1 電子文件生命周期理論對(duì)我國電子文件管理過程的啟示

電子文件生命周期管理理論對(duì)我國電子文件管理過程的指導(dǎo)體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制。即對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理，對(duì)電子文件生命周期中每個(gè)階段的管理，包括從電子文件的形成到其銷毀或永久保存這個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程。要達(dá)到有效管理電子文件的目的，就要建立電子文件管理信息系統(tǒng)的準(zhǔn)則，而建立相關(guān)準(zhǔn)則，必須關(guān)注文件從孕育形成到銷毀或永久保存的每一個(gè)階段。其中，在文件的孕育階段，選擇適當(dāng)?shù)拈喿x軟件是影響電子文件生命周期的關(guān)鍵因素，因?yàn)閺能浖こ痰慕嵌葋砜?，閱讀軟件的生命周期影響電子文件的品質(zhì)。在文件的概念設(shè)計(jì)階段，按照“前端控制”思想的精髓把電子文件各個(gè)階段的管理放在概念階段予以考慮。例如，在概念階段要及時(shí)采集必要的“背景信息”和“元數(shù)據(jù)”， 以證實(shí)文件形成過程的真實(shí)可靠性；事先確定歸檔范圍，判定保存價(jià)值，確定采集時(shí)間和采集方式，以保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性；事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如記錄載體、記錄格式等，以保證電子文件的長期可利用性?？傊?，對(duì)電子文件管理要從信息系統(tǒng)源頭做起，在概念階段即考慮作為檔案保管、利用的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，如果待系統(tǒng)應(yīng)用后再作改動(dòng)往往既費(fèi)錢又復(fù)雜，而且有時(shí)不可能實(shí)現(xiàn)。在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，檔案部門人員應(yīng)協(xié)助軟件開發(fā)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)電子文件管理的各個(gè)過程提出合理的設(shè)計(jì)要求，使電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求無縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。

2 電子文件生命周期理論對(duì)我國文檔一體化建設(shè)的啟示

首先，它為文檔一體化掃清了理論上和認(rèn)識(shí)上的障礙。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理就必須打破過去的那種狹隘文件觀，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想。在電子文件生命周期中，要求檔案意識(shí)和管理意識(shí)都要前移，從而實(shí)現(xiàn)前端控制。這促進(jìn)了人們認(rèn)清文件與檔案的關(guān)系，有利于人們認(rèn)清文件（狹義文件）管理與檔案管理內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系性。檔案是特殊的文件，這奠定了文檔同步管理的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，它還為人們掃除一體化道路上的其他障礙提供了理論指導(dǎo)，如文書工作和檔案工作的分管機(jī)制是由中國的現(xiàn)實(shí)國情決定的，也是現(xiàn)實(shí)檔情。這種存在是不是合理還有待科學(xué)理論為其導(dǎo)航。筆者認(rèn)為，文書工作和檔案工作既然都要遵循同一事物——文件的生命周期的客觀要求，就很有必要將其合而為一，實(shí)現(xiàn)管理體制的一體化，以便統(tǒng)一號(hào)令真正實(shí)現(xiàn)文檔規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的管理。但這種體制改革并非一朝一夕之事，前途光明，道路卻充滿荊棘，不單是有理論指導(dǎo)便能成功的。只是科學(xué)理論已預(yù)示了這種改革的必然性。因?yàn)槲臋n一體化并不能只停留在一個(gè)機(jī)關(guān)文檔管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一控制下機(jī)關(guān)各部門密切配合的文件管理活動(dòng)這個(gè)層面上，它必須逐步走向社會(huì)化。即最終要借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)“文檔管理系統(tǒng)”成為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)子系統(tǒng)。而這正是文件生命周期理論中“文檔不分家”，文件運(yùn)動(dòng)過程是一個(gè)完整的生命過程的客觀要求。前端控制和過程管理是文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)的有效途徑。傳統(tǒng)文件的文檔一體化管理經(jīng)過多年的討論，大多停留在單方面的理論層面上，實(shí)踐過程中困難重重，從管理體制到工作流程都有問題?，F(xiàn)階段，電子文件生命周期管理理論對(duì)文檔一體化建設(shè)的指導(dǎo)為文檔一體化管理創(chuàng)造了條件，密切了檔案人員、文件承辦人員和技術(shù)人員的相互關(guān)系，真正意義上的文檔一體化管理就自然水到渠成。

3 電子文件生命周期理論對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)啟示

電子文件生命周期管理理論的指導(dǎo)作用不僅在于便于文件、檔案機(jī)構(gòu)管理電子文件，而且，更重要的是，可以為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定科學(xué)的理論基礎(chǔ)。從目前國際檔案管理趨勢(shì)看，數(shù)字檔案館是解決電子文件管理的理想方案，數(shù)字檔案館是所有管理系統(tǒng)的有機(jī)組成部分、是各項(xiàng)管理系統(tǒng)有價(jià)值信息數(shù)據(jù)的最終出口與歸宿、是電子文件流程管理與利用的集成系統(tǒng)、是電子文件管理的高級(jí)階段。數(shù)字檔案館能夠根據(jù)電子文件的生命周期對(duì)電子文件進(jìn)行全過程的系統(tǒng)管理和控制。數(shù)字檔案館建設(shè)要有科學(xué)的理論作指導(dǎo)，這種指導(dǎo)作用就是要明確電子文件的生命周期流程，而電子文件生命周期管理理論正是從文件、檔案的角度提出了電子文件管理所需生命周期的全部流程，由此，也就為明確數(shù)字檔案建設(shè)的基本思路奠定了基礎(chǔ)，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了科學(xué)的理論指導(dǎo)。

（作者單位：河南省信息管理學(xué)校 來稿日期：2013-03-30）