1 企業(yè)人事檔案工作面臨的新問題

1.1 人事檔案工作還沒引起領導足夠重視。長期以來，一些人認為，人事檔案工作就是收發(fā)、裝訂、粘貼，一個登記本、裝訂機和鐵皮柜就夠了，人事檔案深藏于庫房之中，不能為企業(yè)直接創(chuàng)造經濟效益。人事檔案工作在企業(yè)各項工作中提不上議事日程。

1.2 人事檔案起不到應有的作用。人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。而現(xiàn)在，越來越多的人變成了“棄檔族”或“自揣族”，目前，一些大企業(yè)、大公司在錄用人員時，仍要調閱檔案，檔案內容不足成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)。

1.3 人事檔案管理人員數(shù)量不足。企業(yè)改革使原有的檔案機構撤銷或合并，人員編制減少，幾個人的工作變成了一人的工作，應該專職的變成了兼職。由于工作量大，大部分人事檔案工作人員不得不超負荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高。

1.4 人事檔案工作人員更換頻繁。人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強的工作，需要工作人員相對穩(wěn)定。但由于這項工作既瑣碎繁忙又不容易出成績，致使部分工作人員頻繁調離或不安心工作。這種狀況如果不扭轉，將給人事檔案工作隊伍帶來不穩(wěn)定性，不利于人事檔案工作的發(fā)展，甚至會帶來后患。

2 加強企業(yè)的人事檔案管理

2.1 提高各級領導干部思想認識。領導重視，是提高人事檔案管理水平的關鍵。企業(yè)各級領導和人事檔案管理人員首先自身要增強檔案意識，把人事檔案管理工作作為重要的基礎工作擺上位置，做到組織、人員、經費三落實，保證規(guī)范管理。同時，要把增強全社會人員的檔案意識作為首要任務來抓，加強宣傳教育，營造重視人事檔案管理的氛圍。尤其要對人事檔案管理方面的有關政策文件及上級的有關要求宣傳到位，樹立做好人事檔案工作的責任心和使命感。

2.2 把好材料入口關。人事檔案管理部門在收集人事檔案材料時，要仔細鑒別審查，對虛填謊報和不規(guī)范的材料一律拒收，嚴防不真實、不合要求的材料混入人事檔案，避免對組織人事部門選才用人產生誤導。要按照人事檔案材料收集的范圍要求，判斷材料是否屬于人事檔案材料，剔除非人事檔案材料。通過查看材料所反映的人員姓名對重名或一人多名的材料通過對籍貫、參加工作時間、出生年月、工資、職務等方面辨別，判斷人事檔案材料是否該人員的材料。對干部任免、工資調整、黨團材料、獎懲決定、職稱晉升、干部履歷表和年度考核材料等作為重點及時收集，防止有效材料散落在非檔案管理單位或個人手中，確保檔案材料的完整性。

2.3 科學開發(fā)人事檔案信息資源。針對人事管理的熱點問題，對現(xiàn)有的人事檔案信息進行系統(tǒng)的、深層次的開發(fā)，作出相應的數(shù)據(jù)分析，不僅可以提供信息咨詢，還可以作出預測報告，供人力資源管理部門參考，實現(xiàn)人事檔案信息開發(fā)的社會價值和經濟價值。通過開展編研工作，從人事檔案中獲取和挖掘有關人事信息，編制成一定形式的信息資料，在一定范圍內提供給有關領導參考。通過網絡可以實行人事檔案資源的全社會共享，如各類考試的報名通知、職稱評審文件等。干部職工個人都可以方便、迅速地查閱與自己相關的檔案信息，不需親自到人事部門查詢，使人事信息快速高效地傳播，節(jié)省了大量的人力和物力。在充分利用計算機開發(fā)人事檔案信息的同時，還要嚴格執(zhí)行人事檔案的保密制度，采取加密、設置管理權限、及時備份等安全保密工作，做到開發(fā)利用和保密兩不誤。

2.4 主動提供利用服務。實際工作中需要轉變利用方式，變被動為主動，在確保保密的原則下，以積極開發(fā)、主動服務的方式提供信息資源。應從單純提供檔案原件的低層次利用，轉變?yōu)橹贫ㄈ瞬排囵B(yǎng)規(guī)劃的高層次利用。如根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案信息進行統(tǒng)計分析，做出有關專業(yè)崗位情況、在崗專業(yè)人員情況、現(xiàn)有專業(yè)人員的分析報表，結合歷史資料和單位目前的具體情況，企業(yè)可以充分利用人事檔案，全面、歷史地了解人員的情況，為發(fā)現(xiàn)人才和正確、合理、適時地使用人才打好基礎。

（作者單位：中原油田分公司 來稿日期：2013-04-15）