為使檔案資產(chǎn)為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，工程項(xiàng)目管理部門(mén)和科研部門(mén)在日常業(yè)務(wù)工作中迫切地希望能夠?qū)⒐こ添?xiàng)目中各階段的成果性文件永久、規(guī)范地保存，并且能夠方便各個(gè)部門(mén)對(duì)其利用。作為工程項(xiàng)目的成果性文件，如設(shè)備圖紙、設(shè)計(jì)方案等是工程項(xiàng)目的重要產(chǎn)出，也是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)。要能夠有效、安全、規(guī)范地管理在建工程中產(chǎn)出的無(wú)形資產(chǎn)——文檔資料，并使其能夠在各業(yè)務(wù)部門(mén)間方便利用，河南油田檔案館應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合項(xiàng)目檔案管理制度開(kāi)發(fā)了在建工程項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)，對(duì)在建工程項(xiàng)目所產(chǎn)生的大量文件材料實(shí)現(xiàn)了同步歸檔，解決了以往項(xiàng)目檔案歸檔難、后端性、不齊全等問(wèn)題。

1 規(guī)范工程項(xiàng)目管理

在建工程文檔管理系統(tǒng)的建立，是工程管理部門(mén)業(yè)務(wù)流程梳理的一個(gè)過(guò)程。在梳理完畢之后，建立完整、嚴(yán)格的工作流程、規(guī)范、制度以規(guī)范業(yè)務(wù)工作。在建工程文檔管理系統(tǒng)，嚴(yán)格依照制定的工作流程、規(guī)范、制度開(kāi)發(fā)，待系統(tǒng)上線之后，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性保證項(xiàng)目文檔管理工作嚴(yán)格地按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行，以此來(lái)保證在建工程文檔管理工作的質(zhì)量。

2 提高項(xiàng)目過(guò)程文檔管理水平

在建工程文檔管理系統(tǒng)的建立，改變以往項(xiàng)目過(guò)程文檔線下收集方式，提倡采用線上收集。以項(xiàng)目階段、階段任務(wù)為單元制定文件需求模板；項(xiàng)目人員（如各專業(yè)工程師）以模板為標(biāo)準(zhǔn)上傳需要提交的文件；信息管理員以模板為標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)文件收集成果；系統(tǒng)同時(shí)以預(yù)警、通知等方式提醒項(xiàng)目工作人員何時(shí)提交什么文件。

3 提高工程成果資源利用水平

在建工程文檔管理系統(tǒng)的建立，改變以往人工管理方式下，文檔借閱、查閱不便的情況。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以大幅提高文檔的檢索速度，并且能夠以電子文件的形式下發(fā)，改變了以往一份文檔只能同時(shí)借出一次的不便，也能防止原始文件的丟失。另外，在建工程文檔管理系統(tǒng)基于電子文LVewm67AyE97+f7Jg0hmyGyOMFcPNH2j8J7vZ6gXiUM=件管理平臺(tái)，可以靈活地控制用戶訪問(wèn)電子文檔的權(quán)限，避免發(fā)生越權(quán)訪問(wèn)、文件丟失的情況。系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，可提供每份文檔使用的痕跡，便于管理員追蹤使用痕跡，明確責(zé)任。

4 逐步積累工程建設(shè)中的電子資產(chǎn)

在建工程文件管理系統(tǒng)基于專業(yè)的電子文件管理平臺(tái)，能夠有效地存儲(chǔ)、管理、維護(hù)在建工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的大量電子文件。系統(tǒng)平臺(tái)提供文件分類、標(biāo)簽、文件夾結(jié)構(gòu)等功能可以使文件得到很好的分類存儲(chǔ)。另外，全文檢索功能可以使用戶在海量的文件中快速地找到需要的文件?；贏CL（訪問(wèn)控制列表）的權(quán)限控制機(jī)制能夠保證大量的電子文件按照權(quán)限策略分配控制權(quán)限，使用戶有效、安全地管理文件。依托系統(tǒng)平臺(tái)，可以有效地將在建工程中大量的電子文件作為電子資產(chǎn)累積、保存下來(lái)，為以后查閱、利用提供基礎(chǔ)。

5 方便項(xiàng)目審計(jì)和文件的歸檔

在建工程文件管理系統(tǒng)采用統(tǒng)一的文檔存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，將文件按階段、單位、文件類型、專業(yè)，層層劃分，結(jié)構(gòu)清晰明了。同時(shí)，文檔收集模板是參照國(guó)家審計(jì)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，保證了項(xiàng)目過(guò)程文件的完整性、準(zhǔn)確性。該系統(tǒng)還提供歸檔文件對(duì)照表，方便項(xiàng)目文件的歸檔移交。

（作者單位：河南南陽(yáng)油田檔案館 來(lái)稿日期：2013-04-15）