物理管理”；創(chuàng)造和使用意識(shí)性工具（如制定和使用分類方案、保管期限表、軟件系統(tǒng)及其他各種法規(guī)制度等），我稱之為“邏輯管理”。具體地說，邏輯管理的工具形態(tài)是意識(shí)性的，它通過大腦的思維虛擬轉(zhuǎn)變而來，并通過符號(hào)載體轉(zhuǎn)化為規(guī)則虛擬。即：通過思維產(chǎn)生思想，通過符號(hào)表達(dá)思想，思想的組合最終成為指導(dǎo)檔案管理活動(dòng)的規(guī)則。

物理管理和邏輯管理的劃分方法，不同于以往的按照檔案管理程序劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)利用、信息開發(fā)等環(huán)節(jié)），也不同于按照管理對(duì)象劃分檔案管理的方法（即將檔案管理劃分為實(shí)體管理與信息管理），而是以管理活動(dòng)自身的存在方式——具體地說是以管理活動(dòng)的工具形態(tài)（物質(zhì)的與意識(shí)的）來作為劃分標(biāo)準(zhǔn)。這是一種不同于上述兩種劃分方法的新視角，它有利于我們?nèi)?、完整、深入地認(rèn)識(shí)檔案管理工作。

1.2 邏輯管理的本質(zhì)——虛擬管理。邏輯管理的本質(zhì)是虛擬管理，具體地說是規(guī)則虛擬管理，即邏輯管理要經(jīng)過意識(shí)醞釀→形成規(guī)則→人化世界的過程。具體而言：人們首先在頭腦中思考如何管理檔案，思維的結(jié)果就形成了某些方式、方法；把這些方式、方法整理出來，就形成了文字性的管理規(guī)則；執(zhí)行這些管理規(guī)則，就形成了一個(gè)具有人化特征的有序的檔案世界。

虛擬管理的基本特征是在實(shí)施具體的實(shí)體管理行為之前，已經(jīng)以意識(shí)的邏輯的方式在頭腦中、在方案中對(duì)這種管理的種種情形作出了預(yù)設(shè)。正如馬克思所說：“蜜蜂建筑蜂房的本領(lǐng)使人間許多建造師感到慚愧。但是，最蹩腳的建筑師一開始就比最靈巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已經(jīng)在自己的頭腦中把它完成了?！盵2]

在頭腦中、在方案上預(yù)先設(shè)定了管理的方式、方法、程序，并按照預(yù)設(shè)的方案、規(guī)則去執(zhí)行，這就是邏輯管理的虛擬本質(zhì)。

1.3 檔案邏輯管理的工作流程

能動(dòng)執(zhí)行

知識(shí)虛擬→邏輯虛擬→規(guī)則虛擬

自動(dòng)執(zhí)行

第一，知識(shí)虛擬

在進(jìn)行邏輯管理前，須積累相關(guān)知識(shí)。因?yàn)橹R(shí)是相關(guān)思維的前提，如果對(duì)某一事物一無所知，其相關(guān)思維也只能是空白。知識(shí)的獲得有兩個(gè)基本途徑：學(xué)習(xí)和實(shí)踐，即：通過學(xué)習(xí)獲得科學(xué)理論知識(shí)（間接知識(shí)）；通過實(shí)踐獲得經(jīng)驗(yàn)知識(shí)（直接知識(shí)）。知識(shí)儲(chǔ)存在人的大腦中，所以，它是一種虛擬形態(tài)。

第二，邏輯虛擬

即當(dāng)我們?cè)诠ぷ髦杏龅较嚓P(guān)問題時(shí)，我們會(huì)運(yùn)用已知知識(shí)進(jìn)行思考，思考的結(jié)果是我們獲得某種解決問題的邏輯。問題相當(dāng)于命令；思路相當(dāng)于知識(shí)的排列組合；邏輯就是這種排列組合的最終結(jié)果。思考也是大腦的一種功能，因此，它的形態(tài)也是虛擬的。

第三，規(guī)則虛擬

將思考獲得的邏輯虛擬通過文字等符號(hào)固化在某種物質(zhì)載體上，并加以確認(rèn)，就形成了規(guī)則。邏輯是虛擬的，符號(hào)是虛擬的，它們表達(dá)出來的規(guī)則也是一種對(duì)未來實(shí)體管理結(jié)果的預(yù)先設(shè)定，所以，規(guī)則也是虛擬的。在傳統(tǒng)時(shí)代，規(guī)則虛擬表現(xiàn)為法律、規(guī)章、辦法、制度，等等；在數(shù)字時(shí)代，表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。

第四，能動(dòng)執(zhí)行或自動(dòng)執(zhí)行

虛擬的目的在于最終的執(zhí)行。在傳統(tǒng)時(shí)代，這種執(zhí)行由人能動(dòng)地執(zhí)行；在數(shù)字時(shí)代，這種執(zhí)行由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行。人的能動(dòng)性有可能具有創(chuàng)造性，但也有可能帶來種種偏差；計(jì)算機(jī)的自動(dòng)性具有機(jī)械性的嚴(yán)格，但其僵化的缺點(diǎn)可以通過對(duì)系統(tǒng)的完善加以改變。

1.4 檔案邏輯管理工具的制作。檔案邏輯管理工具是預(yù)設(shè)的，這種預(yù)設(shè)首先是在頭腦中，其后表現(xiàn)在它們被預(yù)先制作。制作檔案邏輯管理工具是檔案工作中最為重要、最具挑戰(zhàn)性和科學(xué)性的工作，是一種具有高度腦力勞動(dòng)特征的工作，它們包括制定檔案歸檔辦法、制定檔案接收范圍、制定檔案分類方案、制定檔案管理期限表、制作檔案編研作品、與相關(guān)技術(shù)人員合作制作檔案管理軟件及制定其他各種制度、規(guī)則、辦法等。

檔案邏輯管理工具的制作根據(jù)其適用范圍而有所不同，不同的檔案邏輯管理工具由不同的部門負(fù)責(zé)制作與修訂。具體地說，檔案邏輯管理工具可以根據(jù)其適用范圍分為通用性邏輯工具和特殊性邏輯工具。通用性邏輯工具還可分為廣義通用性邏輯管理工具和行業(yè)通用性邏輯管理工具，如中國檔案分類法屬于廣義通用性邏輯管理工具、高校檔案分類法屬于行業(yè)通用性邏輯管理工具。廣義通用性邏輯管理工具一般由相應(yīng)的國家高級(jí)權(quán)力部門（全國人民代表大會(huì)、中共中央辦公廳等）和國家檔案工作行政管理機(jī)構(gòu)（國家檔案局）等負(fù)責(zé)制定、頒布；行業(yè)通用性邏輯管理工具一般由行業(yè)主管機(jī)構(gòu)（如國家教育部等）負(fù)責(zé)制定、頒布。特殊性邏輯管理工具則是具體管理部門根據(jù)本部門、本單位的具體情況制定和使用的檔案邏輯管理工具，它們的針對(duì)性很強(qiáng)又廣泛存在，如××單位檔案管理制度、××單位檔案歸檔范圍等。特殊性邏輯管理工具的制作和使用者主要是廣大基層檔案管理工作者。

部分邏輯管理工具需要其他專業(yè)技術(shù)人員的參與，如，計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。它們可以在部分檔案工作者參與設(shè)計(jì)、指導(dǎo)的情形下，由某些廠家制作，然后推廣到廣大的檔案管理部門使用。

檔案邏輯管理的制作是檔案管理工作中最為關(guān)鍵、最具綱領(lǐng)性的環(huán)節(jié)，而在檔案管理工作中運(yùn)用和修訂這些邏輯工具，也是極為重要的，它是檔案日常管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是考驗(yàn)和發(fā)揮檔案管理工作者個(gè)體能動(dòng)性的重要手段。在數(shù)字時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的邏輯世界，檔案邏輯管理工具的地位顯得更為突出和重要。特別是計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，應(yīng)該是檔案邏輯管理工具的集合，人的邏輯意志由一種特殊的機(jī)器具有強(qiáng)制性地被體現(xiàn)了出來。

1.5 規(guī)則及其理解。邏輯管理的核心是規(guī)則的制定和執(zhí)行。那么，什么是規(guī)則呢？如何理解規(guī)則？

語言學(xué)中對(duì)規(guī)則是這樣定義的：“規(guī)范；整齊，合乎一定的方式；就某一項(xiàng)或某一些事物所制定的書面文件?！币?guī)則經(jīng)常使用在技術(shù)哲學(xué)領(lǐng)域，邦格定義為：“規(guī)則是對(duì)行動(dòng)方式的規(guī)定，它說明要實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)如何去做。更明確地說，規(guī)則就是一種要求按一定順序采取一系列行動(dòng)以達(dá)到既定目標(biāo)的說明。”“規(guī)則是行動(dòng)的規(guī)范。定律是描述性和解釋性的，而規(guī)則則是規(guī)范性的。所以，定律有正確程度的區(qū)別，而規(guī)則只有有效程度之分?！盵3]

筆者在這里把檔案管理規(guī)則歸結(jié)為：在檔案管理規(guī)程中，人們遵循的各種法律、規(guī)章、章程、規(guī)程、規(guī)定、辦法、守則、習(xí)慣等。它是一種在檔案管理活動(dòng)中具有普遍性、有效性的意識(shí)表現(xiàn)。我們可以從以下幾點(diǎn)加深對(duì)檔案規(guī)則的理解：①規(guī)則是人為制定的，它的主體是人，沒有人也就沒有所謂的規(guī)則存在。②規(guī)則是一種規(guī)范，它指導(dǎo)人們?cè)鯓幼?，人們需要將它作為行為的?zhǔn)則。③規(guī)則必須以客觀規(guī)律為依據(jù)，只有符合客觀規(guī)律的規(guī)則才是合理的、有效的。④規(guī)則不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展而不斷地完善和發(fā)展。

2 檔案邏輯管理的兩個(gè)歷史階段

檔案工作經(jīng)歷了傳統(tǒng)和數(shù)字兩個(gè)歷史階段，我們可以根據(jù)邏輯符號(hào)的使用方式稱之為“手工”和“自動(dòng)”兩個(gè)時(shí)代。在這兩個(gè)時(shí)代里，檔案邏輯管理有著不同的表現(xiàn)形式，總體上表現(xiàn)為不斷進(jìn)化的過程。

2.1 手工時(shí)代的檔案邏輯管理。在傳統(tǒng)手工時(shí)代，檔案邏輯管理的演變可以分為以下三個(gè)階段：

2.1.1 隱性規(guī)則時(shí)期——檔案規(guī)則意識(shí)的產(chǎn)生。傳統(tǒng)時(shí)代的檔案邏輯管理主要表現(xiàn)在規(guī)則的意識(shí)、規(guī)則的制定、規(guī)則的執(zhí)行等方面。但在檔案產(chǎn)生初期，只有規(guī)則意識(shí)的存在，并沒有書面形式的規(guī)則文件。這種規(guī)則意識(shí)，我們稱之為“隱性規(guī)則”。中國檔案管理的隱性規(guī)則時(shí)期主要是指中國古代早期夏商西周時(shí)期。

檔案管理的隱性規(guī)則是伴隨著檔案的萌芽、發(fā)展、產(chǎn)生而逐漸出現(xiàn)和發(fā)展的。先秦檔案管理的隱性規(guī)則以商代甲骨檔案管理為典型代表。

甲骨檔案的管理有以下幾點(diǎn)值得我們關(guān)注：

第一，商代設(shè)有專門的官員（巫史貞卜）形成并保管甲骨檔案，說明當(dāng)時(shí)已具有“專業(yè)管理”的規(guī)則意識(shí)。

第二，甲骨檔案實(shí)行集中保管。甲骨卜辭集中出土于殷墟，但貞卜活動(dòng)并不是都發(fā)生在殷都安陽，在外地形成的占卜甲骨仍舊歸檔于殷都的窖藏。說明當(dāng)時(shí)已經(jīng)有了歸檔和集中保管的意識(shí)和做法。

第三，甲骨檔案已經(jīng)有了分類保管的規(guī)則。從發(fā)掘的情況看，甲骨檔案主要是以時(shí)間排列的，且龜甲和獸骨分別保管。目錄學(xué)家姚名達(dá)描述道：“發(fā)掘之三十六坑，竟儲(chǔ)有整齊之全年甲骨卜辭，毫無殘缺，更是足證明當(dāng)時(shí)典藏已有法則矣?！瓍⒁詢?cè)典二字之義，則知殷代大卜之官用完卜辭后，必將龜甲編穿成冊(cè)，每?jī)?cè)六甲，按月日之先后，捧而典藏之?！盵4]

從以上三點(diǎn)看，甲骨檔案的管理雖然沒有書面性的規(guī)則，但在意識(shí)上、實(shí)際做法上，已經(jīng)有了一定的隱性管理規(guī)則。

2.1.2 經(jīng)驗(yàn)規(guī)則時(shí)期——書面檔案規(guī)則的產(chǎn)生與初步發(fā)展。三代以后，開始出現(xiàn)了書面性的檔案管理規(guī)則。

春秋戰(zhàn)國時(shí)期，社會(huì)變遷、政局動(dòng)蕩，各諸侯國為確立業(yè)已形成的封建制度，為維護(hù)新興地主階級(jí)的統(tǒng)治，相繼開始了封建立法實(shí)踐。在這些法律條文中涉及了檔案管理的規(guī)則方法。其中《商君書》、《周禮》具有代表性。

戰(zhàn)國時(shí)秦國的商鞅在推行改革措施時(shí)，對(duì)檔案管理也作出了相應(yīng)的規(guī)定，這在《商君書》中可窺一斑?！渡叹龝ざǚ帧酚涊d：“法令皆副置，一副天子之殿中，為法令為禁室，有鋌鑰為禁而以封之，內(nèi)藏法令。一副禁室中，封以禁印，有擅發(fā)禁室印，及入禁室視禁法令，及禁剟一字以上，罪皆死不赦。”[5]目前所知，《商君書》是最早載有文檔管理制度的文獻(xiàn)（一般認(rèn)為是戰(zhàn)國時(shí)商鞅及其后學(xué)的著作匯編），但最早系統(tǒng)記載檔案管理規(guī)則的著作是《周禮》?！吨芏Y》是一部講官制的書，書中涉及大量文檔管理方面的內(nèi)容，是最早的關(guān)于文檔管理的系統(tǒng)性的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

經(jīng)過先秦的發(fā)展，人們對(duì)檔案和檔案管理已經(jīng)積累了一些經(jīng)驗(yàn)性的認(rèn)識(shí)。在先秦末期和秦漢初期，形成與檔案管理相關(guān)的書面著作也成為歷史的必然?！吨芏Y》就是在這樣一種歷史背景下產(chǎn)生的。關(guān)于《周禮》的成書時(shí)間，最有影響力的說法是戰(zhàn)國和秦始皇時(shí)期。（需要特別指出的是：有些學(xué)者直接將《周禮》的內(nèi)容寫入“西周制度”中，這是非常錯(cuò)誤和不負(fù)責(zé)任的做法?！吨芏Y》的內(nèi)容來自先秦各個(gè)時(shí)期，有些內(nèi)容作者還有所創(chuàng)造和加工，所以，不能將其內(nèi)容與西周的實(shí)際制度完全對(duì)接。）

《周禮》中所闡述的文檔工作制度是多方面的，主要有：在檔案收集方面，實(shí)行定時(shí)收集檔案的制度，其中包括按月收集和按年收集的形式；在檔案保管方面，《周禮》從檔案保管分工、檔案保管處所、檔案分類、副本制度等方面闡述了檔案保管制度；在檔案利用方面，實(shí)行利用權(quán)限制度、行政與法律效力制度、檔案公布制度等。[6]

《周禮》之后，中國檔案管理的經(jīng)驗(yàn)性規(guī)則日趨成熟。從睡虎地秦墓出土的竹簡(jiǎn)《秦律十八種》，到唐代的《唐六典》、宋代的《元豐法》、元代的《元章典》、明代的《大明律》、清代的《大清律》，等等，都對(duì)檔案的形成、保管、利用有較為詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定。到了近現(xiàn)代，各國法規(guī)逐漸成熟，對(duì)于檔案的分類鑒定保管等諸環(huán)節(jié)都有全面的明確的規(guī)定，邁入了理性規(guī)則時(shí)代。

2.1.3 理性規(guī)則時(shí)期——檔案法規(guī)的完善。檔案邏輯管理的理性規(guī)則時(shí)期，以專門性的檔案規(guī)則的產(chǎn)生為標(biāo)志。

從世界范圍來講，專門的檔案法規(guī)出現(xiàn)在大革命時(shí)期的法國。法國革命政府“1790年頒布的‘國家檔案館條例’和‘成立行政區(qū)檔案館的法令’就已經(jīng)屬于專門的檔案規(guī)章。當(dāng)然，集中體現(xiàn)法國檔案工作改革思想的總綱領(lǐng)，還是1794年頒布的‘穡月七日檔案法’（The Decree of 25，June，1794）”。[7]它作為世界上第一部檔案法，正式開啟了檔案管理理性規(guī)則時(shí)代的大門。

中國檔案管理的專門性法規(guī)產(chǎn)生于民國初年。外交部于民國元年、二年兩次制定《外交部編檔方法》；司法部于民國元年編訂《文件保存細(xì)則》。特別是司法部制定了一套較為系統(tǒng)的近代檔案管理辦法。新中國的《中華人民共和國檔案法》于1987年公布，標(biāo)志著中國檔案管理理性規(guī)則的成熟。

2.2 數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯管理——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。傳統(tǒng)邏輯管理從產(chǎn)生到發(fā)展，經(jīng)歷了隱性規(guī)則、經(jīng)驗(yàn)規(guī)則、理性規(guī)則三個(gè)階段，其繼續(xù)發(fā)展就是集成時(shí)代——系統(tǒng)規(guī)則時(shí)代。計(jì)算機(jī)、數(shù)碼和軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有規(guī)則在計(jì)算機(jī)虛擬空間中邏輯集成、規(guī)則融合，檔案邏輯管理又進(jìn)入到了一個(gè)新的境界——一個(gè)人腦加電腦創(chuàng)造的管理世界。系統(tǒng)化的邏輯管理，是數(shù)字時(shí)代文檔管理的基本形態(tài)。在數(shù)字時(shí)代，不論是檔案的收集，還是檔案的整理、鑒定、檢索、利用，等等，無一不是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成。我們所有的思想、概念、規(guī)則，通通都要匯聚和體現(xiàn)在系統(tǒng)中，系統(tǒng)規(guī)則的完善與否，直接決定著檔案管理質(zhì)量。

數(shù)字時(shí)代檔案系統(tǒng)規(guī)則性的邏輯管理有以下基本特征：

2.2.1 高度自動(dòng)化。所謂“高度自動(dòng)化”，是指電子文檔的管理是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，人在管理過程中，扮演著指令發(fā)布者的角色，而無需像傳統(tǒng)時(shí)代進(jìn)行大量的手工操作。即邏輯指令的執(zhí)行者不再是人本身，而是機(jī)器自動(dòng)執(zhí)行。

首先，這是一種在高度機(jī)械化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的高度自動(dòng)化。所謂“高度機(jī)械化”，是指在正常的情況下，所有管理指令和程序都被計(jì)算機(jī)嚴(yán)格地一絲不茍地執(zhí)行著。計(jì)算機(jī)不像人一樣會(huì)馬虎、變通，甚至偷工減料，它以機(jī)械的方式工作著。但是，如果我們?cè)谠O(shè)計(jì)這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，賦予計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的邏輯規(guī)定有偏差，甚至是錯(cuò)誤的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)仍然會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行。所以，電子文檔的邏輯管理要求有更高的科學(xué)性。

其次，自動(dòng)化中包含著一種人機(jī)關(guān)系。虛擬實(shí)踐不是空穴來風(fēng)，它所包含的精神活動(dòng)不能沒有物質(zhì)載體，更不可能脫離人而獨(dú)立存在。數(shù)字時(shí)代的檔案邏輯依賴“人機(jī)界面”的全部技術(shù)要素這樣一個(gè)結(jié)構(gòu)平臺(tái)作為實(shí)踐工具。同時(shí)，“人機(jī)界面”又作為技術(shù)中介，溝通虛擬實(shí)踐過程中主體與客體之間的聯(lián)系；數(shù)字檔案的邏輯管理實(shí)際上是一個(gè)主體積極參與的巨量信息加工、處理和傳播的人機(jī)交互和人機(jī)共生的過程互動(dòng)。該過程對(duì)主、客互動(dòng)關(guān)系的影響主要在于：主體不必再受制于物質(zhì)實(shí)體事必躬親地去實(shí)踐，而是可以通過新中介（人工語言創(chuàng)造的人機(jī)界面）與老中介（自然語言）的“鏈接”，把人類社會(huì)活動(dòng)的信息經(jīng)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行符號(hào)處理和合成轉(zhuǎn)換，使主體置身于一個(gè)新的關(guān)系實(shí)在中，這時(shí)，人與虛擬世界的本質(zhì)關(guān)系已不是簡(jiǎn)單的主、客互動(dòng)，而是一個(gè)意義世界符號(hào)化的建構(gòu)過程。

2.2.2 高度集成化。所謂“高度集成化”，是指在數(shù)字時(shí)代所有邏輯要素都集中體現(xiàn)在管理系統(tǒng)中，管理軟件系統(tǒng)是管理邏輯要素的集大成者。而在傳統(tǒng)時(shí)代，我們也可以說管理系統(tǒng)，但它不是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而是許多各自獨(dú)立的邏輯管理工具的統(tǒng)稱。如《檔案歸檔制度》、《檔案分類法》、《檔案保管期限表》、《檔案借閱制度》、《檔案主題詞表》、《檔案著錄規(guī)則》，等等。在數(shù)字時(shí)代，所有這些邏輯要素都被“寫入”檔案管理計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中。

在實(shí)現(xiàn)邏輯管理要素的高度集成化的過程中，元數(shù)據(jù)充當(dāng)了重要的角色。正是這些元數(shù)據(jù)表述了這些邏輯要素——關(guān)于系統(tǒng)的和關(guān)于文檔的邏輯要素。

需要指出的是，這里所說的“集成”，還應(yīng)該包括在更大范圍內(nèi)的系統(tǒng)集成，即：在文檔一體化、在辦公自動(dòng)化，甚至在行業(yè)網(wǎng)等更大范圍中的系統(tǒng)集成。

2.2.3 高度自由化。高度自由化首先是指通過網(wǎng)絡(luò)邏輯傳輸，我們可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)進(jìn)行的遠(yuǎn)程利用和遠(yuǎn)程管理。這里，包括兩個(gè)方面的自由：時(shí)間上的網(wǎng)上工作隨時(shí)性和空間上的遠(yuǎn)程工作跨越性。這種自由化是在一個(gè)更大的系統(tǒng)——國際互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、行業(yè)專網(wǎng)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的，它被置于一個(gè)更大的邏輯管理系統(tǒng)中。

其次，這里所說的高度自由化還指電子文件管理系統(tǒng)的開放性。電子文件管理系統(tǒng)的開放性包括兩個(gè)方面的含義：系統(tǒng)本身的開放性和系統(tǒng)的開放性功能。系統(tǒng)本身的開放性是指管理員和系統(tǒng)創(chuàng)造者可以根據(jù)需要改善系統(tǒng)，使之不斷完善；系統(tǒng)的開放性功能是指系統(tǒng)可以在某些權(quán)限規(guī)定下向它所面向的全體用戶隨時(shí)開放。

2.2.4 高度多樣化。傳統(tǒng)邏輯管理具有單一選擇的特征——分類排架體系的單一性、館藏檔案的單一性、檢索手段的單一性等。這些單一性是由傳統(tǒng)空間特性決定的，當(dāng)我們選擇了一種空間規(guī)則（如來源原則）時(shí)，其他的規(guī)則、方法（如事由原則）就被排斥掉了。盡管我們會(huì)選擇最為合理的一種規(guī)則，但單一性的選擇必然帶來各種弊端：選擇了一種規(guī)則的合理性，也就不得不選擇這種規(guī)則的不合理性（沒有只有優(yōu)點(diǎn)沒有缺點(diǎn)的規(guī)則）；被排斥掉的規(guī)則中的合理性也被排斥掉了（沒有只有缺點(diǎn)沒有優(yōu)點(diǎn)的規(guī)則）；某種單一性（如館藏）一旦喪失，可能帶來不可彌補(bǔ)的損失等。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)邏輯管理允許多樣性的同時(shí)存在——數(shù)字虛擬可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)空間中的具有可能性的不可能。比如，檔案分類排架體系在傳統(tǒng)時(shí)代只有單一的選擇性，而在數(shù)字時(shí)代，我們可以在虛擬空間中實(shí)現(xiàn)多種分類，并進(jìn)而實(shí)現(xiàn)多元化的檢索；再比如，數(shù)字檔案的全真復(fù)制和系統(tǒng)本身的可復(fù)制性使館藏的多副本化和系統(tǒng)的雙（多）機(jī)同時(shí)運(yùn)行得以實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于檔案保管來說是革命性的進(jìn)步，傳統(tǒng)時(shí)代的單一館藏可能帶來的不可挽回的損失有了避免的可能。

事實(shí)上，由于虛擬環(huán)境的建立和虛擬實(shí)踐的介入，首次打破了在物質(zhì)實(shí)體條件下只能依賴單一途徑選擇發(fā)展可能的舊模式，使實(shí)踐的內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)和量的雙重變革，從而在“創(chuàng)生”新的關(guān)系實(shí)在的虛擬實(shí)踐中，使現(xiàn)實(shí)性的發(fā)展兼容了多種可能性。不斷地接納新的可能性是電子文件管理系統(tǒng)最重要的特征之一，它改變了傳統(tǒng)管理模式的固定化。

2.2.5 高度智能化。高度智能化包括兩部分：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化，即由現(xiàn)代通信與信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、行業(yè)技術(shù)、智能控制技術(shù)匯集而成的針對(duì)某一個(gè)方面的應(yīng)用的智能集合。它存在于各個(gè)行業(yè)中，并處于不斷提高的過程中。二是人的智能化，在信息化的背景下，設(shè)計(jì)和使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了人本身智能水平的提高。虛擬實(shí)踐的誕生，標(biāo)志著人類已完成農(nóng)業(yè)和工業(yè)技術(shù)條件下“體智型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)向當(dāng)今信息技術(shù)條件下“智能型”實(shí)踐結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)換。馬克思所重視的實(shí)踐的勞動(dòng)性，在虛擬實(shí)踐中已直接表現(xiàn)為以心智活動(dòng)為主的技術(shù)操作。每一個(gè)未來的檔案工作者要詩意地活動(dòng)在這個(gè)開放的世界里，自身必須具備一個(gè)條件：不斷超越系統(tǒng)所代表的知識(shí)水平和技術(shù)能力。

總之，在新的智能型實(shí)踐結(jié)構(gòu)中，過去孤立的實(shí)踐已被系統(tǒng)的實(shí)踐所取代，直接的實(shí)踐已讓位于間接的虛擬實(shí)踐，原型的實(shí)踐則反過來成為虛擬實(shí)踐的補(bǔ)充手段，穩(wěn)態(tài)單一的實(shí)踐通道必然延伸為躍遷多樣的實(shí)踐范式，從而使主體在與環(huán)境的交流互動(dòng)中獲得更多的自由。

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（作者單位：遼寧大學(xué)歷史學(xué)院 來稿日期：2013-01-29）