1 醫(yī)院科技檔案管理存在的問題

1.1 技術(shù)檔案的不完善、不規(guī)范、不準(zhǔn)確。由于制度不健全，在某些科研活動(dòng)中，醫(yī)務(wù)人員不注意積累科技文件材料，更沒有監(jiān)督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準(zhǔn)確。甚至只保存了最終的呈報(bào)、審批及獎(jiǎng)勵(lì)材料，而原始的記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等材料都沒有。

1.2 檔案意識(shí)不強(qiáng)。有些醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識(shí)，有的甚至根本不知道什么是檔案，致使絕大多數(shù)科技文件材料在現(xiàn)實(shí)工作中外流，甚至丟失、損壞。

1.3 少數(shù)醫(yī)務(wù)人員不愿將科技文件材料歸檔?？萍嘉募牧系男纬捎涊d著醫(yī)務(wù)人員的勞動(dòng)成果，有一定的價(jià)值和使用價(jià)值，立卷歸檔后有利于開發(fā)和利用。但是仍有一部分人不愿歸檔，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻煩；二是認(rèn)為留在自己手里用起來比較方便安全，怕有些文件歸檔后就查不到了；三是確有少數(shù)人思想保守，把知識(shí)私有化，更有甚者用假材料假數(shù)據(jù)歸檔。

1.4 行文制度不健全，立卷機(jī)制不靈活。有些業(yè)務(wù)科室在某項(xiàng)科研完成后，不經(jīng)醫(yī)教科或檔案管理部門處理，就向上級(jí)部門呈報(bào)，不留底稿，不存檔，造成歸檔的文件中只有審批材料。在立卷零散文件材料的收集機(jī)制不完善。

1.5 沒有專職的檔案管理人員。

2 做好醫(yī)院科技檔案管理工作的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科技檔案工作的前提。科技檔案是醫(yī)院重要的信息資源。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案工作擺在適當(dāng)?shù)奈恢蒙希P(guān)心檔案建設(shè)，支持檔案工作，并向全院職工宣傳檔案工作的意義、目的，提高其認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其協(xié)助檔案部門做好檔案收集工作的自覺性。

2.2 把醫(yī)院科技文件材料的形成、積累和歸檔納入各項(xiàng)管理和制度中。一是納入醫(yī)療工作程序中，例如：某項(xiàng)醫(yī)療科研活動(dòng)，要按照醫(yī)療科研的工作程序，明確規(guī)定醫(yī)療科研準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段、上報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段以及推廣應(yīng)用階段各自應(yīng)形成和積累哪些文件材料。二是納入醫(yī)療工作計(jì)劃管理中，每項(xiàng)醫(yī)療科研工作在計(jì)劃階段，都要相應(yīng)地把有關(guān)文件材料的形成、積累列入計(jì)劃之中，與科研任務(wù)同時(shí)下達(dá)，同時(shí)完成。三是納入有關(guān)人員的責(zé)任制中，以強(qiáng)化有關(guān)人員的責(zé)任感。

2.3 發(fā)揮各醫(yī)療科室的協(xié)同作用。對(duì)于醫(yī)療科技檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業(yè)務(wù)部門也參加收集，幫助把關(guān)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)科室部門最清楚哪些科技文件材料應(yīng)該歸檔，從而保證科技檔案的完整準(zhǔn)確。

2.4 強(qiáng)化對(duì)零散科技文件材料的收集工作。為使零散科技文件能完整及時(shí)地歸檔，制定了零散文件收集歸檔的制度，并要堅(jiān)持下去。在方法上做到三個(gè)結(jié)合，即全面動(dòng)員與個(gè)別收交相結(jié)合，發(fā)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員主動(dòng)交與檔案管理人員具體指導(dǎo)相結(jié)合，一般要求與有針對(duì)性收集相結(jié)合。

2.5 建立檔案人員相應(yīng)的工作制度。相應(yīng)的工作制度是做好科技檔案管理的可靠保證，為此先后建立了檔案人員的責(zé)任制度，又相應(yīng)建立了歸檔、立卷、閱卷、借卷以及檔案收集的交接手續(xù)制度，并將制度上墻公布于眾。使全院職工了解科技檔案收集的意義，使他們放下包袱，消除顧慮，積極參與科技檔案管理。

2.6 培養(yǎng)檔案管理人員的良好素質(zhì)。檔案管理工作要求檔案人員業(yè)務(wù)要精、責(zé)任心要強(qiáng)。選派專人到上級(jí)檔案部門進(jìn)行短期培訓(xùn)，訂閱檔案管理刊物進(jìn)行學(xué)習(xí)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案人員熟悉和掌握復(fù)制、縮微、視聽以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)。

3 進(jìn)一步完善科技檔案，健全醫(yī)療照片檔案注釋工作

在一項(xiàng)科研成果、一個(gè)科研項(xiàng)目或一次科技醫(yī)療實(shí)踐等檔案材料中，都有不少照片出現(xiàn)。照片能直觀地、形象地反映事物，反映歷史。但是，一張照片如果沒有文字說明，也就失去了利用和保存的價(jià)值，因此，應(yīng)加強(qiáng)和完善對(duì)醫(yī)療科技照片檔案注釋工作。

注釋內(nèi)容要繁簡(jiǎn)恰當(dāng)，照片的標(biāo)題和文字說明要簡(jiǎn)潔，語言要通順，避免重復(fù)，對(duì)不同情況要區(qū)別對(duì)待。如單張照片或一組照片總說明要詳細(xì)注釋，盡量揭示照片所包含的全部?jī)?nèi)容，但一般不超過200字。在照片檔案注釋中繁簡(jiǎn)要合理、恰當(dāng)。注釋內(nèi)容要齊全完整，不能隨意省略。照片檔案的文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素，它是保持照片檔案齊全、完整的必要條件。注釋時(shí)要避免以誤傳誤。照片注釋中涉及的地點(diǎn)、時(shí)間、人物等要素必須核實(shí)準(zhǔn)確，特別是人物的姓名、身份更要準(zhǔn)確無誤，在注釋過程中要防止粗心大意。

（作者單位：洛陽市第一人民醫(yī)院 來稿日期：2013-04-18）