高職院校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是大學生在校期間德、智、體、美、能及各種社會實踐的真實歷史記錄，也是其就業(yè)及今后各級組織考核、選拔、任用的重要歷史依據(jù)，更是大學生由學校走向社會的重要人生履歷。高校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要材料，在其就業(yè)中發(fā)揮著重要作用，也是高校教學評估中的重要佐證。

1 高職院校學生檔案管理中的不足。存在以下幾方面：檔案日常管理制度亟待完善；檔案管理無序，缺乏專業(yè)人員；檔案材料模式化，不全面；檔案材料質量差，不規(guī)范，檔案管理模式和技術陳舊落后。

2 高職院校學生檔案管理工作對策探討

2.1 宣傳學習檔案管理知識，增強師生的檔案意識。應該在全體師生員工中大力宣傳大學生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高對大學生檔案工作的認識，增強師生的檔案意識。調動院系工作人員自覺、主動、及時送交檔案材料的積極性，形成人人關心大學生檔案工作的良好局面。實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學生檔案材料歸檔及時完整。同時結合就業(yè)指導工作，從思想上提高大學生對自身檔案價值和重要性的認識。把認真、準確、完整、規(guī)范填寫個人檔案作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。學生檔案管理者要根據(jù)大學生檔案材料形成的規(guī)律，從源頭著手，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的有序性，從而提高學生檔案管理工作質量。

2.2 建立相關制度，規(guī)范檔案管理。大學生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國家沒有統(tǒng)一的管理制度的情況下，各高職院校應根據(jù)學校的實際情況，制定學生檔案管理辦法，提出學生檔案收集、整理、移交的規(guī)范標準，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實專門的檔案管理負責人，配合學校做好日常性的工作，院系不能存放學生檔案，有關材料要定期定時歸檔。學生檔案應按材料形成的時間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時間以一學期或一學年為單位，由各有關部門定期向專用檔案室移交學生檔案材料，檔案室也應建立索要制度，定期或不定期地索要應歸檔的學生檔案材料。為保證歸檔材料的準確規(guī)范，檔案室必須按照一定的原則，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真?zhèn)?，判斷其有無保存價值，確定其是否歸入本人檔案。

大學生檔案轉入時要查對入學材料是否吻合一致，完整齊全，核對無誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學生畢業(yè)離校時要“檔隨人走”，轉出時一定要有轉出憑證，并在轉出材料登記中注明轉出時間、材料名稱、數(shù)量、去向和發(fā)文號。

2.3 明確歸檔材料范圍，充實檔案內容。在全面深化高等教育改革和就業(yè)機制不斷完善的新形勢下，健全大學生檔案信息資料勢在必行?，F(xiàn)有高職院校學生檔案材料包括高中階段材料：學籍材料、高考報名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績單等；大學期間材料：入學登記表、獎懲材料、黨團組織材料、實訓實習鑒定表、考試成績單、畢業(yè)生鑒定表等。這些材料對用人單位來講還顯不足，體現(xiàn)不了大學生個性特點和全面發(fā)展狀況。這就要對原有歸檔材料進行調整擴充，如可增加學生在校期間所考取的各類職業(yè)資格證書復印件、寫實性的學年綜合素質測評登記表、社會實踐活動材料等，這些材料的形成過程能促使學生在校期間不斷調整努力方向，為就業(yè)增加實力。

2.4 實現(xiàn)學生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。隨著我國高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革和畢業(yè)生人數(shù)的擴大，大部分畢業(yè)生通過人才市場就業(yè)，要使大學生檔案在其就業(yè)競爭中發(fā)揮出應有的作用，就要徹底改變目前大學生檔案管理嚴重滯后、利用率低和發(fā)揮作用小的狀況，實現(xiàn)大學生檔案的信息化管理。

高職院校在實現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理的基礎上，要盡快實現(xiàn)檔案材料的信息化管理。在國家沒有專用的大學生檔案管理軟件情況下，高職院校可以自行或聯(lián)合開發(fā)軟件。一是做到信息入機。要把學生基本信息及時、完整、真實、準確地錄入專用電腦，并定期進行維護與更新。二是信息共享。在保密的情況下，實現(xiàn)校內有關管理部門之間的資源共享，確保必要時可隨時對學生個人信息的查詢、統(tǒng)計、服務?？呻S時為上級部門和有資質的用人單位考查學生提供準確的畢業(yè)生個人信息資料。既節(jié)省了人力、物力，也提高了檔案管理工作的準確性和高效性，不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。這既是大學生檔案管理工作的現(xiàn)實需求，也是信息化社會發(fā)展的趨勢。

（作者單位：鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W校人文與社會科學系 來稿日期：2013-03-30）